Alle foreninger i Vores Forening har deres egen mailadresse, som bestyrelsen kan bruge til al kommunikation med både beboere og eksterne – fx håndværkere, revisorer eller kommunen. Bestyrelsesmailen fungerer som en samlet indbakke for hele bestyrelsen og er direkte integreret i platformen.
Hvor finder jeg bestyrelsesmailen?
Du finder bestyrelsens mailindbakke ved at gå til: Medlemmer → Beskeder → Bestyrelsesmail
Her åbnes en fuld oversigt over alle ind- og udgående mails. Det kræver ikke særskilt opsætning, og alle brugere med bestyrelsesadgang har automatisk adgang.
Hvad er foreningens mailadresse?
Mailadressen er allerede oprettet og følger foreningens domæne. Hvis jeres platform fx hedder solvang.voresforening.dk, så er jeres mailadresse:
Alle mails, der sendes til denne adresse, lander automatisk i indbakken og kobles til den relevante husstand, hvis afsenderen er beboer.
Sådan sender du en ny mail
Klik på knappen Send besked
Der vises en pop-up, hvor du kan udfylde:
Modtager
Her kan du vælge en beboer, en husstand (alle beboere i den valgte bolig), en gruppe eller en ekstern kontakt.
For at sende til en ekstern mailadresse indtastes adressen direkte i feltet, hvorefter du trykker Enter.Emne
Skriv en overskrift for beskeden.Besked
Indtast selve indholdet af mailen.
Klik på Send, når du er klar til at afsende beskeden.
Bemærk: Det er kun bestyrelsen, der kan sende mails. Beboerne kan kun sende til bestyrelsen – ikke til hinanden.
Sådan læser og besvarer du mails
Alle indgående mails vises i oversigten. Når du klikker på en mail, åbnes den i et læsevenligt format, hvor du også har mulighed for at besvare den direkte.
Systemet viser automatisk afsenderens navn og den tilknyttede husstand, hvis det er en beboer i foreningen. Det gør det nemt at få overblik over, hvem beskeden kommer fra, og hvilken bolig den vedrører – også ved ind- og udflytninger.
Sådan arkiverer du en mail
Åbn den ønskede mail
Klik på arkivikonet øverst til højre
Mailen flyttes nu til mappen Arkiv
Du kan altid finde den igen ved at skifte visning til Arkiv i oversigten. Dette hjælper med at holde indbakken overskuelig, samtidig med at alle mails stadig er tilgængelige for bestyrelsen.
Hvem har adgang?
Det er kun den aktuelle bestyrelse, der har adgang til mailen. Når nye bestyrelsesmedlemmer tilføjes på platformen, får de automatisk adgang til indbakken. Mails bliver gemt, arkiveret og knyttet til husstande, så det er let at bevare overblikket – også på tværs af bestyrelsesskift.