Vores Forening er lavet til det praktiske bestyrelsesarbejde. Ikke som endnu et sted, hvor ting ender med at ligge spredt, men som en fælles platform, hvor I kan kommunikere, dele dokumenter og holde styr på medlemmer og historik, uden at det bliver personafhængigt.
Målet er enkelt: mindre bøvl, bedre overblik og nemmere overdragelse, når bestyrelsen skifter.
Nedenfor får du en konkret gennemgang af, hvordan I bruger de vigtigste funktioner i praksis. Guiden fokuserer på alt det, der ikke handler om økonomi.
1. Sådan er platformen bygget op
Der er tre ting, det er værd at forstå fra start, fordi de forklarer, hvorfor platformen føles mere overskuelig, når den bruges rigtigt.
Husstande og beboere er ikke det samme
Husstanden er den enhed, der hører til foreningen, fx en grund i en grundejerforening eller en lejlighed i en ejerforening.
Beboere er personerne, der bor i husstanden, nu, tidligere eller i fremtiden.
Det gør, at I kan planlægge ind og udflytninger, uden at miste historik, og uden at beskeder ender hos en tidligere beboer.
Bestyrelsen arbejder i et fælles rum
Når I bruger platformens funktioner, ligger kommunikationen og dokumenterne ikke i en privat indbakke eller på en privat computer. Det giver:
fælles historik
nemmere samarbejde
nem overdragelse til næste bestyrelse
Adgang styres af roller
Det er vigtigt at have bestyrelsen sat korrekt op, fordi roller styrer, hvem der kan se og gøre hvad. Det gør både hverdagen nemmere og hjælper jer med at holde orden i ansvar og rettigheder.
2. Bestyrelsesmailen
Bestyrelsesmailen er jeres fælles mailadresse og indbakke. Den er lavet til bestyrelsesarbejde, hvor flere skal kunne følge med, og hvor historik skal kunne findes igen.
Mailadressen
Mailadressen følger jeres underdomæne i platformen:
Hvis jeres forening bruger fx solvang.voresforening.dk, så er mailadressen solvang@foreningsemail.dk.
Alle bestyrelsesmedlemmer har adgang til indbakken.
Sådan finder I bestyrelsesmailen
Gå til Medlemmer -> Beskeder -> Bestyrelsesmail
Sådan sender du en ny mail
Åbn Medlemmer -> Beskeder -> Bestyrelsesmail
Klik "Send besked"
Vælg modtager. Du kan sende til:
en beboer
en husstand (alle beboere i husstanden)
en gruppe
en ekstern modtager
Ved ekstern modtager: skriv mailadressen i modtagerfeltet og tryk enter
Skriv emne og besked
Send
Hvorfor det giver værdi i praksis
I slipper for personafhængige bestyrelsesmailbokse.
Alle kan se hele dialogen, også hvis én i bestyrelsen er på ferie.
Når beboere skriver, vises afsender og husstand, så det er tydeligt, hvem henvendelsen handler om, også ved ind og udflytninger.
4. SMS beskeder til det, der haster
SMS er til den korte, vigtige besked, hvor I vil være sikre på, at folk ser det hurtigt.
Sådan sender du en SMS
Gå til Beskeder -> SMS beskeder
Klik "Send besked"
Vælg modtagere:
en eller flere beboere
alle husstande
ejere
lejere
grupper
Skriv teksten
Send
Vigtige rammer:
Der kan kun sendes til danske telefonnumre i korrekt format.
Hvis en beboer har fejl i nummeret eller har udenlandsk nummer, sendes der ikke til den person, og der betales ikke for den manglende afsendelse.
SMS sendes fra et dansk nummer, og afsendernavn er foreningens navn fra indstillingerne.
Der kan ikke svares på SMS.
Pris:
1 kr. pr. SMS
160 tegn pr. SMS. Skriver du mere end 160 tegn, bliver det til flere SMS.
5. Opslagstavlen
Opslagstavlen er til information til hele foreningen. Den er god til beskeder, hvor I vil være sikre på, at alle får samme information på samme tid.
Vigtigt: Alle beboere får besked pr. mail, når I laver et nyt opslag. Derfor bør opslag bruges med omtanke og kun til relevante informationer.
Sådan laver du et opslag
Gå til forsiden, hvor opslagstavlen vises
Klik "Tilføj opslag" nederst til venstre
Skriv overskrift og tekst
Klik "Tilføj opslag"
Praktisk tip: Brug klare overskrifter, så beboerne kan forstå indholdet med det samme, fx "Vand lukkes tirsdag kl. 10" eller "Nye regler for parkering fra 1. marts".
6. Dokumentarkivet
Dokumentarkivet er foreningens fælles mappe, men med én vigtig forskel: deling følger mapperne, og alt er samlet til bestyrelsen, også når bestyrelsen skifter.
Det gør arkivet oplagt til:
vedtægter, husorden og generalforsamlingsreferater
aftaler med leverandører
forsikringspapirer
interne bestyrelsesdokumenter
skabeloner, blanketter og information til beboere
Opret mapper og hold struktur
En god tommelfingerregel er at oprette få, men klare mapper. Fx:
Generalforsamling
Vedtægter og regler
Drift og leverandører
Bestyrelse internt
Upload dokumenter
Gå til Dokumenter
Åbn den mappe, dokumentet skal ligge i
Vælg upload og tilføj filen
Deling af dokumenter
Når I deler et dokument, bør I tænke i målgrupper:
Alle husstande, hvis det er relevant for alle
En gruppe, hvis det kun angår nogle
Bestyrelsen, hvis det er internt
Pointen er, at I kan dele uden at sende filer rundt på mail, og I kan altid finde det igen.
7. Grupper, så I kan målrette kommunikation og dokumenter
Grupper gør det muligt at arbejde med udvalgte husstande, uden at I skal vælge dem én ad gangen hver gang.
Grupper laves på husstande, ikke på beboere. Det betyder:
deler I et dokument med en gruppe, får alle beboere i husstandene adgang
sender I en besked til en gruppe, modtager alle beboere i husstandene beskeden
Sådan opretter du en gruppe
Gå til Medlemmer -> Grupper
Klik "Ny gruppe"
Udfyld navn og eventuelt en intern beskrivelse
Vælg husstande i feltet Husstande
Gem
Der findes typisk en gruppe som hedder "Alle husstande", som kan bruges til kommunikation til hele foreningen, samt grupper med henholdsvis alle ejere og lejere i foreningen.
8. Flytninger og historik
Når der kommer nye beboere, eller nogen flytter, er det vigtigt at gøre det via husstanden, så data og historik hænger korrekt sammen.
Anbefaling: Flyt ny beboer ind først, og flyt derefter den gamle ud. Det gør overgangsperioden mere sikker, og I undgår at miste overblik, hvis der fx er mails eller dokumenter, der skal følge den nye beboer.
Flyt ind fra husstandelisten
Gå til Medlemmer -> Husstande
Klik handlinger ved husstanden
Vælg "Flyt ind"
Vælg beboer eller "Tilføj ny beboer"
Vælg indflytningsdato (kan være i fremtiden)
Gem ændringer
Flyt ud fra husstandelisten
Gå til Medlemmer -> Husstande
Klik handlinger ved husstanden
Vælg "Flyt ud"
Vælg beboer og udflytningsdato
Vælg "Fremtidig betalende beboer", hvis der er flere beboere i husstanden
Gem ændringer
Praktisk eksempel: Sker et salg 01 01 2025, anbefales indflytning 01 01 2025 og udflytning 31 12 2024.
9. Ejer og lejer
I kan markere beboere som ejer eller lejer. Det er især nyttigt for bestyrelsens overblik og dialog, fx når information skal til den rigtige part.
Vælg ejer eller lejer ved indflytning
På sidste trin i indflytningspopuppen kan I vælge beboertype. Standard er ejer, men den kan ændres til lejer.
Rediger ejer eller lejer på en beboer
Åbn husstanden
Find beboerlisten
Klik handlinger ved beboeren og vælg rediger
Vælg ejer eller lejer og gem
10. Deling af beboerdata og samtykke
Bestyrelsen har adgang til beboerdata, fordi det er nødvendigt for administrationen af foreningen.
For deling af kontaktoplysninger mellem beboere gælder samtykke:
Som udgangspunkt er beboeres kontaktinformationer skjult for andre beboere.
Den enkelte beboer vælger selv, om kontaktinformationer må vises til foreningens øvrige medlemmer.
Beboeren kan ændre det på sin profil ved at slå "Vis mine kontaktinformationer til foreningens øvrige medlemmer" til eller fra og gemme.
Det giver ro i maven for mange beboere og skaber en klar ramme for, hvornår oplysninger deles.
11. En enkel arbejdsgang for bestyrelsen
Hvis I vil have værdi hurtigt, er det vigtigste at bruge platformen konsekvent. Her er en enkel praksis, mange bestyrelser ender med:
Bestyrelsesmail: Alt løbende kommunikation med beboere og eksterne
Opslagstavle: Kun vigtige fælles informationer
SMS: Kun det, der haster
Dokumenter: Alt vigtigt arkiveres, så det kan findes igen
Grupper: Bruges til målrettet kommunikation og deling
Det gør det nemmere at være flere om opgaverne og gør overdragelse til næste bestyrelse markant lettere.
12. Hjælp og support
Hvis I er i tvivl om brugen af funktionerne, eller hvis noget ikke virker som forventet, kan I skrive til supporten på support@voresforening.dk eller tjekke vores vidensdatabase.
Når I skriver, hjælper det altid at sende:
hvad I prøvede at gøre
hvor i menuen I var
og gerne et skærmbillede, hvis der er en fejl