Når jeres forening er oprettet på Vores Forening, er næste skridt at tilføje husstande. En korrekt opsætning er afgørende for at få glæde af funktioner som opkrævninger, dokumentdeling og kommunikation.
I Vores Forening skelnes der mellem husstande og beboere. En husstand repræsenterer selve boligenheden, mens beboere er de personer, der bor i den. Det giver fleksibilitet, når der fx flytter nye ind, uden at man behøver ændre stamdata for boligen.
To måder at tilføje husstande
Der findes to måder at oprette husstande på:
1. Opret manuelt
Denne metode anbefales, hvis I kun har få husstande og ønsker at oprette dem én ad gangen.
Gå til Medlemmer i venstremenuen
Vælg Husstande
Klik på knappen Opret
Udfyld de relevante felter (se næste afsnit)
Klik Gem
Vigtigt: Når du opretter en husstand manuelt, oprettes der ikke automatisk beboere. Du skal derfor efterfølgende tilføje beboere manuelt under hver enkelt husstand.
2. Importér fra Excel
Hvis I har mange husstande eller allerede en liste over beboere og adresser, anbefales det at bruge importfunktionen.
Gå til Medlemmer → Husstande
Klik på Importer
Download skabelonen til import (Excel)
Udfyld arket med jeres data
Øverst i hver kolonne er der hjælpetekster, der forklarer krav til formatering og indhold. Det er vigtigt, at disse følges nøje, da forkert formatering kan forhindre importen.
Fordel ved import: Når du importerer, kan du både oprette husstande og tilknyttede beboere i én arbejdsgang. Beboerne bliver automatisk koblet på deres husstand og registreres som indflyttet med det samme.
Felter ved oprettelse
Uanset om I opretter manuelt eller via import, skal følgende oplysninger som udgangspunkt udfyldes:
Husstand
Adresse (obligatorisk): Vælg adressen fra listen. Systemet er koblet til BBR og adresseregisteret.
Kaldenavn (valgfri): Bruges som intern betegnelse, fx ”Lejlighed 2B”.
Fordelingstal (valgfri): Bruges til at fordele udgifter. Kan være fx 1, 1,5, 2 osv.
Tags (valgfri): Til egne interne noter, fx ”hjørnelejlighed” eller matrikelnummer.
Beboer (kun relevant ved import eller manuel tilføjelse efterfølgende)
Fornavn og efternavn (obligatorisk)
Email og telefonnummer (valgfri, men anbefales)
Indflytningsdato (anbefales, især hvis der skal opkræves)
PBS-nummer (nødvendigt ved Betalingsservice)
Når husstandene og beboerne er oprettet korrekt, kan I begynde at sende opkrævninger, dele dokumenter og kommunikere med beboerne via beskedsystemet eller foreningsmail.