En hensættelse bruges til at vise, at foreningen har afsat midler til et bestemt formål i fremtiden, fx vej, belægning, kloak eller andre større projekter. Det giver et mere retvisende regnskab, fordi beslutningen om at afsætte midlerne bliver synlig i regnskabet det år, hvor den træffes.
Vigtigt: En bankkonto, som I kalder "vejfond" eller "grundfond", har ingen regnskabsmæssig betydning i sig selv. Det er kun bogføringen, der afgør, om der er lavet en hensættelse. Hvor pengene står i banken, ændrer ikke på hensættelsen i regnskabet.
Konti til grundfond eller vejfond
Følgende konti bruges i standardkontoplanen:
33010 Hensat til grundfond, årets hensættelse til grundfonden
51010 Hensat til grundfond primo
51020 Anvendelse af grundfond
51030 Hensat til grundfond i året
Bemærk: Samme fremgangsmåde kan bruges til andre hensættelser, hvis I anvender tilsvarende konti.
Hvis I kalder jeres hensættelse andet end grundfond kan I omdøbe kontoen i jeres rapporter som beskrevet her.
Sådan bogfører du årets hensættelse
Årets hensættelse bogføres som en manuel postering, typisk pr. regnskabsårets sidste dag.
Gå til Økonomi i venstre menu og vælg Posteringer
Klik Tilføj postering
Udfyld posteringen sådan:
Dato: typisk 31.12 i regnskabsåret
Tekst: fx "Årets hensættelse til grundfond" eller "Årets hensættelse til vejfond"
Konto: 33010 Hensat til grundfond
Beløb: indtast beløbet som et positivt tal
Modkonto: 51030 Hensat til grundfond i året
Gem posteringen
Resultat:
Beløbet bliver en udgift i året via konto 33010
Beløbet bliver samtidig lagt til hensættelsen i balancen via 51030
Sådan anvender du hensættelsen, når du bogfører en udgift
Når foreningen bruger midler fra fonden, skal udgiften bogføres som anvendelse af hensættelsen, så den ikke rammer resultatopgørelsen som en almindelig driftsudgift.
Når du vælger konto til udgiften, vælg:
51020 Anvendelse af grundfond
Gennemfør udgiften og bogfør betalingen som normalt
Resultat:
Udgiften vises som anvendelse af hensættelsen
Den påvirker ikke resultatopgørelsen som en driftsudgift
Hensættelsen i balancen bliver reduceret i takt med, at den anvendes
Hvis foreningen allerede har en opsparing, men ikke har bogført hensættelse tidligere
Nogle foreninger har i praksis "sparet op" til vejfond eller grundfond ved at lade penge stå på bankkontoen, men uden at have bogført det som en hensættelse i regnskabet. I den situation kan I vælge at etablere en primo hensættelse, så regnskabet fremover viser hensættelsen tydeligt.
Det vigtigste er, at I kun gør dette, hvis det afspejler en reel beslutning eller fast praksis i foreningen, og at I er enige om beløbet. Er I i tvivl, så drøft det med revisor, før I bogfører primo.
Sådan gør I i praksis
Afgør primo beløbet
Find det beløb, som I ønsker skal stå som hensat pr. første dag i regnskabsåret
Typisk tager man udgangspunkt i sidste års regnskab eller en bestyrelsesbeslutning
Opret en manuel postering pr. første dag i regnskabsåret
Dato: 01.01 i regnskabsåret (eller første dag i jeres regnskabsår)
Tekst: fx "Etablering af hensættelse primo grundfond"
Konto: 51010 Hensat til grundfond primo
Beløb: indtast beløbet som et negativt tal
Vælg modkonto afhængigt af jeres situation
Der er to typiske scenarier:Hvis beløbet tidligere har stået "usynligt" som en del af egenkapitalen
Modkonto: 50010 Overført resultat
B. Hvis beløbet allerede har stået som en særskilt passivpost i jeres tidligere regnskab, men på en anden konto
Modkonto: den gamle balancekonto, som beløbet stod på
Vigtigt: Det er afgørende, at posteringen ikke ændrer bankens saldo. Hensættelsen handler om, hvordan midlerne er præsenteret i regnskabet, ikke hvor de står i banken.
Praktisk kontrol
Efter bogføring kan I typisk kontrollere følgende:
I resultatopgørelsen: årets hensættelse fremgår på 33010
I balancen: hensættelsen fremgår på 51010, 51030 og anvendelser på 51020
Hvis I vil følge udviklingen over tid, giver det god mening at sammenligne balancen pr. årsskifte