Cet article fait référence à une fonctionnalité incluse dans le socle de base de votre abonnement. Si vous n'y avez pas accès, vous pouvez l'activer depuis cette page.
Plusieurs de vos candidats sont dans votre base de données depuis longtemps, certains d'entre eux font partie de vos viviers (short-list sur une offre, sourcing, etc). Après un délai de 730 jours, ces données seront supprimées automatiquement.
Vous pouvez paramétrer un e-mail à envoyer automatiquement à tous les candidats.
1. Accéder aux Paramètres RGPD
Cliquez sur l’onglet ⚙️ Paramètres situé dans le menu en haut à droite puis Paramètres
Sur la partie gauche de l'écran, cliquez sur RGPD.
À partir de cette page, vous pouvez gérer les données des candidats, modifier le texte de consentement et ajouter la politique de conservation des données...
2. Paramétrer l'e-mail de relance avant l'expiration des données
Cliquez sur Conservation.
Rendez-vous dans la partie E-mail de relance avant l'expiration des données.
Indiquez à quelle adresse e-mail vont être réceptionnées les réponses des candidats à l'e-mail de relance.
Indiquez le nombre de jours restants à partir duquel l'e-mail de relance sera envoyé (Exemple : 30 jours. S'il reste 30 jours avant que les données d'un candidat soient supprimées, l'e-mail de relance lui sera envoyé).
Ajoutez le contenu de l'e-mail de relance.
Vous pouvez ajouter des variables telles que la date d'expiration des données du candidat [ExpirationDate] ou le lien vers le formulaire pour qu'il gère ses données [ExpirationLink]. Un exemple de formulaire est présenté ci-dessous.
3. Exemple de modèle d'e-mail
Bonjour [CandidateCivility] [CandidateLastName],
Nous avons été en contact lors de précédents recrutements.
En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) concernant le traitement des données à caractère personnel, [CompanyName] vous invite à autoriser la conservation de vos données liées à vos candidatures pendant une durée de 24 mois supplémentaires.
Sans accord de votre part, vos données seront supprimées le [ExpirationDate] et nous ne pourrons plus vous contacter en cas de nouvelles opportunités à pourvoir dans notre entreprise.
Pour ce faire, accédez au lien ci-dessous et cliquez sur "Prolonger la conservation de mes données" : [ExpirationLink]
Restant à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
L'équipe recrutement [CompanyName]