Cet article fait référence à une fonctionnalité incluse dans le socle de base de votre abonnement. Si vous n'y avez pas accès, vous pouvez contacter notre équipe Care depuis la bulle rose en bas à droite pour demander l'activation.
Plusieurs de vos candidats sont dans votre base de données depuis longtemps, certains d'entre eux font partie de vos viviers (short-list sur une offre, sourcing, etc). Après un délai de 730 jours, ces données seront supprimées automatiquement.
Vous pouvez paramétrer un e-mail à envoyer automatiquement à tous les candidats.
1. Accéder aux Paramètres RGPD
Cliquez sur l’onglet ⚙️ Paramètres situé dans le menu en haut à droite puis Paramètres (entouré en orange sur la capture d'écran ci-dessous).
Sur la partie gauche de l'écran, cliquez sur RGPD.
À partir de cette page, vous pouvez gérer les données des candidats, modifier le texte de consentement et ajouter la politique de conservation des données...
2. Paramétrer l'e-mail de relance avant l'expiration des données
Cliquez sur Conservation.
Rendez-vous dans la partie E-mail de relance avant l'expiration des données.
Indiquez à quelle adresse e-mail vont être réceptionnées les réponses des candidats à l'e-mail de relance.
Indiquez le nombre de jours restants à partir duquel l'e-mail de relance sera envoyé (Exemple : 30 jours. S'il reste 30 jours avant que les données d'un candidat soient supprimées, l'e-mail de relance lui sera envoyé).
Ajoutez le contenu de l'e-mail de relance.
Vous pouvez ajouter des variables telles que la date d'expiration des données du candidat [ExpirationDate] ou le lien vers le formulaire pour qu'il gère ses données [ExpirationLink]. Un exemple de formulaire est présenté ci-dessous.
3. Exemple de modèle d'e-mail
Bonjour [CandidateCivility] [CandidateLastName],
Nous avons été en contact lors de précédents recrutements.
En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) concernant le traitement des données à caractère personnel, [CompanyName] vous invite à autoriser la conservation de vos données liées à vos candidatures pendant une durée de 24 mois supplémentaires.
Sans accord de votre part, vos données seront supprimées le [ExpirationDate] et nous ne pourrons plus vous contacter en cas de nouvelles opportunités à pourvoir dans notre entreprise.
Pour ce faire, accédez au lien ci-dessous et cliquez sur "Prolonger la conservation de mes données" : [ExpirationLink]
Restant à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
L'équipe recrutement [CompanyName]