Pour gagner du temps tout en automatisant vos échanges avec les candidats, We Recruit vous permet de créer des modèles d'e-mails : accusé de réception de candidature, e-mail de refus, confirmation d’entretien, etc.
💡Le conseil de We Recruit : prenez le temps de rédiger un modèle d’e-mail pour chaque situation, et de manière organisée.
Par exemple :
- refus - suite à un entretien
- refus - dates qui ne correspondent pas
1. Accéder aux paramètres Modèles d'e-mails
Cliquez sur l’onglet ⚙️ Paramètres situé dans le menu en haut à droite puis Paramètres.
Sur la partie gauche de l'écran, cliquez sur Modèles puis Modèles d'e-mails.
A partir de cette page, vous pouvez ajouter un nouveau modèle et gérer les modèles déjà créés. Chaque modèle peut être modifié, dupliqué ou supprimé.
2. Ajouter un nouveau modèle
Cliquez sur le bouton + Créer un nouveau modèle.
La page de création du modèle d'e-mail s'ouvre. Remplissez les différents champs du modèle :
1 - Indiquez le nom de votre modèle : Nous vous conseillons de les segmenter par type d'échange : e-mail de refus, confirmation d'entretien, réception de candidature, etc. Le nom du modèle ne sera pas visible par les candidats.
2 - Sélectionnez l'entreprise qui utilisera ce modèle. Vous pouvez donner accès à ce modèle à toutes les entreprises de votre compte.
3 - Sélectionnez la catégorie de l'e-mail : Refus, Entretien, RGPD, Engagement, Autres.
4 - Ajoutez l'objet de l'e-mail : Comme pour tout e-mail, l'objet paramétré ici est celui qui sera envoyé aux candidats (Le nombre de caractères est limité à 150 caractères maximum).
5 - Insérez des variables : (candidat, annonce, entreprise)
Les variables sont des données susceptibles de changer et que vous pouvez automatiser. Elles permettent d'insérer un champ propre à un candidat, une offre ou une entreprise. Par exemple, la variable "Prénom" affiche le prénom du candidat. Sur votre modèle, la mention [CandidateFirstName] est affichée pour que vous puissiez identifier les variables utilisées. Pour ajouter une variable à votre e-mail, cliquez simplement sur la variable à ajouter.
Attention ! Pensez à ajouter un espace entre 2 variables (par exemple, entre la variable civilité et la variable nom du candidat).6 - Ajoutez le corps de l'e-mail : Ecrivez le corps de votre e-mail. Vous pouvez y insérer des variables pour le personnaliser (voir n°5).
3. Modifier un modèle d'e-mail
Pour modifier un modèle d'e-mail, Cliquez sur le bouton ✏️ Modifier correspondant au modèle à modifier.
Modifiez le contenu de votre modèle et cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les modifications.
4. Supprimer un modèle d'e-mail
Pour supprimer un modèle d'e-mail, cliquez sur l'icone 🗑️ Corbeille correspondant au modèle à supprimer.
Une pop-up de confirmation de suppression apparaît. Cochez la case de confirmation puis sur le bouton Supprimer (qui va alors devenir rouge) pour valider la suppression ou sur le bouton Annuler pour annuler la suppression.
5. Les modèles d'e-mails par défaut
Il existe des modèles d'e-mails par défaut présents sur votre compte. Vous pouvez les personnaliser, mais ils ne sont pas supprimables.
Notification nouvelle candidature : il s'agit de l'accusé de réception rattaché à vos nouvelles annonces lors de la création. À noter : la modification de ce modèle entraîne un changement rétroactif sur les offres antérieures. Si vous souhaitez appliquer les changements individuellement sur les offres déjà créés, voici la manipulation.
Refus de candidature : il s'agit de l'e-mail suggéré par défaut lors de l'action de refus sur une ou plusieurs candidatures. Ce mail n'est pas envoyé automatiquement lors d'un refus, car vous pouvez choisir de ne pas envoyer d'e-mail de refus. Il est seulement suggéré.
Candidature par e-mail non réceptionnée : un modèle de mail de retour est défini par défaut, et s'adresse à un candidat qui cherche à postuler via l'adresse e-mail de l'offre sans pièce jointe. Il est ainsi invité à postuler directement depuis la page de l'offre sur le site carrière. Important : Le mail de retour est également envoyé si la pièce jointe dépasse 5 MO.
Si vous disposez de la fonctionnalité Agenda Recruteur :
Modèle d'événement - Invitation : cet e-mail vous sera suggéré par défaut lors de la création d'un modèle d'évènement et sera ensuite proposé lors de la planification d'une activité utilisant ce modèle d'évènement. Des variables spécifiques existent : Lien de planification, lieu de l'évènement.
Modèle d'événement - Confirmation : cet e-mail vous sera suggéré par défaut lors de la création d'un modèle d'évènement. Le candidat recevra un e-mail à l’instant où il aura réservé son rendez-vous. Des variables spécifiques existent : Date de la planification, heure de la planification, lien d'annulation.
Modèle d'événement - Rappel : cet e-mail vous sera suggéré par défaut lors de la création d'un modèle d'évènement. Lorsque le candidat aura réservé un rendez-vous depuis ce modèle d'évènement, il recevra le mail de rappel à 18 h la veille du rendez-vous. À noter : il n'est pas envoyé si la réservation est faite pour le jour-même. Les variables disponibles sont les mêmes que le mail de confirmation.
💡Chaque modèle d'e-mail par défaut pensé pour les modèles d'évènements dispose d'un autre exemplaire en version anglaise.