Cet article fait référence à une fonctionnalité premium. Si vous n'y avez pas accès, vous pouvez prendre rendez-vous pour une démonstration depuis ce lien.
Par ailleurs, vous pouvez dès à présent estimer le coût de l'ajout du module Demande de recrutement via la calculatrice mise à disposition.
Chaque nouvelle ouverture de poste requiert un processus de validation bien défini au sein de votre entreprise ? Avec ce module, raccourcissez les délais entre la demande de votre manager et la publication de l’offre. Gagnez un temps précieux sans perdre l’exhaustivité de l’information.
Sommaire :
Rôles, accès et droits des utilisateurs
Qui peut accéder à la fonctionnalité et aux demandes émises
Seuls les administrateurs d'une entreprise ou de la holding peuvent paramétrer la fonctionnalité. Les administrateurs limités à un établissement n'ont pas accès aux paramétrages de la Demande de Recrutement.
À l'exception du profil Recruteur Externe, tous les types de profils utilisateurs peuvent utiliser la fonctionnalité.
En plus de son rôle dans la plateforme, l'utilisateur ne verra que les demandes qui concernent son périmètre si ses accès ont été restreints à une entreprise, à un ou plusieurs établissements donnés.
Rôle utilisateur | Visibilité sur les demandes |
Admin holding | Accès à toutes les demandes |
Admin entreprise | Accès à toutes les demandes de l'entreprise |
Admin Établissement | Accès à toutes les demandes de l'établissement |
Recruteur | Accès à toutes les demandes de l'entreprise |
Recruteur opé | Accès seulement à ses demandes (soumise et/ou en approbateur) |
Franchisé | Accès seulement à ses demandes (soumise et/ou en approbateur) |
Manager, utilisateur | Accès seulement à ses demandes (soumise et/ou en approbateur) |
Les acteurs d'une demande de recrutement
Il y a trois types d'acteurs dans la fonctionnalité Demande de Recrutement :
Le demandeur : il crée la demande et en désigne le(s) responsable(s) de l'offre.
Le responsable de l'offre : il choisit le circuit de validation par lequel la demande va passer. Il devient automatiquement le premier approbateur de la demande. Il est aussi la personne qui peut transformer la demande en offre.
L'approbateur : il approuve, ou non, la demande de recrutement.
Ainsi, un utilisateur ayant le rôle Recruteur opérationnel dans We Recruit pourra être un jour le demandeur d'une ouverture de poste, puis, quelques jours plus tard, être un approbateur pour l'ouverture d'un autre poste. Son niveau d'implication dans la gestion d'une demande de recrutement n'est pas forcément lié à son rôle utilisateur.
Acteur | Demandeur | Responsable | Approbateur |
Profils autorisés | Tous sauf Recruteur Externe | Administrateurs et Recruteurs | Tous sauf le Recruteur Externe |
Nombre d'acteurs | 1 par demande | 1 ou plusieurs par demande | 1 ou plusieurs par demande |
Créer une demande | x |
|
|
Désigner le responsable | x |
|
|
Choisir le circuit de validation |
| x |
|
Approuver la demande |
| x | x |
Transformer la demande en offre* |
| x |
|
* Vous pouvez également ouvrir le droit de transformer une demande validée en une offre d'emploi à certains rôles utilisateurs dans We Recruit, quelle que soit leur implication dans la demande de recrutement. De base, la transformation en une offre d'emploi à partir d'une demande de recrutement est limitée aux administrateurs et aux recruteurs. Vous pouvez étendre les droits de création d'une offre d'emploi pour les recruteurs opérationnels et franchisés pour décentraliser la gestion du recrutement à venir.
Principe de fonctionnement
Le formulaire de demande de recrutement
Vos managers ayant accès à la plateforme pourront se connecter et soumettre leur demande de recrutement via un formulaire. Pour rappel, We Recruit est sans limites d'utilisateurs. Vous pouvez inviter l'ensemble de vos managers ou directeurs à contribuer aux recrutements sur la plateforme.
Ce formulaire est personnalisable en fonction de vos besoins en information.
💡 Lorsque vous personnalisez les questions posées dans ce formulaire, vous devez penser à la fois :
Aux informations nécessaires aux décisionnaires afin qu'ils aient tous les éléments pour valider ou décliner la demande sans devoir vous solliciter, ou solliciter le manager.
Aux éléments nécessaires au moment de la transformation de la demande de recrutement en une offre d'emploi à publier.
Le formulaire est personnalisable au niveau de l'entreprise et pour chacun des établissements. Il est alors possible d'adapter les questions posées en fonction de l'organisation et de la structuration propre à un établissement.
Vous pouvez créer autant de questions que nécessaire via un éditeur de formulaire. En bonus, certaines questions sont directement liées à la structure d'une offre d'emploi, ce qui permettra de gagner du temps lors de la transformation de la demande en annonce à diffuser.
Le circuit de validation
Une fois la demande d'un manager envoyée, en tant qu'Administrateur ou Recruteur, vous recevrez une alerte pour lancer le circuit de validation adéquat.
Ce circuit est une cascade de demandes d'approbation émises auprès des décisionnaires. Selon l'établissement, le service concerné et/ou le métier à recruter, les personnes à solliciter ne seront pas les mêmes. C'est pourquoi vous pouvez créer autant de circuits que nécessaire. Vous déterminez, pour un métier et/ou un établissement donné, quels sont les décisionnaires à impliquer, et dans quel enchaînement.
Le circuit de validation est appliqué à la demande par le responsable de la demande.
Lorsque le circuit est lancé, les décisionnaires sont sollicités automatiquement, au bon moment, avec l’ensemble des informations indispensables à leur prise de décision. En cas de silence de leur part, les relances sont, elles aussi, automatiques.
Ils recevront un mail les invitant à rendre leur réponse. Vous pouvez rendre obligatoire l'ajout d'un motif de refus quand un approbateur met son veto. Les motifs de refus sont également personnalisables.
Le tableau de suivi des demandes
À chaque modification sur une demande de recrutement, les bonnes personnes sont alertées par mail au bon moment. En parallèle, chaque partie prenante peut retrouver l'avancement du traitement d'une demande de recrutement dans un tableau de suivi, disponible dans le logiciel.
En fonction de leur rôle et de leurs droits, ils pourront consulter, modifier la demande ou apporter leur contribution.
Vue Administrateurs et Recruteurs :
Ils ont accès à toutes les demandes en fonction de leurs droits utilisateurs (si limité à une entreprise, ils ne verront que les demandes liées à l’entreprise).
Ils peuvent éditer, supprimer, commenter, faire évoluer le cycle d'approbation à tout moment une demande de recrutement.
Vue des autres profils utilisateurs :
Ils peuvent créer une demande de recrutement.
Ils peuvent donner leur approbation s'ils sont dans le circuit de validation d'une offre.
Ils n’ont accès qu’à leurs demandes de recrutement créées ou dont ils sont approbateurs et peuvent les commenter.
Ils n’ont pas la possibilité d’éditer, supprimer ou modifier les étapes de la demande, il ne peut pas non plus supprimer sa propre demande.
Ils ne peuvent pas faire d’action en masse.
La transformation d'une demande en offre
Une fois la demande d'ouverture du poste validée, il faut embrayer opérationnellement sur le recrutement. Cela passe par la création d'une offre d'emploi à diffuser. Il existe 3 possibilités à partir d'une demande de recrutement :
Plus long mais avec un contrôle à 100 % de la part de la RH : Rédiger manuellement, en partant de zéro, le contenu, en vous appuyant sur les indications du manager dans son formulaire de demande.
Avec une plus forte contribution du demandeur tout en gardant une modération : Lors de la création du modèle de formulaire de demande de recrutement, vous pouvez insérer des champs liés à la structure même de l’offre d’emploi. Lorsque le manager remplit ces champs, il commence en réalité à préremplir l’offre d’emploi. Au moment de la transformation, vous n'avez plus qu'à modérer puis à cliquer, et sa demande devient une annonce.
Automatique, plus structuré, avec un contrôle plus fort de la RH sur le contenu de l'offre : Lors de sa demande, le manager doit indiquer le métier correspondant au poste. Si le métier est associé à un ou plusieurs modèles d'offre d'emploi, le formulaire lui demande de choisir un modèle. We Recruit autocomplète les champs correspondants au modèle sélectionné.