Avec les rapports de durée, apprenez en plus sur l'expérience de vos candidats et le temps passé par étape. On applique une logique d'entonnoir en cherchant à répondre aux questions suivantes :
en combien de temps en moyenne les candidats ont changé d'étape ?
combien de temps en moyenne ils restent dans une étape ?
Il existe trois types de rapports de durée :
Le rapport de Durée sur les processus de recrutement
Le rapport de Durée sur les processus de sourcés
Le rapport de Durée sur les processus de demande de recrutement
📊Type de données : Nombre et durée en jours
⚠️ Cet article fait référence à des données créées lors de la mise en place des statistiques personnalisables. La donnée pour suivre les transitions des candidatures d'une étape vers une autre n'existait pas avant le 06/03/2024. Ces données sont valides à partir de cette date.
Les principes à connaitre
Les processus sont pensés de manière chronologique. On suit un candidat (un sourcé ou une demande de recrutement) de l'étape 1 à l'étape x.
Le fonctionnement prévu d'un processus est que les candidats passent par toutes les étapes de la première > 2 > 3 > 4 > ... > à la dernière étape.
Il y a quelques principes à connaître :
Si un candidat saute une étape : un passage dans l'étape intermédiaire est comptabilisé.
Si un candidat est renvoyé en arrière dans le processus de recrutement : on annule ses passages au delà de l'étape de renvoi.
Tant que le candidat n'est pas envoyé vers l'étape suivante (ou dans le cas d'un retour en arrière) il n'est pas comptabilisé dans le calcul de la moyenne de durée de passage d'une étape à une autre.
Les chiffres sont systématiquement arrondis.
Comment est comptabilisée la durée moyenne passée dans une étape ?
Pour chaque personne qui passe dans une étape on comptabilise le nombre de jours passés puis on additionne l'ensemble des ces jours et enfin, on divise ce nombre de jour total par le nombre de personne passées dans l'étape.
Prenons l'exemple des déplacements suivants et en partant du principe qu'on consulte ce tableau le 20/01 :
Légende :
En rose le nombre de jours passés par étape, par candidat.
En orange la moyenne de jours passés dans l'étape
r = refus du candidat
e = engagement du candidat. Quand on engage un candidat il passe directement à la dernière étape du processus de recrutement
Nouveaux candidats
On additionne le nombre de jours total : 1 + 3 + 2 + 4 + 3 = 13
On divise par le nombre de candidats passés par l'étape : 5
13/5 = 2.6 => on arrondit au supérieur : 3
Les candidats passent 3 jours en moyenne dans l'étape "Nouveaux candidats"
A appeler
Louis est passé dans "Entretien" puis est revenu dans "A appeler". On considère qu'il n'est jamais sorti de "A appeler". Entre le 03/01 et le 20/01 il s'est écoulé 17 jours.
Pierre a sauté l'étape "A appeler" mais on tient tout de même compte de son passage express dans l'étape et on compte 0 jour.
On additionne le nombre de jours total : 2 + 2 + 17 + 4 + 0 = 25
On divise par le nombre de candidats passés par l'étape : 5
25/5 = 5
Les candidats passent 5 jours en moyenne dans l'étape "A appeler"
Entretien
Simon a été refusé 2 jours après son arrivée dans l'étape. Le compte du nombre de jours passés dans l'étape s'arrête au moment de son refus donc 2 jours.
Louis a passé 1 journée dans l'étape puis a été rebasculé en arrière : son passage dans "entretien" est annulé et il ne rentre pas dans le compte de la moyenne. On considère que seules 4 personnes sont passées par cette étape.
On additionne le nombre de jours total : 6 + 2 + 11 + 16 = 35
On divise par le nombre de candidats passés par l'étape : 4
35/4 = 8.7 => on arrondit au supérieur : 9
Les candidats passent 9 jours en moyenne dans l'étape "Entretien".
Prise de référence
L'activité "engager" a été ajoutée sur la candidature de Sandra 4 jours après son arrivée dans l'étape "Prise de référence", cela a eu pour effet de la déplacer automatiquement dans la dernière étape du processus de recrutement. Le décompte de son passage dans l'étape s'arrête donc à ce moment là.
Sandra est la seule à être passée dans l'étape : 4/1 = 4
Les candidats passent en moyenne 4 jours dans l'étape "Prise de référence".
Engagés
Une fois les candidats placés dans cette étape, ils n'en sortent plus. Il n'y a donc pas de moyenne calculée sur cette étape pour ne pas fausser la moyenne de temps passée par les candidat dans le processus de recrutement.
Comment est comptabilisée la durée moyenne pour passer d'une étape à une autre ?
🔎 Reprenons le cas du processus de recrutement, avec les mêmes déplacements de candidatures que la fois précédente :
Le candidat A (en bleu) est passé par chacune des étapes.
Le candidat B (en rose) est passé directement de l'étape "Nouveaux candidats" à l'étape "Entretien".
Le candidat C (en orange) est passé par l'étape "Nouveaux Candidats", puis par l'étape "A appeler" puis par l'étape "Entretien". Son entretien a été annulé est il a été renvoyé en arrière dans le procesuss de recrutement vers l'étape "A appeler".
Ce qui nous intéresse ici est moins le nombre de passage que le nombre de jours avant un passage. Voici un tableau schématisant les mouvements des candidatures le long du processus de recrutement :
➡️ Il faut en moyenne deux jours à un candidat pour passer de "Nouveaux candidat" à "A appeler".
On prend le nombre de candidats ayant fait le passage : Sandra, Simon et Louis = 3 personnes
On prend le nombre de jours total que les candidats ont mis pour passer de "Nouveaux candidats" à "A appeler" : 4+1+1 = 6 jours
On divise le nombre de jour total par le nombre de personnes : 6/3 = 2 jours en moyenne.
➡️ Il faut en moyenne deux jours à un candidat pour passer de "A appeler" à "Entretien".
On prend le nombre de candidats ayant fait le passage : 2 personnes
Sandra
Simon : même s'il a sauté l'étape "A appeler" on considère qu'il y est passé et qu'il est passé le même jour dans "Entretien"
Louis est passé dans "Entretien" puis on l'a fait revenir en arrière dans "A appeler" : son passage est donc "annulé" et on considère qu'il n'est jamais passé dans "Entretien" => son passage ne compte pas.
On prend le nombre de jours total que les candidats ont mis pour passer de "Nouveaux candidats" à "A appeler" : 3+0= 3 jours
On divise le nombre de jour total par le nombre de personnes : 3/2 = 1,5 jours => on arrondi au supérieur : 2 jours en moyenne.
Voici un rendu dans la plateforme :
Que se passe-t-il lors d'un refus candidat ?
Ajoutons de nouveau un quatrième candidat, le candidat D (en bleu foncé) celui-ci est refusé suite à l'appel passé :
Voici la nouvelle synthèse des déplacements :
➡️ Il faut en moyenne deux jours à un candidat pour passer de "A appeler" à "Entretien".
On prend le nombre de candidats ayant fait le passage : 2 personnes
Marie
Nico : même s'il a sauté l'étape "A appeler" on considère qu'il y est passé et qu'il est passé le même jour dans "Entretien"
Julie est passée dans "Entretien" puis on l'a fait revenir en arrière dans "A appeler" : son passage est donc "annulé" et on considère qu'elle n'est jamais passée dans "Entretien" => son passage ne compte pas.
Pierre : a été refusé dans l'étape "A appeler" il ne passera donc pas dans l'étape "Entretien"
On prend le nombre de jours total que les candidats ont mis pour passer de "A appeler" à "Entretien" : 4+0= 4 jours
On divise le nombre de jour total par le nombre de personnes : 4/2 = 2 jours en moyenne.
Voici le rendu dans la plateforme :
