I WebCRM's automatiseringsmodul finder du en række automatiseringsskabeloner, (næsten) lige til at aktivere, så du ikke behøver at bygge dem fra bunden selv.

Nedenfor kan du se, hvad de forskellige automatiseringsskabeloner gør, og hvilke trigger typer de er bygget på (Enhed event, Enhed tid, Knapbaseret trigger og Tidsplan).

Trigger type: Enhed event

Denne automatisering sender en e-mail, hvis den aktivitetsansvarlige ændres.

E-mailen sendes til den nye ansvarlige bruger for at informere om at en ny aktivitet er blevet oprettet i deres navn.
​

E-mailen ser sådan ud og inkluderer navnet på virksomheden, som aktiviteten er oprettet på, kontaktpersonen med kontaktoplysninger, emnet, handlingen/aktionen og deadline samt et link til selve aktiviteten, der kan åbnes i WebCRM:
​

For at få en mail tilsendt, skal du huske at sætte en afsenderemail på her:

Trigger type: Enhed event

Når du taber et salg og tilbuddet til fasen Tabt, vil denne automatisering automatisk oprette en aktivitet, der minder den ansvarlige om at følge op.

Deadline for aktiviteten bliver sat til 30 dage efter, at salgsmuligheden er tabt

Aktionen i dette skridt er tomt, så her skal du selv sørge for at vælge hvilken der skla tilknyttes denne aktivitet.

Oplysninger fra tilbuddet vil blive tilføjet til aktivitetsloggen, hvor du vil kunne se (hvis registreret) årsagen, konkurrenten og et link til selve det tabte tilbud.

​

Trigger type: Enhed tid
​

Denne automatisering vil sende en e-mail til den salgsansvarlige på tilbuddet, hvis forfaldsdatoen nås, og det ikke er markeret som enten Vundet eller Tabt.

E-mailen ser sådan ud og inkluderer navnet på kunden, som tilbuddet er oprettet på, kontaktpersonen med kontaktoplysninger, tilbudsnummeret og så et link til selve tilbuddet, der kan åbnes i WebCRM:

Husk at udfylde afsenderens e-mail i det sidste trin, før du aktiverer!

​

Trigger type: Tidsplan

Når du aktiverer denne automatisering, kan du sende en (eller flere) rapporter med et fast interval til administratorerne i dit WebCRM.

Du kan læse mere om, hvordan du også selv kan bygge dette i denne artikel.

Automatiseringen er sat op, så den sender én gang om måneden den første dag i måneden kl. 10. Dette kan du selv redigere i det første trin Tidsplan trigger.

For at aktivere dette skal du have din rapport bygget allerede og derefter vælge at sende den i trinnet Eksportér rapport.

Tjek og evt. ret hvilke adgangsniveauer du vil sende rapporten til.

Husk også at udfylde afsenderens e-mail i det sidste trin, før du aktiverer!

Trigger type: Tidsplan

Du kan bruge denne automatisering til at hjælpe dig med at holde dine data opdaterede eller som en påmindelse om at kontakte dine inaktive kunder.

Én gang om måneden (den 1. hver måned) kører denne automatisering, og den vil finde organisationer der ikke har haft nogen opdateringer eller relateret aktivitet (så ingen salgsmuligheder, ingen aktiviteter, ingen supportsager osv.) i 1 år, og derefter vil den oprette aktiviteter for de brugere, der er ansvarlige for disse organisationer. De kan derefter beslutte, om de vil slette organisationerne fra WebCRM eller følge op.

Hvis du ønsker at ændre frekvensen, så automatiseringen kører oftere eller sjældnere, kan dette gøres i det første trin Tidsplan trigger.

​

Trigger type: Tidsplan

Du kan bruge denne automatisering til at hjælpe dig med at holde dine data opdaterede eller som en påmindelse om at kontakte dine inaktive kunder.

Én gang om måneden (den 1. hver måned) kører denne automatisering, og den vil finde organisationer der ikke har haft nogen opdateringer eller relateret aktivitet (så ingen salgsmuligheder, ingen aktiviteter, ingen supportsager osv.) i 1 år, og derefter vil den oprette aktiviteter for de brugere, der er ansvarlige for disse organisationer. De kan derefter beslutte, om de vil slette organisationerne fra WebCRM eller følge op.

Hvis du ønsker at ændre frekvensen, så automatiseringen kører oftere eller sjældnere, kan dette gøres i det første trin Tidsplan trigger.

Trigger type: Knapbaseret trigger

Denne automatisering gør det muligt for brugere uden for salgsteamet at kickstarte salgsprocessen med blot et klik på en knap.

Det vil derefter oprette en ny salgsmulighed fra en aktivitet, hvor brugeren også har mulighed for at skrive en lille note til salg om, hvorfor denne salgsmulighed blev oprettet, som vil blive tilføjet til loggen.

Salgsmuligheden vil blive oprettet på pipeline niveau 1 Kvalificeret, og den salgsansvarlige er sat til organisationsansvarlig.

Det er særligt nyttigt for SDR'er, der bruger opkaldsaktiviteter, for på denne måde kan de nemt oprette en salgsmulighed og overdrage den til salg.

Trigger type: Enhed tid

Denne automatisering kan bruges, hvis I bruger WebCRM til at administrere abonnementer, da den vil kopiere dine ordrer på årlig basis, i stedet for at du skal huske at oprette en ny ordre hver gang en kunde skal have fornyet sit abonnement, og det vil spare jeres regnskabsafdeling for en masse tid.

Den vil oprette en ny ordre/leverance til den samme kunde med de samme tilbudslinjer et år efter ordredatoen, når abonnementet skal fornyes. I denne automatisering opdateres priserne også, hvilket betyder, at det ikke nødvendigvis er den samme pris på tilbudslinjen som året før, hvis du har opdateret dem i mellemtiden.

Hvis du vil ændre hvor ofte automatiseringen kører, skal du ændre Trigger dato/tid feltet. Det gør du i første trin Leverance tid nået.

Det kan for eksempel være, hvis du har månedlige eller kvartalsvise fornyelser.

Det er vigtigt at bemærke, at det andet trin er et betingelsestrin, og det er her, du beslutter præcis, hvilke typer ordrer du vil have skal fornyes automatisk, da det som regel aldrig er alle jeres ordrer, der skal fornyes automatisk.

For this template, we have set the condition that you need to write [Subscription] as part of the description in the order, for it to renew (remember the [] if you want to use this), and the organisation has to have type Customer.

I denne skabelon har vi sat to betingelser op. For det første du skal skrive [Abonnement] i beskrivelsen i ordren, for at den kan fornyes (husk [] hvis du vil bruge dette), og organisationen skal have typen Kunde.

Det kunne se således ud:

I det tredje trin ser du alle felter, der skal inkluderes i den nye ordre, og Status er sat til Afsluttet.

Det er normalt er den status, en ordre skal have for automatisk at synkronisere til et ERP-system, som f.eks. e-conomic eller andre, så derfor er den sat på her. Du kan redigere hvilken status den nye ordre skal have her, så den passer til jeres organisations arbejdsproces.

Det fjerde trin kopierer tilbudslinjerne til den nye ordre, og som standard er funktionen Opdater priser aktiveret. Dette betyder, at priserne opdateres i henhold til dine nyeste priser og ikke kopieres fra den gamle ordre. Du kan deaktivere funktionen, hvis du ønsker de samme priser på den nye ordre.

Det sidste trin sender en notifikation til den organisationsansvarlige om at en fornyelse er kørt igennem. Dette trin kan slettes, hvis du har mange abonnementer og ikke ønsker at blive underrettet, hver gang det sker

Trigger type: E-sign Status

Du kan læse mere om denne automatiseringsskabelon i artiklen her.

Video er på engelsk: