Automatiseringsskabeloner
I WebCRM's automatiseringsmodul finder du en række automatiseringsskabeloner, (næsten) lige til at aktivere, så du ikke behøver at bygge dem fra bunden selv.
Nedenfor kan du se, hvad de forskellige automatiseringsskabeloner gør, og hvilke trigger typer de er bygget på (Enhed event, Enhed tid, Knapbaseret trigger og Tidsplan).
Vær opmærksom på, at du nok skal foretage nogle få justeringer, for at de forskellige automatiseringer passer lige præcis til jeres WebCRM og jeres processer. Vi har skrevet ned, hvad du skal være opmærksom på i disse røde bokse under hver skabelon.
Derudover kan du også altid se det i selve skabelonen, hvor det, du skal rette, er markeret med **
Send mail til ny ansvarlig for aktiviteten
Trigger type: Enhed event
Denne automatisering sender en e-mail, hvis den aktivitetsansvarlige ændres.
E-mailen sendes til den nye ansvarlige bruger for at informere om at en ny aktivitet er blevet oprettet i deres navn.
E-mailen ser sådan ud og inkluderer navnet på virksomheden, som aktiviteten er oprettet på, kontaktpersonen med kontaktoplysninger, emnet, handlingen/aktionen og deadline samt et link til selve aktiviteten, der kan åbnes i WebCRM:
For at få en mail tilsendt, skal du huske at sætte en afsenderemail på her:
Det skal du være opmærksom på: For at kunne sende e-mailpåmindelsen skal der udfyldes en afsender-emailadresse. Det er vigtigt at denne emailadresse kan sende e-mails fra WebCRM generelt.
Opret aktivitet på tabt tilbud
Trigger type: Enhed event
Når du taber et salg og tilbuddet til fasen Tabt, vil denne automatisering automatisk oprette en aktivitet, der minder den ansvarlige om at følge op.
Deadline for aktiviteten bliver sat til 30 dage efter, at salgsmuligheden er tabt
Aktionen i dette skridt er tomt, så her skal du selv sørge for at vælge hvilken der skla tilknyttes denne aktivitet.
Oplysninger fra tilbuddet vil blive tilføjet til aktivitetsloggen, hvor du vil kunne se (hvis registreret) årsagen, konkurrenten og et link til selve det tabte tilbud.
Det skal du være opmærksom på: Feltet Aktion i trin 3 er tomt. Du skal sørge for at udfylde feltet med den aktion fra aktiviteterne i jeres dit system, du ønsker at bruge.
E-mail påmindelse: Tilbud har overskredet dato
Trigger type: Enhed tid
Denne automatisering vil sende en e-mail til den salgsansvarlige på tilbuddet, hvis forfaldsdatoen nås, og det ikke er markeret som enten Vundet eller Tabt.
E-mailen ser sådan ud og inkluderer navnet på kunden, som tilbuddet er oprettet på, kontaktpersonen med kontaktoplysninger, tilbudsnummeret og så et link til selve tilbuddet, der kan åbnes i WebCRM:
Husk at udfylde afsenderens e-mail i det sidste trin, før du aktiverer!
Det skal du være opmærksom på: Udfyld afsenderens e-mail i trin 3.
Planlagt eksport - Månedlige salgsrapporter på mail
Trigger type: Tidsplan
Når du aktiverer denne automatisering, kan du sende en (eller flere) rapporter med et fast interval til administratorerne i dit WebCRM.
Du kan læse mere om, hvordan du også selv kan bygge dette i denne artikel.
Automatiseringen er sat op, så den sender én gang om måneden den første dag i måneden kl. 10. Dette kan du selv redigere i det første trin Tidsplan trigger.
For at aktivere dette skal du have din rapport bygget allerede og derefter vælge at sende den i trinnet Eksportér rapport.
Tjek og evt. ret hvilke adgangsniveauer du vil sende rapporten til.
Husk også at udfylde afsenderens e-mail i det sidste trin, før du aktiverer!
Det skal du være opmærksom på: Vælg dine egne rapporter i trin 2, kontroller om adgangsniveauerne svarer til dem, I har i jeres WebCRM i trin 3, og udfyld afsenderens e-mail i trin 4.
Oprethold dataintegritet: Identificer inaktive organisationer
Trigger type: Tidsplan
Du kan bruge denne automatisering til at hjælpe dig med at holde dine data opdaterede eller som en påmindelse om at kontakte dine inaktive kunder.
Én gang om måneden (den 1. hver måned) kører denne automatisering, og den vil finde organisationer der ikke har haft nogen opdateringer eller relateret aktivitet (så ingen salgsmuligheder, ingen aktiviteter, ingen supportsager osv.) i 1 år, og derefter vil den oprette aktiviteter for de brugere, der er ansvarlige for disse organisationer. De kan derefter beslutte, om de vil slette organisationerne fra WebCRM eller følge op.
Hvis du ønsker at ændre frekvensen, så automatiseringen kører oftere eller sjældnere, kan dette gøres i det første trin Tidsplan trigger.
Det skal du være opmærksom på: Aktionen for den aktivitet, der oprettes i trin 3, er sat til Andet. Dette fungerer kun, hvis du har den handling i din WebCRM. Hvis ikke, skal du ændre dette til den aktion i jeres system, du ønsker at bruge.
Opret et tilbud direkte fra en aktivitet og notificér den salgsansvarlige
Trigger type: Knapbaseret trigger
Denne automatisering gør det muligt for brugere uden for salgsteamet at kickstarte salgsprocessen med blot et klik på en knap.
Det vil derefter oprette en ny salgsmulighed fra en aktivitet, hvor brugeren også har mulighed for at skrive en lille note til salg om, hvorfor denne salgsmulighed blev oprettet, som vil blive tilføjet til loggen.
Salgsmuligheden vil blive oprettet på pipeline niveau 1 Kvalificeret, og den salgsansvarlige er sat til organisationsansvarlig.
Det er særligt nyttigt for SDR'er, der bruger opkaldsaktiviteter, for på denne måde kan de nemt oprette en salgsmulighed og overdrage den til salg.
Det skal du være opmærksom på: Du skal sikre dig, at pipeline niveauet i trin 2 svarer til dit eget første pipeline niveau. Hvis dit ikke hedder "1 Kvalificeret", skal du sørge for at vælge det, du vil have muligheden oprettet i.