Flexi-Termine sind ein leistungsstarker Terminseiten-Typ für komplexe Meetings mit mehreren dynamischen Gastgebern und einem Eingeladenen, bei denen flexible Teilnahmebedingungen gelten. Anders als Kollektiv-Terminen (bei denen alle Gastgeber verfügbar sein müssen) oder Round-Robin-Terminen (bei denen ein Gastgeber automatisch zugeteilt wird) kannst du bei Flexi-Terminen beide Logiken kombinieren. Du legst fest, welche Teilnehmer immer dabei sein müssen (UND-Logik) und welche optional oder austauschbar sind (ODER-Logik) – so hast du genaue Kontrolle darüber, wer an einem Meeting teilnimmt und wann es gebucht werden kann.
Flexi-Termine sind ab dem Business-Plan verfügbar.
Wie Flexi-Termine funktionieren
Eine Flexi-Terminseite berechnet die Verfügbarkeit anhand der Bedingungen, die du für jede Gastgebergruppe festlegst. Wenn ein Eingeladener deine Buchungsseite öffnet, zeigt Zeeg nur Zeitfenster an, bei denen alle definierten Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind.
Das funktioniert über zwei logische Bausteine:
UND-Logik — Alle Mitglieder dieser Gruppe müssen verfügbar sein, damit ein Zeitfenster angezeigt wird. Ideal für Pflichteilnehmer (z. B. der zuständige Kundenbetreuer und der technische Leiter müssen beide frei sein).
ODER-Logik — Mindestens ein Mitglied dieser Gruppe muss verfügbar sein. Ideal für austauschbare Rollen (z. B. einer von drei Ingenieuren kann am Gespräch teilnehmen).
Du kannst UND- und ODER-Gruppen innerhalb derselben Terminseite kombinieren und damit nahezu jede Meeting-Struktur abbilden.
Typische Anwendungsfälle
Komplexe Vorstellungsgespräche — Die Führungskraft und ein HR-Mitarbeiter müssen teilnehmen (UND), während der technische Gesprächspartner ein beliebiger verfügbarer Ingenieur aus dem Team sein kann (ODER).
Vertriebs- und Erstgespräche — Der zuständige Kundenbetreuer ist immer erforderlich (UND), während ein beliebiger verfügbarer Lösungsberater aus dem Team hinzukommen kann (ODER).
Kundenerfolgs-Meetings — Ein fester Kundenbetreuer ist erforderlich (UND), zusammen mit einem von mehreren Produktspezialisten (ODER).
Raumreservierungen ohne Gastgeber — Kunden können einen Raum direkt buchen, ohne dass ein Gastgeber erforderlich ist. Die Verfügbarkeit des Raums ist die einzige Bedingung.
So erstellst du einen Flexi-Termin
1. Gehe im Dashboard zu Terminseiten und wähle + Neu erstellen.
2. Wähle Flex-Termine als Terminseiten-Typ aus.
3. Ein Einrichtungsfenster wird angezeigt. Gib zunächst einen Namen für die Terminseite ein.
4. Wähle anschließend die Buchungsart:
Gastgeber-Buchung — Das Meeting erfordert einen oder mehrere Gastgeber aus deiner Organisation. Dies ist die Standardoption für Vorstellungsgespräche, Verkaufsgespräche und Kundenmeetings.
Raumbuchung — Die Buchung gilt nur für einen Raum, ohne dass ein Gastgeber erforderlich ist. Kunden können verfügbare Räume direkt buchen.
5. Wähle unter Seiteninhaber den Arbeitsbereich oder das Team aus, dem diese Terminseite gehört.
6. Suche unter Primäre Gastgeber nach den erforderlichen Gastgebern und füge sie per Name oder E-Mail-Adresse hinzu. Das sind die Gastgeber, die immer am Meeting teilnehmen müssen (UND-Logik).
7. Klicke auf Speichern, um zum vollständigen Terminseiten-Editor zu gelangen, wo du weitere Gastgebergruppen, Meeting-Dauer, Ort, Verfügbarkeit und mehr einrichten kannst.
8. Unter Gastgeber im Editor siehst du deinen primären Gastgeber bereits in Gruppe 1, die ein ODER-Badge trägt. Das bedeutet, dass mindestens eine Person aus dieser Gruppe verfügbar sein muss, damit ein Zeitfenster angezeigt wird.
9. Um weitere Gastgeber zur selben Gruppe hinzuzufügen, klicke neben der Gruppe auf + Hinzufügen und suche per Name oder E-Mail-Adresse.
10. Um weitere Gruppen hinzuzufügen – von der ersten durch eine UND-Bedingung getrennt – klicke auf + Gruppe hinzufügen. Füge die entsprechenden Gastgeber zur neuen Gruppe hinzu. Zeeg zeigt nun nur Zeitfenster an, bei denen beide Gruppen mindestens ein verfügbares Mitglied haben.
11. Sobald deine Gastgebergruppen eingerichtet sind, kannst du über die linke Seitenleiste die restliche Konfiguration vornehmen: Grundeinstellungen (Name, Dauer, Ort), Verfügbarkeit, Fragen (Buchungsformular), Benachrichtigungen, Zahlung und Erweiterte Einstellungen.
12. Deine Flexi-Terminseite ist nun aktiv und zeigt nur Zeitfenster an, bei denen alle definierten Gastgeberbedingungen erfüllt sind.
Räume einbinden
Flexi-Termine unterstützen die Planung mit Raumressourcen. Wenn deine Organisation Raumressourcen eingerichtet hat (derzeit unterstützt für Microsoft Exchange und Outlook), kannst du einen Raum als Teil deiner Flexi-Terminbedingungen einbeziehen – die Buchung wird nur bestätigt, wenn sowohl die erforderlichen Gastgeber als auch ein geeigneter Raum verfügbar sind.
Die Raumressourcenplanung unterstützt derzeit Microsoft Exchange und Microsoft 365. Die Unterstützung für Google-Calendar-Räume folgt in Kürze. Weitere Informationen zur Einrichtung findest du im Leitfaden zu Microsoft 365-Ressourcen und Raumlisten.
Flexi-Termine im Vergleich zu anderen Multi-Gastgeber-Termintypen
| Kollektiv | Round-Robin | Flexi |
Alle Gastgeber müssen teilnehmen | ✅ Immer | ✗ | ✅ Pro Gastgebergruppe einstellbar |
Ein Gastgeber wird automatisch zugeteilt | ✗ | ✅ Immer | ✅ Pro Gruppe einstellbar |
Kombination aus Pflicht- und optionalen Gastgebern | ✗ | ✗ | ✅ |
Unterstützung für Raumressourcen | ✗ | ✗ | ✅ |
Am besten geeignet für | Panel-Interviews, gemeinsame Gespräche | Lead-Verteilung, Support-Warteschlangen | Komplexe Interviews, Vertriebsgespräche, Meetings mit mehreren Rollen |
Häufig gestellte Fragen
Kann ich externe Personen (außerhalb meiner Organisation) als Gastgeber hinzufügen?
Nein. Gastgeber für Flexi-Termine müssen Mitglieder deiner Zeeg-Organisation sein. Wenn ein Kollege nicht als Option erscheint, bitte den Inhaber oder Administrator der Organisation, ihn zuerst hinzuzufügen.
Was passiert, wenn in einer ODER-Gruppe kein Gastgeber verfügbar ist?
Wenn zu einem bestimmten Zeitpunkt kein Mitglied einer ODER-Gruppe verfügbar ist, wird dieses Zeitfenster dem Eingeladenen nicht angezeigt – auch wenn alle anderen Gastgeberbedingungen erfüllt sind.
Wer kann Flexi-Termine erstellen?
Jedes Mitglied der Organisation kann eine Flexi-Terminseite erstellen. Für Terminseiten auf Teamebene mit Flexi-Logik musst du Inhaber der Organisation, Administrator oder Team-Manager sein.
Kann ich Terminlimits (Puffer, Buchungsobergrenzen) für Flexi-Termine festlegen?
Ja. Alle standardmäßigen Terminlimits – wie Puffer zwischen Terminen, maximale tägliche Buchungen und Buchungsvorlaufzeiten – sind auch für Flexi-Termine verfügbar. Weitere Informationen findest du unter Terminlimits festlegen.
Kann ich einen Flexi-Termin auf meiner Website einbetten?
Ja. Flexi-Terminseiten unterstützen dieselben Einbettungsoptionen wie andere Terminseiten-Typen. Den Einbettungscode findest du unter Teilen auf deiner Terminseite.