Bij een inkooporder zijn er verschillende stappen/stadia die nuttig kunnen zijn.

Het eerste verschil is tussen een inkoopofferte en een inkooporder.

Offerte: - Aan een inkoopofferte kunnen producten worden toegevoegd, een offerte zal nooit een documentnummer hebben (er wordt altijd naar verwezen als Concept) en een offerte kan niet worden geautoriseerd. Een offerte moet worden omgezet in een order om verder te kunnen gaan.

Inkooporder: - Een offerte kan worden omgezet in een order en een order kan worden teruggezet in een offerte, op voorwaarde dat deze niet is geautoriseerd. Alleen een order kan verder worden verwerkt als onderdeel van het inkoopproces.

Om een offerte om te zetten in een order, klik je op de Omzetten naar order knop in de menubalk rechtsboven.

Of, klik op de Omzetten naar order optie in het menu Acties aan de linkerkant van de Inkooporder.

Een Inkooporder terugplaatsen naar een Offerte is een omkering van het bovenstaande met behulp van de Terug naar Offerte.

Aan zowel een offerte als een inkooporder kunnen producten worden toegevoegd, je kunt de koptekst van de inkooporder bewerken en opmerkingen noteren in de inkooporder.

Je kunt ook het inkooporderdocument afdrukken voor zowel een offerte als een bestelling.

Om het inkooporderdocument af te drukken, klik je op de optie Inkooporder onder het deelvenster Documenten aan de linkerkant.

Als je hierop klikt, wordt het Inkooporder rapport voor de geselecteerde offerte/inkooporder weergegeven.

Om producten op een inkooporder te kunnen verwerken, moet deze eerst worden geautoriseerd. Om een inkooporder te autoriseren, klik je op de knop Autoriseren in de menubalk rechtsboven.

Of klik op de optie Autoriseren in het deelvenster Acties aan de linkerkant.

​Zodra een inkooporder is geautoriseerd, kan deze autorisatie niet meer worden teruggedraaid en kan de inkooporder niet meer worden teruggedraaid naar een offerte. Deze actie is onomkeerbaar.

Je kan nog steeds de geautoriseerde inkooporder annuleren of verwijderen, maar je kan geen inkooporder verwijderen waarvoor producten zijn ontvangen of gedeeltelijk zijn ontvangen.

Door een inkooporder te autoriseren, wordt de status van de inkooporder ingesteld op geautoriseerd. Hierdoor krijgt de inkooporder ook zijn eigen unieke documentnummer, waardoor dit verandert van Concept naar het volgende unieke nummer in de documentreeks.

Zodra een inkooporder is geautoriseerd, kunnen er geen orderartikelen op de inkooporder worden ontvangen totdat de order is gemarkeerd als verzonden naar de leverancier.

Hiervoor moet de inkooporder gemarkeerd zijn als verzonden, net als bij de autoriseren van een inkooporder kan je een inkooporder als verzonden markeren door op de knop Markeren als verzonden in de menubalk rechtsboven te klikken.

Of klik op de optie Markeren als verzonden in het deelvenster Acties aan de linkerkant.

Je kan nog steeds een inkooporder annuleren of verwijderen die is gemarkeerd als Verzonden, maar je kan geen inkooporder verwijderen waarvoor producten zijn ontvangen of gedeeltelijk zijn ontvangen.

Door een inkooporder als verzonden te markeren, wordt de status van de inkooporder op Verzonden gezet.

Zodra een inkooporder is gemarkeerd als Verzonden, kunnen order orderartikelen worden ontvangen.

Je kan een inkooporder op elk gewenst moment verwijderen totdat de producten op de inkooporder geheel of gedeeltelijk zijn ontvangen.

Om een inkooporder te verwijderen, klik je op de knop Inkooporder verwijderen in de menubalk rechtsboven.

Of klik op de optie Inkooporder verwijderen in het deelvenster Acties aan de linkerkant.

Je kan een inkooporder op elk gewenst moment annuleren totdat de inkooporder is voltooid.

Klik op de knop Annuleer inkooporder in de menubalk rechtsboven om een inkooporder te annuleren.

​Of klik op de optie Annuleer inkooporder in het deelvenster Acties aan de linkerkant. Deze actie is onomkeerbaar.

Hiermee wordt de inkooporder geannuleerd in het OnRent systeem, de inkooporder blijft bestaan en krijgt de status Geannuleerd.

Je kan een inkooporder met ontvangen/gedeeltelijk ontvangen producten annuleren. De inkooporder blijft zoals hij was voordat hij werd geannuleerd, maar er kunnen geen verdere acties op worden uitgevoerd.

Om een inkooporder te voltooien, moeten alle producten op de inkooporder voor hun volledige hoeveelheid zijn ontvangen. De laatste actie van het ontvangen van deze producten zal de status van de inkooporder automatisch instellen als Voltooid.

Een voltooide inkooporder kan worden heropend door:

Raadpleeg onderstaande link voor acties met betrekking tot producten op de inkooporder.

Heb je hulp nodig? Begin een gesprek via de baluwe Help-knop rechtsonder in beeld.