Inleiding: wat is de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen?
Om de boekhouding en belastingverplichtingen voor kleine bedrijven te vereenvoudigen, biedt de belastingdienst een optionele btw-vrijstellingsregeling.
Dit artikel biedt algemene informatie en is geen persoonlijk fiscaal advies. Vraag het bij twijfel aan je belastingcoach.
Als je jaarinkomen lager is dan €25.000, kun je dit statuut aanvragen. Voor deze drempel moet alleen rekening worden gehouden met aan btw onderworpen inkomsten, d.w.z. inkomsten die in België of in de EU zijn gemaakt.
Als vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen hoef je het volgende niet te doen:
Btw innen op verkopen (d.w.z. btw in rekening brengen aan klanten)
Btw afdragen aan de staat
Periodiek btw-aangifte doen
Je kunt ook geen btw aftrekken van je zakelijke uitgaven
De voordelen kunnen zijn:
je boekhouding wordt sterk vereenvoudigd (je hoeft alleen een jaarlijkse inkomstenbelasting en een jaarlijkse klantenlijst in te dienen)
Je rekent geen btw aan, wat betekent dat je prijzen concurrerender kunnen zijn als je aan particulieren verkoopt
Je trekt geen btw af op je aankopen, wat alleen interessant is als je geen grote uitgaven hoeft te doen in België (investeringen, apparatuur, enz.).
1/ Berekening van de drempel van €25.000 voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen
Limiet jaaromzet: Als je jaaromzet (zoals hieronder gedefinieerd) niet hoger is dan €25.000 exclusief btw, kun je kiezen voor de vrijstellingsregeling voor kleine bedrijven. Onder deze regeling hoef je geen btw in rekening te brengen aan je klanten.
Btw-uitsluiting: Onder deze regeling hoef je geen btw in rekening te brengen en periodiek btw-aangiften te doen.
Vereisten om in aanmerking te komen:
De jaarlijkse omzet mag niet hoger zijn dan €25.000.
Bepaalde activiteiten zijn uitgesloten (bijv. btw-eenheid, bouwbedrijven, gemeubileerde accommodatie waarover btw moet worden betaald, bepaalde btw-plichtige activiteiten in de horeca).
1.1 Inkomsten die moeten worden opgenomen en uitgesloten
Opgenomen in de berekening:
Dit betreft alle leveringen van goederen en diensten die onderworpen zijn aan btw wanneer de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen niet wordt toegepast. Het gebruikte btw-tarief is niet van belang.
Export en intracommunautaire leveringen die vrijgesteld zijn van btw.
Inkomsten uit van btw vrijgestelde verhuur van onroerend goed.
Uitgesloten van de berekening:
Verkoop van investeringsgoederen (bijvoorbeeld een auto verkocht door het bedrijf).
Diensten geleverd buiten België, zoals advies aan een bedrijf gevestigd in een andere EU-lidstaat, vallen onder de algemene B2B-regel. Dit betekent dat de dienst wordt geacht te zijn gevestigd in het land waar de afnemer is gevestigd.
Diensten die zijn vrijgesteld onder "art. 44 CTVA" (bijv. therapeutische medische diensten), met uitzondering van btw-vrijgestelde verhuur van onroerend goed en niet-therapeutische medische diensten.
💡 Samengevat: om te bepalen of je in aanmerking komt voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, kijk je naar je jaarlijkse omzet exclusief btw, inclusief bepaalde btw-vrijgestelde transacties, maar exclusief andere soorten inkomsten zoals hierboven aangegeven. De drempel van €25.000 is cruciaal; als je die overschrijdt, heeft dit specifieke gevolgen voor de btw-afhandeling.
2/ Als de drempel wordt overschreden:
Als je jaarlijkse omzet meer dan €25.000 bedraagt, verlies je normaal gezien het voordeel van het vrijstellingsstelsel en moet je overstappen naar het gewone btw-stelsel.
Uitzondering, tolerantie tot 10%:
Als de overschrijding niet meer dan 10% bedraagt (dus maximaal €27.500), mag je de vrijstelling behouden tot het einde van het kalenderjaar.
Vanaf 1 januari van het volgende jaar moet je overschakelen naar het gewone stelsel.
Voorbeeld: In 2026 bedraagt je omzet €26.750 (+7%). Je mag de vrijstelling behouden voor 2026, maar vanaf 1 januari 2027 moet je overstappen.
Overschrijding van meer dan 10%:
Je moet meteen overschakelen in het jaar waarin de drempel overschreden wordt, vanaf de transactie die dit veroorzaakt.
Voorbeeld: Als je meer dan €27.500 omzet hebt in 2026, stap je onmiddellijk datzelfde jaar over naar het gewone btw-stelsel.
Neem altijd contact op met de FOD Financiën zodra je de drempel van het vrijstellingsstelsel nadert of overschrijdt. Vraag een schriftelijke bevestiging van je btw-statuut en bewaar die zorgvuldig.
🚨 De drempel van €25.000 geldt voor een volledig jaar, d.w.z. 365 dagen. Als je je zelfstandige activiteit onder de status van btw-franchisenemer in het midden van het jaar start, wordt de drempel pro rata voor de resterende periode berekend.
🚨🚨 Belangrijke regels bij een overstap: De eerste factuur die de drempel van €25.000 overschrijdt, valt volledig onder het gewone btw-stelsel, waardoor de overeenkomstige btw moet worden gefactureerd. Deze wijziging heeft geen terugwerkende kracht, wat betekent dat eerder uitgereikte facturen ongewijzigd blijven. Omdat je nu recht hebt op btw-aftrek, kun je ook btw terugvorderen die je in het verleden al hebt betaald.
💡 Onder bepaalde voorwaarden en als aan bepaalde formaliteiten wordt voldaan: het is bovendien mogelijk om een deel van de btw terug te vorderen die je hebt betaald toen je onder de franchiseregeling viel (toen was het terugvorderen van btw niet toegestaan):
💡 Goederen en diensten die niet gebruikt of verbruikt worden op het moment van de verandering van regime, zoals kleine kantooruitrusting.
💡 Investeringsgoederen komen in aanmerking voor teruggave, mits ze ten tijde van de verandering van regime nog bruikbaar zijn en de herzieningstermijn van 5 of 15 jaar niet is verstreken.
🚨 Voor je recht op aftrek is het cruciaal te weten dat deze teruggave afhankelijk is van de voorlegging van een inventaris van de voorraad die bestond op het moment van de wijziging, samen met een lijst van kapitaalgoederen die op dat moment nog in gebruik waren. Deze documenten moeten in tweevoud worden ingediend bij het btw-controlekantoor, binnen 3 maanden na de wijziging van het belastingstelsel (Koninklijk Besluit nr. 19, artikel 7).
🚨 Als je het stelsel verlaat (vrijwillig of door overschrijding), kun je er pas opnieuw gebruik van maken vanaf 1 januari van het tweede jaar daarna, op voorwaarde dat je opnieuw aan de voorwaarden voldoet.
Dat betekent dat je minstens één volledig kalenderjaar moet wachten voor je terug kunt keren.
Voorbeelden:
Stap je over op 1 juli 2026, dan kun je ten vroegste terug op 1 januari 2028.
Overschrijd je de drempel in 2026 (zowel ≤10% als >10%), dan val je in 2027 onder het gewone stelsel en kun je ten vroegste terug op 1 januari 2028.
Hoe verander je van status?
Je hoeft enkel een wijzigingsaangifte voor een btw-identificatie (formulier 604B) in te vullen, hetzij online, hetzij via jouw sociaal secretariaat.
Hoe pas je je nieuwe btw-status aan in Accountable?
Vergeet niet om je statuut aan te passen in je instellingen:
1️⃣ Open het menu in Accountable.
2️⃣ Ga naar Instellingen.
3️⃣ Ga naar Belastinginstellingen.
4️⃣ Kies onder Btw-type de optie Onderworpen aan btw.
✅ Je statuut is nu bijgewerkt.
3/ Wat zijn de administratieve verplichtingen onder de vrijstellingsregeling?
→ Dien indien nodig de Intra-EU listing in. Alle stappen staan in dit artikel over de intracommunautaire listing.
→ Als een leverancier uit een ander EU-land jou een factuur heeft gestuurd onder de verleggingsregeling binnen de EU, dan moet je btw aangeven en betalen via de speciale btw-aangifte (aangifte 629). Je vindt alle informatie in dit artikel over de bijzondere btw-aangifte (aangifte 629).
→ Dien je jaarlijkse klantenlisting in indien nodig.
⚠️ Belangrijke wijziging vanaf 2026
Vanaf 2026 moeten ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingenaltijd een jaarlijkse klantenlisting indienen, ook wanneer deze nihil is.
In dat geval moet de listing nog steeds de totale omzet gerealiseerd in België tijdens het vorig inkomstenjaar bevatten.
💡 Als je beide bovenstaande verplichtingen moet indienen, verschijnen ze in het scherm Belastingen van Accountable.
→ Natuurlijk moet je je aangifte personenbelasting jaarlijks indienen.
4/ Wijzigingen vanaf 1 januari 2025 met betrekking tot het btw-vrijstellingsstatuut
Vanaf 1 januari 2025 geldt een dubbele drempel om gebruik te kunnen maken van het btw-vrijstellingsstatuut:
Een nationale drempel, die in België ongewijzigd blijft op €25.000.
Een Europese drempel van €100.000, die het mogelijk maakt voor kleine ondernemingen die in een andere EU-lidstaat gevestigd zijn om onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld te blijven van een lokale btw-registratie:
Hun omzet in hun land van vestiging overschrijdt de nationale drempel niet.
Hun totale omzet binnen de EU blijft onder €100.000.
⚠️ Belangrijk:
De nationale drempel van €25.000 is inbegrepen in de Europese drempel van €100.000.
Procedure en verplichtingen die je moet volgen
1. Melding aan de belastingdienst
Naast de aangifte van het gebruik van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen via formulier e604A of e604B, is er een extra melding vereist om de vrijstelling toe te passen in andere lidstaten.
Zodra dit gevalideerd is, wordt het Belgische btw-nummer uitgebreid met het achtervoegsel "EX" (bijvoorbeeld: BE 0123.456.789 EX).
De belastingplichtige moet daarbij de volgende informatie verstrekken:
→ Een lijst van de lidstaten waarin hij de vrijstelling wenst toe te passen.
→ Zijn totale omzet in België en in elke betrokken lidstaat.Elke wijziging in deze informatie moet op voorhand worden gemeld aan de Belgische belastingdienst.
2. Kwartaalaangiften van toepassing uitsluitend op aanvragers van het 100K-stelsel
Verplicht om de vrijstellingsdrempels op te volgen.
De onderneming moet haar omzet in België en in andere lidstaten aangeven (geef "0" op als er in een bepaald land geen activiteit was).
3. Jaarlijkse klantenlisting
Verplichting voor kleine ondernemingen in België.
Nieuw vanaf 2025: het totaalbedrag van de omzet moet volledig worden aangegeven, ook als de klanten geen btw-nummer hebben.
Sinds 1 januari 2025 kunnen belastingplichtigen elk kwartaal verzoeken om over te schakelen naar de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.
Voorheen was dit slechts twee keer per jaar mogelijk.
De aangifte om over te schakelen naar deze regeling (via de e604-toepassing op MyMinfin) moet uiterlijk worden ingediend op de 15e van de maand voorafgaand aan de wijziging.
Dit komt overeen met de volgende deadlines: 15 december, 15 maart, 15 juni en 15 september.
🚨🚨 De Europese drempel is niet automatisch en moet worden aangevraagd via een extra melding.
Samenvattingstabel van de wijzigingen in het btw-vrijstellingsstatuut vanaf 01/01/2026:
Categorie | Wijzigingen en Verplichtingen |
Nieuwe vrijstellingsdrempels |
|
Niet-EU bedrijven |
|
Melding aan de belastingdienst |
|
Kwartaalaangiftenenkel voor 100K-stelsel |
|
Jaarlijkse klantenlijst |
|
Nog steeds niet zeker of je een btw-vrijgestelde onderneming bent of niet? Hier is een video die je helpt om dit uit te zoeken.
🎥 Wil je meer weten? Neem deel aan onze volgende webinar "Het kleine ondernemersstatuut helder uitgelegd", gepresenteerd door een van onze belastingcoaches, die live al je vragen beantwoordt.
Belangrijkste punten
Je kunt de btw-vrijstellingsregeling gebruiken als je jaarlijkse omzet onder de €25.000 blijft. Je hoeft dan geen btw aan te rekenen, geen periodieke btw-aangifte in te dienen en geen btw af te dragen.
Overschrijd je de drempel met maximaal 10% (tot €27.500), dan mag je de vrijstelling behouden tot het einde van het kalenderjaar. Bij een overschrijding van meer dan 10% moet je onmiddellijk overstappen naar het gewone btw-stelsel.
Vanaf 2026 moet je als btw-vrijgestelde kleine onderneming altijd een jaarlijkse klantenlisting indienen, ook als die nihil is.
Sinds 1 januari 2025 geldt ook een Europese drempel van €100.000. Deze vrijstelling is niet automatisch en moet apart worden aangevraagd via een extra melding.
Verlaat je het stelsel, dan kun je er pas opnieuw gebruik van maken vanaf 1 januari van het tweede jaar daarna.
Heb je nog vragen? Chat met ons of stuur een e-mail naar support@accountable.eu, we helpen je graag verder.