Maintenir des horaires précis dans vos plateaux facilite la visualisation de vos disponibilités lors de la réservation d’une activité ou la location d’espace(s) pour un client. Un plateau peut être réservé de plusieurs façons :
Réservation par l’administrateur dans le calendrier du plateau
Comment créer une réservation à partir du calendrier d’un plateau, avec ou sans facture.
Comment ça fonctionne
2. Configurer votre réservation dans le calendrier
- L'onglet Horaire
- L'onglet Informations
- L'onglet Conflits
5. FAQ
1. Créer une nouvelle réservation à partir du calendrier
Tout d’abord, les administrateurs disposant des bonnes permissions doivent accéder au calendrier du plateau :
Dans le sous-onglet Plateaux, cliquez sur l’icône de calendrier adjacente au plateau en question ; ou
Dans le sous-onglet Calendrier, cliquez sur un ou plusieurs plateaux dans le menu déroulant pour avoir accès aux horaires.
Ensuite, cliquez sur + Nouvelle réservation ou cliquez sur le créneau horaire du calendrier pour créer une réservation.
Vous pouvez modifier l’affichage du calendrier en : mois, semaine, jour, etc. Le calendrier reflète les heures d’ouverture et la disponibilité actuelle du plateau.
2. Configurer votre réservation dans le calendrier
La fenêtre pour configurer votre « Nouvelle réservation » comporte trois sections. Deux sections supplémentaires apparaissent lors de la réservation avec facture.
📆 L’onglet Horaire
Établissez l’horaire de votre réservation, ajoutez des tampons et liez le personnel.
Lieu : Le plateau où la réservation a lieu. Vous pouvez ajouter plusieurs plateaux aux réservations si vous réservez sans facture. Vous pouvez ajouter qu’un plateau si vous réservez avec une facture. Si vous sélectionnez un plateau parent, l’ensemble de ses salles seront réservées. Si vous sélectionnez un plateau enfant, seule cette salle sera réservée.
Récurrence : La réservation peut avoir une seule récurrence ou plusieurs.
Période(s) tampon(s) : Des périodes de tampons peuvent être ajoutées avant et après une réservation de plateau lorsque du temps est nécessaire pour préparer la salle entre les réservations. Par exemple, si une réservation se termine à 16 h, suivie d’un tampon de 15 minutes ; la prochaine heure de réservation ne sera pas disponible avant 16 h 15. Assurez-vous que vous disposez des permissions requises.
Personnel assigné : Ajoutez un ou plusieurs membres du personnel à l’événement. La réservation apparaîtra dans le sous-onglet Personnel > Gestion > Horaire et pourra être consultée par le personnel dans l’application Amilia.
📘 L’onglet Informations
Ajouter le type de réservation, un nom et une description qui sera visible dans le calendrier.
Type de réservation : Choisir parmi les types prédéfinis et personnalisés. En savoir plus sur les types de réservations ici.
Nom : Donnez un nom qui apparaîtra dans le calendrier.
Description : Clarifiez la nature de la réservation (ce n’est pas obligatoire).
⚠️ L’onglet Conflits
Si votre nouvelle réservation est en conflit avec une autre, une icône rouge apparaît dans l’onglet Conflits avec les détails relatifs à la réservation déjà dans la plage d’horaire. Vous pouvez choisir de supprimer/modifier votre nouvelle réservation, ou de sauvegarder quand même.
Dans l’exemple ci-dessous, un administrateur tente de réserver une place déjà occupée par une réservation existante (Famille Saulnier).
3. Réservation avec facture
Si vous réservez avec une facture, une facture est créée une fois que vous avez sauvegardé la réservation. Deux sections supplémentaires dans la Nouvelle réservation doivent être configurées.
Vous ne pouvez pas modifier une réservation avec une facture. Elle doit être annulée dans la facturation du client.
🙋 L'onglet Clients
Choisissez un client pour facturer :
+ Ajouter un nouveau client s'il n'existe pas déjà dans votre base de données ; ou
Rechercher le client dans la base de données.
💲 L’onglet Tarification
Sélectionnez l’un des deux types de tarification pour la facture :
Les grilles tarifaires sont des tarifs que vous créez pour facturer l’utilisation du plateau ; ou
Spécifiez un forfait et les taxes applicables à facturer pour la réservation.
Que se passe-t-il après avoir sauvegardé une réservation avec une facture ?
Une fois la réservation enregistrée, une facture apparaît dans la facturation du client.
Développez la facture pour voir le nom de la réservation et le poste comptable lier au plateau.
Aucune notification par courriel n’est envoyée au client lors de la création de factures.
Cliquez sur la réservation dans le calendrier pour voir les détails de l’événement et si la facture est PAYÉE ou NON PAYÉE (ceci dépend sur la conciliation de la facture avec un paiement).
❗ Vous pouvez envoyer une notification à votre organisation concernant cet achat (une fois qu'il a été payé) en personnalisant vos préférences de messagerie.
4. Modifier ou supprimer une réservation
Dans le sous-onglet Plateaux > Calendrier, cliquez sur la réservation pour afficher les détails de l’événement.
🥠 Réservation sans facture
Si vous éditez cet événement, les changements s’appliqueront à cette occurrence seulement. Vous pouvez aussi supprimer l’événement.
Si vous éditez tous les événements, les changements s’appliqueront à toutes les occurrences de la série. Vous pouvez aussi les supprimer.
🧾 Réservation avec facture
Vous ne pouvez pas modifier une réservation avec une facture. Il ne peut qu’être annulé.
Cliquez sur le menu déroulant pour voir la facture dans la facturation du client ; ou
Annuler la réservation, ce qui annule la facture et crédite le client. Tout remboursement doit se faire dans la facturation du client.
5. Foire aux questions
Quelles permissions sont requises pour gérer les plateaux et ajouter des périodes de tampon ?
En termes de création ou de modification d’une réservation de plateau et l’ajout des périodes de tampon, certaines permissions de Plateaux sont requises :
🔑 Voir les plateaux (obligatoire) : visualiser les plateaux ainsi que les réservations en ligne.
🔑 Voir les contrats de location (facultatif) : visualiser les contrats de location.
🔑 Gérer les réservations (obligatoire) : créer et modifier les réservations dans le calendrier.
🔑 Créer des réservations (facultatif) : Créer des réservations dans le calendrier.
🔑 Modifier les réservations de plateaux (facultatif) : Modifier et supprimer les réservations dans le calendrier.
🔑 Autoriser les réservations en conflit d’horaire (facultatif) : créez des réservations, même si elles sont en conflit avec des réservations existantes.
🔑 Autoriser les réservations avec un conflit d’horaire entre périodes tampons (facultatif) : créez des réservations, même si elles sont en conflit avec les périodes de tampons existantes.
En quoi les « réservations avec facture » sont-elles différentes des « contrats » ?
Les réservations avec facture vous permettent de réserver rapidement du temps dans le calendrier du plateau et de facturer celui-ci au client en conséquence. Une fois sauvegardée, aucune modification ne peut être apportée à la réservation, sauf si la facture est annulée.
Un contrat utilise un gabarit unique pour l’envoyer aux clients en attente pour leur approbation. Un contrat est facturé lorsqu’il est approuvé. Les contrats peuvent être modifiés même après approbation. Des extras et des frais personnalisés peuvent être ajoutés à un contrat ou facturés seuls (vous n’avez pas nécessairement besoin de réserver du temps d’installation).
Pourquoi ne puis-je pas lier un client à une réservation sans facture ?
Seules les réservations avec facture permettent d’associer un client à la réservation. Pour une réservation sans facture, vous pouvez inclure le nom du client et d’autres détails dans l’onglet Informations.
Quels types de réservations d’installations (réservations en ligne, contrats, etc.) puis-je modifier ?
Si l’administrateur a créé une réservation sans facture, cliquez sur la réservation pour modifier l’événement.
Si l’administrateur à créer une réservation avec facture, elle ne peut être modifiée. La facture doit être annulée.
Si le plateau est réservé parce qu’il est lié à une activité, vous pouvez modifier les occurrences de l’activité dans l’onglet Activités.
Si le plateau est réservé en ligne dans la boutique (y compris les leçons privées), il ne peut être modifié. La facture doit être annulée.
Si le plateau est réservé avec un contrat de location approuvé, vous devez créer une nouvelle version de contrat pour modifier la réservation. Si le contrat est brouillon, cliquez sur la réservation dans le calendrier pour modifier (ou supprimer) les occurrences.
Quels types de réservations puis-je annuler dans le sous-onglet Calendrier ?
L’annulation rapide se fait directement dans le sous-onglet Plateaux>Calendrier. Vous pouvez annuler rapidement (et créditer) :
Réservation avec facture
Réservation de plateau en ligne
Leçon privée
Contrat de location
👉 Les administrateurs avec les bonnes permissions doivent rembourser les clients dans la facturation du client.
Pour les réservations sans facture, cliquez sur la réservation dans le calendrier pour Modifier cet événement. Vous pouvez alors choisir de supprimer la réservation.
Pourquoi ne puis-je pas ajouter d’autres occurrences à une réservation que j’essaie de modifier ?
Si vous avez enregistré une réservation qui n’a lieu qu’une seule fois, vous ne pourrez pas ajouter d’autres occurrences ultérieurement. Vous devez supprimer la réservation et recommencer.
Vous devriez être en mesure d’ajouter d’autres occurrences si la réservation a été sauvegardée avec des récurrences depuis le début.
Les tampons peuvent-ils se chevaucher ?
Lorsqu’un administrateur crée une réservation, il est averti si la planification entre en conflit avec une réservation ou une période tampon existante. L’administrateur peut toujours sauvegarder la réservation.
Ci-dessous, un administrateur crée une réservation à 11 h 30, avec une période de tampon de 15 minutes avant l’heure de début. Cela entre en conflit avec un tampon de 30 minutes à la fin d’une réservation précédente.
Le personnel est-il informé s’il a été assigné à une réservation de plateau ?
Le personnel ne reçoit pas automatiquement des notifications par courriel s’il est assigné à une réservation de plateau. Nous vous suggérons d’envoyer les horaires du personnel à partir du sous-onglet Personnel > Gestion > Horaire, ou de demander à votre personnel de vérifier leur horaire sur l’application Amilia.
Y a-t-il un conflit si j’assigne du personnel qui n’est pas disponible ?
Actuellement, il n’y a aucun avertissement lorsque vous liez du personnel indisponible (par exemple, assigné ailleurs ou en congé) à une réservation de plateau.
Cette fonctionnalité existe lorsqu’on assigne le personnel aux activités et nous espérons le dupliquer pour les plateaux dans un proche avenir !
Des notifications par courriel sont-elles envoyées pour une réservation d'admin dans le calendrier ?
Pour une réservation avec une facture :
Les admins avec les bonnes préférences de messagerie sont envoyés une notification (une fois la réservation payée). Les clients sont envoyés une confirmation (une fois la réservation payée) si l'admin cochent la case pour "envoyer un courriel de confirmation".
Si vous annulez la facture, un courriel de "confirmation d'annulation" est envoyé au client.
Si vous modifiez la réservation, aucune notification est envoyée.
Pour une réservation sans facture :
Aucune notification n'est envoyée à aucun moment. Aucun client n'est lié à la réservation.
* Dernière mise à jour en novembre 2023 *