In diesem Artikel findest Du:

  1. Zahlungen zu einer Rechnung hinzufügen

  2. Die empfohlene Reihenfolge beim Entgegennehmen von Kartenzahlungen

  3. Rechnungsstatus

  4. Automatische Zahlungsinformation auf der Rechnung

1. Zahlungen zu einer Rechnung hinzufügen

Um eine offene Rechnung als "bezahlt" zu kennzeichnen, muss eine Zahlung hinzugefügt werden. Das kann auf zwei Arten erfolgen:

  • Bewege die Maus in der Liste aller Rechnungen auf die Zeile der Rechnung, zu der Du eine Zahlung hinzufügen möchtest. Klicke am Ende der Zeile erst auf das ⚙️-Symbol und dann auf "Zahlung entgegennehmen".

  • Öffne die Rechnungsvorschau und klicke dort auf "Zahlung hinzufügen".

Im folgenden Fenster ist der offene Betrag der Rechnung bereits vorausgefüllt. Als Zahlungsmethode stehen Dir folgende Optionen zur Auswahl:

  • Bar

  • Überweisung

  • Bankomatkarte (= EC Karte)

  • Kreditkarte

  • Gutschein

Der Zahlungseingang bezeichnet das Datum der Zahlung und wird sowohl in der Rechnungsvorschau als auch im CSV Export von Rechnungen angezeigt.

ℹ️ Info: Es ist auch möglich, nicht den kompletten Rechnungsbetrag als Zahlung hinzuzufügen. In dem Fall bleibt ein Restbetrag offen und die Rechnung wird mit "Restbetrag" markiert.

Bestätige Deine Eingaben mit einem Klick auf "Speichern" und die Rechnung wird automatisch aktualisiert.

 

Automatisches Erstellen eines Zahlungsbelegs bei Barzahlungen

Wenn Du als Zahlungsart "Bar" auswählst und anschließend auf "Speichern" klickst öffnet sich ein weiteres Fenster zur Erstellung eines Zahlungsbelegs (= Quittung).

Hier lassen sich die Zahlungsart oder die Rechnungsadresse, die auf den Zahlungsbeleg gedruckt wird noch einmal ändern. Klicke entweder auf "Beleg erstellen" oder auf "Keinen Beleg erstellen", wenn Du das automatische Erstellen des Belegs überspringen willst.

Setze optional ein Häkchen bei "Als Testbeleg buchen". Testbelege können zu Übungs- oder Testzwecken erstellt werden und beeinflussen den Umsatzzähler der Registrierkasse nicht.

⚠️ Wichtig: Lies bitte den folgenden Artikel, wenn Du eine Barzahlung für eine Sammelrechnung entgegennimmst, auf der die Leistungen bereits zu einem früheren Zeitpunkt bezahlt wurden: "Zahlung zu einer Sammelrechnung mit bereits bezahlten Leistungen hinzufügen". Ansonsten kann es möglicherweise zu Doppelbuchungen in der Registrierkasse kommen.

2. Die empfohlene Reihenfolge beim Entgegennehmen von Kartenzahlungen

Wenn ein Patient mit Karte (Bankomat-, EC- oder Kreditkarte) bezahlen möchte, schlagen wir die folgende Reihenfolge der Zahlungsabwicklung vor:

  1. Zeig dem Patienten zunächst die gelegte Rechnung und den fälligen Betrag.

  2. Lass den Patienten dann die Zahlung mittels Karte durchführen.

  3. Erst wenn diese erfolgreich ist, fügst Du die Zahlung zur Rechnung hinzu (wie oben beschrieben).

  4. Drucke dem Patienten dann die Rechnung aus oder schicke sie ihm per E-Mail. Durch die erfolgte Zahlung befindet sich der "Bezahlt" Stempel bzw. der Vermerk "Betrag dankend erhalten" auf der Rechnung und der Patient muss die erfolgte Zahlung gegenüber der Krankenkasse oder Versicherung nicht extra nachweisen.

Diese Reihenfolge hat sich in der Praxis bewiesen und hat den großen Vorteil, dass ein verfrüht ausgestellter Zahlungsbeleg nicht wieder storniert werden muss, wenn die Zahlung mittels Karte aus irgendeinem Grund nicht erfolgreich ist.

3. Rechnungsstatus

Eine Rechnung kann sechs verschiedene Status haben, die in der Liste aller Rechnungen unterschiedlich gekennzeichnet sind:

 

Entwurf

Ein Rechnungsentwurf ist eine ungelegte Rechnung. Die Rechnung hat noch keine Rechnungsnummer und kann noch bearbeitet werden. Die Rechnung ist durch den Text "ENTWURF" gekennzeichnet.

 

Unbezahlt

Die Rechnung wurde gelegt und hat eine eindeutige Rechnungsnummer. Sie kann nicht mehr bearbeitet, sondern nur noch storniert werden. Es wurde noch keine Zahlung zur Rechnung hinzugefügt. Die Rechnung ist durch den Text "UNBEZAHLT" gekennzeichnet.

 

Bezahlt

Die Rechnung wurde zur Gänze bezahlt. Die Zahlungsart ist als Symbol neben der Rechnungsnummer sichtbar. Die Rechnung ist durch den grün hinterlegten Text "BEZAHLT" gekennzeichnet.

 

Restbetrag

Ein Teil der Rechnung wurde bereits bezahlt, es ist aber noch ein Restbetrag offen. Die Art der bisherigen Zahlung ist als Symbol neben der Rechnungsnummer sichtbar. Die Rechnung ist durch den Text "RESTBETRAG" gekennzeichnet.

 

Überfällig

Das Zahlungsziel der Rechnung wurde überschritten. Die Rechnung ist durch den Text "ÜBERFÄLLIG" gekennzeichnet.

 

Storniert

Die Rechnung wurde storniert. Die ursprüngliche Zahlungsart ist als Symbol neben der Rechnungsnummer sichtbar. Die Rechnung ist durch eine durchgestrichene Rechnungsnummer und den Text "STORNIERT" gekennzeichnet.

4. Automatische Zahlungsinformation auf der Rechnung

Je nach Rechnungsstatus und Rechnungseinstellungen befindet sich auf einer Rechnung eine andere Zahlungsinformation. Der Text befindet sich unterhalb des zusätzlichen Rechnungstextes und kann nicht direkt bearbeitet werden.

 

Entwurf, Unbezahlt, Restbetrag, Überfällig

"Bitte überweisen Sie den offenen Betrag auf das unten stehende Konto." wenn in den Rechnungseinstellungen eine Bankverbindung hinterlegt ist, sonst: "Bitte begleichen Sie den offenen Betrag."

 

Bezahlt

"Betrag dankend erhalten." mit einem zusätzlichen "BEZAHLT" Stempel auf der Rechnung.

 

Storniert

Bei stornierten Rechnungen ist die Zahlungsinformation abhängig vom Status der Rechnung vor der Stornierung.

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