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Wenn Du in der Liste aller Rechnungen auf eine Rechnungsnummer klickst (oder über das Kontextmenü die Details öffnest) oder eine neue Rechnung erstellst, gelangst Du in den Rechnungs-Editor oder in die Rechnungsansicht, wenn die Rechnung bereits gelegt ist.

In diesem Artikel findest Du:

  1. Der Rechnungs-Editor

  2. Weitere Optionen für diese Rechnung

  3. Die Rechnungsansicht

  4. Rechnungsmerkmale

  5. Darstellung von Leistungen


1. Der Rechnungs-Editor

Im Rechnungs-Editor kannst Du die Rechnung bearbeiten und alle Rechnungsmerkmale anpassen bzw. Leistungen hinzufügen und entfernen.

Am Ende finalisierst Du die Rechnung mit einem Klick auf "Rechnung legen". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung revisionssicher gespeichert und kann nicht länger bearbeitet, sondern nur noch storniert werden.

1. Rechnungsempfänger

Name und Adresse des Patienten. Mit einem Klick kannst Du hier auch zum abweichenden Rechnungsempfänger (wie in der Patientenakte definiert) wechseln.

2. Mitarbeiter & Rechnungsdetails

Absender der Rechnung, sowie die gewünschte Rechnungsadresse, Rechnungsdatum und Zahlungsziel.

3. Positionen

Eine übersichtliche Tabelle mit allen Leistungen. Einzelne Positionen können hier bearbeitet, hinzugefügt und auch entfernt werden.

4. Zusätzlicher Rechnungstext

Der Text besteht aus der (optionalen) Diagnose in der Patientenakte und dem von Dir eingestellten, zusätzlichen Rechnungstext.

Der zusätzliche Rechnungstext kann individuell angepasst werden – Du kannst zB die Diagnose löschen, wenn Du nicht möchtest, dass sie auf der Rechnung aufscheint – und gilt nur für diese eine Rechnung.

5. Weitere Optionen

Zusätzliche Darstellungsfunktionen für diese Rechnung. Mehr Details dazu findest Du weiter unten.

6. Rechnungsfunktionen

Mit einem Klick auf "Rechnung finalisieren" legst Du die Rechnung. Im Auswahlmenü des Buttons findest Du zusätzlich die Möglichkeit, den Rechnungsentwurf herunterzuladen oder per E-Mail zu senden.

Mit einem Klick auf "Als Entwurf speichern" wird ein Auto-Save durchgeführt und Du gelangst zurück in die Liste aller Rechnungen.

7. Rechnungsvorschau

Diese Vorschau aktualisiert sich automatisch bei jeder Änderung der Rechnung. Sollten nicht alle Leistungen Platz auf einer Seite finden, siehst Du hier eine Übersicht aller Seiten.

Mit einem Klick auf die angezeigte Rechnungsvorschau lässt sich diese auch vergrößern.

8. Auto-Save

Sämtliche Änderungen werden automatisch gespeichert.


2. Weitere Optionen für diese Rechnung

In dieser Rubrik findest Du weitere Darstellungsoptionen, die nur für diese Rechnung gelten. Möchtest Du diese Einstellungen generell für alle zukünftigen Rechnungen anpassen, findest Du die Möglichkeit dazu in den Rechnungseinstellungen.

  • "Honorarnote" statt "Rechnung" auf dem Ausdruck verwenden: Wähle diese Option, wenn Du anstatt "Rechnung" den Wortlaut "Honorarnote" verwenden möchtest. Am restlichen Design und Inhalt der Rechnung/Honorarnote ändert sich dadurch nichts.

  • QR-Code zur einfachen Bezahlung anzeigen: Patienten können den Code mit einer Mobile Banking App scannen und schnell eine Überweisung durchführen.

  • Diagnose anzeigen: Die Diagnose aus der Patientenakte wird automatisch auf der Rechnung angezeigt.

  • Fußzeile anzeigen: Die Fußzeile enthält die Geschäftsbezeichnung, Kontoverbindung und Kontaktinformationen (Telefon, E-Mail, Website).

  • Gleichnamige Leistungen gruppieren: Gleichnamige Leistungen werden in einer Zeile zusammengefasst und das jeweilige Behandlungsdatum aufgelistet (siehe unten).

Beispiel: Darstellung von gruppierten Leistungen

ℹ️ Info: Änderungen an diesen Einstellungen werden nach wenigen Sekunden automatisch in der Rechnungsansicht angezeigt.


3. Die Rechnungsansicht

Öffnest Du eine bereits finalisierte bzw. gelegte Rechnung, wird Dir die Rechnungsansicht angezeigt.

Im Hauptteil des Fensters siehst Du die finale Rechnung. In der Seitenleiste findest Du eine Reihe von Rechnungsfunktionen:

  • Zahlung hinzufügen: Füge der Rechnung eine Zahlung hinzu.

  • Als E-Mail senden: Sendet die Rechnung per E-Mail an den Patienten.

  • Drucken / Herunterladen: Druckt/Speichert die Rechnung. Optional auch in anonymisierter Form, ohne jegliche Patientendaten.

  • Zahlungserinnerung senden

  • Rechnung stornieren. ⚠️ Wichtig: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

ℹ️ Info: Weitere Informationen zum Druck und E-Mail Versand von Rechnungen findest Du im Artikel "Rechnung drucken & per E-Mail senden".

Der Rechnungsverlauf

Jede der folgenden Aktionen, die Du mit einer Rechnung durchführst, siehst Du chronologisch sortiert in der Seitenleiste:

  • Senden der Rechnung via E-Mail (mit Link in den Postausgang)

  • Senden einer Zahlungserinnerung (mit Link in den Postausgang)

  • Hinzufügen von Zahlungen (mit direktem Link zu Zahlungsbelegen bei Barzahlungen)


4. Rechnungsmerkmale

Jede in appointmed erstellte Rechnung weist folgende Rechnungsmerkmale auf:

1 / 2 / 13. Praxislogo & Absender

Die Absenderadresse und das dazu gehörende Praxislogo. Beides kannst Du in den Geschäftseinstellungen konfigurieren.

3. Rechnungsempfänger

Die Kontaktdaten des Patienten bzw. des ausgewählten Rechnungsempfängers. Die Kontaktdaten werden direkt bei den Stammdaten in der Patientenakte angegeben.

4. Zusatzinformationen

  • Datum: Das Datum der Rechnung.

  • Zahlungsziel: Dein definiertes Zahlungsziel der Rechnungseinstellungen.

  • Rechnungsnummer: Die fortlaufende Nummer der Rechnung mit dem Format aus den Rechnungseinstellungen.

  • Geburtsdatum: Das Geburtsdatum des Patienten (wird nur angezeigt, wenn das Datum in den Stammdaten der Patientenakte angegeben wurde).

  • SVNr.: Die Versicherungsnummer des Patienten (wird nur angezeigt, wenn die Nummer in den Stammdaten der Patientenakte angegeben wurde).

5. Rechnung / Honorarnote

Verwende die Bezeichnung "Rechnung" oder "Honorarnote". Die Einstellung triffst Du direkt in den Rechnungseinstellungen.

6. Versicherter Patient

Wenn die Rechnung an einen abweichenden Rechnungsempfänger ausgestellt wird, werden hier Name, Geburtsdatum und Versicherungsnummer des behandelten Patienten angezeigt.

7. Liste der verrechneten Leistungen

Auflistung der verrechneten Leistungen mit Bezeichnung, Leistungsdatum (optional), Menge, Steueranteil und Preis. Weitere Infos zur speziellen Darstellung von Leistungen findest Du weiter unten auf dieser Seite.

8. "Bezahlt" Stempel

Der "Bezahlt" Stempel wird angezeigt, sobald eine Rechnung zur Gänze bezahlt ist.

ℹ️ Info: In diesem Artikel findest Du weitere Informationen zu Zahlungen und Rechnungsstatus.

9. Rechnungsbetrag

Der Gesamtbetrag der Rechnung inklusive Mehrwertsteuer.

Auf teilbezahlten Rechnungen sind der bereits bezahlte, sowie der noch offene Betrag separat ausgewiesen.

10. QR Code

Der QR Code enthält alle Daten, die für eine Überweisung benötigt werden (IBAN, Rechnungsnummer und -summe,…). PatientInnen können ihn direkt mit ihrer Mobile Banking App scannen und so die Zahlung bequemer durchführen.

11. Zusätzlicher Rechnungstext

Der zusätzliche Rechnungstext setzt sich zusammen aus:

  • Diagnose: Die Diagnose des Patienten (wird nur angezeigt, wenn sie in den Stammdaten der Patientenakte angegeben wurde).

  • Dem zusätzlichen Rechnungstext, den Du als Standard für jede Rechnung in den Rechnungseinstellungen definiert hast.

12. Zahlungsinformation

Je nach Rechnungsstatus und -einstellungen werden hier unterschiedliche Texte angezeigt. Der Text ändert sich automatisch und kann nicht manuell geändert werden.

ℹ️ Info: Weitere Infos zu den Zahlungsinformationen findest Du im Artikel Zahlungen und Rechnungsstatus.

14. Bankverbindung & Kontaktdaten

Die Kontaktdaten der Hauptadresse aus den Geschäftseinstellungen und Informationen zur Bankverbindung aus den Rechnungseinstellungen.


5. Darstellung von Leistungen

Grundsätzlich besteht eine Leistungszeile aus den folgenden Spalten und wird aufsteigend nach dem Leistungsdatum sortiert:

  • Position

  • Produkt- bzw. Leistungsbezeichnung und Leistungsdatum

  • Menge

  • Brutto Preis

  • Steueranteil in Prozent

  • Gesamt Preis der Leistung 

Leistungen ohne Datum

Leistungen ohne Datum werden am Ende der Tabelle angefügt. Sie sind aufsteigend nach der Produkt- bzw. Leistungsbeschreibung sortiert.

Leistungen ohne Preis

Leistungen mit einem Preis von 0,00 € werden am Ende der Tabelle angefügt. Sie sind aufsteigend nach der Produkt- bzw. Leistungsbeschreibung sortiert und enthalten keine weiteren Informationen über Menge, Steueranteil oder Preis.

So lassen sich zB Rechnungen mit einem pauschalen Preis erstellen, die trotzdem eine detaillierte Liste weiterer Leistungen enthalten. Das kann zB für die Rückerstattung der Behandlungskosten durch die Krankenkasse vorteilhaft sein.

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