appointmed besitzt kein eigenes Modul oder Funktionen zum Verwalten von Gutscheinen. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du dennoch nicht auf den Verkauf von Gutscheinen verzichten musst.

⚠️ Wichtig: Die Beispiele enthalten zum Verdeutlichen der steuerlichen Unterschiede Leistungen, die umsatzsteuerpflichtig sind (zB gewerbliche Massagen). Im Falle von zB Physiotherapie Behandlungen, die umsatzsteuerfrei sind, ist die Sache einfacher, da ohnehin immer von 0 % Steuer ausgegangen werden kann.

In diesem Artikel findest Du:

  1. Unterschiedliche Arten von Gutscheinen

  2. Verkauf des Gutscheins

  3. Den Gutschein beim Patienten hinterlegen

  4. Gutschein einlösen / abrechnen

  5. Die Rechnung als bezahlt markieren


1. Unterschiedliche Arten von Gutscheinen

Grundsätzlich muss man zwischen so genannten Einzweck-Gutscheinen und Mehrzweck-Gutscheinen unterscheiden.

1️⃣ Einzweck-Gutscheine sind zweckgebunden. Das heißt, dass bereits beim Verkauf des Gutscheins klar ist, für welche Leistung er eingesetzt werden wird. Der Gutschein ist bereits zum Zeitpunkt des Verkaufs zu versteuern.

Beispiel: Gutschein über 1x Entspannungsmassage im Wert von 50,00 €.

*️⃣ Mehrzweck-Gutscheine können für unterschiedliche Leistungen angewendet werden. Zum Zeitpunkt des Verkaufs ist noch nicht klar, für welche Dienstleistung oder Ware der Gutschein eingesetzt wird. Der Gutschein ist erst zum Zeitpunkt des Einlösens zu versteuern.

Beispiel: Wertgutschein in der Höhe von 50,00 €.


2. Verkauf des Gutscheins

Den Gutschein verkaufst Du wie eine ganz gewöhnliche Leistung. Du kannst dem Patienten dafür entweder eine Rechnung schreiben oder im Falle einer Barzahlung einen einfachen Zahlungsbeleg erstellen.

Bei der Leistung musst Du je nach Art des Gutscheins die Mehrwertsteuer berücksichtigen oder nicht:

1️⃣ Einzweck-Gutschein

Der Gutschein über eine Entspannungsmassage im Wert von 50,00 € enthält bereits die gesetzliche Umsatzsteuer idHv 20%. Die Leistung muss daher folgendermaßen verrechnet werden:

*️⃣ Mehrzweck-Gutschein

Beim Wertgutschein über 50,00 € ist jetzt noch nicht klar, für welche Leistungen er verwendet wird. Die Umsatzsteuer ist erst später abzuführen. Die Leistung wird daher wie folgt verrechnet:


3. Den Gutschein beim Patienten hinterlegen

Wie eingangs erwähnt, gibt es in appointmed keine eigene Gutscheinverwaltung. In der Patientenakte gibt es aber mehrere Möglichkeiten Gutscheininformationen zu hinterlegen.

Weitere Informationen

Lege in der Patientenakte ein Feld mit Auswahlliste unter "Weitere Informationen" an und wähle beim Patienten den entsprechenden Gutschein aus.

Die Information steht dann gut sichtbar in der Seitenleiste der Stammdaten in der Patientenakte. Ist der Gutschein verbraucht, kannst Du die Auswahl einfach aufheben und die Information verschwindet.

Tags für Patienten mit Gutscheinen

Erstelle einen Tag "Offener Gutschein" in der Patientenakte und füge ihn zum Patienten mit dem offenen Gutschein hinzu.

Filterst Du in der Patientenliste nach dem "Offener Gutschein" Tag, werden Dir automatisch alle Patienten angezeigt, denen Du Gutscheine verkauft hast, die noch nicht eingelöst wurden.


4. Gutschein einlösen / abrechnen

Nun ist es so weit und der Patient möchte seinen Gutschein einlösen. Erstelle wie gewohnt eine Rechnung mit den tatsächlich konsumierten Leistungen und füge anschließend den Gutschein in Form einer Leistung mit negativer Summe hinzu, sodass er von der Gesamtsumme korrekt abgezogen wird.

1️⃣ Einzweck-Gutschein

Die Leistung, für die der Gutschein gedacht war, befindet sich auf der Rechnung. Ebenso hast Du den Gutschein mit dem korrekten Steuersatz und negativer Summe hinzugefügt. Für diese Rechnung muss keine Steuer mehr abgeführt werden und die Gesamtsumme beträgt 0,00 €.

*️⃣ Mehrzweck-Gutschein

Der Patient hat eine Leistung in Anspruch genommen, die nun mit dem Wertgutschein gegengerechnet wird. Für diese Rechnung fällt die entsprechende Umsatzsteuer an und ergibt für den Patienten wiederum eine Gesamtsumme von 0,00 €.


5. Die Rechnung als bezahlt markieren

Die Rechnung ist nun gelegt und weist eine Gesamtsumme von 0,00 € auf. Um sie nun als "bezahlt" zu markieren, musst Du nur noch eine entsprechende Zahlung hinzufügen.

Hierfür gibt es in appointmed die Zahlungsart "Gutschein". Diese ist für Rechnungen gedacht, die durch die Anwendung eines Gutscheins eine Gesamtsumme von 0,00 € aufweisen.

⚠️ Wichtig: Bleibt bei einer Rechnung nach der Anwendung eines Gutscheins ein Restbetrag offen und wird dieser zB bar bezahlt oder überwiesen, so musst Du beim Hinzufügen der Zahlung die korrekte Zahlungsart auswählen.

ℹ️ Info: Wenn Du zum korrekten Versteuern von Gutscheinen weitere Fragen hast, empfehlen wir, dass Du Dich mit Deinem Steuerberater darüber unterhältst. Er hilft Dir dabei sicher gerne weiter.

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