Die folgende Logik gilt sowohl für den manuellen als auch für den automatischen Zutritt. Bitte beachte Folgendes:
Manueller Zutritt ermöglicht es dir, die Zutrittsberechtigung eines Mitglieds in Echtzeit zu prüfen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitglieder dein Studio betreten. Die wichtigsten Mitgliederinformationen werden deinen Mitarbeitern an der Rezeption schnell angezeigt, damit der Ablauf für deine Mitglieder und dein Team reibungslos verläuft.
Automatischer Zutritt ermöglicht es deinen Mitgliedern, dein Studio eigenständig zu betreten. Diese Funktion macht die manuelle Kontrolle jedes Eintritts überflüssig und gibt deinen Mitarbeitern mehr Zeit für das Wesentliche.
Da im Hintergrund einiges passiert, ist es wichtig, dass du die Logik von Access Control verstehst – damit du weißt, wann ein Mitglied Zutritt hat und wann nicht.
Bevor du diesen Artikel liest, stelle sicher, dass du alles richtig eingerichtet hast, damit Access Control funktioniert.
Erfahre hier, wie deine Mitglieder ihre Zutrittsdaten finden können.
Das Mitglied kann eintreten
Damit ein Mitglied das Studio betreten kann, prüfen wir Folgendes:
1 - Standort
Um sicherzustellen, dass sich das Mitglied am richtigen Ort befindet, prüft das System den Standort des Mitglieds. Für den manuellen und den automatischen Zutritt wird dabei eine unterschiedliche Methode verwendet:
Manueller Zutritt
Der Standort wird anhand der Niederlassung bestimmt, die mit dem angemeldeten Mitarbeiter verknüpft ist. Nur Mitglieder mit Pässen oder Buchungen, die mit der Niederlassung des Mitarbeiters kompatibel sind, können eintreten.
Automatischer Zutritt
Der Standort basiert auf der Geolokalisierung des Smartphones des Mitglieds. Mitglieder können nur die Niederlassungen betreten, mit denen ihre Pässe oder Buchungen kompatibel sind.
Dies gilt nur für Pässe und Gruppenkurse, nicht für Termine oder Terminpässe.
2 - Pässe und Abonnements prüfen
Anschließend prüfen wir, ob das Mitglied mindestens einen Pass besitzt, bei dem Studiozugang gewähren aktiviert ist.
Falls nicht, gehen wir zu Abschnitt 3 über.
Falls ja, fahren wir mit den weiteren Prüfungen dieses Abschnitts fort.
Anschließend prüfen wir, ob der Pass gültig und aktiv ist:
Das Check-in-Datum muss innerhalb des Gültigkeitszeitraums des Passes liegen.
Der Pass darf nicht gesperrt sein.
Wir empfehlen dir dringend, die Funktion Abonnements bei fehlgeschlagenen Zahlungen deaktivieren zu aktivieren, um Pässe zu sperren, die mit einem unbezahlten Abonnement verknüpft sind.
Du kannst dies unter Einstellungen > Abrechnung aktivieren.
Der Pass darf nicht storniert sein (d. h. mit einer stornierten Rechnung verknüpft).
Wenn der Pass Teil eines Abonnements ist, darf das Abonnement aktuell nicht pausiert sein.
Wenn der Pass auf bestimmte Zeiten beschränkt ist, muss der Zutritt innerhalb der angegebenen Tage und Uhrzeiten erfolgen.
3 - Anstehende Termine prüfen
Diese Funktion muss aktiviert werden, sieh dir hier an, wie das geht.
Wenn diese Funktion aktiviert ist und das Mitglied die Prüfungen aus Abschnitt 2 nicht erfüllt hat, prüfen wir, ob das Mitglied eine bevorstehende Buchung hat und diese Einheit innerhalb der angegebenen Pufferzeit stattfindet. Falls ja, wird der Zutritt gewährt.
Gültiger Status
Wenn das Mitglied alle oben genannten Bedingungen erfüllt, erhält es den grünen Status:
Für den manuellen Zutritt bedeutet das: Das Mitglied kann eintreten.
Für den automatischen Zutritt bedeutet das: Die Tür öffnet sich.
Wenn das Mitglied noch am selben Tag eine Buchung geplant hat, siehst du diese im Bereich Nächste Buchung. Du kannst diesen Bereich erweitern, um den Namen der Kursleitung und gegebenenfalls die Platznummer des Mitglieds zu sehen.
Hier siehst du außerdem, welchen Pass das Mitglied verwendet. Bei Bedarf kannst du das Mitgliedsprofil öffnen oder dem Mitglied einen neuen Posten in Rechnung stellen.
Warnstatus
In diesem Fall hat das Mitglied alle vorherigen Prüfungen für den Zutritt bestanden, es gibt jedoch einige Warnungen zu beachten:
Das Mitglied hat eine Einheit in einer Niederlassung geplant, die nicht mit der Zone kompatibel ist, für die du den Zutritt überwachst (nur beim manuellen Zutritt).
Das Mitglied verwendet einen Pass, der nicht mit der Zone kompatibel ist, für die du den Zutritt überwachst (nur beim manuellen Zutritt).
Das Mitglied hat eine Einheit in einer kompatiblen Niederlassung, aber eine unbezahlte Rechnung oder einen negativen Kontostand.
Das Mitglied hat eine Einheit in einer kompatiblen Niederlassung, besitzt jedoch keinen Pass.
Das Mitglied hat kürzlich sein Profilbild geändert.
Das Verhalten unterscheidet sich je nachdem, ob es sich um den manuellen oder automatischen Zutritt handelt:
Manueller Zutritt: Du musst aktiv werden, um den Status des Mitglieds zu klären und die Warnungen zu bearbeiten, bevor du entscheidest, ob das Mitglied eintreten darf.
Automatischer Zutritt: Die Tür öffnet sich trotzdem für das Mitglied. Im Zutrittsverlauf siehst du jedoch den Warnstatus des Mitglieds.
Warnungen zur Kenntnis nehmen und bearbeiten
Dieser Abschnitt gilt nur für den manuellen Zutritt.
Alle Warnungen werden unterhalb der Mitgliederinformationen angezeigt und können von hier aus bearbeitet werden.
Die Warnung zu einer kürzlichen Änderung des Profilbilds ist die einzige Ausnahme und wird neben dem Profilbild des Mitglieds angezeigt.
Um diese Warnung zu bearbeiten, stelle sicher, dass die Person, die eincheckt, mit der Person auf dem Bild übereinstimmt.
Klicke dazu auf „Vorherige anzeigen“, um den Bildverlauf zu öffnen. Wenn du bestätigen kannst, dass das Mitglied mit seinem Bild übereinstimmt, klicke auf „Identität bestätigen“. Die Warnung verschwindet daraufhin.
Nachdem du alle Warnungen zur Kenntnis genommen und einige oder alle davon bearbeitet hast, kannst du auf die Schaltfläche „Status aktualisieren“ klicken.
Wenn alle Warnungen bearbeitet wurden und sich der Status des Mitglieds geändert hat, wirst du in den Mitgliederinformationen darüber informiert.
Angeben, ob das Mitglied eintreten darf oder nicht
Wenn das Mitglied einen Warnstatus hat, musst du angeben, ob es eintreten darf oder nicht.
Je nach Art der Warnung und den Richtlinien deines Studios kannst du entscheiden, ein Mitglied eintreten zu lassen, auch wenn nicht alle Warnungen bearbeitet wurden.
Klicke dazu entweder auf „Zutritt verweigern“ oder „Zutritt erlauben“.
Von hier aus kannst du entweder schließen oder auf der Mitgliederseite bleiben, wenn du weiterhin die Mitgliederinformationen und Warnungen sehen möchtest.
Beim automatischen Zutritt wird „Zutritt erlauben“ automatisch ausgewählt.
Ungültiger Status
Dieser Status bedeutet, dass das Mitglied keinen Zutritt hat.
Du musst aktiv werden – solange die Warnungen nicht bearbeitet sind, darf das Mitglied nicht eintreten.
Was von dir erwartet wird, unterscheidet sich je nachdem, ob es sich um den manuellen oder automatischen Zutritt handelt:
Manueller Zutritt: Prüfe, warum das Mitglied nicht eintreten kann, und versuche, die Situation zu klären.
Automatischer Zutritt: Die Tür öffnet sich nicht für das Mitglied.
Von hier aus kannst du die Warnungen bearbeiten und den Status des Mitglieds wie oben beschrieben aktualisieren oder dem Mitglied mitteilen, dass es nicht eintreten kann.
Zutrittsverlauf der Besuche
Um den Verlauf aller Besuche von Mitgliedern an diesem Tag zu sehen, gehe zu Access und klicke auf den Tab Standortbesuche
Wenn du Rezeptionsmitarbeiter des Studios bist, siehst du alle Besuche von Mitgliedern, die an deinem Empfang eingecheckt haben (nur beim manuellen Zutritt; beim automatischen Zutritt siehst du alle Einträge).
Wenn du Administrator oder Inhaber des Studios bist, siehst du die Besuche aller Mitglieder, die an einem der Empfangsbereiche des Studios eingecheckt haben.
Der Besuchsgrund zeigt den Namen der Einheit an, für die das Mitglied gekommen ist. Wenn keine Einheit vorliegt, wird „Keine“ angezeigt.
Von hier aus kannst du die Informationen des Mitglieds erneut öffnen, indem du auf die Schaltfläche rechts klickst.
Anschließend kannst du die gleichen Aktionen wie oben beschrieben durchführen oder zum Besuchsverlauf zurückkehren.
Beachte, dass der Verlauf am Ende des Tages aktualisiert und geleert wird. Um eine vollständige Liste der Besuche von Mitgliedern in deinem Studio für einen bestimmten Zeitraum zu erhalten, kannst du den Bericht Access Monitoring unter Reporting einsehen.