Los Informes son la vista detallada, fila por fila, de tus datos. Mientras que un Insight responde a una pregunta con gráficos, un Informe te ofrece la lista subyacente para que puedas filtrarla, agruparla y descargarla como hoja de cálculo.
Todos los Informes funcionan de la misma manera. Aprende los controles una vez y podrás aplicarlos en todas partes, así que esta página cubre el funcionamiento y la propia página de cada Informe explica qué significan sus cifras.
Te ayuda a responder preguntas como:
¿Qué hacen todos estos botones en la parte superior de un Informe?
¿Cómo obtengo solo las filas que me interesan?
¿Cómo convierto una lista larga en un resumen?
¿Cómo lo descargo en una hoja de cálculo?
¿Cuán actualizado está lo que estoy viendo?
Qué hay en la página
Cada Informe tiene las mismas cinco partes, de arriba a abajo.
El periodo del informe 📅 es un rango de fechas en la parte superior izquierda, y todo lo que aparece en la página lo respeta. Cada Informe ancla el periodo a una fecha específica, que no siempre es la que esperarías. La propia página del Informe te indica cuál es.
Cuatro cuadros de KPI te muestran las cifras principales del periodo, cada uno con un porcentaje que indica cómo ha variado respecto al periodo anterior. El icono ℹ️ junto al nombre de cada KPI explica exactamente qué cuenta.
El informe detallado muestra una fila por registro, y es el núcleo de la página. Haz clic en cualquier encabezado de columna para ordenar por ella.
Los botones son Filtros, Columnas, Agrupar por y Descargar, que se explican uno por uno a continuación.
La marca de última actualización 🕒 se encuentra en la parte superior derecha e indica cuán actuales son los datos.
Filtros 🔍
El botón Filtros abre un panel con todos los filtros disponibles en ese Informe, normalmente organizados en grupos. Configura tantos como quieras, y todos se aplicarán a la vez.
Los filtros se presentan en cuatro formas:
Elegir de una lista. Selecciona uno o varios valores, como un profesor o una categoría. Déjalo sin tocar para incluir todo.
Verdadero / Falso. Estos filtros tienen exactamente dos valores. 💡 Dejar uno sin marcar no muestra todos los registros: para ver todos tus registros debes marcar ambos, Verdadero y Falso. Marca solo uno para acotar los resultados.
Rango numérico. Un mínimo y un máximo. Rellena solo un lado para obtener un rango abierto, de modo que un máximo de 3 sin mínimo significa "3 o menos".
Rango de fechas. Una fecha de inicio y otra de fin. Son independientes del periodo del informe de la parte superior y filtran por una fecha distinta, por lo que un Informe puede tener ambas cosas.
Los filtros se reinician al cambiar entre vistas en un Informe que tiene más de una, así que vuelve a configurarlos después de cambiar de vista.
⚠️ Algunos Informes también excluyen ciertos registros de forma permanente, independientemente de los filtros que apliques. Cuando esto ocurre, se indica cerca de la parte superior de la propia página del Informe, y suele ser la razón por la que un total parece más bajo de lo esperado.
Columnas 📋
El botón Columnas enumera todas las columnas que puede mostrar el Informe. Marca las que quieras y desmarca el resto.
💡 Tu selección también afecta a la Descarga, ya que obtienes las columnas que has activado y no el conjunto completo. Si estás preparando una hoja de cálculo para alguien, configura primero las columnas.
Agrupar por 🧮
Este es el botón más útil de la página y el menos evidente.
Por defecto, un Informe muestra una fila por registro. Al elegir una opción de Agrupar por, la tabla cambia a una vista resumen: una fila por grupo, con las cifras sumadas de todo lo que contiene. En lugar de miles de filas individuales, obtienes una fila por profesor, por centro o por mes.
Normalmente puedes elegir más de una opción a la vez. Agrupar por dos cosas a la vez te da una fila por combinación, que es la forma de comparar lo mismo entre distintas ubicaciones.
Qué ocurre con tus columnas. 💡 Esta es la parte que sorprende a la gente. Una fila resumida no puede mostrar las mismas columnas que tenías antes, porque no existe un único valor para un grupo de cien registros. No hay una sola dirección de correo para una fila que abarca a cuatro personas. Por eso las columnas cambian:
Los elementos por los que has agrupado se convierten en las primeras columnas, que identifican la fila.
Las cifras se suman.
Las tasas y porcentajes se recalculan para todo el grupo en lugar de promediarse entre filas. Así obtienes el resultado correcto en lugar de un promedio de promedios.
Todo lo demás desaparece, incluidas las descripciones, las direcciones de correo y las fechas y horas individuales. Si necesitas esa información, tienes que usar la vista sin agrupar.
La página de cada Informe enumera las columnas de resumen que obtienes y qué mide cada una.
Agrupar por fecha. Cuando se ofrece una fecha como opción de Agrupar por, aparece un segundo control que te permite elegir el intervalo: Día, Semana, Mes, Trimestre o Año. 💡 Así es como conviertes un Informe en una tendencia. Agrupa por la fecha, establece el intervalo en Mes, y tendrás un resumen mes a mes.
Para volver a la lista completa, borra la selección de Agrupar por.
Descargar ⬇️
El botón Descargar ofrece tres formatos:
Excel, ideal para trabajar más a fondo con las cifras.
CSV, ideal para importar los datos a otro lugar.
PDF, ideal para compartir algo que se debe leer en lugar de editar.
💡 Obtienes exactamente lo que estás viendo: las columnas que has activado, los filtros que has configurado, el periodo del informe y la vista resumen si has agrupado los datos. Configura la vista como quieras y luego descárgala.
Actualización de los datos 🕒
En las páginas de Informes, los datos se actualizan cada hora. La marca de Última actualización en la parte superior derecha indica cuándo ocurrió por última vez.
Permisos
El acceso sigue tus permisos existentes de informes del back office. Si antes podías ver el informe equivalente, ahora puedes ver el Informe.
Todos los que pueden ver un Informe ven toda la empresa, sin restricciones por centro o por establecimiento. Cuando un Informe tiene un filtro de centro o una opción de Agrupar por centro, esa es la forma de acotar los datos a un solo centro.
Cómo leer la guía de un Informe específico
Cada Informe tiene su propia página, enlazada desde el enlace 💡 Leer la guía debajo de los botones. Esa página explica qué significa cada columna, qué filtros y opciones de Agrupar por ofrece ese Informe y, cuando el Informe sustituye a algo del back office, cómo reproducir tu antiguo informe y en qué diferirán las cifras.