El informe de Gastos te muestra el dinero que sale de tu estudio: qué gastaste, con quién lo gastaste y cuándo vence. Sustituye al informe de Gastos del back office.
¿Es la primera vez que usas Informes? Cómo usar un informe explica los botones y los controles.
Te ayuda a responder preguntas como:
¿Qué debo pagar este mes y cómo se compara con el año pasado?
¿Qué proveedores me cuestan más?
¿Cómo se reparte mi gasto entre categorías?
¿Qué gastos son puntuales y cuáles recurrentes?
¿Quién de mi equipo está registrando el gasto?
Qué sustituye este informe
Este informe sustituye al informe de Gastos del back office.
Antes de leer los datos
El periodo del informe. Los filtros de rango de fechas se basan en la fecha de vencimiento del gasto, no en la fecha en la que se registró. El valor predeterminado son los últimos 6 meses.
💡 Un gasto que registraste en enero para una factura que vence en marzo cuenta como un gasto de marzo. Si prefieres ver cuándo se registraron las cosas, usa el filtro Creado el, que es independiente del periodo del informe.
La comparación. Cada recuadro de KPI compara el periodo que has seleccionado con el periodo equivalente anterior.
Qué significa una fila
Una fila es un gasto que registraste. Un gasto recurrente es una sola fila con Es recurrente definido como Verdadero, no una fila por cada vez que ocurre, así que un alquiler mensual aparece una sola vez y no doce.
Los KPI
KPI | Qué muestra |
Número de gastos | Cuántos gastos vencen en el periodo. |
Importe total | A cuánto suman esos gastos. |
Importe medio | El valor medio de uno de ellos. |
Columnas
Columna | Qué muestra |
Descripción | Para qué era el gasto, tal como lo escribiste. Haz clic para abrir el gasto en el back office. |
Importe | El valor del gasto. |
Fecha de vencimiento | Cuándo vence el gasto. Esta es la fecha en la que se basa el periodo del informe. |
Empleado asignado | El empleado al que está asignado el gasto. Aparece en blanco cuando no se asignó a nadie, o cuando la cuenta de esa persona se ha eliminado desde entonces. |
Creado el | Cuándo se registró el gasto. |
Proveedor | A quién se le pagó el gasto, tal como lo escribiste. |
Categoría | La categoría en la que lo archivaste. Aparece en blanco si no definiste ninguna. |
Es recurrente | Verdadero cuando el gasto se repite según un calendario, Falso cuando es puntual. |
Filtros
Filtro | Qué hace |
Creado el | Gastos registrados en un rango de fechas. Es independiente del periodo del informe, que usa la fecha de vencimiento. |
Empleado asignado | Uno o varios empleados concretos. |
Proveedor | Uno o varios proveedores concretos. |
Importe | Limita a los gastos cuyo valor esté dentro de un rango. Define un mínimo para aislar tus facturas más grandes. |
Categoría | Una o varias categorías concretas. |
Es recurrente | Verdadero para gastos programados, Falso para los puntuales. Marca ambos para ver todo. |
Agrupar por
Agrupar por | Úsalo para responder |
Fecha de vencimiento | Cómo evoluciona tu gasto con el tiempo. Elige el intervalo: día, semana, mes, trimestre o año. |
Creado el | La misma tendencia, pero según cuándo se registraron las cosas en lugar de cuándo vencen. |
Empleado asignado | De qué gasto es responsable cada miembro de tu equipo. |
Categoría | Adónde va realmente el dinero, que es la vista con la que conviene empezar. |
Proveedor | Qué proveedores te cuestan más y con cuáles merece la pena renegociar. |
Las filas agrupadas te dan:
Columna de resumen | Qué mide |
Importe | A cuánto suman los gastos del grupo. |
Cómo equivalerlo a tu antiguo informe del back office
Gastos
Para reproducirlo: deja Agrupar por desactivado. Define el rango de fechas con el mismo periodo que usabas antes.
Dónde están ahora tus antiguas columnas. Un / significa que la columna no existe en ese lado.
Nombre de la columna en los informes antiguos | Nombre de la columna en la exportación de Excel antigua | Nombre de la columna en el nuevo informe (y en el archivo descargado) |
Description | Description | Descripción |
Amount | Amount | Importe |
Due date | Due date | Fecha de vencimiento |
Author | Author | Empleado asignado |
Date of creation | Creation date | Creado el |
Supplier | Supplier | Proveedor |
Category | Category | Categoría |
Recurring | Recurring | Es recurrente |
Studio | Franchisee | / |
Qué ha cambiado
Ahora se puede filtrar más contenido del informe. El informe antiguo te permitía filtrar por importe, fecha de vencimiento, fecha de creación y si un gasto es recurrente. Proveedor, Categoría y Empleado asignado ahora también son filtros, y los tres se pueden usar para agrupar.
Descarga
La descarga te ofrece exactamente lo que estás viendo: tus columnas, tus filtros, tu rango de fechas y la vista de resumen si tienes datos agrupados. Disponible en Excel, CSV o PDF.
Actualización de los datos
En las páginas de Informes, los datos se actualizan cada hora.
Permisos
El acceso sigue los permisos de informes que ya tienes en el back office. Todo el que puede ver este informe ve toda la empresa; los gastos pertenecen a la empresa y no a un centro, por lo que no hay filtro de centro.
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