Les Rapports offrent une vue détaillée de vos données, ligne par ligne. Là où un Insight répond à une question à l'aide de graphiques, un Rapport vous donne la liste sous-jacente afin que vous puissiez la filtrer, la regrouper, et l'exporter sous forme de tableur.
Tous les Rapports fonctionnent de la même façon. Une fois les commandes apprises, elles s'appliquent partout : cette page couvre donc le fonctionnement général, tandis que la page propre à chaque Rapport explique la signification de ses chiffres.
Elle vous aide à répondre à des questions telles que :
À quoi servent les boutons en haut d'un Rapport ?
Comment n'afficher que les lignes qui m'intéressent ?
Comment transformer une longue liste en résumé ?
Comment exporter ces données dans un tableur ?
Dans quelle mesure les données affichées sont-elles à jour ?
Le contenu de la page
Chaque Rapport comporte les cinq mêmes éléments, de haut en bas.
La période de référence 📅 est une plage de dates en haut à gauche, et tout le contenu de la page en tient compte. Chaque Rapport ancre cette période sur une date précise, qui n'est pas toujours celle à laquelle on s'attendrait. La page propre à chaque Rapport précise laquelle.
Quatre encadrés d'indicateurs clés (KPI) vous donnent les chiffres principaux de la période, chacun accompagné d'un pourcentage indiquant son évolution par rapport à la période précédente. L'icône ℹ️ à côté du nom d'un indicateur explique précisément ce qu'il mesure.
Le rapport détaillé affiche une ligne par enregistrement : c'est le cœur de la page. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier selon celle-ci.
Les boutons sont Filtres, Colonnes, Regrouper par et Télécharger, présentés un par un ci-dessous.
L'horodatage de dernière actualisation 🕒 se trouve en haut à droite et indique le degré d'actualité des données.
Filtres 🔍
Le bouton Filtres ouvre un panneau contenant tous les filtres disponibles pour ce Rapport, généralement organisés en groupes. Définissez-en autant que vous le souhaitez, ils s'appliquent tous ensemble.
Il existe quatre types de filtres :
Choix dans une liste. Sélectionnez une ou plusieurs valeurs, par exemple un professeur ou une catégorie. Ne rien modifier revient à tout inclure.
Vrai / Faux. Ces filtres n'ont que deux valeurs possibles. 💡 Ne rien cocher ne montre pas tous vos enregistrements : pour voir l'ensemble de vos données, vous devez cocher à la fois Vrai et Faux. Cocher une seule valeur permet de restreindre les résultats.
Plage numérique. Un minimum et un maximum. Ne renseignez qu'un seul côté pour obtenir une plage ouverte : un maximum de 3 sans minimum signifie « 3 ou moins ».
Plage de dates. Une date de début et une date de fin. Cette plage est distincte de la période de référence en haut de page et filtre sur une autre date, si bien qu'un Rapport peut comporter les deux.
Les filtres se réinitialisent lorsque vous changez de vue sur un Rapport qui en propose plusieurs : pensez à les redéfinir après un changement de vue.
⚠️ Certains Rapports excluent également en permanence certains enregistrements, quels que soient les filtres appliqués. Le cas échéant, cela est indiqué en haut de la page propre à ce Rapport, et c'est généralement la raison pour laquelle un total paraît plus bas que prévu.
Colonnes 📋
Le bouton Colonnes liste toutes les colonnes que le Rapport peut afficher. Cochez celles que vous souhaitez afficher et décochez les autres.
💡 Votre choix a également un impact sur le Téléchargement, puisque seules les colonnes activées seront incluses, et non l'ensemble des colonnes disponibles. Si vous préparez un tableur pour quelqu'un d'autre, configurez d'abord les colonnes.
Regrouper par 🧮
C'est le bouton le plus utile de la page, et aussi le moins évident.
Par défaut, un Rapport affiche une ligne par enregistrement. Choisir une option de Regrouper par fait basculer le tableau vers une vue résumée : une ligne par groupe, avec les chiffres additionnés pour tous les éléments du groupe. Au lieu de milliers de lignes individuelles, vous obtenez une ligne par professeur, par établissement, ou par mois.
Vous pouvez généralement sélectionner plusieurs critères à la fois. Regrouper selon deux critères simultanément vous donne une ligne par combinaison, ce qui permet de comparer un même élément entre différentes localisations.
Ce qu'il advient de vos colonnes. 💡 C'est la partie qui surprend le plus. Une ligne résumée ne peut pas afficher les colonnes affichées auparavant, car il n'existe pas de valeur unique pour un groupe de cent enregistrements. Il n'y a pas une seule adresse email pour une ligne regroupant quatre personnes. Les colonnes changent donc ainsi :
Les critères de regroupement deviennent les premières colonnes, servant à identifier la ligne.
Les chiffres sont additionnés.
Les taux et pourcentages sont recalculés pour l'ensemble du groupe plutôt que moyennés entre les lignes. Vous obtenez ainsi le bon résultat, au lieu d'une moyenne de moyennes.
Tout le reste disparaît, y compris les descriptions, les adresses email, ainsi que les dates et heures individuelles. Si vous avez besoin de ces informations, utilisez la vue non regroupée.
La page de chaque Rapport indique les colonnes de synthèse disponibles et ce que chacune mesure.
Regrouper par date. Lorsqu'une date est proposée comme option de Regrouper par, une deuxième commande apparaît pour choisir l'intervalle : Jour, Semaine, Mois, Trimestre ou Année. 💡 C'est ainsi que vous transformez un Rapport en tendance. Regroupez par date, réglez l'intervalle sur Mois, et vous obtenez un résumé mois par mois.
Pour revenir à la liste complète, réinitialisez la sélection de Regrouper par.
Télécharger ⬇️
Le bouton Télécharger propose trois formats :
Excel, idéal pour retravailler les chiffres.
CSV, idéal pour importer les données ailleurs.
PDF, idéal pour partager un document destiné à être lu plutôt que modifié.
💡 Vous obtenez exactement ce que vous voyez à l'écran : les colonnes activées, les filtres définis, la période de référence, ainsi que la vue résumée si un regroupement est appliqué. Configurez la vue comme vous le souhaitez, puis téléchargez.
Actualisation des données 🕒
Sur les pages de Rapports, les données sont actualisées toutes les heures. L'horodatage Dernière actualisation en haut à droite indique le moment de la dernière mise à jour.
Autorisations
L'accès suit vos autorisations existantes relatives aux rapports du back-office. Si vous pouviez consulter le rapport équivalent auparavant, vous pouvez désormais consulter le Rapport.
Toute personne pouvant consulter un Rapport voit l'ensemble de l'entreprise, sans restriction par établissement ou par site. Lorsqu'un Rapport propose un filtre ou une option de Regrouper par établissement, c'est ce qui permet de restreindre l'affichage à un seul site.
Consulter le guide d'un Rapport spécifique
Chaque Rapport dispose de sa propre page, accessible via le lien 💡 Consulter le guide situé sous les boutons. Cette page explique la signification de chaque colonne, les filtres et options de Regrouper par proposés par ce Rapport, ainsi que, lorsque le Rapport remplace un élément de l'ancien back-office, la façon de reproduire votre ancien rapport et les éventuelles différences de chiffres.