Le rapport Access Control affiche chaque fois qu'un client s'est présenté dans votre studio, indique si le contrôle lui a permis d'entrer, et ce qu'a fait le personnel. C'est le registre de qui est passé par la porte, et quand.
Vous découvrez les rapports ? Comment utiliser un rapport présente les boutons et les commandes.
Il vous aide à répondre à des questions telles que :
Combien de personnes sont entrées le mois dernier, et combien de clients différents cela représente-t-il ?
Quelles sont les heures les plus chargées à la réception ?
À quelle fréquence quelqu'un est-il refusé, et pourquoi ?
À quelle fréquence votre équipe laisse-t-elle entrer une personne dont le pass ou le paiement n'était pas en règle ?
Quel établissement ou quelle porte reçoit le plus de passages ?
Qui a enregistré l'entrée de ce client, et quel pass utilisait-il ?
Ce que ce rapport remplace
Ce rapport remplace le rapport Access Monitoring du Back-Office.
Avant de lire les chiffres
La période du rapport. La plage de dates filtre en fonction du moment où la visite a été enregistrée à la porte ou à la réception. La période par défaut est les 6 derniers mois.
La comparaison. Chaque encadré d'indicateur compare la période sélectionnée à la période équivalente précédente.
Ce que représente une ligne
Une ligne correspond à un contrôle d'accès : un client qui se présente une fois. Un client qui vient deux fois dans la même journée apparaît deux fois.
Les indicateurs clés
Indicateur | Ce qu'il indique |
Nombre de visites | Le nombre de contrôles d'accès enregistrés sur la période. |
Nombre de clients | Le nombre de clients différents à l'origine de ces visites. |
Entrées refusées | Les visites où le client a été refusé. |
Dérogations de statut | Les visites où le contrôle a conclu que le client n'était pas valide, mais où le personnel l'a laissé entrer quand même. |
💡 Les Dérogations de statut sont le chiffre à surveiller. Chacune d'elles correspond à un client entré avec un pass expiré, une facture impayée ou sans réservation, et c'est l'écart entre ce que prévoient vos règles et ce qui se passe réellement à l'accueil.
Colonnes
Colonne | Ce qu'elle indique |
Nom du client | Le client qui s'est présenté. Cliquez sur le nom pour ouvrir son profil dans le Back-Office. |
Visité le | Le moment où la visite a été enregistrée. C'est la date sur laquelle se base la période du rapport. |
Email du client | L'adresse email du client. |
Numéro de téléphone du client | Le numéro de téléphone du client. |
Genre du client | Le genre du client. |
Identifiant de membre du client | Le numéro de membre du client, tel que vous l'avez défini. |
Heure de la visite | L'heure de la journée à laquelle la visite a été enregistrée, de 0 à 23. |
Noms des établissements | Tous les établissements auxquels la visite a donné accès, par ordre alphabétique. Un contrôle donne souvent accès à plusieurs établissements. |
Adresse de l'établissement | L'adresse de l'établissement auquel la visite est attribuée. Lorsqu'un contrôle couvre plusieurs établissements, il s'agit du premier par ordre alphabétique. |
Motif de la visite | La réservation qui justifie la visite. Vide lorsque le client n'avait pas de réservation pertinente au moment du contrôle, ce qui est le cas pour environ six visites sur dix. |
Statut d'accès initial | Ce que le contrôle a conclu lors de la première présentation du client : Valide lorsque rien ne bloquait la visite, Avertissement lorsqu'un point nécessitait une attention particulière, Non valide lorsque l'accès aurait dû être refusé. |
Statut d'accès mis à jour | Le statut après que le client a résolu ce qui bloquait sa visite, en achetant un pass ou en réglant une facture à l'accueil. Vide lorsque rien n'a changé. |
Statut d'accès | La conclusion finale du contrôle, après toute action entreprise pendant la visite. |
Admission | Ce que votre équipe a réellement fait : Entré, Entrée refusée, ou Non précisé lorsqu'aucune décision n'a été enregistrée. Ceci est distinct du Statut d'accès, car le personnel peut admettre un client dont le statut n'est pas valide. |
Nom du pass du client | Le pass sur lequel s'est appuyé le contrôle, c'est-à-dire celui que le client utiliserait pour assister à la séance. Vide lorsque le client ne détenait aucun pass jugé pertinent par le contrôle. |
Email du membre du personnel | Le membre du personnel qui a enregistré la visite. Vide lorsque le client s'est enregistré lui-même à une porte. |
Type de contrôle | Comment le contrôle a été effectué : Access Monitoring lorsqu'un membre du personnel a enregistré l'entrée du client depuis le Back-Office, Self Service lorsque le client s'est enregistré lui-même à une porte. |
Nom de la porte | La porte que le client a ouverte. Vide sauf si la visite s'est faite via une porte connectée. |
Distance à la porte (m) | La distance, en mètres, entre le téléphone du client et la porte au moment de son ouverture. |
Nom de la localisation | La localisation à laquelle appartient l'établissement. Vide lorsque l'établissement n'est pas regroupé sous une localisation. |
⚠️Avertissement dans Statut d'accès initial ne signifie pas que le client a été refusé. Cela signale un point nécessitant une attention particulière, comme une facture impayée ou un pass sur le point d'expirer. Utilisez Admission pour voir quelle décision a été prise.
Filtres
Filtre | Ce qu'il fait |
Email du client | Un ou plusieurs clients spécifiques, par adresse email. |
Statut d'accès | Les visites dont la conclusion finale était Valide, Avertissement ou Non valide. |
Admission | Les visites où le client est Entré, a été Entrée refusée, ou où rien n'a été enregistré. |
Statut d'accès initial | La conclusion à laquelle le contrôle est parvenu avant toute résolution à l'accueil. |
Type de contrôle | Access Monitoring pour les enregistrements à l'accueil, Self Service pour les enregistrements à une porte. |
Motif de la visite | Les visites justifiées par une réservation particulière. |
Noms des établissements | Les visites donnant accès à un ou plusieurs établissements spécifiques. |
Nom de la porte | Les visites effectuées via une ou plusieurs portes spécifiques. |
Nom de la localisation | Les visites dans des établissements situés dans une ou plusieurs localisations spécifiques. |
Heure de la visite (0-23) | Limite aux visites enregistrées dans une plage horaire. Définissez 6 à 9 pour l'affluence du petit matin. |
Nom du pass du client | Les visites où le contrôle s'est appuyé sur un pass particulier. |
Email du membre du personnel | Les visites enregistrées par un ou plusieurs membres du personnel spécifiques. |
Regrouper par
Regrouper par | Utilisez-le pour répondre à |
Visité le | Si la fréquentation augmente. Choisissez l'intervalle : jour, semaine, mois, trimestre ou année. |
Client | Qui sont vos visiteurs les plus fréquents, et qui se voit refuser l'accès de manière répétée. |
Statut d'accès initial | Combien de personnes arrivent avec un problème avant qu'il ne soit résolu à l'accueil. |
Statut d'accès | La répartition entre les contrôles valides, avec avertissement et non valides. |
Noms des établissements | Quels sites reçoivent le plus de passages. |
Admission | La répartition globale entre les personnes admises et les personnes refusées. |
Type de contrôle | La part de vos enregistrements qui se fait à l'accueil par rapport à la porte. |
Nom de la porte | Quelles portes sont réellement utilisées. |
Heure de la visite | Vos heures les plus chargées, la vue à utiliser pour organiser les équipes à l'accueil. |
Nom de la localisation | La fréquentation par localisation plutôt que par établissement individuel. |
Les lignes regroupées vous donnent :
Colonne de synthèse | Ce qu'elle mesure |
Nombre de visites | Le nombre de contrôles d'accès inclus dans le groupe. |
Entrées refusées | Combien de ces visites se sont terminées par un refus d'entrée. |
Dérogations de statut | Combien ont été admises malgré une conclusion de non-validité du contrôle. |
Taux de refus | La part de ces visites où l'entrée du client a été refusée. |
Taux de dérogation | La part où le contrôle indiquait une non-validité, mais où le client a quand même été admis. |
Correspondance avec votre ancien rapport du Back-Office
Studio Access
Où se trouvent désormais vos anciennes colonnes. Un / signifie que la colonne n'existe pas de ce côté.
Nom de la colonne dans les anciens rapports | Nom de la colonne dans l'export Excel des anciens rapports | Nom de la colonne dans le nouveau rapport (et le fichier téléchargé) |
Prénom | Prénom | Nom du client |
Nom | Nom | Nom du client |
Email du client | ||
Téléphone | Téléphone | Numéro de téléphone du client |
Sexe | Sexe | Genre du client |
ID membre | ID membre | Identifiant de membre du client |
Date de visite | Date de visite | Visité le |
Heure de visite | Heure de visite | Visité le / Heure de la visite |
Localisation | localisation | Nom de la localisation |
Adresse | Adresse | Adresse de l'établissement |
Établissement | Établissement | Noms des établissements |
Motif de visite | Motif de visite | Motif de la visite |
Statut d'autorisation | Statut d'autorisation | Statut d'accès initial |
Statut mis à jour | Statut mis à jour | Statut d'accès mis à jour |
Admission | Admission | Admission |
ID de porte | door_id | / |
Nom de la porte | door_name | Nom de la porte |
Distance de la porte (m) | door_distance | Distance à la porte (m) |
Studio | Franchisé | / |
/ | / | Statut d'accès |
/ | / | Nom du pass du client |
/ | / | Email du membre du personnel |
/ | / | Type de contrôle |
Ce qui change
La date et l'heure ne forment plus qu'une seule colonne. L'ancien rapport comportait une Date de visite et une Heure de visite distinctes ; ici, Visité le regroupe les deux, et Heure de la visite vous donne uniquement l'heure pour le filtrage et le regroupement. Si vous avez besoin de deux colonnes distinctes dans un tableur, consultez Diviser la date et l'heure dans Excel.
La plage horaire est désormais un filtre. L'ancien rapport vous permettait de limiter à une plage horaire sur chaque jour de la période. Vous pouvez désormais utiliser le filtre Heure de la visite (0-23), qui peut également être utilisé pour le regroupement.
Quatre colonnes sont nouvelles. Statut d'accès indique la conclusion finale du contrôle, alors que l'ancien rapport ne fournissait que le statut initial et sa mise à jour. Type de contrôle indique si le contrôle a eu lieu à l'accueil ou à une porte, une distinction que l'ancien rapport ne faisait jamais. Nom du pass du client et Email du membre du personnel sont également nouvelles.
Prénom et Nom sont fusionnés en une seule colonne Nom du client.
Téléchargement
Le téléchargement vous donne exactement ce que vous voyez à l'écran : vos colonnes, vos filtres, votre plage de dates, et la vue de synthèse si vous avez regroupé les données. Disponible en Excel, CSV ou PDF.
Fraîcheur des données
Sur les pages de rapport, les données sont actualisées toutes les heures.
Autorisations
L'accès suit les autorisations existantes de vos rapports du Back-Office. Toute personne pouvant voir ce rapport voit tous les établissements de votre entreprise ; utilisez le filtre Noms des établissements, ou regroupez par Noms des établissements ou Nom de la localisation, pour vous limiter à un seul site.
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