Na het lezen van dit artikel weet je hoe je:
Je afspraken, groepsactiviteiten en workshops bekijkt en filtert,
Beschikbaarheden toevoegt, bewerkt of verwijdert,
De kleurcodes en visuele indicatoren in de agenda begrijpt,
Terugkerende of gedeelde beschikbaarheden beheert voor instructeurs en vestigingen.
Open je bsport-backoffice en klik op het tabblad Rooster in het linker menu om naar deze pagina te gaan.
Paginaoverzicht en belangrijkste acties
De Rooster-pagina is de studioagenda voor het beheren van studiobronnen en activiteiten in realtime.
Je gebruikt het om:
Activiteiten en afspraken weer te geven in dag-, week- of maandweergave
De beschikbaarheid van instructeurs en vestigingen te beheren
Te zien wie welke les geeft en waar
Te filteren op instructeur, vestiging of activiteit
Planningsconflicten te herkennen
Terugkerende sessies aan te maken
Boekingen en onbetaalde afspraken te bekijken
Kort samengevat gebruik je de Rooster-pagina om:
Beschikbaarheden te plannen
Je volledige activiteitenrooster te visualiseren
Je bronnen te beheren
Tijdbeheer te optimaliseren voor instructeurs en vestigingen
De Rooster-pagina bevat verschillende elementen die navigatie en planning eenvoudig maken:
Element | Beschrijving |
Datumkiezer | Hiermee selecteer je de weer te geven week. Klik op een dag van de week om die weer te geven en gebruik de pijlen om tussen weken te navigeren. |
Knop Vandaag | Brengt je direct terug naar de huidige datum in de agenda. |
Inzoomen / Uitzoomen | Gebruik de + en – knoppen om het verticale zoomniveau van de agenda aan te passen. Inzoomen toont meer detail per uur; uitzoomen geeft een overzicht van de hele dag of week. |
Weergavemodus (Dag / Week / Maand) | Schakel tussen verschillende agendaweergaven afhankelijk van je behoeften. De weekweergave wordt het meest gebruikt voor het beheren van activiteiten. |
Groeperen op | Hiermee organiseer je de agenda op instructeur, vestiging of activiteit. Dit is handig om de beschikbaarheid van bronnen naast elkaar te vergelijken. |
Filters | Hiermee toon of verberg je de beschikbaarheid van instructeurs en vestigingen, en filter je op een specifieke activiteit. |
Kleurcodes begrijpen
De agenda gebruikt verschillende kleuren en patronen om je in één oogopslag informatie te geven:
Gele markering geeft de huidige dag aan:
Effen kleuren geven beschikbare tijdslots aan waarop de instructeur, vestiging of activiteit vrij is om te boeken.
💡 Beschikbaarheden die alleen voor specifieke vestigingen zijn toegevoegd, verschijnen met een donkere linkerrand:
💡 Let op: De kleuren van instructeurs en vestigingen zijn standaard groen. Zo pas je deze kleuren aan:
Open het tabblad Afspraak in het linker menu
Selecteer een afspraak
Schakel over naar de Agenda-weergave
Klik op de naam van een instructeur of vestiging in het filtergedeelte
Kies de gewenste kleur uit de kleurkiezer
Rode stip verschijnt op activiteiten die zijn geboekt maar nog niet betaald.
Gestreepte patronen geven aan wanneer een instructeur of vestiging niet beschikbaar is vanwege een bestaande sessie of afspraak.
💡 Let op: Gestreepte blokken kunnen langer lijken dan de activiteit zelf, omdat ze de geconfigureerde buffertijden voor beschikbaarheid bevatten. Een afspraak met buffers van 20 minuten toont de instructeur bijvoorbeeld als niet beschikbaar (gestreept) van 20 minuten voor tot 20 minuten na de geplande tijd.
Als je op een activiteit klikt, zie je de details (aantal deelnemers en gekoppelde bronnen):
Een beschikbaarheid toevoegen
Waarvoor zijn beschikbaarheden? Door beschikbaarheden toe te voegen, kunnen leden afspraken boeken in de tijdslots die het beste bij hen passen, op basis van de beschikbaarheid van instructeurs en vestigingen.
Zo voeg je een nieuwe beschikbaarheid toe:
Klik op de Rooster-pagina en sleep je cursor over het gewenste tijdslot.
Selecteer Beschikbaarheid toevoegen.
Er opent een venster: selecteer de vestiging(en) en/of instructeur(s).
Klik op Opslaan.
De nieuwe beschikbaarheid verschijnt in je agenda:
💡 Let op:
Beschikbaarheden worden aangemaakt in stappen van 30 minuten (bijv. 30 minuten, 1 uur, 1,5 uur, 2 uur, enz.).
Het is niet mogelijk om een beschikbaarheid voor meerdere dagen tegelijk toe te voegen. Maak één slot per dag aan om een instructeur elke dag van de week beschikbaar te maken.
Beschikbaarheden kunnen niet direct worden bewerkt. Om een bestaande beschikbaarheid te wijzigen, verwijder je deze en maak je een nieuwe aan.
Je kunt terugkerende beschikbaarheden instellen (alleen wekelijkse herhaling).
Beschikbaarheidsdetails bekijken
Zo bekijk je de details van een beschikbaarheid:
Klik en sleep je cursor over het gewenste tijdslot in het rooster.
Selecteer vervolgens "Beschikbaarheidsdetails":
Bekijk in het pop-upvenster de beschikbaarheidsdetails (tijd, instructeur en/of vestiging)
Een beschikbaarheid verwijderen
Klik en sleep je cursor over het gewenste tijdslot in het rooster.
Klik in het pop-upvenster op Beschikbaarheid verwijderen
Kies welke vestiging of instructeur je wilt verwijderen
Klik op Opslaan
Overlappen en conflicten beheren
Wanneer een instructeur, locatie of activiteit al is geboekt voor een andere les of afspraak:
Verschijnt het tijdslot met een gestreept patroon.
Kun je op dat moment geen nieuwe beschikbaarheid of activiteit aanmaken.
Deze logica geldt voor:
Individuele afspraken
Groepsactiviteiten en workshops
Terugkerende beschikbaarheden
Beschikbaarheden voor meerdere instructeurs en vestigingen
Je kunt een beschikbaarheid aanmaken voor:
Meerdere instructeurs (als meer dan één persoon een les kan geven)
Meerdere vestigingen (als de sessie in elke beschikbare vestiging kan plaatsvinden).
Er worden alleen beschikbaarheden weergegeven die aan alle geselecteerde criteria voldoen. Dit betekent dat elke geselecteerde bron vrij moet zijn op hetzelfde moment. Als een instructeur of vestiging niet beschikbaar is, verschijnt het slot als niet beschikbaar.
Filters gebruiken
De Rooster-weergave bevat verschillende filters zodat je je kunt richten op de informatie die het meest relevant is:
Filter | Doel |
Vestiging | Toon of verberg de beschikbaarheid van vestigingen |
Instructeur | Toon of verberg de beschikbaarheid van instructeurs |
Activiteit | Filtert de weergave op activiteitstype (Groepsactiviteiten & workshops, Afspraken, Taken / persoonlijke afspraken) |
Gebruik filters om snel één instructeur, vestiging of activiteitstype te isoleren.
Je kunt ook schakelen tussen dag-, week- of maandweergave, afhankelijk van hoeveel detail je nodig hebt.
Met de optie Groeperen op organiseer je de weergave op vestiging, instructeur of activiteit. Zo bekijk je gefilterde instructeurs, vestigingen of activiteiten naast elkaar voor een eenvoudigere vergelijking.
Hulp nodig?
Bekijk deze gerelateerde artikelen:
Heb je nog vragen? Neem contact op met ons supportteam via de chatknop linksonder in je scherm.