ℹ️ Dit artikel wordt bijgewerkt naarmate we de komende maanden meer verbeteringen uitbrengen.
Terminologie-update: 'Roll call' heet nu Aanwezigheid in de nieuwe Back Office. Dit artikel gebruikt overal de term Aanwezigheid.
Wat is er veranderd in de nieuwe Back Office
Je kunt de aanwezigheid voor een hele dag in één keer bevestigen. Selecteer in de Agenda Alles bevestigen bij de dagkop — dit bevestigt alle lessen van die dag die nog in afwachting zijn. Op een telefoon verschijnt dit als een icoon bij de dagkop.
Lessen waarvoor de aanwezigheid nog bevestigd moet worden, hebben een oranje markering in de Agenda, die verdwijnt zodra je hebt bevestigd. Afgelopen lessen worden gedimd weergegeven, maar de markering blijft volledig zichtbaar zodat niets wordt gemist.
Bij de les is de aanwezigheidsbevestiging een kaart die gesloten blijft totdat je hem nodig hebt. Open de kaart om het beleid van je studio te lezen en bevestig daarna. Zodra je hebt bevestigd, toont de registratie wie het heeft bevestigd en wanneer.
Zolang je je antwoord nog kunt wijzigen, toont de kaart de resterende tijd in plaats van de bevestigingsknop. Daarna verdwijnt de kaart. Als er iets verandert nadat je hebt bevestigd — iemand boekt, een boeking wordt geannuleerd, of je wijzigt een aanwezigheid — verschijnt de kaart opnieuw zodat je opnieuw kunt bevestigen, en begint de resterende tijd weer van voren af aan.
Zodra die tijd is verstreken, kun je de aanwezigheid nog steeds corrigeren, maar de aftelling start niet opnieuw en no-showboetes zijn dan al toegepast.
Op een telefoon toont de titel alleen de naam van de les, met daaronder de datum, tijd en status (Afgelopen, Aankomend, Bezig). Op een computer toont de titel ook wie er lesgeeft en hoe lang de les duurt.
Terwijl je scrolt, klappen de titel en de tabbladen weg en neemt een smalle balk het over, met daarin de lesnaam, de datum en tijd, Weergave, Zoeken en het snelle-acties-menu — zo blijft tijdens de les alleen de lijst met mensen op het scherm staan.
De lesrooster lezen
De Lesrooster toont iedereen die voor de les geboekt heeft, met een aanwezig/afwezig-schakelaar op elke rij. Het verschijnt op de lesbeheerpagina en, in één oogopslag, in het detailvenster van de les in de agenda.
Hoe vol de les is
Naast Lesrooster toont een gekleurd label het aantal geboekte plekken ten opzichte van het totaal aantal plekken — bijvoorbeeld 12 / 16. Dit vervangt de zin over 'plekken vol'. Het is hetzelfde label als op de Agenda, dus het wordt op beide plekken op dezelfde manier weergegeven.
Naast Wachtlijst toont een grijs label hoeveel mensen er wachten, ten opzichte van je wachtlijstlimiet.
Verdeling naar geslacht
Als je studio deze functie gebruikt, verschijnt er een verdeling bij de kop van Lesrooster — bijvoorbeeld '0 vrouwen · 1 man · 1 overig'
Notities bij een boeking
Een notitiechip op de rij toont hoeveel notities de klant heeft. Beweeg je muis eroverheen om de twee meest recente notities te bekijken, elk met de datum. Als er meer zijn, laat de preview zien hoeveel. Selecteer de rij om het detailvenster te openen en ze allemaal te lezen.
Wat elke rij toont
Klanthighlights — chips voor de 1e les van een klant, hun verjaardag, en latere bezoekmijlpalen, zodat je in één oogopslag ziet wie een hallo verdient voordat je iemand opent. Een nieuwe klant gebruikt dezelfde 1e-les-chip als andere vroege bezoeken.
Bezoekmijlpalen — de 1e, 2e, 3e, 4e, 5e, 10e, 20e en 50e les van een klant, en daarna elke 50e les. Dit telt lessen die de klant daadwerkelijk heeft bijgewoond, niet lessen die ze hebben geboekt.
Klanttags — er worden maximaal twee tags op de rij getoond. Daarboven staat een tagicoon met een aantal voor de rest: +N wanneer er al tagchips worden getoond, of N wanneer het aantal de enige tagchip is. Beweeg op een computer over het aantal om de resterende tags te zien, of open de klant om de volledige lijst te zien onder Tags.
Resterende credits — het abonnement toont hoeveel credits de klant nog over heeft, bijvoorbeeld '9 over' — handig wanneer iemand vraagt of ze de volgende les kunnen boeken.
Toon alleen wat je nodig hebt
Selecteer Weergave om klanthighlights, tags, terugkerende boekingen, notities en onbetaalde facturen aan of uit te zetten. Standaard staat alles aan.
De lijst filteren
Gebruik de tabbladen Geboekt, Geannuleerd en No-show om te wisselen tussen boekingsstatussen, en verfijn de lijst vervolgens verder:
Aanwezig of Afwezig — filter op aanwezigheidsstatus.
Studioboekingen — toon alleen klanten die rechtstreeks bij jou hebben geboekt.
Aggregatorboekingen — toon alleen klanten die via een aggregator zijn gekomen. Open het filter om de gewenste opties aan te vinken: myClubs, Urban Sports Club, ClassPass, Wellhub, Wellpass, Workit.
Op een telefoon openen deze filters in een venster onderaan het scherm in plaats van verspreid over de pagina. Op een computer blijven ze als knoppen staan.
Wat niet is veranderd
Individuele klanten markeren als aanwezig, laat of afwezig werkt op dezelfde manier als voorheen.