Behörigheter styr vad varje person ser och får göra i Evity, till exempel vems personkort hen kan öppna och om hen får bjuda in nya medarbetare. Du ställer in dem under Inställningar → Behörigheter, och är du osäker hjälper vi i supporten gärna till.

Så fungerar behörigheter

Varje person har sina egna behörigheter. En behörighetsmall, till exempel Chef eller Medarbetare, är en färdig uppsättning som du ger till många personer på en gång: mallens behörigheter kopieras då till var och en.

Vi rekommenderar att du alltid arbetar med mallar. Då ändrar du på ett ställe i stället för hos varje person, och behörigheterna går att underhålla.

Vissa behörigheter slår du bara på eller av. Andra har en nivå som säger vems uppgifter behörigheten gäller:

Egna: bara den egna informationen.
Direkt chef: de som har personen som närmaste chef.
Teamledare: de som är med i ett team där personen är teamledare.
Medlem i teamet: de som är med i samma team.
Team och underteam: personens team och alla team under det.
Avdelning: närmaste avdelning ovanför personen och allt under den.
Bolag: närmaste bolag ovanför personen och allt under det. Den som hör till ett dotterbolag ser bara det bolaget, inte moderbolaget.
Organisation: alla.
Dolda: ingen, i de listor som har det valet.

Nivåerna utgår från organisationskartan och från vem som är närmaste chef på personkortet. Avdelning och Bolag räknas uppåt i kartan: Evity letar upp närmaste avdelning eller bolag ovanför personen och tar med allt under den. Sitter någon i ett team direkt under en avdelning ser hen alltså hela avdelningen med nivån Avdelning.

Ett vanligt upplägg är att administratörer har Organisation, chefer Direkt chef eller Avdelning och medarbetare Egna eller Dolda.

Skapa en behörighetsmall ⚙️

Skapa mallen. En mall som redan finns öppnar du genom att trycka på den i listan.

Gå till Inställningar → Behörigheter.
Öppna fliken Mallar.
Tryck Skapa en mall.

Namnge mallen.

Skriv ett namn under Mallens namn.
Slå på Denna behörighetsmall kan användas när en ny medarbetare bjuds in om mallen ska gå att välja när någon bjuds in. Vi rekommenderar att den är avslagen för administratörsmallen, så att chefer som får bjuda in personal inte kan bjuda in nya administratörer.

Välj vad mallen ger. En ny mall börjar med samma behörigheter som en vanlig medarbetare.

Öppna en grupp, till exempel Medarbetare.
Slå på det personerna ska få göra, som Kan bjuda in personal.
Välj nivå i listorna, som Har tillgång till personalkort.

Varje ändring sparas direkt. Tryck Klart när du är färdig.

Uppdatera dem som har mallen. Har personer redan mallen frågar Evity om ändringarna ska gälla dem. Den som är märkt Blandad har egna ändringar, och de skrivs över om personen tas med.

Låt reglaget vara på för dem som ska få ändringen, och slå av det för dem som ska behålla sina behörigheter.
Tryck Uppdatera profiler. Med Uppdatera inte profiler ändras bara mallen.

Ge personer en behörighetsmall

Öppna fliken Personalens behörigheter och bocka i en eller flera personer. En panel öppnas till höger.
Välj mall under Ange från mallen. Personerna får mallens behörigheter direkt.
Ska just de här personerna ha ett undantag ändrar du behörigheten längre ned i panelen. Mallen påverkas inte.

Tips. När du bjuder in någon väljer du en mall i inbjudan, och där syns bara mallar med inställningen för inbjudan påslagen. Läs mer i Rutin i Evity vid nyanställning.

Anpassade grupper

När nivåerna inte räcker skapar du en anpassad grupp, till exempel alla på säljavdelningen, och väljer den som nivå. Öppna fliken Anpassade grupper och tryck Skapa grupp.

Beskriv gruppen.

Ge gruppen ett namn under Gruppens namn.
Skriv vad den används till under Beskrivning.
Tryck Filter under Välj personer.

Välj vilka som ingår.

Ställ in villkoren, till exempel en avdelning. Med Lägg till Villkor lägger du till fler.
Välj OCH eller ELLER mellan villkoren.
Tryck Tillämpa filter.

OBS! OCH betyder att personen ska uppfylla alla villkor, ELLER att det räcker med ett. I exemplet ingår alla som hör till säljavdelningen och inte är tidigare anställda.

Under Visa alla ser du vilka som kom med. Tryck Klart. Gruppen uppdateras av sig själv, senast inom ett dygn. En grupp som används måste du ersätta överallt innan du kan ta bort den.

Formulär, Automationer och Möten 2.0

För de här modulerna väljer du i mallen en åtkomstnivå: Ingen åtkomst, Läsbehörighet, Redigeringsbehörighet eller Admin. Vem som ser resultat eller får skicka ställer du in i varje mall i modulen, där varje behörighetsmall finns som en grupp. Läs mer i Formulär i Evity och Automationer i Evity.

Vanliga frågor

Varför ser en person hela avdelningen fast hen bara är med i ett team?

Nivån Avdelning räknas uppåt i organisationskartan: Evity letar upp närmaste avdelning ovanför personens team och tar med allt under den. Ligger teamet direkt under en avdelning blir det hela avdelningen. Ska personen bara se sitt team väljer du Medlem i teamet eller Team och underteam.

Varför ser inte en chef sina medarbetares personkort?

Med nivån Direkt chef ser chefen bara de som har hen som närmaste chef på personkortet, och med Teamledare bara team där hen är teamledare i organisationskartan. Varje del av personkortet, som Kan se personliga uppgifter, har dessutom en egen nivå under Har tillgång till personalkort.

Jag ändrade mallen, men personerna fick inte ändringen?

Varje person har en egen kopia. Tryck Klart i mallen och välj Uppdatera profiler när Evity frågar, eller välj mallen igen under Ange från mallen för de personer som ska ha den.

Vad betyder Blandad?

Har du valt flera personer med olika inställning visas Blandad vid den behörigheten. När du uppdaterar en mall betyder det att personen har egna ändringar som skiljer sig från mallen.

Varför ser personen bara sig själv med nivån Avdelning eller Bolag?

Nivån letar upp närmaste avdelning eller bolag ovanför personens team i organisationskartan. Ligger teamet inte under någon avdelning eller något bolag finns det inget att visa. Ordna det i organisationskartan.

Varför finns ingen mall att välja när jag bjuder in någon?

Bara mallar med inställningen Denna behörighetsmall kan användas när en ny medarbetare bjuds in syns i inbjudan. Slå på den i mallen under Inställningar → Behörigheter → Mallar.

Varför hittar jag inte Behörigheter under Inställningar?

Menyvalet syns bara för den som har behörigheten Kan redigera behörigheter, och inställningarna finns inte i mobilen. Be en administratör ge dig den.

Relaterade artiklar

Ställ in behörigheter som administratör 🔐