Índice
¿Qué es la configuración del Almacén?
La zona de configuración del Almacén es donde se definen los elementos base que necesita el módulo de stock antes de empezar a trabajar: los almacenes, los proveedores y sus condiciones de pago, las variantes de producto, los motivos de regularización y las opciones generales (venta sin stock, alertas por email y campos de código de barras de las etiquetas).
V3 permite tener más de un almacén (por ejemplo Pro Shop, Restaurante o Almacén central) para gestionar varios puntos de venta a la vez y transferir productos de uno a otro.
El módulo se divide en dos zonas: la zona de configuración (Menú Configuración > Almacén), que se explica en este artículo, y la zona de usuario (Menú Principal > Almacén), donde se trabaja a diario con stock, pedidos, albaranes, facturas de proveedor, inventarios y movimientos. Consulta v3 - Stock: Almacén (usuario).
¿Qué problema resuelve?
Ordena el stock por punto de venta: cada almacén tiene sus propias cantidades y puedes transferir entre ellos.
Agiliza los pedidos: al elegir un proveedor en un pedido, los productos se filtran por ese proveedor.
Evita roturas de stock: el sistema envía un email cuando un producto baja de su nivel de alerta.
Justifica los ajustes: los motivos de regularización permiten clasificar cada ajuste manual de stock.
Etiquetas homogéneas: eliges qué información aparece en las etiquetas de los productos con variantes.
Funcionalidades que ofrece
Funcionalidad | Para qué sirve |
Configuración general | Permitir vender sin stock, email para alertas de stock y campos de código de barras/etiquetas |
Almacenes | Crear los almacenes físicos o puntos de venta y consultar su stock |
Proveedores | Dar de alta proveedores con sus datos fiscales, de contacto, condiciones de pago e impuesto de compra |
Condiciones de pago | Definir las condiciones que aparecen en la cabecera del pedido impreso |
Motivos de regularización | Clasificar los ajustes manuales de stock (rotura, robo, consumo interno…) |
Variantes | Definir atributos como talla, color, género o temporada y sus elementos |
Multiproveedor (módulo) | Asociar varios proveedores a un mismo producto, con su referencia y coste unitario |
Confirmación de transferencias (módulo) | Gestionar peticiones de transferencia entre almacenes que se aceptan o rechazan |
¿Qué secciones incluye y cómo se relacionan?
Zona de configuración (Menú Configuración > Almacén):
Configuración: opciones generales de stock, alertas y códigos de barras.
Almacenes: almacenes o puntos de venta donde se guarda el stock.
Variantes: atributos de producto (talla, color…) y sus elementos.
Proveedores: fichas de proveedores.
Condiciones de pago: condiciones asignables a los proveedores.
Motivos de regularización: motivos para los ajustes manuales de stock.
🔗 Flujo general: Almacenes → Condiciones de pago → Proveedores → Productos con Gestionar stock activado → Stock por almacén → Pedidos, albaranes, facturas, inventarios y movimientos (zona de usuario).
Requisitos previos
Tener el módulo de Almacén activo en tu instalación.
Crear los productos que vas a controlar con la opción Gestionar stock activada. Para más información consulta Cómo crear un producto.
Permiso Administrador de stock para administrar proveedores, editar y enviar pedidos e imprimir etiquetas.
Para variantes: tener activo el módulo de Variantes.
Para Multiproveedor y Confirmación de transferencias: tener activos estos módulos opcionales.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Almacenes
Accede a Menú Configuración > Almacén > Almacenes.
Pulsa Nuevo e indica el Nombre (por ejemplo Pro Shop, Restaurante, Almacén central).
Opcional: añade Observaciones internas.
Guarda los cambios. Repite para cada almacén.
Paso 2 — Condiciones de pago
Accede a Menú Configuración > Almacén > Condiciones de pago.
Pulsa Nuevo, indica el nombre de la condición (por ejemplo Transferencia a 30 días) y guarda.
Paso 3 — Proveedores
Accede a Menú Configuración > Almacén > Proveedores y pulsa Nuevo.
Completa nombre, NIF, datos de contacto y dirección.
Selecciona sus Condiciones de pago y, si procede, su Impuesto de compra.
Guarda los cambios.
Paso 4 — Motivos de regularización
Accede a Menú Configuración > Almacén > Motivos de regularización.
Pulsa Nuevo, indica el nombre del motivo (por ejemplo Rotura, Consumo interno, Error de conteo) y guarda.
Paso 5 — Variantes (opcional)
Accede a Menú Configuración > Almacén > Variantes y pulsa Nuevo.
Indica el Nombre de la variante (talla, color…) y pulsa Guardar.
En la sección Elementos de variante añade los valores (S, M, L, XL, 40, 41…).
Paso 6 — Configuración general
Accede a Menú Configuración > Almacén > Configuración.
Decide si activar Permitir vender sin stock.
Indica el Email para notificaciones de alerta de stock.
Selecciona los Campos 1 a 5 de código de barras para las etiquetas de variantes.
Guarda los cambios.
Paso 7 — Productos de stock
En la ficha de cada producto, activa Gestionar stock y asígnale su proveedor.
Una vez el producto tenga stock en un almacén, define en su línea de stock los valores Deseado y Alerta (zona de usuario > Stock).
⚠️ Recomendación: configura primero almacenes y proveedores; sin ellos no podrás crear albaranes (el almacén es obligatorio) ni filtrar productos por proveedor en los pedidos.
Configuración general: campos en detalle
Ubicación: Menú Configuración > Almacén > Configuración
Stock
1) Permitir vender sin stock (opcional)
• Descripción: Permite seguir vendiendo un producto aunque su stock sea 0 o negativo.
• Impacto en el sistema: El TPV no bloquea la venta por falta de stock; el stock puede quedar en negativo.
• Ejemplo de uso: el stock no refleja la realidad, tienes el producto delante y quieres venderlo y regularizarlo más tarde.
Qué ocurre cuando se utiliza: la venta se realiza y se genera el movimiento de salida aunque no haya stock.
Comportamiento del sistema: desactivado, el sistema impide vender productos sin stock.
2) Email para notificaciones
• Descripción: Correo electrónico al que llegan las notificaciones de alerta de stock.
• Impacto en el sistema: Sin email, no se envían alertas aunque los productos tengan un nivel de Alerta definido.
• Ejemplo de uso: indicas el email del responsable de tienda para que reciba un aviso al llegar al stock mínimo.
Qué ocurre cuando se utiliza: cuando una venta deja el stock de un producto en su nivel de Alerta o por debajo, se envía un email a esta dirección.
Comportamiento del sistema: la alerta se configura por producto y almacén en el campo Alerta de la línea de stock.
Código de barras
3) Campo 1 a Campo 5
• Descripción: Información que aparece en las etiquetas de los productos de almacén que son variantes.
• Impacto en el sistema: Debajo del código de barras y del nombre del producto padre se muestran hasta 5 campos.
• Ejemplo de uso: eliges color, talla, género, temporada, SKU o subfamilia en el desplegable de cada campo.
Qué ocurre cuando se utiliza: las etiquetas impresas de variantes muestran los campos elegidos.
Comportamiento del sistema: solo afecta a productos variantes de un producto padre.
¿Cómo debe ser un código de barras correcto?
Sólo números, idealmente. Es lo que traen los códigos de fábrica (EAN-13, 13 dígitos) y lo que menos problemas da.
Letras y números también valen sin problema.
Sin espacios, sin guiones, sin barras ni símbolos raros.
Sin espacios al principio ni al final.
Que sea único: si dos productos comparten código, el TPV coge el primero que encuentra.
Puntos: sí (funcionan, aunque no son recomendables).
ℹ️ Los códigos de barras de los productos son manuales: el sistema no los genera automáticamente. Solo las variantes generan código automático. Lo habitual es teclear el código de fábrica (EAN de la caja), inventar uno interno o cargarlo en una importación.
Almacenes: campos en detalle
Ubicación: Menú Configuración > Almacén > Almacenes
Sección General
Nombre: nombre del almacén. Ej. Pro Shop, Restaurante, Almacén central.
Observaciones: notas internas sobre el almacén.
Sección Stock
Muestra el stock de los productos de ese almacén:
Producto: productos con la gestión de stock activada.
Coste medio: coste medio unitario bruto (sin impuestos). Se recalcula automáticamente con cada compra y devolución.
Valoración: coste medio × cantidad.
Cantidad: unidades de ese producto en el almacén.
Deseado (opcional): cantidad que te gustaría tener tras recibir un pedido. Se usa para recomendar las unidades a pedir.
Alerta (opcional): nivel a partir del cual el sistema avisa de que hay que reponer.
Proveedores: campos en detalle
Ubicación: Menú Configuración > Almacén > Proveedores
Dar de alta los proveedores facilita la gestión del almacén: al hacer un pedido y elegir un proveedor, los productos se filtran por ese proveedor, y además podrás obtener estadísticas por cada uno.
Logo: imagen del proveedor.
Nombre del proveedor.
Por defecto: marca este proveedor como proveedor por defecto.
NIF del proveedor.
Email, Teléfono y Web.
Dirección: Calle, Calle 2, Ciudad, Región, Código postal y País.
Condiciones de pago: selecciona una del desplegable o crea una nueva. Aparece en la cabecera del pedido impreso.
Impuesto de compra: impuesto asociado a las compras a este proveedor.
Observaciones: comentarios internos sobre el proveedor.
⚠️ Solo los usuarios con el permiso Administrador de stock pueden administrar proveedores.
Condiciones de pago y motivos de regularización
Condiciones de pago
Ubicación: Menú Configuración > Almacén > Condiciones de pago
Nombre: texto de la condición (por ejemplo Contado, Transferencia a 30 días).
Uso: se asigna en la ficha del proveedor y se imprime en la cabecera de sus pedidos.
Motivos de regularización
Ubicación: Menú Configuración > Almacén > Motivos de regularización
Nombre: descripción del motivo (por ejemplo Rotura, Robo, Consumo interno).
Uso: se selecciona al regularizar el stock de un producto y queda registrado en el movimiento de stock (campo Motivo de regularización), lo que permite filtrar y analizar los ajustes.
Variantes: campos en detalle
Ubicación: Menú Configuración > Almacén > Variantes
Nombre: nombre del atributo de variante, como talla, color, género o temporada. Al guardar aparece la sección Elementos de variante.
Nombre columna y Extensión: campos técnicos internos de la variante.
Elementos de variante: valores que componen la variante. Por ejemplo, para tallas: S, M, L, XS, XL, 40, 41, 42…
ℹ️ Las variantes sí generan código de barras automáticamente, a diferencia de los productos normales.
Módulos complementarios
Multiproveedor
Permite asociar varios proveedores a un mismo producto. En la ficha del producto, en Proveedores del producto, se indica:
Proveedor (obligatorio).
Referencia del proveedor: código con el que el proveedor identifica el producto.
Coste unitario: coste de compra de ese producto con ese proveedor.
Confirmación de transferencias
Las transferencias entre almacenes se registran como peticiones que deben aceptarse:
Origen y Destino: almacenes de salida y de llegada.
Producto y Cantidad a transferir.
Observaciones.
Estado: Pendiente, Aceptado o Rechazado.
ℹ️ La disponibilidad de estos módulos depende de tu instalación. Si te interesan, contacta con soporte.
Listados y acciones disponibles
Listado | Acciones |
Almacenes | Nuevo, Exportar a Excel, Importar de Excel, Ver la papelera, Edición masiva |
Variantes | Nuevo, Exportar a Excel, Importar de Excel, Edición masiva, Ver la papelera |
Proveedores | Nuevo y acciones estándar de listado (exportar, importar, edición masiva, papelera) |
Condiciones de pago / Motivos de regularización | Nuevo y acciones estándar de listado |
Limitaciones a tener en cuenta
Los códigos de barras de productos no se generan automáticamente; solo los de las variantes.
Códigos duplicados: si dos productos comparten código, el TPV selecciona el primero que encuentra.
Las alertas de stock solo se envían si hay un Email para notificaciones configurado y el producto tiene un valor en Alerta.
Permitir vender sin stock puede dejar cantidades negativas que habrá que regularizar.
Los campos de etiqueta (1 a 5) solo se aplican a productos variantes.
Permisos: sin el permiso Administrador de stock no se pueden administrar proveedores, editar o enviar pedidos ni imprimir etiquetas.
Preguntas frecuentes
No recibo los emails de alerta de stock.
Revisa que haya un Email para notificaciones en Menú Configuración > Almacén > Configuración y que la línea de stock del producto tenga un valor en Alerta. El aviso se envía cuando una venta deja el stock en ese nivel o por debajo.
El TPV no me deja vender un producto sin stock.
Activa Permitir vender sin stock en la configuración del almacén y regulariza el stock más tarde.
Al escanear un código, el TPV selecciona otro producto.
Probablemente hay dos productos con el mismo código de barras. Cada código debe ser único.
¿Por qué un producto no tiene código de barras?
Los códigos de producto son manuales. Solo las variantes generan código automáticamente.
¿Dónde elijo qué información sale en las etiquetas?
En Menú Configuración > Almacén > Configuración, campos Campo 1 a Campo 5 (solo para variantes).
Las condiciones de pago no aparecen en el pedido impreso.
Comprueba que el proveedor del pedido tenga asignadas sus Condiciones de pago.
No puedo editar un proveedor.
Necesitas el permiso Administrador de stock.
Buenas prácticas recomendadas
Crea un almacén por punto de venta para tener stock y movimientos separados.
Completa los proveedores (NIF, condiciones de pago, impuesto de compra) antes de hacer el primer pedido.
Define motivos de regularización claros para poder analizar las pérdidas.
Usa códigos EAN de fábrica siempre que sea posible y evita duplicados.
Configura el email de alertas con una dirección que se revise a diario.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre la configuración del almacén, nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte. Escríbenos en la burbuja azul de tu programa de gestión.