Índice
¿Qué es el Almacén?
El Almacén es el lugar donde se depositan los artículos de tienda o restaurante. En la zona de usuario (Menú Principal > Almacén) se trabaja a diario con el stock, los pedidos a proveedores, los albaranes de entrada, las facturas de proveedor, los inventarios y los movimientos.
V3 permite tener más de un almacén para gestionar varios puntos de venta a la vez y transferir productos de uno a otro.
El módulo se divide en dos zonas: la zona de usuario (Menú Principal > Almacén), que se explica en este artículo, y la zona de configuración (Menú Configuración > Almacén). Consulta v3 - Stock: Almacén (configuración).
¿Qué problema resuelve?
Control del stock real por producto y almacén, con su coste medio y valoración.
Compras ordenadas: pedidos a proveedor, recepción por albaranes y registro de facturas.
Ahorra trabajo manual: genera pedidos automáticamente desde el stock según la cantidad deseada.
Cuadre de existencias: inventarios con escáner y regularización automática de diferencias.
Trazabilidad completa: cada entrada, salida, transferencia o ajuste queda registrado en movimientos.
Funcionalidades que ofrece
Funcionalidad | Para qué sirve |
Stock | Consultar cantidades, coste medio y valoración por producto y almacén; definir deseado y alerta |
Pedidos | Solicitar productos al proveedor, con descuentos por línea y global |
Pedido automático | Generar un pedido por proveedor desde el stock según la cantidad deseada |
Albaranes | Dar entrada al almacén de lo recibido, total o parcialmente, o registrar devoluciones a proveedor |
Facturas de proveedor | Agrupar líneas de albarán en la factura del proveedor (útil para contabilidad) |
Inventarios | Comparar stock teórico y real, en unidades y en coste, y regularizar |
Transferir y regularizar | Mover unidades entre almacenes y ajustar cantidades con motivo |
Etiquetas | Imprimir etiquetas de código de barras desde producto, pedido, albarán o stock |
Movimientos | Consultar el historial de entradas y salidas de cada producto |
¿Qué secciones incluye y cómo se relacionan?
Zona de usuario (Menú Principal > Almacén):
Stock: cantidades por producto y almacén.
Pedidos: solicitudes a proveedores, con sus albaranes.
Albaranes: entradas de material (y devoluciones), con vista Desglosado por líneas.
Facturas de proveedor: facturas generadas a partir de líneas de albarán.
Inventarios: recuentos y regularizaciones.
Movimientos: historial de entradas y salidas.
Flujo de la gestión del almacén
Se crea el producto activando la opción de gestionar stock.
Se añade el producto a un pedido, que se envía al proveedor.
El proveedor envía los productos en uno o varios albaranes. En ese momento se genera la entrada en el almacén.
El proveedor factura esos albaranes en una o varias facturas. Si devuelves material, se registra un albarán de devolución a proveedor.
Opcionalmente imprimes las etiquetas de código de barras.
Vendes el artículo en el TPV, lo que genera la salida del almacén.
En el periodo que elijas haces un inventario y se regularizan las diferencias.
Los listados e informes te dan visibilidad de todo el proceso.
🔗 Flujo general: Producto con stock → Pedido → Albarán (entrada) → Factura de proveedor → Venta en TPV (salida) → Inventario → Regularización.
Requisitos previos
Tener configurados los almacenes y proveedores (ver artículo de configuración).
Productos con Gestionar stock activado. Ver Cómo crear un producto.
Permiso Administrador de stock para enviar y editar pedidos, imprimir etiquetas y administrar proveedores.
Para recibir alertas de stock: email de notificaciones configurado en Menú Configuración > Almacén > Configuración.
Para inventarios con escáner: una PDA o un lector de códigos de barras.
Stock: campos en detalle
Ubicación: Menú Principal > Almacén > Stock
Cada línea es un producto en un almacén. Un mismo producto puede estar en varios almacenes y aparecerá en varias líneas.
Producto: producto con la gestión de stock activada.
Almacén en el que está el producto.
Cantidad de ese producto en ese almacén.
Coste medio: coste medio unitario bruto (sin impuestos). Se recalcula automáticamente con cada compra y devolución.
Valoración: coste medio × cantidad.
Precio: precio de venta del producto.
Deseado (opcional): cantidad que te gustaría tener tras recibir un pedido. Se usa para calcular las unidades del pedido automático.
Alerta (opcional): cuando el stock llega a este nivel, el sistema envía un email de aviso.
En depósito: indica si el producto está configurado en depósito (el proveedor lo cede y solo se paga si se vende). Se configura en la ficha del producto.
Familia, Subfamilia, Proveedor, Marca y SKU: datos del producto, útiles para filtrar el listado.
Botones especiales
Acciones: Exportar, Exportar (todas las columnas), Importar, Modo edición, Edición masiva.
Seleccionando uno o varios productos: Generar pedido, Transferir productos, Enviar a inventario, Exportar, Exportar (todas las columnas), Edición masiva.
Imprimir etiquetas.
Seleccionando un producto
Editar: modifica Deseado y Alerta.
Acciones > Edición manual.
Transferir: mueve unidades de un almacén a otro.
Regularizar: ajusta la cantidad indicando el motivo.
Pedidos: campos en detalle
Ubicación: Menú Principal > Almacén > Pedidos
Un pedido es el documento para solicitar productos a un proveedor. Tiene una cabecera con datos generales y líneas con los productos. De él se generan los albaranes que dan entrada al stock.
⚠️ Solo los usuarios con el permiso Administrador de stock pueden enviar y editar pedidos, imprimir etiquetas y administrar proveedores.
Cabecera
Número (opcional) del pedido.
Estado: Abierto (se están añadiendo productos), Enviado (ya no se pueden añadir productos), Parcialmente recibido o Recibido.
Proveedor (opcional): filtra los productos que puedes añadir a las líneas.
Cliente (opcional): permite asociar el pedido a un cliente.
Fecha de pedido: por defecto hoy, editable.
Fecha de entrega estimada y Fecha de entrega (cuando se recibe la mercancía).
Descuento global: % aplicado al importe total del pedido.
Observaciones: visibles para el proveedor en el pedido enviado.
Totales: Cantidad, Recibido, Subtotal, Monto descuento global y Total.
Líneas de pedido
Producto (obligatorio), con su SKU y Marca.
Coste unitario: el sistema propone el último coste; puedes modificarlo.
Dto línea: % de descuento solo para esa línea.
Dto Global y Cantidad Dto Global: parte del descuento global aplicada a la línea.
Coste uni final: coste unitario tras aplicar descuentos.
IVA: impuesto de compra de la línea.
Cantidad pedida y Total de la línea.
Recibido, Devuelto y Pendiente: se actualizan automáticamente con los albaranes.
Diferencia: cantidad pedida − cantidad recibida.
Botones en el detalle del pedido
Nuevo, Enviar, Imprimir pedido, Imprimir etiquetas, Importar de Excel, Exportar a Excel.
Acciones: Copiar, Eliminar.
⚠️ No es posible eliminar un pedido que ya tiene albaranes confirmados.
Albaranes: campos en detalle
Ubicación: Menú Principal > Almacén > Pedidos (sección Albaranes) y Menú Principal > Almacén > Albaranes
Un albarán parte de un pedido y sirve para dar entrada de productos al almacén. Al guardarlo se genera la entrada de stock y se recalcula el coste medio.
Cabecera
Pedido del que parte el albarán.
Número (opcional) del albarán.
Almacén (obligatorio) donde entran los productos.
Fecha de recepción.
Factura de proveedor: número de factura (opcional) o factura de proveedor vinculada.
Devolución a proveedor: marca el albarán como devolución de material al proveedor.
Observaciones (opcional).
Totales: Pendiente, Recibido, Subtotal, Impuestos y Total.
Líneas de albarán
Producto, SKU, Proveedor y Marca: se cargan del pedido.
Número de pedido y Número de albarán.
Pendiente: cantidad pedida − cantidades recibidas en albaranes anteriores.
Recibido: cantidad recibida en este albarán.
Subtotal, Impuestos y Total de la línea.
Factura y Número de factura: factura de proveedor a la que se ha asignado la línea.
Facturas de proveedor
Ubicación: Menú Principal > Almacén > Facturas de proveedor
Agrupa las facturas que emiten los proveedores por las compras del club. Está pensado para que, si tu sistema está integrado con contabilidad, se registren automáticamente las compras a proveedores.
Campos de la factura
Proveedor y su NIF.
Empresa del club que recibe la factura.
Número de factura y Fecha.
Total neto (sin impuestos), Total bruto y Pendiente.
Líneas: líneas de albarán incluidas en la factura.
Cómo crear una factura de proveedor
Ve a Menú Principal > Almacén > Albaranes y selecciona la pestaña Desglosado (listado de líneas de albarán).
Filtra el listado con el buscador y selecciona las líneas a facturar.
Pulsa Acciones > Generar factura.
Completa los campos obligatorios: Proveedor, Empresa, Fecha de factura y Número de factura.
Pulsa Aceptar. Se crea la factura con su cabecera y líneas, vinculada a las líneas de albarán seleccionadas.
Inventarios: campos en detalle
Ubicación: Menú Principal > Almacén > Inventarios
Un inventario compara las cantidades teóricas de cada producto con las reales. Las diferencias se regularizan para empezar el nuevo periodo con las cantidades cuadradas.
Cabecera
Nombre: permite localizar el inventario; editable después.
Almacén donde se realiza.
Observaciones (opcional).
Totales: Teórico, Real, Diferencia y Diferencia coste.
Líneas de inventario
Producto, Código de barras, SKU y Marca.
Teórico: cantidad calculada por el sistema (albaranes, ventas y transferencias).
Real: cantidad contada.
Diferencia: real − teórico.
Coste unitario, Coste teórico, Coste real y Diferencia coste: valoración económica de la diferencia.
Estado: Pendiente o Regularizado.
Fecha de escaneo: momento en que se escaneó el producto.
Observaciones de la línea.
Botones especiales
Nuevo.
Acciones: Ver historial, Copiar, Eliminar, Exportar a Excel.
Añadir productos: Todos los productos o por Subfamilia.
Regularizar: regulariza todas las líneas con diferencias generando movimientos de tipo Inventario.
Movimientos: campos en detalle
Ubicación: Menú Principal > Almacén > Movimientos
Muestra todas las entradas y salidas de cada producto en cada almacén, para tener visibilidad completa de lo sucedido.
Producto, SKU, Proveedor, Subfamilia y Marca.
Almacén del movimiento.
Cantidad del movimiento.
Coste Neto y Precio Neto: coste y precio unitario sin impuestos.
Precio Total del movimiento.
Stock restante tras el movimiento.
Coste medio unitario tras el movimiento.
Tipo: Pedido (entrada por albarán), Venta (salida por venta), Transferencia (entre almacenes), Inventario (regularización tras inventario) o Regularizar (ajuste manual).
Motivo de regularización: motivo elegido en los ajustes manuales.
Origen y Referencia de origen: módulo y registro que generaron el movimiento.
Observaciones.
Cómo se usa en el día a día
Cómo crear un producto de stock
Un artículo de tienda es un producto con la opción Gestionar stock activada. Consulta Cómo crear un producto.
Cómo crear un pedido
En Menú Principal > Almacén > Pedidos, pulsa Nuevo.
Opcional: selecciona el Proveedor para filtrar sus productos.
Indica Fecha de pedido y Fecha de entrega estimada; opcionalmente Descuento global y Observaciones.
En las líneas, busca el Producto. El sistema propone su coste y, si tiene Deseado, las unidades para alcanzarlo.
Ajusta Coste unitario, Dto línea y Cantidad. Repite para cada producto.
Pulsa Guardar. Después usa Enviar (email con el pedido adjunto) o Imprimir pedido.
Cómo crear un pedido automático desde el stock
En Menú Principal > Almacén > Stock, selecciona uno o varios productos.
Pulsa Acciones > Generar pedido.
Se crea un pedido en estado Abierto por cada proveedor distinto.
Para cada producto, la cantidad es Deseado − Cantidad actual. Si no tiene Deseado, la cantidad será 0 y deberás ajustarla en el pedido.
Cómo crear un albarán
Abre el Pedido y, en la sección Albaranes, pulsa Nuevo.
Opcional: indica el Número de albarán.
Selecciona el Almacén (obligatorio) y la Fecha de recepción (por defecto hoy).
Opcional: número de Factura del proveedor y Observaciones.
En las líneas, indica la cantidad Recibida (por defecto, lo pendiente).
Pulsa Guardar: se genera la entrada de stock y se recalculan los costes medios.
ℹ️ Para devolver material al proveedor, marca el albarán como Devolución a proveedor.
Cómo imprimir etiquetas
Puedes imprimirlas desde el detalle del producto (solo ese producto), del pedido (todo el pedido), del albarán o desde el listado de Stock.
Pulsa Imprimir etiquetas.
Indica el número de etiquetas y la posición de inicio (fila y columna).
Pulsa Aceptar, haz clic derecho y elige Imprimir…
En Más ajustes de la impresora, usa margen 0 y escala 100%.
ℹ️ Formato: DIN-A4 con 40 etiquetas (4 columnas × 10 filas) de 52 mm × 30 mm. En las variantes se muestra el código de barras, el nombre del producto padre y hasta 5 campos configurables en la configuración del almacén.
Cómo crear un inventario
En Menú Principal > Almacén > Inventarios, pulsa Nuevo.
Indica Nombre, Almacén y, opcionalmente, Observaciones. Pulsa Guardar.
Pulsa Añadir productos y elige Todos los productos o una Subfamilia. Se añaden con su cantidad teórica.
Indica la cantidad Real de cada producto (o escanéalos, ver abajo).
Pulsa Regularizar para ajustar las diferencias.
Escanear códigos de barras en el inventario
Abre un inventario nuevo o existente.
Escanea los productos con una PDA o un lector de códigos de barras.
Cada escaneo añade el producto o suma una unidad a su cantidad real, y registra la Fecha de escaneo.
⚠️ No es posible añadir productos a un mismo inventario con dos escáneres a la vez.
Cómo añadir productos a un inventario desde el stock
Crea primero el inventario (Nuevo, Almacén, Guardar) y anota su referencia.
En Menú Principal > Almacén > Stock, filtra (almacén, familia, subfamilia, en depósito…) y selecciona los productos.
Pulsa Acciones > Enviar a inventario y elige el inventario (solo aparecen los no regularizados, del más reciente al más antiguo).
Los productos se añaden con conteo inicial 0 y la diferencia se calcula automáticamente.
Cómo transferir productos entre almacenes
Unidades de un producto:
En Stock, abre el producto y pulsa Transferir.
Selecciona Almacén de origen, Almacén de destino, Cantidad y, opcionalmente, Observaciones.
Pulsa Guardar: el traspaso queda en movimientos.
Todas las unidades de uno o varios productos:
En el listado de Stock, selecciona los productos.
Pulsa Acciones > Transferir productos, elige el almacén de destino y pulsa Aceptar.
ℹ️ Si tienes activo el módulo de Confirmación de transferencias, la transferencia queda como petición Pendiente hasta que se acepta o rechaza.
Cómo regularizar el stock de un producto
En Stock, abre el producto y pulsa Regularizar. Producto y almacén vienen preseleccionados.
Indica la Cantidad a ajustar.
El Coste unitario neto se toma del coste medio y no es modificable.
Selecciona el Motivo de regularización y añade Observaciones.
Pulsa Guardar: se genera un movimiento de tipo Regularizar.
Cómo configurar la alerta de stock
Configura el Email para notificaciones en Menú Configuración > Almacén > Configuración.
En Stock, abre el producto e indica en Alerta la cantidad mínima.
Cuando una venta en el TPV deje el stock en ese nivel o por debajo, recibirás un email para reponer a tiempo.
Listados y acciones disponibles
Listado | Acciones |
Stock | Exportar, Exportar (todas las columnas), Importar, Modo edición, Edición masiva, Imprimir etiquetas. Con selección: Generar pedido, Transferir productos, Enviar a inventario |
Pedidos | Nuevo, Exportar, Exportar (todas las columnas), Importar, Ver la papelera, Modo edición, Edición masiva. Con selección: Copiar, Eliminar |
Albaranes (Desglosado) | Generar factura |
Inventarios | Nuevo, Exportar a Excel, Ver historial, Copiar, Eliminar |
Movimientos / Facturas de proveedor | Filtrado y exportación del listado |
Limitaciones a tener en cuenta
No se puede eliminar un pedido con albaranes confirmados.
Un pedido Enviado ya no admite nuevos productos.
El stock solo entra al guardar el albarán, no al crear el pedido.
Pedido automático: productos sin Deseado se añaden con cantidad 0.
Enviar a inventario solo funciona con inventarios no regularizados.
Un inventario no admite dos escáneres a la vez.
El coste unitario de una regularización es el coste medio y no se puede modificar.
Permisos: enviar/editar pedidos e imprimir etiquetas requiere Administrador de stock.
Preguntas frecuentes
He creado un pedido pero el stock no ha cambiado.
El stock se actualiza al guardar el albarán con las cantidades recibidas, no al crear el pedido.
El pedido automático tiene productos con cantidad 0.
Esos productos no tienen Deseado en su línea de stock. Ajusta la cantidad en el pedido o define el Deseado.
Al añadir productos a un pedido no aparece el que busco.
Comprueba que tenga Gestionar stock activado y que pertenezca al proveedor seleccionado en la cabecera.
No puedo eliminar un pedido.
Tiene albaranes confirmados. Además necesitas el permiso Administrador de stock.
No aparece mi inventario en «Enviar a inventario».
Solo se muestran inventarios no regularizados.
¿Cómo veo quién o qué ha modificado el stock?
En Movimientos, filtra por producto y almacén; los campos Tipo, Origen, Referencia de origen y Motivo de regularización indican la causa.
¿Por qué cambia el coste medio de un producto?
Se recalcula automáticamente con cada albarán de compra y cada devolución.
Las etiquetas salen descuadradas.
Imprime con margen 0 y escala 100% en DIN-A4, e indica correctamente la fila y columna de inicio.
Buenas prácticas recomendadas
Define Deseado y Alerta en los productos de más rotación para automatizar pedidos y avisos.
Registra siempre los albaranes en el momento de recibir la mercancía.
Usa el escáner en los inventarios para ganar rapidez y precisión.
Indica siempre el motivo al regularizar para poder analizar pérdidas.
Haz inventarios periódicos (mensual, trimestral o anual) y regulariza antes de empezar el nuevo periodo.
Genera las facturas de proveedor desde las líneas de albarán para mantener la trazabilidad contable.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre stock, pedidos, albaranes o inventarios, nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte. Escríbenos en la burbuja azul de tu programa de gestión.