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¿Qué son los Pedidos?
Ubicación: Menú Principal > Almacén > Pedidos
Un pedido es el documento con el que el club se relaciona con un proveedor. Tiene una cabecera con los datos generales y unas líneas con los productos. Hay dos tipos:
Compra: solicitas productos al proveedor. La mercancía entra en el almacén al registrar sus albaranes.
Devolución: devuelves al proveedor productos que recibiste en pedidos de compra anteriores. La mercancía sale del Almacén de salida al registrar su albarán de devolución.
¿Qué problema resuelve?
Compras ordenadas: cada pedido refleja qué se pidió, a quién, a qué coste y qué se ha recibido.
Recepciones parciales: controla lo pendiente de recibir línea a línea.
Devoluciones trazables: cada devolución queda vinculada a la línea del pedido original y se valora a su coste.
Descuentos reales: descuento por línea y descuento global aplicados al coste.
Menos trabajo manual: genera pedidos automáticamente desde el Stock.
Requisitos previos
Proveedores dados de alta: ver v3 - Almacén: Proveedores.
Almacenes creados: ver v3 - Almacén: Almacenes.
Productos con Gestionar stock activado. Ver Cómo crear un producto.
Permiso Administrador de stock para enviar y editar pedidos.
Opcional: módulo Ingredientes para comprar por Formato (caja, barril…).
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Proveedores y condiciones
Da de alta los proveedores con su impuesto de compra y sus condiciones de pago.
Paso 2 — Productos
En cada producto de stock, indica su proveedor y su coste. Así, al seleccionar el proveedor en el pedido, solo verás sus productos y el coste vendrá propuesto.
Paso 3 — (Opcional) Deseado
Define el Deseado en el Stock para usar el pedido automático.
Detalle de cada campo
Tipo
Nombre del campo: Tipo. Desplegable: Compra o Devolución.
Descripción: indica si el pedido es una compra o una devolución al proveedor.
Impacto en el sistema: en Devolución aparece el Almacén de salida y, al añadir líneas, solo se ofrecen líneas de compras anteriores de ese proveedor con unidades devolvibles. Su albarán se marca como Devolución a proveedor.
Comportamiento del sistema: el albarán de compra suma stock; el de devolución lo resta.
Ejemplo de uso / qué ocurre: te llegan 6 polos defectuosos. Creas un pedido Devolución al proveedor, añades la línea del pedido de compra original con 6 unidades y, al registrar el albarán, salen del almacén.
Proveedor
Nombre del campo: Proveedor. Selector.
Descripción: proveedor al que se compra o se devuelve.
Impacto en el sistema: filtra los productos (compra) o las líneas devolvibles (devolución).
Comportamiento del sistema: opcional en compras; necesario en devoluciones para localizar las líneas originales.
Ejemplo de uso / qué ocurre: eliges «Holiday Golf» y al buscar «bolas» solo aparecen las bolas de ese proveedor.
Almacén de salida
Nombre del campo: Almacén de salida. Selector (solo en pedidos de tipo Devolución).
Descripción: almacén del que sale la mercancía devuelta.
Impacto en el sistema: el albarán de devolución descuenta las unidades de este almacén.
Comportamiento del sistema: si no hay unidades suficientes en ese almacén, el sistema avisa al registrar el albarán.
Ejemplo de uso / qué ocurre: devuelves 2 cajas de vino desde «Restaurante»; el stock de Restaurante baja en 2.
Descuento global
Nombre del campo: Descuento global. Porcentaje.
Descripción: descuento sobre el total del pedido.
Impacto en el sistema: se reparte entre las líneas (columnas Dto Global y Cantidad Dto Global) y reduce el Coste uni final.
Comportamiento del sistema: se suma al descuento de cada línea.
Ejemplo de uso / qué ocurre: el proveedor da un 5 % por pedido superior a 1.000 €; lo indicas y el coste medio de los productos recibidos baja en consecuencia.
Líneas: Coste unitario, Dto línea y Cantidad
Nombre del campo: Coste unitario (obligatorio), Dto línea (%) y Cantidad (mayor que 0).
Descripción: precio de compra sin impuestos, descuento de la línea y unidades.
Impacto en el sistema: determinan el Coste uni final y el Total, y con ello el coste medio al recibir.
Comportamiento del sistema: el coste se propone con el último coste del producto; sin coste unitario el pedido no se guarda. No se admiten cantidades negativas.
Ejemplo de uso / qué ocurre: 12 guantes a 8 € con 10 % de descuento: coste final 7,20 € y total 86,40 €.
Resto de campos
Número (opcional), Cliente (opcional, para pedidos de encargo), Fecha de pedido, Fecha de entrega estimada y Fecha de entrega.
Factura de proveedor: factura vinculada al pedido (ver Facturas de proveedores).
Observaciones: visibles para el proveedor en el pedido enviado.
Estado: Abierto, Enviado, Parcialmente recibido, Recibido o Cancelado.
Totales: Cantidad, Recibido, Subtotal, Monto descuento global y Total.
En las líneas: Producto, SKU, Marca, Formato (módulo Ingredientes), IVA, Recibido, Pendiente, Diferencia (pedido − recibido), Devuelto, Devolvible (recibido − devuelto) y, en devoluciones, el Pedido y la Línea de pedido devuelta de origen.
Cómo se usa en el día a día
Crear un pedido de compra
En Menú Principal > Almacén > Pedidos, pulsa Nuevo y deja el Tipo en Compra.
Selecciona el Proveedor, las fechas y, si aplica, el Descuento global y las Observaciones.
Añade las líneas: Producto, Coste unitario, Dto línea y Cantidad.
Pulsa Guardar y, después, Enviar (email al proveedor con el pedido) o Imprimir pedido.
Crear un pedido automático
En Stock, selecciona los productos y pulsa Acciones > Generar pedido.
Se crea un pedido Abierto por proveedor con Deseado − Cantidad. Revísalo y envíalo.
Recibir la mercancía
Abre el pedido y, en la sección Albaranes, pulsa Nuevo.
Indica Almacén, Fecha de recepción y las unidades Recibidas. Guarda.
Detalle completo en v3 - Almacén: Albaranes.
Devolver mercancía al proveedor
En Pedidos, pulsa Nuevo y elige Tipo: Devolución.
Selecciona el Proveedor, el Almacén de salida y la fecha.
En las líneas, busca el producto: el sistema muestra solo líneas de pedidos de compra de ese proveedor con unidades devolvibles, indicando el pedido de origen.
Indica la Cantidad a devolver (como máximo, lo Devolvible) y guarda.
En la sección Albaranes del pedido de devolución, pulsa Nuevo y guarda. El albarán se marca automáticamente como Devolución a proveedor.
Imprimir etiquetas del pedido
En el detalle del pedido, pulsa Imprimir etiquetas e indica cantidad y posición de inicio.
Qué ocurre al recibir o devolver
Al guardar un albarán de compra: entra el stock en el almacén indicado, se recalcula el coste medio, se actualiza Recibido en las líneas y el estado pasa a Parcialmente recibido o Recibido.
Al guardar un albarán de devolución: sale el stock del Almacén de salida, se registra un movimiento de tipo Pedido en negativo y se actualizan Devuelto y Devolvible en la línea del pedido original.
Crear el pedido no mueve el stock: solo lo hacen sus albaranes.
Listado y acciones disponibles
En el listado: Nuevo, Filtrar y Buscar (por tipo, proveedor, estado, fecha…).
Menú Acciones: Exportar, Exportar (todas las columnas), Importar, Ver la papelera, Modo edición y Edición masiva.
Con pedidos seleccionados: Copiar y Eliminar.
En el detalle: Enviar, Imprimir pedido, Imprimir etiquetas, Importar de Excel, Exportar a Excel, Copiar y Eliminar.
Limitaciones a tener en cuenta
Sin cantidades negativas en las líneas: para deshacer mercancía recibida, usa un pedido de tipo Devolución.
Coste unitario obligatorio en cada línea.
No se puede eliminar un pedido con albaranes confirmados.
Un pedido Enviado ya no admite nuevos productos.
Solo se devuelve lo recibido del mismo proveedor y hasta lo Devolvible.
La devolución no corrige la factura de proveedor: eso se gestiona aparte en Facturas de proveedores.
Permisos: enviar y editar pedidos requiere Administrador de stock.
Preguntas frecuentes
He creado el pedido y el stock no ha cambiado.
El stock entra al guardar el albarán, no al crear el pedido.
No aparece el producto que busco.
Comprueba que tenga Gestionar stock y que pertenezca al proveedor de la cabecera.
Al guardar aparece «Coste unitario: El valor es obligatorio».
Alguna línea no tiene coste. Indícalo y vuelve a guardar.
¿Cómo deshago un pedido recibido por error?
Crea un pedido de Tipo Devolución con las líneas afectadas y registra su albarán.
En la devolución no aparece la línea que quiero devolver.
Solo se muestran líneas de compras de ese proveedor que tengan unidades recibidas sin devolver.
No puedo eliminar un pedido.
Tiene albaranes confirmados o te falta el permiso Administrador de stock.
Buenas prácticas recomendadas
Selecciona siempre el proveedor para filtrar productos y facilitar devoluciones.
Revisa costes y descuentos antes de enviar: afectan al coste medio.
Registra el albarán el mismo día que llega la mercancía.
Usa pedidos de Devolución en lugar de regularizaciones para devolver mercancía: se valoran al coste de compra.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas, nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte. Escríbenos en la burbuja azul de tu programa de gestión.