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¿Qué es la Configuración de Cuotas?
Ubicación: Menú Configuración > Cuotas > Configuración
Una cuota es un servicio que el club ofrece a sus clientes (cuota de socio, abono, taquilla, buggy…) y que se cobra con un pago único o de forma recurrente.
En esta pantalla se definen las opciones generales que afectan a todas las cuotas del club: si los recibos se emiten solos, con qué método se cobran, si se facturan, cómo se calcula el prorrateo y qué avisos se envían.
El resto de la configuración está en v3 - Cuotas: Tipos de Cuotas y v3 - Cuotas: Motivos de baja. El trabajo diario (asignar cuotas, emitir y cobrar recibos) se explica en v3 - Facturación: Cuotas (usuario).
¿Qué problema resuelve?
Recibos sin intervención manual: el sistema emite cada día los recibos que tocan.
Cobro automático: los recibos se cobran con tarjeta tokenizada, bono o depósito.
Facturación al momento: cada recibo emitido puede generar su factura.
Prorrateo homogéneo: opción de calcular con meses de 30 días.
Avisos a tiempo: recordatorios al cliente y al club antes del fin de una cuota, y aviso de cada compra online.
Requisitos previos
Módulo de Cuotas activo en tu instalación.
Para el cobro automático: una forma de pago que admita pagos desatendidos (pasarela con tarjeta tokenizada, bono monedero, bono de unidades o depósito).
Para crear facturas: un tipo de factura predeterminado y, si lo exige, clientes con NIF válido.
Para domiciliar recibos: integración SEPA configurada. Ver v3 - Integración SEPA - Q19 (Domiciliación bancaria).
Tipos de cuota creados con la emisión automática activada en los que quieras incluir. Ver v3 - Cuotas: Tipos de Cuotas.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Emisión, cobro y facturación
Ve a Menú Configuración > Cuotas > Configuración.
Activa Emisión automática de cuotas si quieres que los recibos se emitan solos.
Elige el método de Cobro automático.
Activa Crear facturas y Enviar por email si los necesitas.
Paso 2 — Prorrateo
Decide si usar Prorrateo meses de 30 días.
Paso 3 — Recordatorios y avisos
Indica el Recordatorio fin de cuota del cliente y el Recordatorio fin de cuota de admin.
Completa la Dirección de recordatorio de cuotas admin y el Email de notificación de compra.
Pulsa Guardar.
📌 Nota: la emisión automática solo afecta a los tipos de cuota que también tengan activada su propia opción Emisión automática de cuotas.
Detalle de cada campo
Emisión automática de cuotas
Nombre del campo: Emisión automática de cuotas. Casilla.
Descripción: activa el proceso diario que emite las renovaciones de las cuotas.
Impacto en el sistema: cada día se generan las ventas de los recibos que vencen ese día.
Comportamiento del sistema: solo incluye tipos de cuota con su propia Emisión automática de cuotas activa. Desactivado, los recibos se emiten a mano con Emitir cuotas.
Ejemplo de uso / qué ocurre: una cuota mensual con renovación el día 1 genera su recibo el día 1 sin que nadie lo emita.
Cobro automático
Nombre del campo: Cobro automático. Selector de forma de pago (opcional).
Descripción: método con el que se cobran los recibos emitidos automáticamente. Debe admitir pagos desatendidos.
Impacto en el sistema: al emitir el recibo, el sistema intenta cobrarlo con este método.
Comportamiento del sistema: si el cobro falla (sin tarjeta, sin saldo…), la venta queda pendiente de pago. Vacío = los recibos se emiten sin cobrar.
Ejemplo de uso / qué ocurre: eliges la pasarela con tarjeta tokenizada; el recibo de un socio con tarjeta guardada queda pagado al emitirse.
Crear facturas
Nombre del campo: Crear facturas. Casilla.
Descripción: genera la factura de cada recibo emitido automáticamente, aunque no esté pagado.
Impacto en el sistema: se usa el tipo de factura predeterminado.
Comportamiento del sistema: si el tipo de factura exige NIF y el cliente no lo tiene, ese recibo no se puede emitir hasta completarlo.
Ejemplo de uso / qué ocurre: el día de emisión se crean a la vez el recibo y su factura.
Prorrateo meses de 30 días
Nombre del campo: Prorrateo meses de 30 días. Casilla.
Descripción: calcula el prorrateo considerando que todos los meses tienen 30 días.
Impacto en el sistema: afecta a los tipos de cuota con prorrateo activado.
Comportamiento del sistema: desactivado, se usan los días reales de cada mes (28, 29, 30 o 31).
Ejemplo de uso / qué ocurre: la mitad del mes es siempre el día 16, también en febrero.
Enviar por email
Nombre del campo: Enviar por email. Casilla.
Descripción: envía al cliente los documentos generados al emitir sus cuotas.
Comportamiento del sistema: el cliente debe tener email en su ficha.
Ejemplo de uso / qué ocurre: el socio recibe su factura mensual por correo el día de la emisión.
Recordatorios de fin de cuota
Nombre del campo: Recordatorio fin de cuota del cliente y Recordatorio fin de cuota de admin. Duración (opcional).
Descripción: tiempo antes de la Fecha de fin de la cuota en que se avisa al cliente y al club.
Impacto en el sistema: cada cuota guarda si ya se envió cada recordatorio, para no repetirlo.
Comportamiento del sistema: solo aplica a cuotas con fecha de fin. Vacío = sin recordatorio.
Ejemplo de uso / qué ocurre: con 15 días, un abono que termina el 30 de junio avisa el 15 de junio.
Dirección de recordatorio de cuotas admin
Nombre del campo: Dirección de recordatorio de cuotas admin. Email.
Descripción: email del club que recibe el recordatorio de admin.
Comportamiento del sistema: sin dirección, el recordatorio de admin no se envía.
Email de notificación de compra
Nombre del campo: Email de notificación de compra. Email.
Descripción: dirección que recibe un aviso cuando un cliente compra una cuota online.
Comportamiento del sistema: solo para tipos de cuota con Notificación de compra activada.
Ejemplo de uso / qué ocurre: recepción recibe un correo cada vez que alguien compra un abono desde la zona de clientes.
📌 Nota: los campos de la sección General (Tipo de factura al pagar Q19, Producto cargos por devolución y Desglosar Q19 por cliente de la venta) pertenecen a la domiciliación bancaria. Ver v3 - Integración SEPA - Q19 (Domiciliación bancaria).
Qué ocurre cada día con la emisión automática
Emisión: se crea una tarea de emisión que genera una venta por cada recibo que vence ese día. Ver v3 - Facturación: Tareas de emisión de cuotas.
Facturación: con Crear facturas, cada venta se factura.
Cobro: con Cobro automático, se intenta cobrar; si falla, la venta queda pendiente de pago.
Envío: con Enviar por email, el cliente recibe sus documentos.
Recibos omitidos: los recibos marcados como omitidos en la vista tabla no se emiten.
Limitaciones a tener en cuenta
Doble activación: la emisión automática necesita la opción general y la del tipo de cuota.
Cobro automático: solo con métodos de pago desatendidos.
Un único método de cobro automático para todo el club.
NIF obligatorio: con Crear facturas, puede bloquear la emisión de clientes sin NIF.
Recordatorios: solo en cuotas con fecha de fin.
Preguntas frecuentes
Las cuotas no se emiten solas. ¿Por qué?
Revisa que Emisión automática de cuotas esté activa aquí y también en el tipo de cuota.
Se emiten los recibos pero no se cobran.
Comprueba el Cobro automático y que el cliente tenga tarjeta tokenizada o saldo suficiente en el bono o depósito.
No puedo emitir recibos por falta de NIF.
Con Crear facturas activo, el tipo de factura puede exigir NIF. Complétalo en la ficha del cliente y vuelve a emitir.
El club no recibe los recordatorios.
Revisa la Dirección de recordatorio de cuotas admin y que la cuota tenga Fecha de fin.
No llega el aviso de compra online.
Completa el Email de notificación de compra y activa Notificación de compra en el tipo de cuota.
Buenas prácticas recomendadas
Prueba la emisión manual con un rango corto antes de activar la automática.
Revisa a diario las ventas pendientes de pago tras la emisión.
Configura los recordatorios en abonos de temporada para facilitar la renovación.
Usa un email compartido del club para los avisos de admin y de compra.
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