Subfamilias

Cómo crear las subfamilias para asociar a nuestros productos y obtener mejores informes y exportaciones a contabilidad.

Actualizado hace más de una semana

Índice

Introducción

Como ya vimos en el artículo de ayuda Familia, una subfamilia nos sirve para agrupar productos haciendo que los informes sean más intuitivos y pudiendo filtrar nuestros productos en listados.

Si no existieran las subfamilias, y un club tuviera 100 productos de tienda, el gerente tendría que exportar a Excel todas las ventas y sumar todas las ventas de esos productos para saber el ingreso total. Sin embargo, si agrupamos estos 100 productos en la subfamilia "Tienda Accesorios", veremos en los informes ese sumatorio automáticamente.

Así pues, una Subfamilia nos sirve para agrupar productos. En inglés solemos traducirlo a Product Classes (Categorías de products), y las más típicas son:

  • Tienda Accesorios

  • Tienda Zapatos

  • Green Fees Visitante

  • Green Fees Socios

  • Green Fees Torneos

A diferencia de la Familia, una Subfamilia contiene además la información contable. Podremos añadir el código y la cuenta contable para exportar nuestros datos a nuestros sistema de contabilidad. Por lo tanto, es muy importante confeccionar la estructura de familias y subfamilias con el departamento de contabilidad (para exportaciones contables) y dirección (para reportes).

General

Para añadir una subfamilia seguiremos los siguientes pasos:

  • Nombre: Campo libre donde escribiremos el nombre de la Subfamilia, por ejemplo, "Green Fees Socios".

  • Familia: Asociaremos esta nueva subfamilia a la familia que elijamos en este listado. Si no existe la familia se podrá crear desde el propio desplegable haciendo click en "Nuevo". Recomendamos que el nombre de la subfamilia comience con el mismo nombre de la familia y a continuación su atributo. Por ejemplo, si tenemos la familia "Tienda", recomendamos que la subfamilia se llame "Tienda Ropa", o "Tienda Guantes". Nos permitirá tenerlo más ordenado a la hora de hacer informes o búsquedas.

  • Código (opcional): En este campo escribiremos el código que deseemos. Este campo es alfanumérico, muy útil para que los informes de facturación se muestren de una manera mas ordenada o para exportaciones a otros sistemas contables.

  • Cuenta contable (opcional): La cuenta contable será necesaria siempre y cuando se quiera exportar la facturación a otro software de contabilidad. Este número lo deberá facilitar el departamento contable y dependerá del software que use. Por ejemplo: 430000001.

  • Empresa (opcional). Seleccionaremos en el desplegable la empresa que corresponda a la subfamilia. Este campo no es obligatorio. Sólo lo usaremos cuando trabajamos con más de una empresa en Golfmanager. Si tenemos las subfamilias asociadas a empresas distintas, e intentamos pagar en un sólo ticket elementos de distintas subfamilias/empresas, el sistema nos lanzará un error.

Presupuestos

Para que puedas controlar mejor tu negocio, hemos añadido la posibilidad en cada subfamilia de indicar el presupuesto de cada partida mes a mes.

Con esta información, podrás crear tablas dinámicas o añadir a tu Dashboard, la evolución de tu negocio comparado al presupuesto como por ejemplo "Ventas de tienda de este año contra presupuesto" o "Ventas de zapatos este mes contra presupuesto".

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