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Perguntas Frequentes
Introdução
No Golfmanager, cada vez que se faz uma reserva, se marca uma lição, uma venda na loja, etc., é gerada uma venda. Todas estas vendas, e os seus detalhes, aparecerão nesta lista para que se possam filtrar, pesquisar, consultar e exportar para o Excel. É por isso que consideramos esta lista como uma das TOP 3 mais importantes no Golfmanager.
Como em qualquer lista, podem ser utilizadas as ferramentas para melhor explorar os seus dados: filtragem, pesquisa, exportação, importação, etc.
Separador "Linhas”
A diferença entre uma venda e uma linha vendida é que dentro de uma venda pode haver uma ou mais linhas vendidas. Pode ser útil pensar numa venda como um carrinho de compras, assim as linhas de venda são os artigos que se colocam nesse carrinho. As vendas seriam o número de compras ou carrinhos que vendeu num dia, enquanto as linhas de vendas seriam todos os artigos que vendeu, independentemente do carrinho de compras em que pertence.
Esta "Lista de Vendas" divide esta informação em dois separadores: vendas e linhas. Este separador "linhas" exibe cada um dos produtos que foi vendido com todos os seus detalhes e, portanto, torna-se a lista mais importante do dia a dia.
Informação: cada vez que se entra no POS está-se a olhar para um carrinho ou venda. O ID dessa venda está no URL do navegador. E dentro deste POS (venda) podem adicionar-se vários produtos e cada um deles terá uma linha de venda. Cada vez que se cria um novo carrinho no POS e adicionam produtos, estão a adicionar-se registos à lista de vendas e linhas de venda. Estas vendas podem ser trabalhadas a partir do POS ou a partir da própria lista.
Botão especial na lista de linhas de venda. Enviar para pagamento online
Esta opção permite enviar vendas pendentes de pagamento a um cliente por e-mail. Este cliente receberá um e-mail com um link para prosseguir com o pagamento. Assim que o montante for pago através do gateway de pagamento online, as vendas aparecem automaticamente no Golfmanager como pagas.
Como solicitar o pagamento via e-mail:
Selecionar as vendas pendentes de pagamento a enviar.
Clicar no botão Enviar Pagamento Online. Abre-se um pop up.
Selecionar o template "Enviar para pagamento online" a partir do menu. Estes modelos podem ser configurados em Configurações > Configuração Geral > Templates,
No campo Expiração, pode ser inserida uma data de expiração para o pagamento. Uma vez transcorrida esta data, o cliente não poderá pagar online.
Clicar em Aceitar.
✉️ Melhorias no pagamento por link
Estamos super orgulhosos desta característica principal no Golfmanager, e melhorámo-la ainda mais.
Esta funcionalidade consiste em solicitar o pagamento de uma dívida a um cliente por e-mail. Tinha uma limitação porque não se podia enviar este tipo de e-mail a operadores turísticos "a crédito" ou aplicá-lo a clubes que apenas pedem um pagamento percentual.
Fizemos os ajustes necessários para que isto já não seja uma limitação.
Botão especial na lista de linhas de venda: Pagar
Através deste botão pode pagar-se uma linha de venda diretamente a partir da lista e não é necessário aceder à ficha do cliente. Também podem ser selecionadas várias linhas e linhas de pagamento de vários clientes ao mesmo tempo.
Botão especial na lista de linhas de venda: Ver no POS
Recomendamos que leia os pontos anteriores para ver as diferenças entre uma venda e as linhas de venda.
Com este botão pode-se abrir esta venda no POS a fim de ver e/ou operar a partir daí.
Botão especial na lista de linhas de venda: Faturar
A partir deste botão é possível emitir todos os tipos de faturas, exceto faturas-recibo, que serão emitidas diretamente a partir do POS.
Como emitir uma fatura:
Filtrar por datas e selecionar as vendas a faturar, a partir da lista de vendas.
Recomendamos que se acrescente o filtro "Fatura = não tem valor" para excluir da lista as vendas já faturadas, embora o sistema não permita faturar duas vezes.
Clicar em "Faturar".
Selecionar “Emitir fatura”. Abre-se um pop up.
Selecionar o tipo de fatura:
Agrupar numa só fatura. O sistema irá gerar uma única fatura com todas as vendas selecionadas.
Uma fatura por cliente. O sistema agrupará as vendas selecionadas por cliente e emitirá uma fatura para cada um deles.
Escolher o cliente a quem a fatura será emitida. Se se escolher uma fatura para cada cliente, esta opção é escondida, uma vez que não é necessária.
NOTA: Para emitir uma fatura tem sempre de se escolher um cliente da base de dados, pode ser um cliente genérico como o VISITANTE, CLIENTES VÁRIOS, ... ou com os dados reais do nome do cliente.
Escolher a empresa com a qual a fatura vai ser emitida.
Selecionar a data da fatura. O sistema não lhe permitirá escolher uma data no passado que não esteja relacionada com a numeração das faturas atuais. Por outras palavras, as faturas e as suas datas devem ser correlativas e o sistema ajudará a mantê-lo dessa forma.
Acrescentar observações para esta fatura. Isto será visível para o cliente se o modelo de fatura o permitir.
O sistema escolhe uma série padrão, tal como foi configurada no perfil da empresa, mas a partir da secção avançada deste pop up pode selecionar-se a série manualmente.
O sistema escolhe um template padrão, que será o de maior prioridade entre todos os templates de faturação do sistema. Mas a partir da secção avançada deste pop up, pode ser selecionado manualmente.
Pode ser selecionada manualmente a fatura a ser retificada, se necessário.
Clicar em "Aceitar". O sistema abre o detalhe da fatura onde se pode imprimir, enviar. etc. Para mais informações sobre este novo ecrã, visite o nosso artigo de ajuda Faturas.
Como emitir uma fatura proforma
Clicar em "Faturar".
Selecionar “Emitir fatura proforma”. Abre-se um pop up.
Selecionar o tipo de fatura proforma:
Agrupar numa só fatura. O sistema irá gerar uma única fatura com todas as vendas selecionadas.
Uma fatura por cliente. O sistema agrupará as vendas selecionadas por cliente e emitirá uma fatura para cada um deles.
Escolher o cliente a quem a fatura será emitida. Se se escolher uma fatura para cada cliente, esta opção é escondida, uma vez que não é necessária.
Escolher a empresa com a qual a fatura vai ser emitida.
Selecionar a data da fatura. O sistema não lhe permitirá escolher uma data no passado que não esteja relacionada com a numeração das faturas atuais. Por outras palavras, as faturas e as suas datas devem ser correlativas e o sistema ajudará a mantê-lo dessa forma.
Acrescentar observações para esta fatura. Isto será visível para o cliente se o modelo de fatura o permitir.
O sistema escolhe uma série padrão, tal como foi configurada no perfil da empresa, mas a partir da secção avançada deste pop up pode selecionar-se a série manualmente.
O sistema escolhe um template padrão, que será o de maior prioridade entre todos os templates de faturação do sistema. Mas a partir da secção avançada deste pop up, pode ser selecionado manualmente.
Clicar em "Aceitar". O sistema abre o detalhe da fatura proforma onde se pode imprimir, enviar, etc.
Detalhe de uma linha de venda. Secção Geral
Para aceder aos detalhes de qualquer uma das vendas, ir a Listas > Vendas e clicar no ID da venda desejada. Nesta primeira secção encontra-se a secção geral com os seguintes campos:
ID: Identificador único desta venda na base de dados.
Venda: identificação da venda ou carrinho a que esta linha de venda pertence.
Descrição (editável): Descrição por defeito (opcionalmente editável) que normalmente consiste no nome do produto, data, recurso e nome do cliente.
Produto: Nome do produto que compõe esta linha de venda.
Cliente: Cliente ou contacto na base de dados que é o proprietário ou responsável por esta linha de venda.
Beneficiário (editável): Cliente na base de dados que irá beneficiar deste serviço. Este campo é normalmente o mesmo que o cliente, mas no caso de operadores turísticos pode ser diferente.
Tarifa: Aqui encontra-se a tarifa especial foi utilizada no cálculo do preço desta linha de venda. Muito útil para rastrear a razão de um preço.
Código promocional: Código promocional utilizado pelo cliente ao comprar esta linha de venda.
Data de utilização (editável): Data em que esta linha de venda será utilizada. Para um produto de loja isto é normalmente o mesmo que a data de criação, mas para uma reserva ou aula, a data é normalmente a data de jogo ou o dia da aula, respetivamente.
Data de vencimento (editável): Data de pagamento para esta linha de venda. Esta é normalmente a data do jogo, mas este valor pode ser personalizado com a correta configuração de reserva.
Caixa: a caixa que o utilizador tinha aberto no momento em que a linha de venda foi criada.
Percentagem pré-pagamento: Percentagem da venda total que foi solicitada ao cliente no momento da compra online.
Coletivo: fica visível o coletivo do cliente, útil para futuros relatórios e listagens.
Online: origem da linha de venda online ou offline, útil para relatórios e listagens.
Detalhe de uma linha de vendas. Secção Estado
Nesta secção veremos alguns campos úteis para estudar o estado de uma linha de venda:
A crédito (editável): Vê-se aqui se esta venda está marcada a crédito ou não. Uma venda a crédito é aquela que foi marcada para pagamento no final de um período, geralmente no final do mês. Se um cliente, na sua ficha, tiver a opção "a crédito" ativada, as suas vendas serão criadas como tal por defeito.
Pago: Aqui vê-se se esta linha de venda está paga ou não.
Cancelado: Aqui vê-se se esta linha de venda está cancelada ou não.
Ticket: Se a linha estiver paga, vê-se aqui o número da fatura-recibo em que esta linha está incluída.
Fatura: Se a linha foi faturada, vê-se aqui o número da fatura em que esta linha está incluída.
Detalhe de uma linha de venda. Secção Quantidade
Quantidade: Número de unidades nesta linha de venda.
Preço: Preço desta linha de venda, sem desconto e incluindo IVA.
Desconto: Montante do desconto nesta linha de venda, incluindo.
Detalhe de uma linha de vendas. Secção Outros
Motivo do desconto: O sistema, com a opção avançada pos.showDiscountReasons ativada, obriga os colaboradores a escolherem um motivo sempre que quiserem aplicar um desconto. Nesta secção é visível a razão do desconto.
ID de que depende: Este campo, juntamente com o campo "objeto do qual depende", ajuda a identificar de onde vem uma linha de venda: de uma reserva, de uma quota, etc. O "objeto do qual depende" é a tabela do programa que originou a venda, por exemplo, o mais comum são as bookings.reservation e significa que esta venda foi criada a partir de uma reserva. O ID seria o identificador nessa lista de reservas.
Objeto do qual depende: Como se viu no ponto anterior, foi a tabela da base de dados que deu origem a esta venda. As mais comuns são:
activities.inscription: foi criado a partir de uma inscrição numa atividade
billing.voucher: foi criado a partir de um voucher
billing.voucherRecharge: foi criado a partir da recarga de um voucher
bookings.reservation: foi criado a partir de uma reserva
golfdirecto: foi criado a partir de uma inscrição num torneio
recurring.membershipClient: foi criado a partir de uma quota
school.class: foi criado a partir de uma aula
school.course: foi criado a partir de um curso
transfer.transfer : foi criado a partir de um transfer
ID do qual depende 2: O mesmo significado que acima, mas por vezes as vendas podem provir de duas tabelas diferentes. Aqui veremos a identificação no quadro Objeto do qual depende 2.
Objeto do qual depende 2: O mesmo significado que acima, porque por vezes as vendas podem provir de duas tabelas diferentes. Aqui verá o nome da tabela de onde provém esta linha de vendas.
Observações (editável): O sistema permite acrescentar observações a uma linha de venda a partir do POS (com o botão direito) ou a partir deste ecrã de detalhe. É útil acrescentar notas.
Observações públicas (editáveis): o mesmo conceito que acima, mas estas observações aparecerão na fatura do cliente se esta for emitida.
Separador "Venda”
Como explicado acima, a diferença entre uma venda e uma linha de venda é que dentro de uma venda pode haver uma ou mais linhas de venda. Pode ser útil pensar numa venda como um carrinho de compras, enquanto as linhas de venda são os artigos que se colocam nesse carrinho. As vendas seriam o número de compras ou carrinhos que se vendeu num dia, enquanto as linhas de vendas seriam todos os artigos que se vendeu, independentemente do carrinho de compras a que pertence.
Esta "Lista de Vendas" divide esta informação em dois separadores: vendas e linhas de venda. Neste separador "Vendas" veremos cada um dos carrinhos que se vendeu, e normalmente não é tão relevante como o separador "Linhas".
Cada vez que se entra no POS está-se a olhar para um carrinho ou venda. O ID de venda fica visível no URL do navegador. E dentro deste POS, no expositor, é onde se adicionam os vários produtos e cada um deles será uma linha de venda. Cada vez que se cria um novo carrinho no POS e adiciona artigos, está-se a adicionar registos à lista de vendas e linhas de venda.
Estas vendas podem ser trabalhadas a partir do POS ou a partir da própria lista.
Detalhe de uma venda. Secção Geral
ID: Identificador desta venda ou carrinho.
Caixa: Em que caixa estava o utilizador a trabalhar quando foi criada a venda.
Cliente: Desta venda. O cliente de uma venda não tem de ser o mesmo cliente de todas as linhas de venda que a formam.
Em espera: O sistema permite colocar "em espera" as vendas para poderem ser pagas mais tarde. Neste campo, assinala-se se a venda está ou não em espera.
E-mail: Se a reserva for feita online, é indicado aqui o e-mail do titular da venda.
Última atualização: Se a venda sofrer qualquer alteração, vê-se aqui a data em que foi efetuada.
Data de criação: A data em que esta venda foi criada.
Detalhe de uma venda. Secção Linhas
Nesta secção estão disponíveis todas as linhas que compõem a venda. Os detalhes, de cada umas destas linhas, podem ser consultados neste mesmo artigo.
Detalhe de uma venda. Secção: Tickets
Nesta secção estão disponíveis todas os tickets que compõem a venda. Os detalhes, de cada umas destas linhas, podem ser consultados no artigo dos tickets.
Como consultar as dívidas de Clientes
Aplicar os filtros para pesquisar de acordo com o desejado.
Como consultar uma lista de dívidas de clientes:
Clicar em Listas > Vendas.
Filtrar por Pago igual a Não.
Para ver dívidas no passado filtrar por data de utilização.
Como cancelar uma linha de venda a partir da lista de vendas
As linhas de vendas que tenham faturas ou que já estejam pagas só podem ser canceladas a partir do POS.
Como cancelar linhas a partir da lista de vendas:
Filtrar e selecionar as linhas a cancelar.
Clicar no botão Cancelar e aparece um pop-up.
Clicar em Aceitar.
Possíveis erros ao cancelar:
Como editar a data de utilização de uma venda
Como alterar a data de utilização de uma venda:
Clicar em Listas > Vendas no menu principal.
Selecionar a linha de venda a editar.
No campo data de utilização colocar a data pretendida.
Clicar em Guardar.
Como editar a data de validade de uma venda
Como alterar a data de validade de uma venda:
Clicar em Listas > Vendas no menu principal.
Selecionar a linha de venda a editar.
No campo data de validade colocar a data pretendida.
Clicar em Guardar.
É possível acrescentar o campo da nacionalidade?
Não, da lista de vendas não se pode ver o campo de nacionalidade do cliente, a nacionalidade aparece na lista de clientes e de reservas.
Se se criar uma tabela dinâmica de linhas de venda, é possível adicionar a coluna da nacionalidade do cliente.
Como editar a descrição das linhas de venda
Para editar a descrição de uma linha de venda, faz-se o seguinte:
No menu principal clicar em Listas > Vendas
Clicar na linha de venda a que se quer mudar a descrição
No campo Descrição acrescentar o texto
Clicar em Guardar.