Når I har registreret tilsagn til ansøgere, under en specifik ansøgningsperiode, har I mulighed for at lave udbetalinger og indhente afrapportering/dokumentation til eventuelt betingede bevillinger. Begge funktioner kan organiseres ved hjælp af uddelingsstatusser.
Når alle udbetalinger og al afrapportering er gennemført kan en ansøgningsperiode arkiveres.
Et godt fif 💡 Skal dele af en bevilling tilbageføres (før udbetaling) eller tilbagebetales (af ansøger efter udbetaling), kan I registrere dette ved hjælp af en udbetalingsplan.
Udbetalingsplanen trækker automatisk det tilbageførte eller -betalte beløb fra fondens samlede udbetalte beløb og inkluderes således også i fondens statistikker over bevillinger inden for et bestemt regnskabsår. Læs mere om udbetalingsplaner her.
Afrapportering og betingede bevillinger
Hvis I skal indhente dokumentation i forbindelse med en betinget bevilling eller afrapportering på projekter, skal disse dokumenter vedhæftes af ansøger selv på deres eksisterende ansøgning.
Værd at vide ✅ For at kunne modtage dokumentation i forbindelse med afrapportering eller betingede bevillinger skal I have slået denne funktion til i opsætningen af ansøgningsperioden. Læs mere om opsætning her.
Kontakt Grant Compass, hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp.
Et godt fif 💡 Information om krav til eftersendt materiale kan eventuelt skrives med i støttebrevet. Alternativt kan du/I udsende en opfølgende besked til alle bevilgede ansøgere, hvori krav og frister til dokumentation m.v. står beskrevet. Læs mere om udsending af generelle beskeder her.
Hjælp jeres ansøgere godt på vej og send dem eventuelt et link til Grant Compass' vejledning om vedhæftning af nyt materiale, f.eks. i forbindelse med afrapportering. Se vejledningen til ansøgere her.
Når ansøger har vedhæftet den nye dokumentation, vil bilagene fremgå for bestyrelsen på den specifikke ansøgning og under punktet "Dokumentation efter godkendelse".
Også her kan du benytte uddelingsstatussen til at holde overblik over status på eftersendelse af dokumentation.
Arkivering af ansøgningsperiode
For at holde overblik over igangværende versus afsluttede ansøgningsperioder, kan du kan vælge at arkivere færdigbehandlede perioder. Dette anbefales dog først at blive gjort efter al efterbehandling er afsluttet, herunder udbetaling, afrapportering og alle typer kommunikation med ansøgerne.
❗️Ved arkivering kan ansøgerne ikke længere skrive beskeder til jer og vice versa. Ligeledes låses uddelingsstatuser, referencer og allokerede beløb også for redigering. Bestyrelsen kan dog stadig kan stadig tilgå de bevilgede ansøgninger i henhold til bogføringsloven samt skattekontrolloven.
Du arkiverer perioden ved at klikke på "Arkiver ansøgningsperiode" øverst i højre hjørne på skærmen. ❗️ Bemærk, at det er en rettighed at kunne arkivere perioder.
Arkiverede ansøgningsperioder tilgås (i op til fem år fra bevillingstidspunktet) under "Ansøgninger" i venstremenuen og derefter fanen "Arkiverede ansøgningsperioder" i toppen af siden.
Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: