Når I har registreret tilsagn til ansøgere, under en specifik ansøgningsperiode, har I mulighed for at lave udbetalinger og indhente afrapportering/dokumentation til eventuelt betingede bevillinger. Begge funktioner kan organiseres ved hjælp af uddelingsstatusser.
Når udbetalinger og rapportering er gennemført kan en ansøgningsperiode arkiveres.
Udbetaling af bevillinger
Selve udbetalingen til bevilgede ansøgere sker via download af enten bankfilen eller den brugerdefinerede fil:
Bankfilen bruges til udbetaling, hvis I udbetaler via netbank og gerne vil automatisere udbetalingen. Læs mere om bankfilen her.
Den brugerdefinerede fil bruges til udbetaling, hvis I eller jeres bank manuelt registrerer udbetalinger i netbank. Læs mere om download af den brugerdefinerede fil her.
Klik på download-ikonet på oversigten over bevilgede ansøgninger for at vælge typen af fil til udbetaling.
Værd at vide ✅ Er I forvaltningskunder hos Forvaltningsinstituttet og benytter I Grant Compass' økonomimodul, så skal I registrere legatbetalinger efter aftale med Grant Compass. Læs mere om betalinger for FI's forvaltningskunder her.
Uddelingsstatus
Efter den relevante betalingsfil er downloadet, og betalingerne er gennemført, kan du vælge at gøre brug af en uddelingsstatus. Uddelingsstatussen er et datapunkt, der bliver tilgængeligt efter godkendelsesprocessen er gennemført. Den angiver, hvor i efterbehandlingsprocessen, den specifikke ansøgning befinder sig.
Klik på tandhjulet ovenfor listevisningen og hernæst datapunktet "Uddelingsstatus" for at synliggøre uddelingsstatusserne på listen over bevilgede ansøgninger.
Uddelingsstatussen kan være enten "Betalt", "Afventer dokumentation", "Dokumentation modtaget", "Annulleret" eller "Ingen status".
Statussen kan således både bruges til at holde overblik over, om og til hvem I har udbetalt, om I har modtaget den ønskede dokumentation fra ansøgerne og om en bevilling f.eks. er blevet annulleret/trukket tilbage igen.
Afrapportering og dokumentation til betinget bevilling
Hvis I skal indhente dokumentation i forbindelse med en betinget bevilling eller afrapportering på projekter, skal disse dokumenter vedhæftes af ansøger selv på deres eksisterende ansøgning.
Værd at vide ✅ For at kunne modtage dokumentation i forbindelse med afrapportering eller betingede bevillinger skal I have slået denne funktion til i opsætningen af ansøgningsperioden. Læs mere om opsætning her.
Kontakt Grant Compass, hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp.
Et godt fif 💡 Information om krav til eftersendt materiale kan eventuelt skrives med i støttebrevet. Alternativt kan du/I udsende en opfølgende besked til alle bevilgede ansøgere, hvori krav og frister til dokumentation m.v. står beskrevet. Læs mere om udsending af generelle beskeder her.
Hjælp jeres ansøgere godt på vej og send dem eventuelt et link til Grant Compass' vejledning om vedhæftning af nyt materiale, f.eks. i forbindelse med afrapportering. Se vejledningen til ansøgere her.
Når ansøger har vedhæftet den nye dokumentation, vil bilagene fremgå for bestyrelsen på den specifikke ansøgning og under punktet "Dokumentation efter godkendelse".
Også her kan du benytte uddelingsstatussen til at holde overblik over status på eftersendelse af dokumentation.
Arkivering af ansøgningsperiode
For at holde overblik over igangværende versus afsluttede ansøgningsperioder, kan du kan vælge at arkivere færdigbehandlede perioder. Dette anbefales dog først at blive gjort efter al efterbehandling er afsluttet, herunder udbetaling, afrapportering og alle typer kommunikation med ansøgerne.
❗️Ved arkivering kan ansøgerne ikke længere skrive beskeder til jer og vice versa. Ligeledes låses uddelingsstatuser, referencer og allokerede beløb også for redigering. Bestyrelsen kan dog stadig kan stadig tilgå de bevilgede ansøgninger i henhold til bogføringsloven samt skattekontrolloven.
Du arkiverer perioden ved at klikke på "Arkiver ansøgningsperiode" øverst i højre hjørne på skærmen. ❗️ Bemærk, at det er en rettighed at kunne arkivere perioder.
Arkiverede ansøgningsperioder tilgås (i op til fem år fra bevillingstidspunktet) under "Ansøgninger" i venstremenuen og derefter fanen "Arkiverede ansøgningsperioder" i toppen af siden.
Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: