Wil je je budget opstellen voor het komende jaar? Heb je de taak om een budget te maken voor je klant? Hieronder vind je de stappen die je moet volgen om dit te doen in HannaH.

1. Importeer de boekhoudkundige balans

Om tijd te besparen en nauwkeurigheid te garanderen, importeer de laatste boekhoudkundige balans in HannaH. Dit vormt een goede basis om het budget op te bouwen. U heeft namelijk de juiste startbalans en u vindt al uw boekhoudcodes en omschrijvingen terug in HannaH.

Om een balans te importeren, moet u in de Dossiergegevens selecteren: bestaand bedrijf/overgang naar vennootschap.

👍 De startdatum van het eerste boekjaar moet de maand zijn die volgt op de afsluiting van de geïmporteerde balans. Voorbeeld: Als u uw begroting voor 2026 wilt maken, importeert u uw balans op 31/12/2025 en begint u uw prognoses in 01/26.

Klik op "gegevens importeren", selecteer "import van een balans".

Vervolgens kunt u kiezen tussen automatische import via API of handmatige import. Beide opties worden hieronder uitgelegd.

Automatische import via API

Importeer uw gegevens via de API als uw boekhoudsoftware is verbonden met HannaH. Selecteer vervolgens de software, het dossier en de periode die u wilt importeren.

Voor een budget komt de periode doorgaans overeen met de 12 maanden die voorafgaan aan de start van de prognoses.

Voorbeeld: om het budget 2025 op te stellen, dient u de balans van 2024 te importeren (van 01/01/2024 tot 31/12/2024).

Handmatige import : genereer een .txt- of .csv-bestand of een formaat first vanuit uw boekhoudsoftware.

👍 Ontdek de procedure voor de meeste Belgische boekhoudsoftware op deze link. Als uw boekhoudsoftware een Excel-bestand kan genereren met alle boekhoudcodes, kunt u het vervolgens converteren naar .csv of .txt.

Handmatige import : maak een "mapping" van uw import en importeer

In mijn oorspronkelijke bestand, wat is het scheidingsteken tussen de kolommen en wat is het decimaalteken?
Periode gedekt (de duur van de boekhoudperiode die u importeert). Voorbeeld: Als u uw balans op 31/12/2023 importeert en het een periode van 12 maanden is, moet u 12 maanden invullen.
Is de eerste regel in mijn oorspronkelijke bestand een titel?
Ik verbind mijn kolommen aan de 4 rubrieken (boekingscode, omschrijving, saldo of debet, credit).

❗️ Als je een foutmelding ziet, betekent dit vaak dat HannaH er niet in geslaagd is om alles te importeren. Controleer alsjeblieft je schermen (beginbalans en resultatenrekening) om te zien wat niet is geïmporteerd. Zo nodig kan u de balansposten aanpassen in de Beginbalans of in de balansgegevens (Investeringen, Vorderingen & schulden en Inbreng & Financieringen).

2. Import voltooid ✅, pas uw budget aan

U vindt in HannaH de juiste beginbalans en al uw boekingscodes en omschrijvingen. Het inlezen van de balans is een waardevolle hulp, maar u moet nog een paar stappen volgen om uw budget af te ronden. Op dit moment heeft u namelijk nog de waarden van het vorige jaar.

[Optioneel] Werk aan uw seizoenspatroon.

Om de exploitatiegegevens van vorig jaar, maand voor maand te verkrijgen, kunt u een tweede import uitvoeren.

Opmerking: het is belangrijk om rekening te houden met het seizoenspatroon bij uw kasplanning en bij het volgen van het maandelijkse budget. Dit seizoenspatroon heeft echter geen invloed op de winstprognoses op jaarbasis.

Ten eerste, genereer een bestand in uw boekhouding die de volgende kolommen bevat: rekeningen, omschrijving, kolommen met de maandelijkse waarden.

Nadat het bestand gereed is, sla het op als csv of txt.
Klik op "importeren" en selecteer vervolgens "importeren van een tabel met producten en kosten".
Upload uw bestand naar HannaH.
Voer de "mapping" van uw import uit.
- Is de eerste regel in mijn oorspronkelijke bestand een titel?
- Wat is het scheidingsteken voor mijn kolommen en het decimaalteken in mijn oorspronkelijk bestand?
- Bestandstype. Als u maandwaarden heeft, klik dan Maandelijkse saldi aan.
- Geef het aantal te importeren kolommen aan. Bijvoorbeeld, als u 12 kolommen heeft, noteer dan 12 maanden.
- Geef de eerste kolom met waarden die moet ingelezen worden en met welke eerste maand in HannaH ze overeenstemt (start van uw prognoses?)
- Herhaal de import voor de prognoses. U kunt "Ja" aanvinken als u dezelfde seizoensgebondenheid wenst voor uw toekomstige boekjaren.

👍 Opmerking: Laat uw boekhoudsoftware het niet toe om dit soort bestand (met waarden per maand) te downloaden, dan moet u een bestand genereren voor elke maand die u wilt importeren. Wenst u bijvoorbeeld uw bedrijfsgegevens voor de 12 maanden van vorig jaar in te lezen dan moet u 12 bestanden genereren en 12 imports in HannaH uitvoeren.

Andere opties om seizoensgebondenheid te verkrijgen, zijn:

een werkblad (Excel of Google sheet) met het budget voor het komende boekjaar aan te maken en in te lezen.
de waarden van de elementen handmatig te wijzigen via de detailschermen (Gegevens). Geef de seizoensgebondenheid aan voor het eerste boekjaar en baseer vervolgens de schommelingen op basis van uw eerste boekjaar.

Bijwerken van uw verwachte bedrijfsgegevens

Verwijder de regels die niet meer relevant zijn.

Bijvoorbeeld, als u vorig jaar huurkosten voor een auto heeft betaald maar u heeft deze auto niet meer, moet u deze regel verwijderen.

Pas de bestaande bedragen aan via het "Indexering" invoerscherm of via de aanpassingsschermen van elk van uw items.

Bijvoorbeeld, u kunt al uw algemene kosten verhogen op basis van de verwachte indexering.

[Optioneel] Pas indien nodig uw bevoorrading aan om deze variabel te maken, zodat u deze gemakkelijk kunt aanpassen op basis van uw inkomsten en uw voorraad kunt beheren.

Voeg uw nieuwe verwachte gegevens toe (indienstname, investeringen, financieringen, nieuw product, nieuwe kosten...)

Bijvoorbeeld, als u van plan bent om meubilair aan te schaffen (25.000€) in 10/2024, moet u een nieuwe investering invoeren voor 25.000€ en de afschrijvingsperiode specificeren.

Je zult nu een goed onderbouwd budget hebben. Je kunt nu ook maandelijkse of driemaandelijkse budgetopvolging rechtstreeks in HannaH doen en indruk maken op uw belanghebbenden (klanten, aandeelhouders, raad van bestuur, banken, ...).

Verfijn uw prognoses

Afhankelijk van het niveau van nauwkeurigheid dat u wilt bereiken, kunt u hier stoppen of uw prognoses verfijnen.

Werk aan de betalingsschema’s van uw vorderingen en schulden en uw betalingsvoorwaarden

Op basis van de geïmporteerde balans kent HannaH uw betalingsvoorwaarden niet.
- Ofwel bent u niet verplicht om deze aan te geven. U kunt er namelijk van uitgaan dat de vorderingen en schulden stabiel blijven in de tijd. U wijzigt dus uw termijnen niet en stelt geen betalingsvoorwaarden in (0 maanden).
- Ofwel werkt u uw betalingsvoorwaarden en termijnen bij:
  - Allereerst lost u de verschillende termijnen af in het scherm “Vorderingen & Schulden”. U moet regel voor regel bekijken en de overeenkomstige aflossingen aangeven.
    Bijvoorbeeld, u weet dat uw vorderingen over 2 maanden worden betaald. Daarom lost u ze gedeeltelijk af in januari en gedeeltelijk in februari. Op deze manier:
- Vervolgens voegt u uw betalingstermijnen in voor al uw waarden. Deze actie wordt uitgevoerd in het "Betalingstermijnen" scherm.
  Bijvoorbeeld, 2 maanden voor de opbrengsten

Werk aan de investeringen

HannaH kent de details van uw investeringen niet wanneer u uw balans importeert. Daarom voegt hij een regel ‘totaal bestaande vaste activa’ toe die al uw investeringen groepeert. Voor de jaarlijkse afschrijvingen baseert HannaH zich op de cijfers van vorig jaar. Dit is een schatting die in sommige gevallen voldoende kan zijn (bijvoorbeeld als u alleen uw liquiditeit wilt controleren). Immers, afschrijvingen hebben geen invloed op de berekening van de kasstroom.

Als u echter uw investeringen wilt aanpassen, kunt u deze stappen volgen:

Pas uw geïmporteerde investeringsregels aan door de restwaarde en de jaarlijkse afschrijving of de aanschafwaarde en de afschrijvingsduur aan te geven.
Verwijder de regel ‘totaal bestaande vaste activa’ :::

Werk aan de financiering

Wanneer u uw balans importeert in HannaH, kent de software de details van uw financieringen niet. Daarom voegt het een regel ‘totaal bestaande financiering’ toe die al uw langlopende schulden (17) en kortlopende schulden (42) bij elkaar optelt.

De looptijd van de lening wordt berekend door uw langlopende schulden (17) te delen door uw kortlopende schulden (42), en vervolgens te delen door 12 maanden. De rente van deze lening wordt toegevoegd aan uw algemene kosten.

Dit is een snelle schatting van uw financiering, die in sommige gevallen voldoende kan zijn.

Als u uw financiering wilt aanpassen, volg dan deze stappen:

Pas uw geïmporteerde regels 17 aan met de juiste parameters (rente, looptijd, frequentie, ...) + het oorspronkelijke bedrag van de lening met de verkrijgingsdatum of de waarde van de lening op de importdatum (17 en 42 samen).
Verwijder uw regel van 42 die nu wordt gegenereerd door uw 17-regel.
Verwijder uw regel "Totaal bestaande financiering" nadat u al uw regels 17 hebt aangepast.
Verwijder de regels 65 die betrekking hebben op de rente van uw lening in uw algemene kosten.

Werk aan btw-tarieven, niet-aftrekbare btw en Verworpen uitgaven

Wanneer u uw grootboek importeert in HannaH, kent het programma de details niet. Standaard wordt de btw ingesteld op 21% en de 2 anderen op 0%. Afhankelijk van de gewenste precisie kunt u deze instellingen zo laten.

Houd er rekening mee dat de verworpen uitgaven handmatig kunnen worden toegevoegd in het scherm "Belasting > Belastingberekening".

Als u het btw-tarief, de niet-aftrekbare btw of de DNA van meerdere lijnen wilt wijzigen, raden wij u aan om de snelle invoer te gebruiken.

Met deze modus krijgt u een overzicht in tabelvorm, zonder dat u elke lijn afzonderlijk hoeft te openen of te sluiten.
Bovendien kunt u ook "gezamelijke acties" uitvoeren, zoals het aanpassen van een parameter voor meerdere lijnen tegelijk.

Je hebt nu een nauwkeurig, gedetailleerd en strikt budget. Het zou dom zijn om het niet meer te gebruiken en het te laten verrotten. Ontdek het budgetopvolging waarmee je indruk kunt maken op je stakeholders.

Handleidingen 📂 Een budget opstellen