Mise en contexte
À chaque mois, les étapes suivantes doivent être effectuées pour «fermer le mois».
Note : pour éviter les erreurs de calcul et les débalancements, faire attention choisir les bonnes dates à chacune des étapes suivantes.
1. Menu Traitements > Finaliser les reçus et les remises à faire pour le mois
Ajouter les reçus en fidéicommis (encaissement) - à faire au fur et à mesure
Génération des déboursés (remises) *attention à la date du chèque honoraires
2. Générer/Transférer des recettes pour des déboursés d’honoraires
Le but de ce menu est de faire sortir les sommes du compte fidéicommis et de les comptabiliser, tout en générant des recettes dans la comptabilité, afin de déposer les chèques dans le compte de banque personnel
Vérifier si tous les rapports actuellement « En cours » ne doivent pas être facturés :
écran de surveillance des procédures/changement de statut en lot (Facultatif), l'écran de la surveillance des procédures aide à vérifier tous les procédures traité partiellement ou non traité encore (dépendamment des filtres cocher)
3. Facturation
(Toutes les fréquences, y compris les sans objets que l'on veut facturer)
trois points à prendre en considération:
La date limite pour la facturation
Les fréquences se font en 2 batch: 1- pour les mensuelle, bimensuelle, hebdo, quotidienne et 2- pour les sans objets.
Toujours vérifier les factures avant de les générer
4. Transfert de toutes les factures aux C/R
Le transfert des factures se fait ou bien par client ou bien par fréquence (y compris les sans objets) (1 fois tous sauf sans-objet et une fois les sans-objet)
5. État de comptes et autres rapports comptables (recevables), au besoin
Envoi des états de comptes des C/R
Cocher toutes les fréquences (rafraichir)
Choisir les délais de retard (rafraichir)
Faire descendre les états de comptes de la grille en haut vers la grille en bas en utilisant les FLÈCHES qui se trouvent au milieu de l'écran
Ajouter le modèle, sujet ou bien tapez votre texte d'envoi dans le champ texte (Facultatif)
Appuyer sur "Accepter"
Note: Il faut envoyer les états de compte pour chaque délai de retard par lot
6. Génération des États fournisseurs
(Attention à la date)
3 façons pour générer les états de fournisseur:
Par fournisseur
Tous les fournisseurs
En 3 batch : Huissiers internes, Huissiers externes et autres fournisseurs
On recommande d'aller avec la 3ème option en 3 lot aussi de toujours vérifier les états fournisseur avant de les générer.
Sélectionner les huissiers internes
Ajouter la date limite pour la génération
Les dates des chèques
Vérifier
Une fois la vérification est fait on génère les états fournisseur
Répéter la même procédure pour les Huissiers externes et Autres fournisseurs
7. Génération des Commissions
(Attention à la date)
Seulement si vous utilisez les commissions
8. Transfert des états fournisseurs qui sont confirmés
Après avoir vérifié les états fournisseur, effectuez le Transfert des états fournisseurs aux comptes à payer
Important: Validez les huissiers externe/fournisseurs en les comparant avec les vrais factures
9. Génération des déboursés directs
*Si vous utilisez cette fonctionnalité seulement
(Attention à la date)
Ajouter un code de frais de type "déboursé bureau"
Ajouter le rapport avec le frais en question + numéro de chèque (numéro de séquence si vous utilisez cette fonctionnalité)
Vérifier / Générer les déboursés directs
10. Saisir les compte à payer du mois qui n’ont pas été ajouté dans les C/P
Toutes les factures des fournisseurs, tel Hydro-Québec, Bell, etc…
11. Paiement des fournisseurs qui sont dû
Effectuer les déboursés dans la comptabilité
12. Impression des documents comptables fournisseurs
(au besoin, Facultatif)
13. Impression des documents pour fiducie
(au besoin, Facultatif)
14. Conciliation bancaire
lors de la réception du relevé de banque
15. Fermeture de la période comptable
(au besoin, Facultatif)