Met werkaanvragen kunnen uw klanten rechtstreeks contact met u opnemen via uw klantenportaal en offertes of opdrachten aanvragen. Zodra u deze aanvraag ontvangt, kunt u een offerte voor de werkzaamheden opmaken of een opdracht voor de aanvraag aanmaken en inplannen.
Uw klantenportaal instellen
Het klantenportaal biedt uw klanten de mogelijkheid om, afhankelijk van de machtigingsinstellingen, hun opdrachten, offertes, activa, documenten en facturen die u voor hen op Klipboard aanmaakt, te bekijken. Daarnaast kunnen ze nieuwe werkaanvragen aanmaken en u zo op de hoogte stellen van eventuele offertes of opdrachten. Klik hier voor meer informatie.
Actie ondernemen met uw werkaanvragen
Wanneer een werkaanvraag door uw klant is aangemaakt, kunt u deze bekijken door naar Werkaanvragen te gaan op uw Klipboard-webdashboard.
U kunt actie ondernemen met werkaanvragen door op "Acties" te klikken en de volgende actie te kiezen:
Offerte aanmaken - Als u een offerte aanmaakt voor de werkaanvraag, wordt de status bijgewerkt naar "Offerte" en is de nieuwe offerte beschikbaar voor het portallid in de klantenportal. Als u e-mailmeldingen voor offertes heeft geactiveerd voor die portallid, ontvangt hij/zij deze ook.
Taak aanmaken - Als u een taak aanmaakt voor de werkaanvraag, wordt de status bijgewerkt naar "Gepland" en heeft het portallid in de klantenportal zicht op deze statusupdate. Als u e-mail- of sms-meldingen voor geplande taken heeft geactiveerd voor die klant, ontvangt hij/zij deze ook.
U kunt vervolgens een lijst bekijken met alle werkaanvragen die zijn aangemaakt door uw klanten en die toegang hebben tot de klantenportal. Er zijn diverse filters beschikbaar, waaronder 'Filteren op klant', en u kunt zoeken op werkordernummer of -naam.
De volgende informatie over werkaanvragen wordt weergegeven:
Nummer - Het werkaanvraagnummer dat aan de aanvraag is gekoppeld.
Onderwerp - Het onderwerp zoals ingevoerd door uw klant bij het aanmaken van de aanvraag.
Locatie - De locatie (site) waarvoor de werkaanvraag nodig is.
Aanmaakdatum - De datum waarop de aanvraag is aangemaakt.
Aangemaakt door - Het portallid dat de aanvraag namens uw klant heeft aangemaakt.
Aanvraagdatum en -tijd - De gewenste datum en tijd waarop de werkaanvraag door uw klant is aangevraagd.
Statussen van werkaanvragen
Nieuw - Wanneer een klant een werkaanvraag indient, wordt deze weergegeven als 'Nieuw' in de statuskolom. Door op de actieknop naast de aanvraag te klikken, kunt u de details van de aanvraag bekijken, een offerte voor de ingediende aanvraag maken of een taak voor de aanvraag aanmaken.
Offerte - Wanneer er een offerte voor een aanvraag is aangemaakt, verandert de status van deze werkaanvraag in 'Offerte'. Door op de actieknop naast de aanvraag te klikken, kunt u de offerte bekijken en deze na acceptatie omzetten in een taak.
Gepland - Wanneer er een taak voor een aanvraag is aangemaakt, verandert de status van deze werkaanvraag in 'Gepland'. Door op de actieknop naast de aanvraag te klikken, kunt u de taak bekijken die bij de werkaanvraag hoort.