Belangrijk: om toegang te verlenen tot de Client Portal, dient u ervoor te zorgen dat u eerst de installatie en personalisatie van uw Client Portal hebt voltooid voordat u Portal Members instelt. Klik hier voor meer informatie over het instellen van uw Client Portal.
Toegang tot de Client Portal wordt alleen verleend aan een klant wanneer u voor hem of haar Portal Members-logins aanmaakt. U bepaalt dus volledig wie toegang krijgt tot uw Client Portal.
Er is geen limiet aan het aantal Client Portal Members dat u voor een specifieke klant kunt instellen. Elke login is autorisatiegestuurd, zodat u de zichtbaarheid van sommige gegevens indien nodig kunt beperken.
Ga naar secties
Maak een login voor uw klant aan voor een portaallid
Let op: een klantportaallid ziet alleen informatie die betrekking heeft op de klant waarvoor zijn of haar login specifiek is aangemaakt.
Om een Portal Member-login voor uw klant aan te maken, gaat u naar 'Cliënten & Leveranciers' > 'Cliënten' > 'Klik op de knop 'Bekijken' naast de betreffende klant. Klik hier op het tabblad 'Cliëntenportaal' helemaal rechts op het scherm. Daar kunt u een Client Portal Member voor deze specifieke klant aanmaken of een lijst met bestaande Portal Members bekijken.
Wanneer u op de knop 'Portal Members aanmaken' klikt, wordt u gevraagd de volgende gegevens in te voeren:
Voornaam - De voornaam van het teamlid van uw klant dat de login zal gebruiken.
Achternaam - De achternaam van het teamlid van uw klant dat de login zal gebruiken.
E-mailadres voor Portal Member Login - Het e-mailadres dat zij gebruiken om in te loggen op de Client Portal om specifieke informatie te bekijken. Let op: dit moet een actief e-mailadres zijn, aangezien er een e-mailuitnodiging met de inloggegevens naar dit adres wordt verzonden.
Functie - De functie van het teamlid van uw klant dat de login zal gebruiken.
Toegangsrechten voor portalleden
Hier kunt u het toegangsniveau kiezen dat u dit portallid wilt verlenen. Om de betreffende toegang te verlenen, vinkt u eenvoudig de bijbehorende machtigingsoptie aan:
Activadiensten bekijken – Dit toont de klant een dashboard met al zijn activa en aankomende activadiensten.
Voltooide opdrachten bekijken – Hiermee krijgt de klant een dashboard met alle opdrachten die u voor hem of haar hebt voltooid. De klant kan ook de bijbehorende workflowformulieren, offertes, facturen en activa-onderhoudsgegevens openen en downloaden.
Facturen bekijken – Dit toont de klant een dashboard met facturen met de status 'Verschuldigd, Achterstallig en Betaald' die u aan hen hebt verzonden. De klant kan PDF-kopieën van alle facturen in dit overzicht downloaden door te klikken op de knop 'PDF bekijken' die bij de betreffende factuur hoort.
Werkverzoeken aanmaken – Hiermee krijgt het portaallid toestemming om namens uw klant werkverzoeken in te dienen. Klik hier voor meer informatie over werkverzoeken.
Als u het portallid toestemming geeft om werkaanvragen aan te maken, wordt het gevraagd de volgende informatie te verstrekken:
Onderwerp – Korte beschrijving van de aangevraagde werkzaamheden.
Locatie selecteren – De locatie waar de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Hiermee kunnen ze alleen locaties (sites) selecteren die u als klant voor hen hebt ingesteld.
Notities – Alle andere gegevens die nodig zijn voor de werkaanvraag. Er geldt een limiet van 4000 tekens, wat overeenkomt met ongeveer een A4-pagina met notities.
Datum en tijd aanvraag – De gewenste datum en tijd van de klant voor de uitvoering van de werkzaamheden. Het portallid wordt geïnformeerd dat hun keuze niet definitief is en pas wordt bevestigd nadat een taak is ingepland.
Documenten bekijken – U kunt PDF-documenten uploaden en deze vervolgens koppelen aan een specifieke klant en de klant toegang verlenen tot het betreffende document in de klantportal.
Zoals u hieronder kunt zien, heeft u, wanneer een document aan een klant wordt toegevoegd, de mogelijkheid om het document zichtbaar te maken voor uw klant in de klantportal wanneer het wordt geüpload. De optie dat uw klant dit in de klantportal kan zien, is alleen beschikbaar als deze optie op Ja staat.
Zelfs als documenten zichtbaar zijn in de Client Portal, kunt u de zichtbaarheid van deze documenten beperken tot het betreffende Client Portal-lid. Dit kunt u doen door op het sleutelpictogram te klikken en de beschikbare documenten in het pop-upmenu te selecteren/deselecteren.
Status van taken bekijken – Uw Client Portal-lid kan toestemming krijgen om een lijst te bekijken en te exporteren van alle toegewezen, niet-toegewezen, lopende en in behandeling zijnde taken die aan de betreffende klant zijn gekoppeld. Klanten kunnen de workflowformulieren, offertes, facturen en asset service records die aan deze taken zijn gekoppeld, alleen downloaden wanneer deze de status Voltooid hebben.
E-mailmeldingen voor portalleden
U kunt kiezen welke e-mailmeldingen u voor dit portallid wilt ontvangen en hen zo attenderen op het bekijken van de clientportal. Om de e-mailmeldingen voor dit lid in te stellen, vinkt u eenvoudig de betreffende optie aan:
Offertes – Het portallid ontvangt e-mailmeldingen over nieuwe offertes die moeten worden goedgekeurd.
Facturen – Het portallid ontvangt e-mailmeldingen over nieuwe facturen die moeten worden betaald.
Opdrachten – Het portallid ontvangt e-mailmeldingen over nieuw voltooide opdrachten.