Bij het aanmaken van je evaluatie doorlopen we een aantal controles, ook wel validaties genoemd, om ervoor te zorgen dat alle instellingen correct zijn en je de gewenste data kunt verzamelen.
Het systeem geeft direct aan of er problemen zijn, suggesties ter verbetering of positieve adviezen. Hieronder vind je een overzicht van de validatiefouten die je kunt tegenkomen en hoe je deze kunt oplossen.
1. Thema komt niet door de validatie
Deze foutmelding betekent dat een specifiek thema in je evaluatie niet kan worden meegenomen in de berekening van een gemiddelde eindscore. Dit kan verschillende oorzaken hebben:
Er is geen score-vraag toegevoegd: Zonder een score-vraag kan er geen kwantitatieve data worden verzameld binnen dit thema.
Oplossing: Voeg minimaal één score-vraag toe aan het betreffende thema in het template.
Het thema bevat geen vragen op basis van jullie standaard beoordelingsschaal: Als de vragen binnen een thema geen gebruikmaken van de ingestelde beoordelingsschaal, kunnen de antwoorden niet consistent worden verwerkt voor een eindscore.
Oplossing: Zorg ervoor dat alle score-vragen binnen het thema de juiste beoordelingsschaal gebruiken die is ingesteld voor jullie organisatie. Pas de vragen in het template aan indien nodig.
Het geven van een score antwoord is niet verplicht: Als antwoorden op vragen binnen een thema optioneel zijn, kan het voorkomen dat niet alle medewerkers antwoord geven, wat de berekening van een gemiddelde score kan beïnvloeden.
Oplossing: Overweeg om de antwoorden op de relevante vragen binnen het thema verplicht te maken in het template, zodat je van iedereen data verzamelt.
Er wordt geen coach input gevraagd, terwijl dat nodig is: Indien de evaluatie is ingesteld om coach-input te verzamelen binnen een thema, maar er geen vragen zijn opgenomen die hierom vragen, zal deze validatiefout verschijnen.
Oplossing: Voeg een vraag toe aan het thema die specifiek gericht is op de input van de coach.
💡: Het systeem zal per thema aangeven welke specifieke reden de validatiefout veroorzaakt, zodat je direct de juiste aanpassingen in het template kunt maken.
2. Een medewerker heeft geen functieprofiel
Als je in het template vragen hebt opgenomen die functiespecifieke elementen evalueren, zoals skills, KPI's of kernwaarden, kan deze foutmelding verschijnen wanneer een medewerker in de evaluatiecyclus nog niet is gekoppeld aan een functieprofiel. Zonder een functieprofiel ontbreekt er context voor de evaluatie van deze specifieke onderdelen.
Oplossing: In stap 2 van het aanmaken van de cyclus kun je direct de betreffende medewerker koppelen aan het juiste functieprofiel.
3. Een medewerker heeft een ongeldig functieprofiel
Deze foutmelding treedt op wanneer een functieprofiel dat aan een medewerker is gekoppeld, problemen bevat die de evaluatie van functiespecifieke onderdelen onmogelijk maken. Dit kan zich uiten in de volgende situaties:
Een skill categorie bevat geen skills: Het functieprofiel heeft wel een categorie voor skills, maar er zijn geen specifieke skills aan deze categorie toegevoegd.
Er staat een skill in het functieprofiel zonder gedragsvoorbeelden: Een skill is wel opgenomen in het functieprofiel, maar er zijn geen concrete gedragsvoorbeelden gekoppeld om de evaluatie te ondersteunen.
In beide gevallen is er geen context om de betreffende skills te evalueren.
Oplossing: Bewerk het betreffende functieprofiel in het functiehuis en zorg ervoor dat elke skill categorie de relevante skills bevat en dat elke skill is voorzien van concrete gedragsvoorbeelden.
4. Medewerker heeft geen coach, maar coach-input is vereist
Als je hebt aangegeven dat je coach-input wilt verzamelen in de evaluatie, maar een specifieke medewerker in de cyclus is niet gekoppeld aan een coach in het systeem, dan krijg je deze melding. Zonder een toegewezen coach kan er geen input van die persoon worden gevraagd.
Oplossing: Wijs de betreffende medewerker toe aan het juiste team binnen het systeem, waarbij de bijbehorende coach is ingesteld. Dit kun je doorgaans doen in de stappen van het aanmaken van de evaluatiecyclus.
Door deze validatiefouten te begrijpen en de bijbehorende oplossingen toe te passen, kun je een soepel verlopend evaluatieproces waarborgen en ervoor zorgen dat je alle benodigde data verzamelt.