Een nieuwe integratie toevoegen
Ga via jouw profielfoto (linksonder) naar Integraties > + Integratie > AFAS.
Kies zelf een naam voor de integratie -> deze kun je volledig zelf bepalen en invullen.
Filters
Werk eventueel met een filter op e-mail domeinnamen -> Door bijvoorbeeld te filteren op @learned.io haal je alleen alle medewerkers op uit AFAS die een e-mailadres eindigend op @learned.io hebben. Handig indien je AFAS ook gebruikt om klantrelaties of leveranciers in op te slaan die je niet in Learned wilt hebben.
API keys genereren
Om de koppeling tussen beide systemen te maken moet je vervolgens 2 unieke variabelen invullen: De Token en Subscription kun je in AFAS aanmaken. Dit kun je zelf doen met behulp van de onderstaande link, of je kunt dit bij je systeembeheerder opvragen:
Let op: in deze stap moet je een bestand 'Employee Get Connector File' uploaden in AFAS. Vraag dit bestand op bij je contactpersoon van Learned.
Module instellingen
Er zijn modules voor het beheren van leden, teams en rollen. Deze kun je naar eigen wens activeren en bepalen of je wilt werken met automatische of een handmatige synchronisatie. Voor meer informatie over de modules verwijzen wij naar de onderstaande artikelen:
Belangrijk: Start altijd met de "handmatige" optie. Test de import/synchronisatie of de cleanup. Pas als je zeker weet dat de resultaten zijn zoals verwacht raden wij je aan om de modules op "automatisch" te zetten.
De integratie opslaan
Wanneer je de instellingen gereed hebt kun je onderaan in de module de integratie testen. Hiermee kun je direct zien of er een succesvolle koppeling tussen Learned en AFAS wordt gemaakt. Wanneer de koppeling is geslaagd kun je de integratie toevoegen.
Integratie updaten
Indien je bepaalde instellingen aan de integratie wilt updaten kun je dat doen door de integratie te openen via je profielfoto - Integraties. Klik vervolgens op het potlood om de bestaande integratie te bewerken.
Velden en handelingen
De onderstaande tabel geeft een overzicht van de variabelen die worden verwerkt in Learned nadat je bepaalde handelingen verricht in AFAS.
Veld in AFAS naar Learned | Handeling in AFAS |
firstName | HR > Employee > click Employee to change > General tab > modify 'First name' |
lastName | HR > Employee > click Employee to change > General tab > modify 'Birth name' |
HR > Employee > click Employee to change > Contact/other tab > modify 'Personal e-mail' | |
status | HR > Employee > click Employee to change > General tab > modify 'Status' (Employed/Employment ended) |
rolesAdded | HR > Employee > click Employee to change > Job tab > Click current job > modify 'Job' |
rolesRemoved | HR > Employee > click Employee to change > Job tab > Click current job > modify 'Job' |
teamsAdded | HR > Employee > click Employee to change > Job tab > Click current job > modify 'Organisational unit' |
teamsRemoved | HR > Employee > click Employee to change > Job tab > Click current job > modify 'Organisational unit' |
coachTeamsAdded | HR > Organisation charts > right click Team > properties > Manager tab > New > select user you want to set as coach |
coachTeamsRemoved | HR > Organisation charts > right click Team > properties > Manager tab > select user > click 'Delete' |