1:1 Meetings

Middels Learned helpen wij de medewerkers en hun coach(es) bij het voeren van goede gesprekken. Dit doen we natuurlijk aan de hand van de evaluatiecycli, de formele gesprekken in de organisatie. Aanvullend zou jullie organisatie ook 1:1 meetings kunnen vastleggen. Dit zijn de meer informele gesprekken tussen een medewerker en coach, of tussen medewerkers onderling. Denk aan een wekelijkse 1:1's, check-in of Bila's. Je krijgt, in tegenstelling tot bij de evaluaties, geen taken om het gesprek voor te bereiden.

In een 1:1 meeting kun je elk gewenst onderwerp dat je met je gesprekspartner wilt bespreken toevoegen. Denk hierbij aan een onderwerp dat je eenmalig wilt bespreken, of misschien wil je wel een van je doelen bespreken omdat je ergens tegenaan loopt.

Zowel jij kan 1:1 meetings aanmaken met je coach als dat je coach gesprekken met jou kan inplannen. Dit artikel gaat verder in op hoe jij als medewerker gesprekken kunt aanmaken en kunt voeren.

💡 Je kunt ook informele (1:1) meetings aanmaken met meerdere deelnemers. In dat geval spreken we van een 'Team meeting'. Handig als je bijvoorbeeld een terugkerende maandmeeting wilt inplannen met jouw (project)team.

1:1's of team meetings aanmaken

Je kunt 1:1's & team meetings aanmaken en terugvinden door naar '1-1's' te gaan in het linkermenu. Je komt op een overzichtspagina waar je alle meetings ziet waar jij aan deelneemt. Middels de 'Meeting aanmaken'-knop kun jij een meeting aanmaken met een collega, coach of team.

Let op ❗️: De overzichtspagina laat alleen de toekomstige 1:1 meetings zien. Ben je op zoek naar een 1:1 meeting uit het verleden? Maak dan gebruik van de filtering optie.

Kies een 1:1 template

De Admins kunnen 1:1 meeting templates opstellen om jou te ondersteunen met voorbeeldvragen en gespreksonderwerpen. Wanneer je in de dropdown een template kiest wordt de naam, de beschrijving en de vragen uit het template automatisch ingeladen. Dit kun je per gesprek naar eigen wens aanpassen.

Selecteer de deelnemers

Daarna selecteer je de personen met wie je het gesprek wilt voeren. Dit kan een coach zijn, meerdere coaches, of andere teamleden.

Datum, tijd en herhaalpatroon

Vervolgens bepaal je de datum van het gesprek. Wil je een terugkerende 1:1 meeting aanmaken dat zich bijvoorbeeld elke week of elke maand herhaalt? Je kunt in de dropdown bij 'Repeat' het volgende instellen:

Herhaal gesprekken wekelijks tot een bepaalde einddatum.
Herhaal gesprekken om de 'X' weken tot een bepaalde einddatum.
Herhaal gesprekken op custom data die jij per gesprek invoert.

Voor alle gesprekken wordt automatisch een e-mail uitnodiging verstuurd die in elk type agenda komt te staan.

Voeg optioneel een meeting link toe

Bij het aanmaken van een 1-1 of team meeting zie je ook de mogelijkheid om een digitale meeting link toe te voegen. Handig voor het aanmaken van een reeks van gesprekken. Mocht jouw teamlid dan op een van de momenten in de reeks thuis of remote werken, kan de meeting alsnog plaatsvinden.

Let op ❗️: Deze optie is enkel zichtbaar op het moment dat de agenda integratie tot stand is gebracht. Afhankelijk van de agenda die je hebt gekoppeld zie je hier de mogelijkheid om een Google Meet of een Microsoft Teams link toe te voegen.

📚: Meer informatie over het instellen van een agenda integratie? Lees dan dit artikel.

Voeg gespreksonderwerpen toe

De gespreksonderwerpen zijn de vragen die tijdens het gesprek naar voren moeten komen. Je kunt naast de onderwerpen vanuit het 1:1 meeting template naar eigen wens extra onderwerpen toevoegen.

Je hebt hierbij de volgende opties:

Algemeen: Hier kun je zelf gespreksonderwerpen opschrijven, of kiezen uit de beschikbare templates.

Een tabblad per deelnemer: Voor elke deelnemer kun je real-time feedback geven en deze berichten inladen in het gesprek. Indien je coach rechten hebt over een deelnemer kun je ook diverse andere Learned functionaliteiten als gespreksonderwerp toevoegen.

Let op ❗️: Alle gespreksonderwerpen die aan het gesprek worden toegevoegd zijn zichtbaar voor alle deelnemers van het gesprek. Echter, indien je geen coach bent van een deelnemer in het gesprek kun je niet doorklikken op het doel en heb je dus geen toegang tot de achterliggende informatie of eventuele voortgang.

Een 1:1 of team meeting voeren

Nadat je het gesprek hebt aangemaakt komt deze op de '1-1's' pagina te staan. Daarnaast ontvangen alle betrokken partijen direct een e-mail ter notificatie. Door op de titel van het gesprek te klikken kun je ermee aan de slag. Het voeren van het gesprek werkt voor de coach en voor de medewerker op dezelfde manier.

Let op❗️: Als je een meeting met een herhaalpatroon aanmaakt, zie je alleen het eerstvolgende 1:1 meeting op deze pagina terug. Bij het openen van deze meeting heb je de optie met de pijltjes om te wisselen tussen de verschillende gesprekken in de reeks.

Bespreek alle vooraf ingestelde gespreksonderwerpen (Talking Points)
De verschillende gespreksonderwerpen staan in lijstvorm onder elkaar. Per gespreksonderwerp hebben de deelnemers een tekstveld om een gespreksverslag in bij te houden. Daarnaast kunnen er bijlagen worden geüpload aan het gespreksverslag. Ook kunnen alle deelnemers voor en tijdens het gesprek nog extra gespreksonderwerpen toevoegen.

Naast de tekstvelden per gespreksonderwerp is er ook ruimte voor gedeelde notities en privé notities. Uiteraard zijn de privé notities voor niemand zichtbaar en deze komen ook niet mee in de PDF export.

Tijdens het gesprek kun je boven in beeld doorklikken naar de voorgaande en de aankomende gesprekken. Je kunt alle gesprekken open klikken om de gespreksonderwerpen en notities in te zien. Daarnaast kun je rechts in beeld next steps bepalen voor het volgende gesprek. Je klikt op een profielfoto en wijst concrete next steps toe. Deze kun je eenvoudig afvinken.

Al je openstaande next steps vind je terug via je profielfoto linksonder - Next steps. Je kunt ook vanaf jouw Home pagina direct naar deze Next steps pagina klikken. Vanaf de Next steps pagina kun je direct jouw actiepunten afvinken wanneer je deze voltooid hebt.

Het meeting verslag exporteren

Klaar met de meeting? Alle deelnemers van het gesprek kunnen het meeting verslag naar PDF exporteren, door gebruik te maken van de knop rechtsboven in de meeting.

Instellingen van meetings aanpassen?

Wil je na het publiceren van een meeting, of een reeks aan meetings, toch nog iets wijzigen? Geen probleem! Houd wel rekening met het volgende:

Bij een reeks aan meetings wordt bij het aanpassen van de naam en de beschrijving deze verandering doorgevoerd in alle meetings.
Je kunt bij een reeks aan meetings wel per meeting de gespreksonderwerpen aanpassen.
Je kunt bij een ingeplande reeks aan meetings de datum per gesprek, of voor de gehele reeks aan meetings aanpassen.
Als je aanmaker bent van de reeks, kun je bij een ingeplande reeks niet alleen een enkel meetings verwijderen, maar ook de hele reeks of alle toekomstige meetings in de reeks. Hiermee behoud je de inhoud van de historische meetings binnen de reeks.