Dit artikel is wellicht ook interessant:
1:1 Meetings
Middels Learned helpen wij de medewerkers en hun coach(es) bij het voeren van goede gesprekken. Dit doen we natuurlijk aan de hand van de evaluatiecycli, de formele gesprekken in de organisatie. Aanvullend zou jullie organisatie ook 1:1 meetings kunnen vastleggen. Dit zijn de meer informele gesprekken tussen een medewerker en coach, of tussen medewerkers onderling. Denk aan een wekelijkse 1:1's, check-in of Bila's. Je krijgt, in tegenstelling tot bij de evaluaties, geen taken om het gesprek voor te bereiden.
In een 1:1 meeting kun je elk gewenst onderwerp dat je met je gesprekspartner wilt bespreken toevoegen. Denk hierbij aan een onderwerp dat je eenmalig wilt bespreken, of misschien wil je wel een van je doelen bespreken omdat je ergens tegenaan loopt.
Zowel jij kan 1:1 meetings aanmaken met je coach als dat je coach gesprekken met jou kan inplannen. Dit artikel gaat verder in op hoe jij als medewerker gesprekken kunt aanmaken en kunt voeren.
💡: Je kunt ook informele (1:1) meetings aanmaken met meerdere deelnemers. In dat geval spreken we van een 'Team meeting'. Handig als je bijvoorbeeld een terugkerende maandmeeting wilt inplannen met jouw (project)team.
1:1's of team meetings aanmaken
Je kunt 1:1's & team meetings aanmaken en terugvinden door naar '1:1's' te gaan in het linkermenu. Je komt op een overzichtspagina waar je alle meetings ziet waar jij aan deelneemt. Op de overzichtspagina zie je een kolom 'Medewerker'. Wanneer je hier een profielfoto ziet, betekent dit dat deze 1:1 meeting over de persoon gaat waar je de foto van ziet. Gaat de 1:1 meeting dus over jou als medewerker, dan zie jij hier jouw eigen profielfoto terug.
❗️Let op: De overzichtspagina laat alleen de toekomstige 1:1 meetings zien. Ben je op zoek naar een 1:1 meeting uit het verleden? Maak dan gebruik van de filteroptie.
Middels de 'Meeting aanmaken'-knop kun jij een meeting aanmaken met een collega, coach of team. Voor het aanmaken van een 1:1 gesprek, doorloop je de volgende 3 stappen:
Stap 1: Details
Kies een template (optioneel).
💡: Admins kunnen 1:1 templates opstellen om jou te ondersteunen met voorbeeldvragen en gespreksonderwerpen. Wanneer je in de dropdown een template kiest wordt de naam, de beschrijving en de vragen uit het template automatisch ingeladen. Dit kun jij per gesprek naar eigen wens aanpassen.
Geef het 1:1 gesprek een gepaste naam, bijv. Bila Hannah & Marco.
💡: Vermeld altijd de naam van de persoon over wie het 1:1 gesprek gaat, zodat je dit gemakkelijk terug kunt vinden in de lijst met 1:1 gesprekken op jouw overzichtspagina.
Stel een datum en tijd in. Kies vervolgens ook of het een terugkerend 1:1 gesprek moet worden. Bijvoorbeeld een frequentie van elke week of elke maand. Voor alle gesprekken wordt automatisch een e-mail uitnodiging verstuurd die in elk type agenda komt te staan.
💡: Wanneer je een terugkerend 1:1 gesprek aanmaakt, wordt deze automatisch voor de komende 3 jaar ingepland op de frequentie die jij hebt aangegeven. Je kunt de einddatum aanpassen.
Voeg optioneel een meeting link toe
Bij het aanmaken van een 1:1 of team meeting zie je ook de mogelijkheid om een digitale meeting link toe te voegen. Handig voor het aanmaken van een reeks van gesprekken. Mocht jouw teamlid dan op een van de momenten in de reeks thuis of remote werken, kan de meeting alsnog plaatsvinden.
❗️Let op: Deze optie is enkel zichtbaar op het moment dat de agenda integratie tot stand is gebracht. Afhankelijk van de agenda die je hebt gekoppeld zie je hier de mogelijkheid om een Google Meet of een Microsoft Teams link toe te voegen.
📚: Lees dit artikel voor meer informatie over het instellen van een agenda integratie.
Stap 2: Gasten
In stap 2 selecteer je de gasten die onderdeel zijn van het 1:1 gesprek. Dit kan 1 teamlid zijn, meerdere teamleden, of een combinatie van verschillende teamleden en andere coaches.
Bij het aanmaken van het 1:1 gesprek kun je aangeven of het gesprek over een betreffende medewerker gaat. Wanneer je dit aangeeft, zorg je er ook voor dat de sidebar in het 1:1 gesprek wordt ingeladen van de persoon waar deze meeting over gaat.
💡: Wanneer je een 1:1 meeting met een collega hebt om een bepaald project te bespreken, laat je alle schuifjes uit staan. Wanneer dit uit blijft staan, zal er ook geen sidebar zichtbaar worden in het 1:1 gesprek.
Privacy instellingen
In stap 2 kun je, wanneer het 1:1 gesprek over een specifieke medewerker gaat, separaat aangeven of coaches van medewerker en admins het betreffende 1:1 gesprek mogen zien.
❗️ Let op: De privacy instellingen staan standaard uit.
Stap 3: Gespreksonderwerpen
De gespreksonderwerpen zijn de vragen die tijdens het gesprek naar voren moeten komen. Je kunt naast de onderwerpen vanuit het 1:1 gesprek template naar eigen wens extra onderwerpen toevoegen of gespreksonderwerpen vanuit andere templates importeren.
Een 1:1 of team meeting voeren
Nadat je de 1:1 meeting hebt aangemaakt, komt deze op de overzichtspagina van '1:1's' te staan. Daarnaast ontvangen alle betrokken partijen direct een e-mail ter notificatie. Door op het gesprek te klikken, kun je ermee aan de slag. Het voeren van het gesprek werkt voor de coach en voor de medewerker op dezelfde manier.
💡: Wanneer je een 1:1 meeting hebt aangemaakt die over een specifieke medewerker gaat, zie je dit terug in het overzicht van alle 1:1 meetings die je hebt gepland in de kolom 'Medewerker'. Zie je daar een profielfoto? Dan weet je dat deze 1:1 meeting over een specifieke medewerker gaat.
Bespreek alle vooraf ingestelde gespreksonderwerpen
De verschillende gespreksonderwerpen staan in lijstvorm onder elkaar. Per gespreksonderwerp hebben de deelnemers een tekstveld om een opmerking toe te voegen. Ook kunnen alle deelnemers voor en tijdens het gesprek nog extra gespreksonderwerpen toevoegen.
💡 Tekstbewerking met AI:
Wanneer je een 1:1 gesprek voorbereidt, heb je de mogelijkheid om gebruik te maken van tekstbewerking met AI. Dit kun je zowel gebruiken voor de opmerkingen bij de gespreksonderwerpen als in de samenvatting onderaan het 1:1 verslag.
📚: Lees dit artikel voor meer informatie over hoe je gebruik kunt maken van tekstbewerking met AI.
Heb je tijdens het gesprek nieuwe gespreksonderwerp(en) toegevoegd en wil je die graag meenemen naar het volgende gesprek? Dan kun je die kopiëren door te klikken op de drie bolletjes naast het gespreksonderwerp.
💡: Wist je dat je eenvoudig inactieve 1:1-gesprekken kunt archiveren? Gebruik hiervoor het icoon rechtsboven in het gesprek. De gearchiveerde gesprekken vind je terug op de 1:1-pagina door de filter te gebruiken.
ℹ️: Alle 1-1 (reeksen) van vóór september 2025, zonder toekomstige events zijn automatisch gearchiveerd.
Tijdens het gesprek kun je bij de datum boven in beeld doorklikken naar de voorgaande en de aankomende gesprekken. Selecteer een gesprek via de dropdown menu of gebruik de pijltjes ernaast. Zo kun je ook gemakkelijk zien wat er vorige keer is besproken, of wat je in de aankomende 1:1 meeting gaat bespreken.
Samenvatting & Next steps
Tijdens dit gesprek heb je de mogelijkheid om eventuele aantekeningen te maken of actiepunten (Next steps) te bepalen.
De samenvatting vind je terug rechts boven of onder de vaste gespreksonderwerpen. Je kunt deze pop-up middels drag&drop verplaatsen naar wens. Daarnaast worden alle aantekeningen automatisch opgeslagen.
❗️Let op: In eerste instantie worden jouw aantekeningen als concept opgeslagen. Je dient ze te publiceren om ze zichtbaar voor de andere gasten in het 1:1 gesprek.
Opnemen en samenvatten
Je kunt ook jouw 1:1 gesprek laten opnemen en samenvatten door AI. Hierdoor kun je volledig focussen op het gesprek en vergeet je geen belangrijke momenten te noteren.
📚: Lees dit artikel voor meer informatie over het opnemen en samenvatten.
Wanneer je ervoor kiest om het gesprek op te nemen, selecteer je eerst de taal waarin je het gesprek gaat voeren.
Na het opnemen zal de transcriptie worden verwerkt door AI tot een samenvatting. Deze kun je als concept opslaan, of ervoor kiezen om deze te publiceren.
💡: Je hebt de mogelijkheid om 'Assisteer mij' te gebruiken bij de samenvatting van de opname. Hiervoor klik je op de transcriptiebestand. Zo kun je de samenvatting opnieuw laten genereren of een aangepaste prompt maken.
Next steps aanmaken doe je vanaf dezelfde plek in de meeting waar je de samenvatting kunt vinden, rechtsboven vind je de knop met 'Next steps'. Wijs de aangemaakte Next step toe aan jezelf of aan (één van) jouw gesprekspartner(s).
Deze Next steps zijn uiteraard terug te vinden en af te vinken op de Next steps pagina in Learned, maar zullen ook zichtbaar zijn in het volgende 1:1 meeting om op terug te kunnen blikken.
Al je openstaande Next steps vind je terug via je profielfoto linksonder - Next steps. Je kunt ook vanaf jouw Home pagina direct naar deze Next steps pagina klikken. Vanaf de Next steps pagina kun je direct jouw actiepunten afvinken wanneer je deze voltooid hebt.
De sidebar in het 1:1 gesprek
Wanneer het 1:1 gesprek over een specifieke medewerker gaat, wordt ook de sidebar van deze medewerker ingeladen. Hier kun je meer informatie vinden over het functieprofiel, de doelen, voorgaande evaluaties en inzichten over deze medewerker.
In de sidebar zie je alleen de gegevens waar je de rechten toe hebt:
Admin: ziet alle tabbladen en alle gegevens
Medewerker: ziet alle tabbladen en gegevens over zichzelf
Coach: ziet alle tabbladen en alle gegevens over het teamlid
Gast (geen coach): ziet alleen Doelen tabblad, en alleen de doelen die de gast mag zien. Bijvoorbeeld openbare doelen of doelen die met het team zijn gedeeld.
💡: Wanneer het een teammeeting betreft, en er geen specifieke medewerker is geselecteerd waar het gesprek over gaat, worden alleen doelen vertoond die jij mag zien. De weergave kan dus per persoon verschillen.
📚: Lees dit artikel voor meer informatie over de sidebar.
Inzichten aanmaken vanuit een 1:1
Belangrijke input uit de verschillende gesprekken kun je direct vanuit het 1:1 gesprek versturen. Selecteer de relevante tekst, waarna er een icoon in de vorm van een peertje of lampje verschijnt. Klik op dit icoon om de input naar Inzichten te sturen.
Na het klikken op het icoon verschijnt een pop-up om een nieuw inzicht aan te maken. Deze wordt automatisch gekoppeld aan jezelf, of de medewerker waar de 1:1 over ging. Zo wordt het eenvoudiger om alle relevante informatie terug te vinden bij de voorbereiding van een volgend 1:1 of een evaluatiegesprek.
Deze input vind je terug onder Inzichten binnen het platform. Zo blijft belangrijke informatie centraal beschikbaar en makkelijk terug te vinden.
Daarnaast zie je dit ook terug in de sidebar aan de rechterkant binnen zowel de 1:1 als de review module.
📚: Lees dit artikel voor meer informatie over Inzichten.
Het meeting verslag exporteren
Klaar met de 1:1 meeting? Alle deelnemers van de 1:1 meeting kunnen het verslag naar PDF exporteren, door gebruik te maken van de knop rechtsboven in de meeting.
Instellingen van meetings aanpassen?
Wil je na het publiceren van een meeting, of een reeks aan meetings, toch nog iets wijzigen? Geen probleem! Houd wel rekening met het volgende:
Bij een reeks aan meetings wordt bij het aanpassen van de naam en de beschrijving deze verandering doorgevoerd in alle meetings.
Je kunt bij een reeks aan meetings wel per meeting de gespreksonderwerpen aanpassen.
Je kunt bij een ingeplande reeks aan meetings de datum per gesprek, of voor de gehele reeks aan meetings aanpassen.
Als je aanmaker bent van de reeks, kun je bij een ingeplande reeks niet alleen een enkel meetings verwijderen, maar ook de hele reeks of alle toekomstige meetings in de reeks. Hiermee behoud je de inhoud van de historische meetings binnen de reeks.