Aprenda a registrar gastos e pagamentos do seu consultório ou clínica.
O que você vai aprender
Neste guia você vai descobrir como registrar despesas no módulo financeiro, desde gastos fixos como aluguel até despesas variáveis do dia a dia.
Antes de começar
Você precisa:
Estar logado na sua conta
Ter pelo menos uma conta financeira criada
Ter acesso ao módulo financeiro
O que são despesas?
Despesas são saídas de dinheiro. No contexto de uma clínica ou consultório:
Exemplos de despesas:
Aluguel do consultório
Materiais de escritório
Software e assinaturas
Impostos
Cursos e supervisão
Água, luz, internet
Passo a passo
1. Acesse o módulo Financeiro
No menu lateral, clique em "Financeiro".
2. Inicie uma nova despesa
Clique no botão "Adicionar despesa" (ou "Despesa").
Um formulário será aberto com as seguintes seções:
Informações Básicas
Pagamento
Datas
Parcelamento
3. Preencha as Informações Básicas
Descrição: Detalhes sobre a despesa (ex: "Aluguel janeiro", "Material de escritório")
Valor: Quanto você está pagando (ex: R$ 1.500,00)
Categoria: Tipo de despesa (ex: "Aluguel", "Material", "Software")
4. Configure o Pagamento
Como será pago? Selecione a forma de pagamento (Dinheiro, PIX, Transferência, Cartão de Débito, Cartão de Crédito, etc.)
Após selecionar, escolha a Conta de onde o dinheiro sairá.
5. Preencha as Datas
Quando aconteceu? Data que originou a despesa (ex: data da compra/serviço)
Quando vence? Data limite para pagamento (já vem preenchida com a data atual)
Status atual:
Em aberto: Ainda vai pagar
Pago: Dinheiro já saiu da conta
6. Configure o Parcelamento (opcional)
Escolha uma das opções:
À vista: Pagamento único
Parcelado: Valor dividido em parcelas
Recorrente: Valor que se repete periodicamente
7. Salve
Clique em "Salvar".
O lançamento aparecerá na lista de transações.
Tipos de despesa comuns
Despesas fixas
Gastos que se repetem todo mês:
Categoria | Exemplos |
Aluguel | Sala, consultório |
Contas | Água, luz, internet, telefone |
Software | Sistema de gestão, email, backup |
Impostos | ISS, DAS (MEI), IRPJ |
Seguros | Responsabilidade civil, equipamentos |
Despesas variáveis
Gastos que mudam mês a mês:
Categoria | Exemplos |
Material | Papelaria, materiais de teste |
Marketing | Anúncios, site, cartões |
Transporte | Combustível, estacionamento |
Alimentação | Café, água para pacientes |
Manutenção | Reparos, limpeza |
Despesas profissionais
Investimentos na carreira:
Categoria | Exemplos |
Formação | Cursos, workshops, congressos |
Supervisão | Sessões de supervisão |
Livros | Material de estudo |
Associações | Anuidades de conselhos, associações |
Exemplos práticos
Aluguel mensal
Campo | Valor exemplo |
Tipo | Despesa |
Valor | R$ 1.500,00 |
Categoria | Aluguel |
Data | 05/01/2026 |
Descrição | Aluguel janeiro |
Status | Pago |
Compra de material
Campo | Valor exemplo |
Tipo | Despesa |
Valor | R$ 150,00 |
Categoria | Material |
Data | 10/01/2026 |
Descrição | Materiais de teste WISC |
Status | Pago |
Conta de internet
Campo | Valor exemplo |
Tipo | Despesa |
Valor | R$ 120,00 |
Categoria | Contas |
Data | 15/01/2026 |
Descrição | Internet janeiro |
Status | A pagar |
Formas de pagamento
Ao criar uma despesa, selecione como será pago:
Forma | Descrição |
Dinheiro | Pagamento em espécie |
Cartão de Débito | Débito direto na conta |
Cartão de Crédito | Vai para a fatura do cartão |
Transferência Eletrônica | TED/DOC/PIX |
Débito em conta | Débito automático |
Cheque | Pagamento com cheque |
Pagamento com Cartão de Crédito
Quando você seleciona "Cartão de Crédito" como forma de pagamento:
Aparece o campo "Conta/Cartão"
Selecione o cartão de crédito cadastrado
A despesa será adicionada à fatura do cartão
O valor aparecerá na página do cartão em "Lançamentos"
Importante: A despesa não sai da sua conta bancária imediatamente. Ela vai para a fatura do cartão, que você pagará depois.
Para gerenciar seus cartões de crédito, veja: Como gerenciar cartões de crédito
Status de pagamento
Em aberto
A conta ainda não foi paga:
Aparece em "Contas a pagar"
Não afeta saldo disponível ainda
Lembra você de pagar
Pago
O dinheiro já saiu:
Reduz o saldo da conta
Aparece nos relatórios de despesas realizadas
Importante: Despesas com status "Pago" não podem ser excluídas. Para excluir, primeiro altere o status para "Em aberto".
Despesas recorrentes
Para despesas que se repetem periodicamente (aluguel, assinaturas, contas fixas):
Como criar uma despesa recorrente
Crie uma nova despesa normalmente
Na seção "Parcelamento", selecione "Recorrente"
Defina "Quantas vezes?" - número de repetições
Escolha "Com que frequência?":
Diário - Todo dia
Semanal - Toda semana
Mensal - Todo mês
Bimestral - A cada 2 meses
Trimestral - A cada 3 meses
Anual - Uma vez por ano
Salve
O sistema criará automaticamente um lançamento para cada ocorrência.
Exemplos de uso
Despesa | Frequência | Repetições |
Aluguel | Mensal | 12 (um ano) |
Internet | Mensal | 12 |
Software mensal | Mensal | 12 |
IPTU | Anual | 1 |
Seguro | Anual | 1 |
Diferença entre Recorrente e Parcelado
Recorrente | Parcelado |
Mesmo valor se repete | Valor total dividido |
Ex: Aluguel R$ 1.500/mês | Ex: Compra R$ 600 em 3x R$ 200 |
Despesas fixas | Compras divididas |
Dicas úteis
Registre todas as despesas
Mesmo as pequenas:
Café para o consultório
Estacionamento em visita
Pequenas compras
Esses valores somam no final do mês.
Use categorias organizadas
Padronize suas categorias:
Facilita relatórios
Identifica onde você mais gasta
Ajuda no planejamento
Guarde comprovantes
Embora o sistema registre:
Mantenha notas fiscais digitalizadas
Útil para declaração de imposto de renda
Comprovação em auditorias
Planeje despesas fixas
Para despesas previsíveis:
Cadastre com antecedência
Visualize o fluxo de caixa futuro
Evite surpresas
Problemas comuns
Problema: Esqueci de registrar uma despesa
Solução: Registre com a data real do pagamento, mesmo que seja passada. Isso mantém os relatórios precisos.
Problema: Não sei qual categoria usar
Solução: Crie categorias que façam sentido para você. Se não existe, crie uma nova. O importante é ser consistente.
Problema: Despesa foi parcelada no cartão de crédito
Solução: Ao criar a despesa:
Selecione "Cartão de Crédito" como forma de pagamento
Escolha o cartão cadastrado
Na seção "Parcelamento", selecione "Parcelado"
Defina o número de parcelas
O sistema criará as parcelas automaticamente na fatura do cartão.
Veja também: Como parcelar lançamentos
Problema: Paguei do meu bolso, mas é despesa da clínica
Solução:
Registre a despesa na conta da clínica
Registre como "a pagar" para você (reembolso)
Ou transfira da conta pessoal para a clínica
Problema: Preciso corrigir uma despesa
Solução:
Encontre o lançamento na lista
Clique para editar
Corrija o que for necessário
Salve
Controlando despesas
Orçamento mensal
Defina quanto pode gastar por categoria:
Aluguel: R$ 1.500
Material: R$ 300
Marketing: R$ 200
Compare gastos reais com o orçamento.
Análise de tendências
Acompanhe mês a mês:
Suas despesas estão aumentando?
Onde você pode economizar?
Há sazonalidade?
Despesas vs Receitas
Compare:
Total de receitas
Total de despesas
Lucro/Prejuízo
Relatórios de despesas
Despesas por período
Veja quanto gastou em determinado período:
Mês atual
Trimestre
Ano
Despesas por categoria
Analise para onde vai seu dinheiro:
Quanto de aluguel?
Quanto de material?
Custos fixos vs variáveis?
Fluxo de caixa
Visualize entradas e saídas ao longo do tempo:
Meses de maior gasto
Períodos de caixa apertado
Planejamento futuro
Boas práticas
Revisão semanal
Uma vez por semana:
Registre despesas que esqueceu
Pague contas pendentes
Verifique o saldo
Planejamento mensal
No início de cada mês:
Cadastre despesas fixas do mês
Revise despesas do mês anterior
Ajuste orçamento se necessário
Separação de despesas
Mantenha claras as fronteiras:
Despesas pessoais × profissionais
Despesas fixas × variáveis
Investimentos × gastos