I Mowin förbereder du fakturor direkt från arbetsordrar. Mowin sammanställer arbetstider, resor, material och eventuella fastpriser till ett fakturaunderlag som sedan skickas till ditt ekonomisystem (Fortnox, Spiris eller Visma Administration). Det är ekonomisystemet som skapar den slutgiltiga fakturan och skickar den till kunden. Du kan välja att skapa en slutfaktura eller delfakturera steg för steg.
Förutsättningar
Innan du kan skapa en faktura behöver följande vara på plats:
Ekonomisystem kopplat - Din organisation måste ha en aktiv koppling till Fortnox, Spiris (Visma eEkonomi) eller Visma Administration. Utan koppling är faktureringsknappen inaktiverad.
Kund tillagd - Arbetsordern måste ha en kund. Temporära kunder sparas automatiskt till kundregistret vid fakturering.
Adminroll - Endast användare med rollen Admin kan skapa fakturor.
Aktivt abonnemang - Fakturering är inte tillgänglig om abonnemanget är inaktivt.
Öppna faktureringsfönstret
Så här öppnar du faktureringsfönstret från en arbetsorder:
Öppna arbetsordern
Gå till fliken Hem
Klicka på Skapa slutfaktura eller Skapa delfaktura
Faktureringsfönstret
Fönstret har två flikar: Allmänt och Fakturautseende. Under fliken Allmänt ser du inställningar till vänster och en förhandsgranskning av fakturan till höger.
Typ av faktura
Välj mellan:
Ny delfaktura - Fakturera delar av arbetsordern. Arbetsordern förblir aktiv.
Slutfaktura - Fakturera allt återstående. Alla utförare klarmarkeras och arbetsordern markeras som fakturerad.
OBS: Om arbetsordern har fastpris med flera tillfällen kan du inte välja slutfaktura direkt. Du behöver delfakturera varje tillfälle först.
Delfakturering
När du väljer delfaktura kan du bestämma vilka artiklar som ska ingå på tre sätt:
Allt
Alla ofakturerade artiklar (arbetstider, resor och material) ingår i delfakturan.
Anpassa
Filtrera artiklar efter datumintervall. Du väljer:
Från-datum och Till-datum
Kryssrutor för att inkludera eller exkludera Arbetstid, Resor och Material
Varje kategori visar hur många artiklar som ingår av det totala antalet, till exempel "Arbetstid (3/5)".
Markerade artiklar
Använd kryssrutor direkt i arbetsorderns flikar för arbetstid, resor och material för att välja exakt vilka rader som ska ingå. Antalet valda rader visas i faktureringsfönstret.
OBS: Om inga artiklar är markerade visas ett meddelande: "Gå tillbaka till arbetsordern och markera önskade artiklar att fakturera."
Fastpris
Om arbetsordern har fastpris aktiverat visas en dropdown där du väljer vilket fastpristillfälle som ska faktureras. Du måste välja ett tillfälle innan du kan gå vidare.
Vid delfakturering med fastpris kan du dessutom bestämma vilka artiklar som ska tillhöra fastpriset och bli markerade som fakturerade.
Allmänna inställningar
Din referens
Välj vilken kontaktperson som ska stå som referens på fakturan. Listan innehåller orderns kontaktpersoner.
Fakturadatum
Datumet som fakturan skapas med. Standardvärde är dagens datum.
Kundtyp
Välj mellan:
Företag
Förening
Privatperson
Kundtypen påverkar vilka ytterligare inställningar som visas. Privatperson ger tillgång till skattereduktioner (rot/rut/grön teknik). Företag och förening ger tillgång till momsinställningar.
Betalningsvillkor
Antal dagar till förfallodatum. Alternativen är 0, 10, 15, 20, 30 eller 60 dagar. Standardvärdet hämtas från kundens inställningar.
Momsinställningar (företag och förening)
Dessa fält visas när kundtypen är Företag eller Förening:
Omvänd skattskyldighet - Aktivera om kunden hanterar omvänd moms. Momsen visas då som 0 kr på fakturan.
Momsregistreringsnummer - Krävs vid omvänd skattskyldighet. Formatet ska vara SE + organisationsnummer + 01, till exempel SE555555555501.
Skattereduktion (privatperson)
Dessa inställningar visas när kundtypen är Privatperson. Du väljer typ av skatteavdrag:
Rot - Renovering, om- och tillbyggnad.
Rut - Hushållsarbete.
Grön teknik - Installation av solceller, lagring av egenproducerad el eller laddningspunkt för elfordon.
Adress och boendeform (rot och grön teknik)
Vid rot- eller grön teknik-avdrag behöver du ange:
Plats - Välj bland kundens registrerade adresser
Boendeform - Hus eller Bostadsrätt
Beroende på boendeform:
Boendeform | Obligatoriska fält |
Hus | Fastighetsbeteckning |
Bostadsrätt | Bostadsrättsföreningens organisationsnummer, Lägenhetsnummer |
Köpare
Minst en person måste läggas till för skattereduktion. Klicka Lägg till person för att lägga till kontaktpersoner. För varje person anges:
Namn (hämtas från kontaktuppgifter)
Personnummer (krävs)
Belopp (SEK) - Beloppet som personen begär avdrag för. Fördelas automatiskt lika mellan alla tillagda personer, men kan justeras manuellt.
Du kan redigera eller ta bort personer med ikonerna på respektive personkort.
Summering
Till höger i fönstret visas en summering av fakturan (synlig för Admin och Utökad användare):
Rad | Beskrivning |
Arbetstid / Resor / Material | Summa per kategori (eller Fastpris om tillämpligt) |
Exkl. moms | Totalsumma före moms |
Moms | 25 % (eller 0 kr vid omvänd skattskyldighet) |
Öresutjämning | Avrundning till hela kronor |
Totalt | Slutsumma |
Avdrag | Skattereduktionsbelopp (vid rot/rut/grön teknik) |
Att betala | Belopp kunden ska betala efter avdrag |
Fakturautseende
Under fliken Fakturautseende kan du anpassa hur fakturan ser ut. Dessa inställningar kan sparas som standardinställningar för din organisation.
Fritext
Lägg till en valfri text som första artikelrad på fakturan. Använd variabeln AONR för att automatiskt infoga arbetsordernumret.
Arbetstid
Välj vad som visas för varje tidrad:
Visa utförare - Visar vem som utförde arbetet
Visa datum - Visar datumet
Visa notering - Visar eventuell notering (Fortnox)
Slå samman rader
Slå ihop rader med identiskt artikelnummer, pris och benämning. Kan aktiveras separat för:
Arbetstid
Resor
Material
Arbetsbeskrivning
Som fakturatext - Visar arbetsorderns beskrivning som text på fakturan (Fortnox)
Som artikelrad - Visar beskrivningen som en egen artikelrad
Sortera artiklar
Sortera arbetstider, resor och material var för sig efter:
Datum, Pris, Totalt pris, Artikelnummer, Artikelbeskrivning, Antal eller Utförare (stigande eller fallande)
Skapa fakturan
När du klickar Skapa slutfaktura eller Skapa delfaktura skickar Mowin fakturaunderlaget till ditt ekonomisystem. Det är ekonomisystemet som skapar den slutgiltiga fakturan med fakturanummer och hanterar utskick till kunden.
Innan fakturan skickas kontrolleras följande:
Bekräftelser
Dessa meddelanden kan visas och kräver ditt godkännande:
Formulär som inte är klarmarkerade - "Det finns formulär som behöver klarmarkeras innan arbetsordern ska faktureras. Fakturera utan att klarmarkera formuläret?" Du kan välja att fakturera ändå.
Redan fakturerad - "Arbetsordern är redan fakturerad. Vill du fakturera igen?"
Temporär kund - "Kunden är en temporär kund. För att skapa en faktura måste kunden först sparas till kundregistret. Vill du spara kunden?"
Valideringsfel
Om något saknas visas ett felmeddelande och fakturan kan inte skapas:
Felmeddelande | Orsak |
Arbetsordern saknar kund | Ingen kund tillagd |
Fastighetsbeteckning krävs för husarbete | Rot/grön teknik med boendeform Hus utan fastighetsbeteckning |
Bostadsrättsföreningens organisationsnummer krävs | Bostadsrätt utan organisationsnummer |
Lägenhetsnummer krävs för bostadsrätt | Bostadsrätt utan lägenhetsnummer |
Arbetsadress krävs för skattereduktion | Skattereduktion utan angiven adress |
Minst en person krävs för skattereduktion | Skattereduktion utan tillagd person |
Namn saknas för en person | Person utan för- eller efternamn |
Personnummer saknas för [namn] | Person utan personnummer |
Belopp för skattereduktion saknas för [namn] | Person utan giltigt belopp |
Arbetsordern har ett signaturkrav som inte är uppfyllt | Obligatorisk signatur saknas |
Varningar på arbetsordern
Innan du fakturerar kan varningar visas på arbetsordern. Vissa blockerar fakturering, andra är informativa.
Varningar som förhindrar fakturering
Inga artiklar har lagts till på arbetsordern
Fastprisrader saknar benämning
Material saknar obligatoriska fält (artikelnummer eller namn)
Kunden är borttagen och saknar kundnummer
Husarbete valt för en kund som inte är privatperson
Obligatoriska signaturer saknas
Obligatoriska formulär är inte ifyllda eller klarmarkerade
Kontaktpersoner har ogiltigt personnummer eller ogiltig e-postadress
Personuppgifter eller adressuppgifter är ofullständiga för husarbete
Informativa varningar
Artiklar med noll eller negativt täckningsbidrag
Artiklar med lågt täckningsbidrag
Artiklar med 0 eller negativt antal
Typ av husarbete inte specificerat för alla artikelrader
Utförare tillagda som inte har rapporterat tid
Varningar från ekonomisystemet
Beroende på vilket ekonomisystem du använder kan specifika varningar visas, till exempel saknat postnummer eller postort i fakturaadressen.
Förhandsgranskning
Till höger i fönstret visas en realtidsförhandsgranskning av fakturan. Förhandsgranskningen uppdateras automatiskt när du ändrar inställningar och visar hur fakturan kommer att se ut med aktuella val för:
Kontaktperson och referens
Fakturadatum och betalningsvillkor
Sammanslagna eller separata rader
Synliga detaljer (utförare, datum, noteringar)
Fritext och arbetsbeskrivning
Sorteringsordning
OBS: Förhandsgranskningen visar hur fakturaunderlaget ser ut. Den slutgiltiga fakturan som kunden får skapas av ditt ekonomisystem och kan skilja sig i utseende, till exempel med logotyp och layout från ekonomisystemet.
Vanliga frågor
Skickar Mowin fakturan direkt till kunden?
Nej. Mowin sammanställer fakturaunderlaget och skickar det till ditt ekonomisystem (Fortnox, Spiris eller Visma Administration). Det är ekonomisystemet som skapar den slutgiltiga fakturan med fakturanummer, logotyp och layout, och som hanterar utskick till kunden.
Vem kan skapa fakturor?
Endast användare med rollen Admin kan skapa fakturor. Dessutom krävs en aktiv koppling till ett ekonomisystem och att arbetsordern har en kund.
Vad är skillnaden mellan delfaktura och slutfaktura?
En delfaktura fakturerar en del av arbetsordern och håller den öppen för fortsatt arbete. En slutfaktura fakturerar allt återstående, klarmarkerar alla utförare och markerar arbetsordern som fakturerad.
Kan jag välja exakt vilka rader som ska ingå i en delfaktura?
Ja. Välj alternativet "Markerade artiklar" och bocka i de rader du vill fakturera direkt i arbetsorderns flikar för arbetstid, resor och material.
Kan jag fakturera en order som redan är fakturerad?
Ja. Du får en bekräftelsefråga om du vill fakturera igen.
Vad händer om kunden är en temporär kund?
Vid fakturering visas en fråga om du vill spara kunden till kundregistret. Kunden sparas automatiskt innan fakturan skapas.
Hur fungerar rot-avdrag?
Vid rot-avdrag anges fastighetsbeteckning eller bostadsrättsuppgifter, samt minst en köpare med personnummer och belopp. Mowin beräknar avdraget automatiskt.
Hur fungerar rut-avdrag?
Vid rut-avdrag behöver du lägga till minst en köpare med personnummer och belopp.
Hur fungerar grön teknik-avdrag?
Vid grön teknik-avdrag behöver du lägga till minst en köpare med personnummer och belopp. Grön teknik omfattar solceller, lagring av egenproducerad el och laddningspunkter för elfordon.
Behöver jag ange fastighetsbeteckning för rut-avdrag?
Nej, fastighetsbeteckning och boendeform krävs bara för rot och grön teknik.
Kan jag fördela skattereduktionen på flera personer?
Ja. Lägg till flera personer under Köpare. Beloppet fördelas automatiskt lika men du kan justera beloppet manuellt för varje person.
Vad är omvänd skattskyldighet?
Omvänd skattskyldighet innebär att köparen istället för säljaren redovisar momsen. Aktivera detta under momsinställningarna för företags- eller föreningskunder. Momsregistreringsnummer krävs.
Varför kan jag inte klicka på faktureringsknappen?
Knappen är inaktiverad om: ekonomisystem saknas, kund saknas, fastpristillfälle inte är valt (vid fastpris), inga artiklar är markerade (vid markerade artiklar), eller abonnemanget är inaktivt.
Kan jag ändra betalningsvillkor per faktura?
Ja. Standardvärdet hämtas från kundens inställningar men du kan ändra det i faktureringsfönstret för den aktuella fakturan.
Kan jag ändra fakturautseendet per faktura?
Ja. Inställningarna under fliken Fakturautseende kan justeras per faktura. Du kan också spara ändringarna som nya standardinställningar för din organisation.
Var ser jag mina skapade fakturor?
Skapade fakturor visas under fliken Fakturor i arbetsordern (synlig för Admin). Där ser du fakturanummer, status, belopp och synkstatus mot ekonomisystemet. Den fullständiga fakturan hittar du i ditt ekonomisystem.
Kan jag makulera en faktura?
Ja. Under fliken Fakturor i arbetsordern kan du makulera en faktura. Fakturan makuleras i ekonomisystemet och arbetsordern återgår till föregående status.
Vad händer om jag har obligatoriska formulär som inte är klarmarkerade?
Du får en fråga om du vill fakturera ändå. Du kan välja att fortsätta eller gå tillbaka och klarmarkera formulären först.
Vad händer om obligatoriska signaturer saknas?
Fakturan kan inte skapas förrän alla obligatoriska signaturer är ifyllda. Du behöver gå tillbaka till arbetsordern och se till att signaturerna lämnas in.
Tips och tricks
Spara tid med standardinställningar - Anpassa fakturautseendet en gång under fliken Fakturautseende och spara som standard. Då slipper du ändra inställningarna för varje faktura.
Använd AONR i fritext - Skriv till exempel "Arbetsorder AONR" i fritextfältet så ersätts AONR automatiskt med arbetsordernumret.
Förhandsgranska innan du skapar - Kontrollera alltid förhandsgranskningen till höger i fönstret innan du skapar fakturan.
Kontrollera kunduppgifter - Se till att kundens fakturadress, e-post och betalningsvillkor är korrekta innan du fakturerar.
Behöver du mer hjälp?
Kontakta oss via chatten här nere till höger.