I Mowin förbereder du fakturor direkt från arbetsordrar. Mowin sammanställer arbetstider, resor, material och eventuella fastpriser till ett fakturaunderlag som sedan skickas till ditt ekonomisystem (Fortnox, Spiris eller Visma Administration). Det är ekonomisystemet som skapar den slutgiltiga fakturan och skickar den till kunden. Du kan välja att skapa en slutfaktura eller delfakturera steg för steg.

Innan du kan skapa en faktura behöver följande vara på plats:

Så här öppnar du faktureringsfönstret från en arbetsorder:

Fönstret har två flikar: Allmänt och Fakturautseende. Under fliken Allmänt ser du inställningar till vänster och en förhandsgranskning av fakturan till höger.

Välj mellan:

OBS: Om arbetsordern har fastpris med flera tillfällen kan du inte välja slutfaktura direkt. Du behöver delfakturera varje tillfälle först.

När du väljer delfaktura kan du bestämma vilka artiklar som ska ingå på tre sätt:

Allt
Alla ofakturerade artiklar (arbetstider, resor och material) ingår i delfakturan.

Anpassa
Filtrera artiklar efter datumintervall. Du väljer:

Varje kategori visar hur många artiklar som ingår av det totala antalet, till exempel "Arbetstid (3/5)".

OBS: Vid fastprisordrar påverkar dessa val inte fakturabeloppet. De styr enbart vilka artiklar som markeras som fakturerade. Se avsnittet Fastpris nedan.

Markerade artiklar
Använd kryssrutor direkt i arbetsorderns flikar för arbetstid, resor och material för att välja exakt vilka rader som ska ingå. Antalet valda rader visas i faktureringsfönstret.

OBS: Om inga artiklar är markerade visas ett meddelande: "Gå tillbaka till arbetsordern och markera önskade artiklar att fakturera."

Om arbetsordern har fastpris aktiverat visas en dropdown där du väljer vilket fastpristillfälle som ska faktureras. Du måste välja ett tillfälle innan du kan gå vidare.

OBS: Fakturabeloppet är alltid det fastpris som satts på tillfället. Det påverkas inte av vilka artiklar som är inkluderade eller exkluderade i delfaktureringsinställningarna.

Vid delfakturering med fastpris kan du använda inställningarna under Anpassa eller Markerade artiklar för att bestämma vilka artiklar som ska tillhöra fakturan och markeras som fakturerade. Detta styr alltså inte priset utan enbart vilka artiklar som kopplas till fakturan. Artiklar som inte inkluderas förblir ofakturerade och kan kopplas till en framtida faktura.

Din referens
Välj vilken kontaktperson som ska stå som referens på fakturan. Listan innehåller orderns kontaktpersoner.

Fakturadatum
Datumet som fakturan skapas med. Standardvärde är dagens datum.

Kundtyp
Välj mellan:

Kundtypen påverkar vilka ytterligare inställningar som visas. Privatperson ger tillgång till skattereduktioner (rot/rut/grön teknik). Företag och förening ger tillgång till momsinställningar.

Betalningsvillkor
Antal dagar till förfallodatum. Alternativen är 0, 10, 15, 20, 30 eller 60 dagar. Standardvärdet hämtas från kundens inställningar.

Dessa fält visas när kundtypen är Företag eller Förening:

Dessa inställningar visas när kundtypen är Privatperson. Du väljer typ av skatteavdrag:

Adress och boendeform (rot och grön teknik)
Vid rot- eller grön teknik-avdrag behöver du ange:

Beroende på boendeform:

Köpare
Minst en person måste läggas till för skattereduktion. Klicka Lägg till person för att lägga till kontaktpersoner. För varje person anges:

Du kan redigera eller ta bort personer med ikonerna på respektive personkort.

Till höger i fönstret visas en summering av fakturan (synlig för Admin och Utökad användare):

Under fliken Fakturautseende kan du anpassa hur fakturan ser ut. Dessa inställningar kan sparas som standardinställningar för din organisation.

Fritext
Lägg till en valfri text som första artikelrad på fakturan. Använd variabeln AONR för att automatiskt infoga arbetsordernumret.

Arbetstid
Välj vad som visas för varje tidrad:

Slå samman rader
Slå ihop rader med identiskt artikelnummer, pris och benämning. Kan aktiveras separat för:

Arbetsbeskrivning

Sortera artiklar
Sortera arbetstider, resor och material var för sig efter:

När du klickar Skapa slutfaktura eller Skapa delfaktura skickar Mowin fakturaunderlaget till ditt ekonomisystem. Det är ekonomisystemet som skapar den slutgiltiga fakturan med fakturanummer och hanterar utskick till kunden.

Eventuella varningar visas direkt i faktureringsfönstret, bredvid faktureringsknappen. Om det finns blockerande varningar är knappen inaktiverad tills problemen är åtgärdade. Du behöver alltså inte klicka för att upptäcka att något saknas — varningarna visas löpande medan du fyller i uppgifterna.

Bekräftelser
Dessa meddelanden kan visas och kräver ditt godkännande:

Varningar visas både på arbetsorderns hemsida och direkt i faktureringsfönstret. Blockerande varningar inaktiverar faktureringsknappen tills problemen är lösta.

Blockerande varningar (inaktiverar faktureringsknappen)

Bekräftelse krävs (visas vid fakturering)

Informativa varningar (blockerar inte fakturering)

Varningar från ekonomisystemet
Beroende på vilket ekonomisystem du använder kan specifika varningar visas, till exempel saknat postnummer eller postort i fakturaadressen.

Till höger i fönstret visas en realtidsförhandsgranskning av fakturan. Förhandsgranskningen uppdateras automatiskt när du ändrar inställningar och visar hur fakturan kommer att se ut med aktuella val för:

OBS: Förhandsgranskningen visar hur fakturaunderlaget ser ut. Den slutgiltiga fakturan som kunden får skapas av ditt ekonomisystem och kan skilja sig i utseende, till exempel med logotyp och layout från ekonomisystemet.

Skickar Mowin fakturan direkt till kunden?
Nej. Mowin sammanställer fakturaunderlaget och skickar det till ditt ekonomisystem (Fortnox, Spiris eller Visma Administration). Det är ekonomisystemet som skapar den slutgiltiga fakturan med fakturanummer, logotyp och layout, och som hanterar utskick till kunden.

Vem kan skapa fakturor?
Endast användare med rollen Admin kan skapa fakturor. Dessutom krävs en aktiv koppling till ett ekonomisystem och att arbetsordern har en kund.

Vad är skillnaden mellan delfaktura och slutfaktura?
En delfaktura fakturerar en del av arbetsordern och håller den öppen för fortsatt arbete. En slutfaktura fakturerar allt återstående, klarmarkerar alla utförare och markerar arbetsordern som fakturerad.

Kan jag välja exakt vilka rader som ska ingå i en delfaktura?
Ja. Välj alternativet "Markerade artiklar" och bocka i de rader du vill fakturera direkt i arbetsorderns flikar för arbetstid, resor och material.

Kan jag fakturera en order som redan är fakturerad?
Ja. Du får en bekräftelsefråga om du vill fakturera igen.

Vad händer om kunden är en temporär kund?
Vid fakturering visas en fråga om du vill spara kunden till kundregistret. Kunden sparas direkt innan fakturan skapas.

Hur fungerar rot-avdrag?
Vid rot-avdrag anges fastighetsbeteckning eller bostadsrättsuppgifter, samt minst en köpare med personnummer och belopp. Mowin beräknar avdraget automatiskt.

Adressen jag vill välja som plats för husarbetet finns inte i listan – vad gör jag?
Plats-listan visar bara adresser som är sparade på kundkortet (fakturaadress, leveransadress, besöksadress och arbetsplatser). Om rätt adress saknas behöver du öppna kundkortet, lägga till adressen där och sedan gå tillbaka till faktureringsfönstret. Den nya adressen dyker då upp i listan.

Hur fungerar rut-avdrag?
Vid rut-avdrag behöver du lägga till minst en köpare med personnummer och belopp.

Hur fungerar grön teknik-avdrag?
Vid grön teknik-avdrag behöver du lägga till minst en köpare med personnummer och belopp. Grön teknik omfattar solceller, lagring av egenproducerad el och laddningspunkter för elfordon.

Behöver jag ange fastighetsbeteckning för rut-avdrag?
Nej, fastighetsbeteckning och boendeform krävs bara för rot och grön teknik.

Kan jag fördela skattereduktionen på flera personer?
Ja. Lägg till flera personer under Köpare. Beloppet fördelas automatiskt lika men du kan justera beloppet manuellt för varje person.

Vad är omvänd skattskyldighet?
Omvänd skattskyldighet innebär att köparen istället för säljaren redovisar momsen. Aktivera detta under momsinställningarna för företags- eller föreningskunder. Momsregistreringsnummer krävs.

Varför kan jag inte klicka på faktureringsknappen?
Knappen är inaktiverad när det finns blockerande varningar. Vanliga orsaker: ekonomisystem saknas, kund saknas, obligatoriska fält för skattereduktion inte är ifyllda (fastighetsbeteckning, personnummer, arbetsadress, köpare), material saknar artikelnummer eller artikelnamn, obligatoriska signaturer inte är inlämnade, kontaktperson har ogiltigt personnummer, fastpristillfälle inte är valt (vid fastpris), inga artiklar är markerade (vid markerade artiklar), eller abonnemanget är inaktivt. Varningarna visas direkt i faktureringsfönstret så att du kan se exakt vad som behöver åtgärdas.

Varför ändras inte priset när jag bockar ur artiklar vid delfakturering av en fastprisorder?
Vid fastprisordrar är fakturabeloppet alltid det fastpris som satts på tillfället. Kryssrutorna under Anpassa styr vilka artiklar som kopplas till fakturan och markeras som fakturerade, men de påverkar inte priset. Om du vill fakturera en del av arbetet separat, skapa flera fastpristillfällen med olika belopp på arbetsordern.

Kan jag ändra betalningsvillkor per faktura?
Ja. Standardvärdet hämtas från kundens inställningar men du kan ändra det i faktureringsfönstret för den aktuella fakturan.

Kan jag ändra fakturautseendet per faktura?
Ja. Inställningarna under fliken Fakturautseende kan justeras per faktura. Du kan också spara ändringarna som nya standardinställningar för din organisation.

Var ser jag mina skapade fakturor?
Skapade fakturor visas under fliken Fakturor i arbetsordern (synlig för Admin). Där ser du fakturanummer, status, belopp och synkstatus mot ekonomisystemet. Den fullständiga fakturan hittar du i ditt ekonomisystem.

Kan jag makulera en faktura?
Ja. Under fliken Fakturor i arbetsordern kan du makulera en faktura. Fakturan makuleras i ekonomisystemet och arbetsordern återgår till föregående status.

Vad händer om jag har obligatoriska formulär som inte är klarmarkerade?
Du får en fråga om du vill fakturera ändå. Du kan välja att fortsätta eller gå tillbaka och klarmarkera formulären först. Formulär blockerar alltså inte faktureringsknappen, men du behöver bekräfta ditt val.

Vad händer om obligatoriska signaturer saknas?
Faktureringsknappen är inaktiverad tills alla obligatoriska signaturer är inlämnade. Du behöver gå tillbaka till arbetsordern och se till att signaturerna lämnas in.

Varför visas varningar i faktureringsfönstret?
Varningar visas direkt i faktureringsfönstret bredvid faktureringsknappen så att du omedelbart ser om något saknas. Blockerande varningar inaktiverar knappen tills problemen är åtgärdade. Informativa varningar visas som information men blockerar inte fakturering.

Kontakta oss via chatten här nere till höger.