Hoppa till huvudinnehåll

Skapa faktura

Hur du skapar fakturor från arbetsordrar på webben i Mowin. Slutfaktura, delfaktura, skattereduktion (rot/rut/grön teknik), omvänd betalningsskyldighet och fakturautseende.

I Mowin förbereder du fakturor direkt från arbetsordrar. Mowin sammanställer arbetstider, resor, material och eventuella fastpriser till ett fakturaunderlag som sedan skickas till ditt ekonomisystem (Fortnox, Spiris, Visma Administration eller Bokio). Det är ekonomisystemet som skapar den slutgiltiga fakturan och skickar den till kunden. Använder du Bokio skapas fakturan som ett utkast som du bokför och skickar själv i Bokio. Du kan välja att skapa en slutfaktura eller delfakturera steg för steg.

:::video :::


Förutsättningar

Innan du kan skapa en faktura behöver följande vara på plats:

  • Ekonomisystem kopplat - Din organisation måste ha en aktiv koppling till Fortnox, Spiris (Visma eEkonomi), Visma Administration eller Bokio. Utan koppling är knappen Förhandsgranska faktura inaktiverad.

  • Kund tillagd - Arbetsordern måste ha en kund. Utan kund är knappen Förhandsgranska faktura inaktiverad. Är kunden temporär får du frågan "Vill du spara kunden och skapa fakturan?" när fakturan ska skapas, och faktureringen fortsätter bara om du svarar Spara kund och skapa faktura. Se artikeln Lägg till eller byt kund.

  • Behörighet att skapa fakturor - Det kräver behörigheten Skapa faktura, som bara rollen Administratör har från början. Utan den är knappen Förhandsgranska faktura inaktiverad.

  • Aktivt abonnemang - Fakturering är inte tillgänglig om abonnemanget är inaktivt.


Öppna faktureringsfönstret

Så här öppnar du faktureringsfönstret från en arbetsorder:

  1. Öppna arbetsordern

  2. Gå till fliken Hem

  3. Klicka på Förhandsgranska faktura

Knapparna Skapa slutfaktura och Skapa delfaktura finns inne i faktureringsfönstret, inte på Hem. Knappen byter namn efter vilken typ av faktura du väljer i fönstret.

Om knappen inte går att klicka på – eller inte visas alls

Tre saker stoppar faktureringen redan innan fönstret kan öppnas. De visas därför aldrig som varningar inne i fönstret:

  • Koppling till ekonomisystem saknas - Knappen Förhandsgranska faktura är inaktiverad. Håll musen över knappen för att se orsaken. Gå till Organisationsinställningar > Ekonomisystem och klicka Skapa integration för en ny koppling, eller Förnya integration om en befintlig koppling behöver förnyas. Är arbetsordern inte redan fakturerad visas även knappen Markera som fakturerad, som markerar arbetsordern som fakturerad i Mowin utan att skicka något underlag till ett ekonomisystem. Den kräver behörigheten Markera som fakturerad, som bara rollen Administratör har från början, och att arbetsordern har en kund. Saknas något av dem är knappen inaktiverad, och orsaken visas när du håller musen över den.

  • Kund saknas - Knappen Förhandsgranska faktura är inaktiverad. Håll musen över knappen för att se orsaken. På en arbetsorder som kommit längre än status Skapad syns dessutom varningen Arbetsordern saknar kund bland varningarna på Hem. Lägg till en kund på arbetsordern, så går knappen att klicka på igen.

  • Behörigheten Skapa faktura saknas - Knappen Förhandsgranska faktura är inaktiverad, och orsaken visas när du håller musen över den. Be en administratör att lägga till behörigheten i din roll.

Alla övriga blockerande varningar visas inne i faktureringsfönstret, bredvid knappen Skapa slutfaktura eller Skapa delfaktura.


Faktureringsfönstret

Fönstret har två flikar: Allmänt och Fakturautseende. Under fliken Allmänt ser du inställningar till vänster och en förhandsgranskning av fakturan till höger.


Typ av faktura

Välj mellan:

  • Ny delfaktura - Fakturera delar av arbetsordern. Arbetsordern förblir aktiv.

  • Slutfaktura - Fakturera allt återstående. Alla utförare klarmarkeras och arbetsordern markeras som fakturerad.

OBS: Om arbetsordern har fastpris med fler än ett ofakturerat tillfälle kan du inte välja slutfaktura. En faktura rymmer bara ett tillfälle, och en slutfaktura markerar hela arbetsordern som fakturerad, så övriga tillfällen skulle aldrig komma med. Håll musen över frågetecknet vid Slutfaktura för att se vilka tillfällen som är ofakturerade och vem som lagt in dem. Delfakturera dem ett i taget, eller ta bort de tillfällen som inte ska faktureras. När bara ett tillfälle återstår kan du välja slutfaktura.

Förvalt: På en arbetsorder med status Skapad, Ledig eller Fakturerad är Ny delfaktura förvalt, och på en arbetsorder med status Avslutad är Slutfaktura förvalt. På en arbetsorder med status Påbörjad är Slutfaktura förvalt tills du första gången väljer Ny delfaktura. Därefter är det ditt senaste val på påbörjade arbetsordrar som är förvalt, och Mowin minns det i den webbläsare du använder. Går det inte att välja Slutfaktura, till exempel på en fastprisorder med flera ofakturerade tillfällen, är Ny delfaktura alltid vald.

Varje gång du öppnar fönstret: Fakturatyp, urval (Allt, Anpassa eller Markerade artiklar), datum och kryssrutorna för Arbetstid, Resor och Material börjar om från det förvalda, så att allt som inte är fakturerat är med. Har du nyss skickat en delfaktura med ett urval behöver du alltså välja urvalet igen för nästa. Fakturatext, fakturadatum, betalningsvillkor, omvänd moms och fakturautseende ligger kvar.

Markera som fakturerad utan faktura: Du kan sätta arbetsordern till status Fakturerad direkt med statusknappen på fliken Hem (Ändra status), utan att något skickas till ekonomisystemet. Har arbetsordern egna fält eller ett formulär med kravet Krävs för att fakturera som inte är klarmarkerat visar Mowin först rutan med dem, se artikeln Formulär. Därefter frågar Mowin om du vill fortsätta, eftersom arbetsordern och alla ofakturerade rader då markeras som fakturerade. Raderna visar Manuell i kolumnen Fakturanr. Det kräver behörigheten Markera som fakturerad, som bara rollen Administratör har från början. Flyttar du tillbaka arbetsordern från Fakturerad till Skapad, Påbörjad eller Avslutad släpps de rader som bara var markerade på det sättet. Hela flödet beskrivs i artikeln Hem-fliken i arbetsorderfönstret.


Status och klarmarkering

Arbetsorderns status visas i färg: Påbörjad är gul eller orange, Avslutad är rosa och Fakturerad är grön. Fakturerade artikelrader får en grön ton i ordern.

Varje utförare klarmarkerar sitt arbete med bockrutan vid sitt namn i listan över utförare på fliken Hem. När alla utförare har klarmarkerat blir en Skapad eller Påbörjad arbetsorder Avslutad. Är inställningen Jobbansvarig på och arbetsordern har en jobbansvarig blir den i stället Avslutad när jobbansvarig klarmarkerar, oavsett vad de andra har gjort. Klarmarkerar jobbansvarig medan någon annan inte är klar frågar Mowin först om alla är klara.


Delfakturering

När du väljer delfaktura kan du bestämma vilka artiklar som ska ingå på tre sätt:

Allt
Alla ofakturerade artiklar (arbetstider, resor och material) ingår i delfakturan. Allt är förvalt.

Anpassa
Filtrera artiklar efter datumintervall. Du väljer:

  • Från-datum och Till-datum

  • Kryssrutor för att inkludera eller exkludera Arbetstid, Resor och Material

Varje kategori visar hur många artiklar som ingår av det totala antalet, till exempel "Arbetstid (3/5)".

Från-datum är förvalt till datumet för den tidigaste artikeln på arbetsordern, oavsett om det är arbetstid, resa eller material. Till-datum är förvalt till dagens datum. Artiklar med Till-datumet som datum ingår. Bara ofakturerade artiklar räknas.

OBS: Hittar Mowin inga ofakturerade artiklar inom perioden, eller har du bockat ur alla tre kategorierna, visas varningen "Inga artiklar hittades inom vald period" och knappen Skapa delfaktura är inaktiverad.

OBS: Vid fastprisordrar påverkar dessa val inte fakturabeloppet. De styr enbart vilka artiklar som markeras som fakturerade. Se avsnittet Fastpris nedan.

Markerade artiklar
Använd kryssrutor direkt i arbetsorderns flikar för arbetstid, resor och material för att välja exakt vilka rader som ska ingå. Du kan markera rader på flera flikar. Gå sedan tillbaka till fliken Hem och klicka på Förhandsgranska faktura. Antalet valda rader per flik, till exempel "Arbetstid: 2 av 4", visas i faktureringsfönstret. Rader som redan är fakturerade räknas inte, även om de är markerade.

OBS: Om inga artiklar är markerade visas ett meddelande: "Gå tillbaka till arbetsordern och markera önskade artiklar att fakturera." Varningen "Inga artiklar har markerats för fakturering" inaktiverar då knappen Skapa delfaktura.

Husarbete kan delfaktureras. Skattereduktionen för husarbete skalas ned till de artiklar som faktureras i delfakturan, så varje delfaktura begär bara sin del. Se artikeln Husarbete (rot, rut och grön teknik).


Fastpris

Om arbetsordern har fastpris aktiverat visas en dropdown, Välj fastpristillfälle, där du väljer vilket fastpristillfälle som ska faktureras. Dropdownen listar bara tillfällen som inte redan är fakturerade, med det som står på tur först: tillfället med tidigast planerat datum, och bland tillfällen utan planerat datum det som skapades först. Det tillfället är förvalt, samma som kortet Kommande faktura på Hem visar. Öppnar du fönstret från ett visst tillfälles knapp är i stället det tillfället valt, och har du redan valt ett tillfälle i fönstret eller i Fakturera alla ligger det valet kvar. Varje tillfälle blir en egen faktura, och en faktura kan inte samla flera tillfällen. Vill du ha flera delar på samma faktura lägger du dem som flera fastprisrader i ett och samma tillfälle. Har du flera tillfällen får du alltid flera fakturor. På en löpande arbetsorder följer fakturabeloppet av de registrerade raderna, så vill du fakturera ett fast belopp, till exempel 10 000 kr, gör du arbetsordern till fastpris och lägger beloppet på ett tillfälle. Hur tillfällen och fastprisrader skapas beskrivs i artikeln Fastpris.

Det valda tillfället måste ha minst en fastprisrad. Saknar det rader är faktureringsknappen inaktiverad även om ett annat tillfälle på arbetsordern har rader, och varningen talar om att du antingen kan välja ett annat tillfälle eller lägga till rader på det du valt.

Alla fastprisrader på det valda tillfället måste ha en benämning. Det är bara raderna på det tillfälle du fakturerar som kan blockera faktureringen, så en rad utan benämning på ett annat tillfälle stoppar inte fakturan. På arbetsorderns hemsida visas varningen ändå så länge någon fastprisrad på arbetsordern saknar benämning, eftersom det inte finns något valt tillfälle där.

OBS: Fakturabeloppet är alltid det fastpris som satts på tillfället. Det påverkas inte av vilka artiklar som är inkluderade eller exkluderade i delfaktureringsinställningarna.

Vid delfakturering med fastpris kan du använda inställningarna under Anpassa eller Markerade artiklar för att bestämma vilka artiklar som ska tillhöra fakturan och markeras som fakturerade. Detta styr alltså inte priset utan enbart vilka artiklar som kopplas till fakturan. Artiklar som inte inkluderas förblir ofakturerade och kan kopplas till en framtida faktura.


Fakturerade rader

Fakturerade artikelrader är låsta. Har arbetsordern fakturerade rader visas ett hänglås uppe till höger på fliken Hem och på flikarna för arbetstid, resor och material, och på fliken för formulär när arbetsordern har status Fakturerad. Det heter Lås upp tillfälligt för redigering när raderna är låsta. Att låsa upp kräver behörigheten Lås upp fakturerade rader. Saknar du den är hänglåset nedtonat, och när du håller muspekaren över det står vilken behörighet som saknas. Klicka på det för att låsa upp de fakturerade raderna tillfälligt, så att de går att ändra, och klicka på Lås för att låsa dem igen. Låset gäller hela arbetsordern, inte en enskild flik, och låser sig igen när du byter arbetsorder. Vilka rader du får ändra styr din behörighet för respektive artikeltyp även när raderna är upplåsta.

Behörigheten har bara rollen Administratör från början. Har arbetsordern status Fakturerad är hela arbetsordern låst, inte bara raderna: utan upplåsning går det varken att ändra eller lägga till rader, lägga till utförare eller ändra skattereduktionen. Lägger du till en rad på en fakturerad arbetsorder frågar Mowin om raden redan är fakturerad i ekonomisystemet, eftersom en ny rad inte kommer med på någon faktura så länge arbetsordern är fakturerad.

Ändringar som du gör på rader som redan är fakturerade skickas inte till ekonomisystemet. Fakturan är en kopia som Mowin skapade när fakturan skickades. Behöver fakturan ändras gör du hellre en makulering och fakturerar om, se artikeln Makulera en faktura.

På en flik som har fakturerade rader kan du klicka på Dölj fakturerade för att dölja dem. Klicka på Visa fakturerade för att visa dem igen.


Allmänna inställningar

Er referens
Den referens som ska stå på fakturan. Mowin föreslår först värdet från arbetsorderns fält Er referens. Är det tomt föreslås namnet på orderns primära kontaktperson, annars den kontaktperson som lades till först på ordern. Har ordern inga egna kontaktpersoner används kundens. Du kan skriva in vad som helst eller välja en kontaktperson från listan, där orderns kontaktpersoner kommer före kundens.

Fakturadatum
Datumet fakturan får. Det är detta datum som skickas till ekonomisystemet, och det är samma datum som sedan visas i kolumnen Fakturadatum i Tidrapporten och liggarna. Standardvärde är dagens datum. Backdaterar du fakturan bokas arbetet i den månaden.

Kundtyp
Välj mellan:

  • Företag

  • Förening

  • Privatperson

Kundtypen påverkar vilka ytterligare inställningar som visas. Privatperson ger tillgång till skattereduktioner (rot/rut/grön teknik). Företag och förening ger tillgång till blocket Företag med Omvänd betalningsskyldighet och momsregistreringsnummer. Ändrar du kundtypen här sparas den på kunden, och står betalningsvillkoren på standardvillkoren för den gamla kundtypen byts de till standardvillkoren för den nya. Har kunden omvänd betalningsskyldighet och du byter till Privatperson får du bekräfta bytet först, eftersom omvänd betalningsskyldighet då stängs av och inte slås på igen om du byter tillbaka.

Betalningsvillkor
Antal dagar till förfallodatum. Alternativen är 0, 10, 15, 20, 30 eller 60 dagar. Värdet är kundens betalningsvillkor, och när du väljer ett annat här sparas det på kunden och gäller även nästa faktura.


Omvänd betalningsskyldighet (företag och förening)

Blocket Företag visas när kundtypen är Företag eller Förening och innehåller:

  • Omvänd betalningsskyldighet - Kallas ofta omvänd moms, och innebär att köparen redovisar momsen i stället för säljaren. Aktivera om kunden hanterar omvänd betalningsskyldighet. Momsen visas då som 0 kr på fakturan. Ändringen sparas även på kunden, så Omvänd betalningsskyldighet är redan påslagen på nästa faktura till kunden. Vill du ha omvänd betalningsskyldighet bara på en faktura behöver du stänga av den igen efteråt.

  • Momsregistreringsnummer (VAT) - Köparens momsregistreringsnummer måste stå på en faktura med omvänd betalningsskyldighet. För en svensk köpare är formatet SE + organisationsnummer + 01, till exempel SE555555555501. Köparens momsregistreringsnummer i ett annat EU-land godtas också, och ett norskt momsregistreringsnummer, till exempel NO974760673MVA, godtas med en varning om att fakturan skickas utan svensk moms. Skriv numret med versaler och utan mellanslag eller bindestreck. Har du Omvänd betalningsskyldighet påslaget stoppas fakturan, oavsett ekonomisystem, med varningen "Köparens momsregistreringsnummer saknas och måste stå på en faktura med omvänd betalningsskyldighet" om numret saknas, eller "Ogiltigt momsregistreringsnummer för omvänd betalningsskyldighet" om det har fel format. Klicka på Ange momsregistreringsnummer i varningen för att komma till fältet. Med Fortnox eller Spiris får fältet vara tomt om kunden har ett giltigt organisationsnummer, eftersom Mowin då skickar SE + organisationsnumret + 01 till ekonomisystemet. Vid massfakturering stoppas arbetsordern på samma sätt, och då är det kundens momsregistreringsnummer som gäller. Åtgärda öppnar arbetsordern, och där öppnar du Kundkort i kundpanelen på fliken Hem och rättar numret på fliken Allmänt, eller fakturerar arbetsordern i faktureringsfönstret och anger numret där.

Reglaget Omvänd betalningsskyldighet finns även på kundkortet, under fliken Priser. Där visas det för kunder av typen Företag och Förening, och fliken Priser kräver behörigheten Hantera kunder för alla kunder, som rollerna Administratör och Arbetsledare har från början. Är det påslaget där blir omvänd betalningsskyldighet standard för kundens nya arbetsordrar och offerter, och förvalt på fakturorna. Mer om omvänd betalningsskyldighet och Spiris finns i artikeln Omvänd betalningsskyldighet i Spiris.

OBS: Momsbeloppet på en utfärdad faktura går inte att dölja. Momslagen kräver att momsbeloppet och momssatsen står på fakturan, och det finns ingen inställning i Mowin eller i ekonomisystemet som tar bort det. Omvänd betalningsskyldighet är inte ett sätt att slippa visa moms – den får bara användas när köparen är en näringsidkare som själv säljer byggtjänster mer än tillfälligt. Vill du dölja momskolumnerna i Mowins egna tabeller gör du det i kolumninställningarna på respektive tabell.


Skattereduktion (privatperson)

Skattereduktion (rot, rut och grön teknik) ställs inte in i faktureringsfönstret längre. Typ av husarbete, arbetsplatsens adress och fördelningen per person hanteras i fönstret Skattereduktion, som du öppnar via Husarbete i verktygsfältet på arbetsordern eller offerten.

Är kunden en Privatperson visas rutan Skattereduktion i faktureringsfönstret med länken Hantera skattereduktion – klicka på den för att öppna samma fönster och justera avdraget. Fakturans totalsumma räknar med avdraget oavsett.

Se artikeln Husarbete (rot, rut och grön teknik) för hur du väljer typ, fyller i adress och fördelar avdraget mellan personer.


Summering

Till höger i fönstret visas en summering av fakturan. Den kräver behörigheten Försäljningspris, som rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har från början:

Rad

Beskrivning

Arbetstid / Resor / Material

Summa per kategori (eller Fastpris om tillämpligt)

Totalt

Totalsumma före moms

Moms

25 % (eller 0 kr vid omvänd betalningsskyldighet)

Öresutjämning

Avrundning till hela kronor

Summa inkl. moms

Slutsumma inklusive moms och öresutjämning. Heter Summa vid omvänd betalningsskyldighet, eftersom ingen moms läggs på

Avdrag

Skattereduktionsbelopp (vid rot/rut/grön teknik)

Att betala

Belopp kunden ska betala efter avdrag


Fakturautseende

Under fliken Fakturautseende kan du anpassa hur fakturan ser ut. Dessa inställningar kan sparas som standardinställningar för din organisation, och de ställs även in under Organisationsinställningar, se artikeln Organisationsinställningar - Fakturainställningar.

Fritext
Lägg till en valfri text som första artikelrad på fakturan. Använd variabeln AONR för att automatiskt infoga arbetsordernumret.

Arbetstid
Välj vad som visas för varje tidrad:

  • Visa utförare - Visar vem som utförde arbetet

  • Visa datum - Visar datumet

  • Visa notering - Visar eventuell notering

Slå samman rader
Slå ihop rader med identiskt artikelnummer, pris och benämning. Både á-pris, rabatt och nettopris måste stämma överens, så två rader som landar på samma nettopris via olika rabatt slås inte ihop utan visas var för sig. Detsamma gäller material: två materialrader med samma á-pris och rabatt men olika nettopris är två rader på fakturan. Rader med olika konto slås inte heller ihop, till exempel när artikelns konto har ändrats efter att de första raderna registrerades, så att varje rad bokförs på rätt konto. Det gäller Fortnox och Visma Administration, och i Bokio fakturor med omvänd betalningsskyldighet. Kan aktiveras separat för:

  • Arbetstid

  • Resor

  • Material

Arbetsbeskrivning

  • Som fakturatext - Visar arbetsorderns beskrivning som text på fakturan (Fortnox)

  • Som artikelrad - Visar beskrivningen som en egen artikelrad

Sortera artiklar
Sortera arbetstider, resor och material var för sig efter:

  • Datum, Pris, Totalt pris, Artikelnummer, Artikelbeskrivning, Antal eller Utförare (stigande eller fallande)


Skapa fakturan

När du klickar Skapa slutfaktura eller Skapa delfaktura skickar Mowin fakturaunderlaget till ditt ekonomisystem. Det är ekonomisystemet som skapar den slutgiltiga fakturan med fakturanummer och hanterar utskick till kunden.

Eventuella varningar visas direkt i faktureringsfönstret, bredvid knappen Skapa slutfaktura eller Skapa delfaktura. Om det finns blockerande varningar är knappen inaktiverad tills problemen är åtgärdade, och håller du musen över den står hur många varningar som hindrar fakturan. Du behöver alltså inte klicka för att upptäcka att något saknas – varningarna visas löpande medan du fyller i uppgifterna.

OBS: Saknad koppling till ekonomisystem och saknad kund hör inte hit. De stoppar faktureringen innan fönstret kan öppnas – se avsnittet Öppna faktureringsfönstret.

Egna fält som stoppar fakturering
Gäller fält som krävs innan fakturering och är tomma, och fält där ett valt alternativ spärrar fakturering. När du klickar för att skapa fakturan visar Mowin rutan "Innan arbetsordern kan faktureras" med fälten, som du ändrar direkt i rutan. Klicka sedan på Skicka faktura för att fortsätta. Det går inte att fakturera förbi fälten, och rutan visas före bekräftelserna nedan. Redan innan dess varnar Mowin "N egna fält måste åtgärdas för att kunna fakturera", i faktureringsfönstret och på ordrar med status Påbörjad, Avslutad eller Fakturerad. På en fakturerad order där allt redan är fakturerat, alla rader eller vid fastpris alla fastpristillfällen, visas varningen inte på arbetsordern, bara i faktureringsfönstret, och den kommer tillbaka när det finns något kvar att fakturera. Samma gäller varningarna om signaturer och formulär som krävs innan fakturering, varningen om personer eller adress som saknas för skattereduktionen och varningen om att egna fält inte kunde hämtas. Varningen gör inte knappen inaktiv, och länken Åtgärda öppnar samma ruta, där du ändrar fälten och stänger med Stäng. I Fakturera alla hoppas ordern över av samma skäl, och under Åtgärda finns steget "Egna fält behöver åtgärdas" där du ändrar fälten direkt. När inga fält stoppar längre klickar du på Åtgärda, och ordern hoppas inte längre över för egna fält. Kan Mowin inte hämta de egna fälten varnar Mowin "Egna fält kunde inte hämtas, så arbetsordern kan inte faktureras förrän de har hämtats", med länken Försök igen. Fakturan stoppas då i stället för att skickas utan kontroll: rutan erbjuder Försök igen och Avbryt, och Fakturera alla hoppar över ordern tills fälten har hämtats. Mowin försöker också hämta fälten igen av sig själv. Direkt efter att sidan laddats kan Fakturera alla visa "Egna fält hämtas fortfarande" en kort stund. Se avsnittet Egna fält i artikeln Hem-fliken i arbetsorderfönstret.

Bekräftelser
Dessa meddelanden kan visas och kräver ditt godkännande:

  • Formulär som inte är klarmarkerade - Gäller formulär med inställningen Krävs för att fakturera. Mowin visar "Följande formulär behöver klarmarkeras innan arbetsordern faktureras", följt av en lista med formulären. Du kan välja Fakturera ändå, Avbryt eller Gå till formulär, som öppnar det översta formuläret i listan och avbryter faktureringen. Fakturera ändå kan alla som kommer åt faktureringen välja. Kravet gäller bara medan funktionen Formulär är påslagen under Admin > Organisationsinställningar > Funktioner.

  • Redan fakturerad - "Arbetsordern är redan fakturerad. Vill du fakturera igen?" Bekräfta med Fakturera igen. Frågan kommer bara när det finns något kvar att fakturera, till exempel rader som har lagts till efter slutfakturan. Är allt redan fakturerat går det inte att skapa fakturan, se varningen om detta under Blockerande varningar.

  • Temporär kund - "Kunden är en temporär kund. För att skapa en faktura måste kunden först sparas till kundregistret. Vill du spara kunden och skapa fakturan?" Kunden sparas direkt innan fakturan skapas. Har kundnumret inte hunnit visas inom tio sekunder stoppas faktureringen med meddelandet "Kunden sparades men kundnumret har inte hunnit visas än. Försök skapa fakturan igen." Kunden är då redan sparad och har fått sitt kundnummer, så klicka på Skapa slutfaktura eller Skapa delfaktura igen.

  • Rader med Antal 0 - "N rader har Antal 0. Vill du exkludera dem från fakturan?" Visas om underlaget innehåller rader med Antal 0, så att de inte hamnar som nollrader på fakturan. Välj Exkludera för att flagga raderna som ofakturerbara (de tas bort från fakturan och lämnas utanför kommande fakturor) eller Inkludera för att skicka dem som de är. När du fakturerar från arbetsordern igen och raderna ingår i underlaget med Antal 0 får du samma fråga, och väljer du Inkludera då kommer rader du tidigare exkluderat med på fakturan. Fakturera alla ställer inte frågan och lämnar exkluderade rader utanför. Avbryter du dialogen avbryts hela faktureringen. Visas inte vid fastprisordrar, eftersom kunden ändå bara ser fastpriset på fakturan. Om du vid delfakturering med markerade artiklar exkluderar alla valda rader avbryts faktureringen med meddelandet "Inga rader kvar att fakturera efter exkludering."


Varningar på arbetsordern

Varningar visas både på arbetsorderns hemsida och direkt i faktureringsfönstret. Blockerande varningar inaktiverar knappen Skapa slutfaktura eller Skapa delfaktura tills problemen är lösta. Saknad koppling till ekonomisystem finns inte i listan nedan – den visas bara som förklaring när du håller musen över knappen Förhandsgranska faktura på Hem.

Blockerande varningar (inaktiverar faktureringsknappen)

  • Arbetsordern saknar kund

  • Inget fastpristillfälle har valts för fakturering

  • Det valda fastpristillfället saknar fastprisrader, eller en fastprisrad på det valda tillfället saknar benämning

  • Material saknar obligatoriska fält (artikelnummer eller artikelnamn)

  • Artikelnummer innehåller tecken som Fortnox inte tillåter, t.ex. mellanslag, osynliga tecken eller specialtecken

  • Enhet längre än 4 tecken (gäller Visma Administration, som tillåter högst 4 tecken för enhet på arbetstid, resor och material – fakturan nekas annars av ekonomisystemet)

  • Antal med fler än 2 decimaler på material eller resor (gäller Spiris, som nekar hela fakturan annars). En varning per rad, och klickar du på den kommer du till raden. Avrunda antalet till högst 2 decimaler. Vid massfakturering faktureras inte ordern förrän antalet är avrundat, och i Åtgärda-guiden får varje sådan rad ett eget steg som öppnar arbetsordern på raden

  • Kunden är borttagen och saknar kundnummer

  • Husarbete valt för en kund som inte är privatperson

  • Obligatoriska signaturer inte inlämnade (bara medan funktionen Signatur är påslagen under Admin > Organisationsinställningar > Funktioner)

  • Ingen kontakt med ekonomisystemet. Varningen visar ekonomisystemets namn och att fakturan inte kan skickas förrän kopplingen är uppe igen

  • Köparens momsregistreringsnummer saknas och måste stå på en faktura med omvänd betalningsskyldighet (när Omvänd betalningsskyldighet är påslaget och fältet är tomt, oavsett ekonomisystem; med Fortnox eller Spiris räcker ett giltigt organisationsnummer på kunden)

  • Ogiltigt momsregistreringsnummer för omvänd betalningsskyldighet (när Omvänd betalningsskyldighet är påslaget och numret har fel format, oavsett ekonomisystem)

  • Inga artiklar har markerats för fakturering (gäller Markerade artiklar)

  • Inga artiklar hittades inom vald period (gäller Anpassa)

  • "Alla artiklar på arbetsordern är redan fakturerade, så det finns inget kvar att fakturera." (gäller inte fastprisordrar). Har arbetsordern ännu inte status Fakturerad, till exempel för att en delfaktura skickades där en slutfaktura var tänkt, finns länken Markera arbetsordern som fakturerad i varningen. Den sätter status Fakturerad direkt, utan någon fråga, och statusen kan ändras tillbaka på fliken Hem. Länken visas bara för den som har behörigheten Markera som fakturerad; saknar du den säger varningen det. Har arbetsordern redan status Fakturerad står det "Alla artiklar på arbetsordern är redan fakturerade.", och finns knappen Skapade fakturor hänvisar varningen dit. Ska mer faktureras lägger du till raderna på arbetsordern och öppnar faktureringsfönstret igen.

  • En person som skattereduktionen söks för har ogiltigt personnummer

  • Samma personnummer finns flera gånger i skattereduktionen på fakturan, även när det är skrivet på olika sätt, till exempel med och utan bindestreck eller med 10 och 12 siffror. Varningen visar hur numret är skrivet på raderna. Är det samma person väljer du Ta bort från fördelningen på den ena, annars rättar du personnumret. Varningen har en länk Hantera skattereduktion som öppnar fönstret där du gör det. Vid massfakturering finns samma steg i Åtgärda-guiden, som öppnar arbetsordern; där öppnar du skattereduktionen under Husarbete

  • Ett personnummer är registrerat på personer med helt olika namn på arbetsordern, även på en tidigare faktura eller på en person som har tagits bort från skattereduktionen. Skattereduktionen skulle då sökas för fel person, så rätta personnumret innan du fakturerar. Varningen visas i faktureringsfönstret, och vid massfakturering finns samma steg i Åtgärda-guiden

  • Fakturan skulle begära 0 kr i skattereduktion trots att det finns ett underlag att räkna på. Antingen är ett låst belopp redan fakturerat i sin helhet, eller så har en person använt hela årets maxbelopp på den här arbetsordern. Varningen säger vilket och har en länk Hantera skattereduktion som öppnar fönstret där du åtgärdar det; se artikeln Husarbete (rot, rut och grön teknik).

Ogiltigt personnummer kontrolleras inte för en person som du har tagit bort från skattereduktionen, så länge minst en annan person finns kvar i den.

Bekräftelse krävs (visas vid fakturering)

  • Obligatoriska formulär som inte är klarmarkerade – du kan välja att fakturera ändå

  • Ingen person är registrerad för skattereduktionen, eller en person saknar eller har ett ogiltigt personnummer – du kan välja att fakturera ändå

  • Arbetsplatsens adress saknar fastighetsbeteckning (småhus) eller BRF-organisationsnummer och lägenhetsnummer (bostadsrätt) – du kan välja att fakturera ändå. Fakturan skapas som vanligt, men ansökan kan inte kopplas till rätt fastighet hos Skatteverket

Informativa varningar (blockerar inte fakturering)

  • N formulär måste fyllas i och klarmarkeras för att kunna fakturera. Du kan fakturera ändå, se Bekräftelse krävs ovan

  • Inga artiklar har lagts till på arbetsordern. Varningen visas i faktureringsfönstret och på ordrar med status Avslutad eller Fakturerad

  • Husarbete: köpare, personnummer eller arbetsadress saknas för skattereduktionen, eller fastighetsbeteckning eller bostadsrättsuppgifter saknas. Mowin frågar om du vill fakturera ändå, se Bekräftelse krävs ovan

  • Ingen person är tillagd för skattereduktionen, eller en person saknar uppgifter (namn, personnummer eller belopp)

  • Artiklar med noll eller negativt täckningsbidrag

  • Artiklar med lågt täckningsbidrag

  • Artiklar med 0 eller negativt antal

  • Artikelrader som saknar typ av husarbete och därför inte ger någon skattereduktion

  • Tidrader med skattereduktion som har Antal 0. Begäran om utbetalning kan då skickas med 0 arbetade timmar, och Skatteverket kan avslå den. Fyll i Antal på tidraden om den arbetade tiden ska redovisas. Samma varning visas i Fakturera alla, och ordern faktureras ändå

  • Utförare tillagda som inte har rapporterat tid

  • Köparen har ett norskt momsregistreringsnummer och Omvänd betalningsskyldighet är påslaget, så fakturan skickas utan svensk moms som omvänd betalningsskyldighet. Omvänd betalningsskyldighet gäller byggtjänster i Sverige

  • Kontaktperson har ogiltig e-postadress

  • Fakturatexten blir längre än Fortnox gräns på 1024 tecken och klipps av vid överföringen (gäller Fortnox med "Dagbok längst ner" påslaget)

  • Postnummer eller postort saknas i fakturaadressen (gäller Spiris)

  • Procentsatsen för solcellsavdrag i ekonomisystemet skiljer sig från den förväntade (gäller Spiris vid privatperson med grön teknik). Se artikeln Spiris: procentsats för solceller i grön teknik för hur du ändrar den

Fakturatext för lång (Fortnox)
Om du använder inställningen "Dagbok längst ner" sammanställer Mowin tidernas beskrivningar till en fakturatext längst ner på fakturan. Fortnox tillåter högst 1024 tecken, så om texten blir längre klipps slutet bort vid överföringen. Varningen visar hur många tecken det blir – stäng av "Dagbok längst ner" eller korta tidernas anteckningar för att få med allt.

Felmeddelanden från ekonomisystemet
När fakturaunderlaget skickas kan ekonomisystemet neka det och returnera egna felmeddelanden, till exempel om en uppgift inte godtas. Dessa visas i en egen lista märkt med ekonomisystemets namn, skild från Mowins egna varningar.

Gå till artikelrad
Varningar som gäller en specifik artikelrad har en "Gå till artikelrad"-länk. Klicka för att hoppa direkt till rätt flik (material, arbetstid eller resor) med rätt rad och kolumn markerad. Visas varningen i faktureringsfönstret stängs fönstret automatiskt så att du landar på rätt rad.

Ta bort osynliga tecken
Om ett artikelnummer endast innehåller osynliga tecken som defekt visas knappen "Ta bort osynliga tecken" på varningen. Klicka för att städa bort tecknen från alla rader som använder artikelnumret. Är artikeln från en egen prislista uppdateras även numret i prislistan så att problemet inte återkommer på nya rader.


Förhandsgranskning

Till höger i fönstret visas en realtidsförhandsgranskning av fakturan. Förhandsgranskningen uppdateras automatiskt när du ändrar inställningar och visar hur fakturan kommer att se ut med aktuella val för:

  • Kontaktperson och referens

  • Fakturadatum och betalningsvillkor

  • Sammanslagna eller separata rader

  • Synliga detaljer (utförare, datum, noteringar)

  • Fritext och arbetsbeskrivning

  • Sorteringsordning

OBS: Förhandsgranskningen visar hur fakturaunderlaget ser ut. Den slutgiltiga fakturan som kunden får skapas av ditt ekonomisystem och kan skilja sig i utseende, till exempel med logotyp och layout från ekonomisystemet.

Vill du spara eller skicka förhandsgranskningen?
Förhandsgranskningen i faktureringsfönstret går inte att ladda ner direkt. Vill du ha ett PDF-underlag av det som ska faktureras – till exempel för att visa eller skicka det till kunden innan du skapar fakturan – använder du Utskrift. Klicka på Skriv ut på arbetsorderns Hem-flik, välj utskriftsunderlaget Kvar att fakturera och klicka Skapa PDF. Då får du en nedladdningsbar PDF som motsvarar de rader som återstår att fakturera, utan att någon faktura skapas i ekonomisystemet. Se artikeln Utskrift för detaljer.


E-faktura

I Mowin lägger du in kundens fakturaadress och e-postadress för fakturering. Själva inställningen för att skicka fakturan som e-faktura görs i ditt ekonomisystem, till exempel Fortnox eller Spiris. Det är också där du lägger in uppgifter som GLN-nummer och PeppolID.

När kunden är markerad för e-faktura i ekonomisystemet skickas fakturan som e-faktura när du skapar den från Mowin. Mowin har inget eget fält för e-faktura, GLN-nummer eller PeppolID, så du kan inte se i Mowin om en kund är markerad för e-faktura.


Vanliga frågor

Kan jag dölja momsen på fakturan?
Nej. Momslagen kräver att momsbeloppet och momssatsen framgår av fakturan, så det går inte att ta bort – varken i Mowin eller i ekonomisystemet. Det du kan dölja är kolumnen Summa inkl. moms i Mowins egna tabeller: klicka på Kolumninställningar i raden ovanför tabellen, eller högerklicka på en kolumnrubrik och välj Kolumninställningar…, och bocka ur den. Det gäller Arbetstid, Resor, Material och Artikelrader, per tabell och per webbläsare.

Var hittar jag knappen Skapa slutfaktura?
Inne i faktureringsfönstret. På arbetsorderns flik Hem klickar du på Förhandsgranska faktura för att öppna fönstret. Där väljer du slutfaktura eller delfaktura, och knappen längst upp till höger heter då Skapa slutfaktura eller Skapa delfaktura.

Varför visas ingen faktureringsknapp på arbetsordern?
Knappen visas inte när arbetsordern redan är fakturerad i en organisation utan koppling till ekonomisystem. Annars finns den på fliken Hem. Är den inaktiverad visas orsaken när du håller musen över den, till exempel att du saknar behörigheten Skapa faktura, som bara rollen Administratör har från början, att koppling till ekonomisystem saknas eller att arbetsordern saknar kund.

Varför är knappen Förhandsgranska faktura inaktiverad?
Antingen saknar din organisation en koppling till ett ekonomisystem, saknar du behörigheten Skapa faktura, saknar arbetsordern kund, eller så är abonnemanget inaktivt. Håll musen över knappen för att se orsaken. Saknas kopplingen går du till Organisationsinställningar > Ekonomisystem och klickar Skapa integration, eller Förnya integration om kopplingen redan finns men behöver förnyas.

Varför kan jag inte klicka på Skapa slutfaktura eller Skapa delfaktura?
Knappen inne i faktureringsfönstret är inaktiverad när det finns blockerande varningar. Vanliga orsaker: material saknar artikelnummer eller artikelnamn, obligatoriska signaturer inte är inlämnade, en person i skattereduktionen har ogiltigt personnummer, samma personnummer finns på flera personer, fastpristillfälle inte är valt eller saknar fastprisrader (vid fastpris), en fastprisrad på det valda tillfället saknar benämning, eller inga artiklar är markerade (vid markerade artiklar). Varningarna visas bredvid knappen så att du kan se exakt vad som behöver åtgärdas.

Kan jag skicka en förhandsgranskning av fakturan till kunden innan jag skapar slutfakturan?
Ja. Skapa ett PDF-underlag via Utskrift med utskriftsunderlaget Kvar att fakturera och skicka det till kunden. Det visar vad som kommer att faktureras utan att någon faktura skapas i ekonomisystemet. När kunden har godkänt skapar du slutfakturan på vanligt sätt från faktureringsfönstret.

Varför blir fakturans belopp annorlunda än i Mowin?
Mowin räknar priser och rabatter med sex decimaler. Ekonomisystemet tar emot à-priset med två decimaler och rabatten med högst två decimaler i procent, och räknar sedan ut radens belopp själv. Ett à-pris på 97,096 kr blir 97,10 kr där, så 2 st med 35 % rabatt blir 126,23 kr på fakturan mot 126,22 kr i Mowin. Skillnaden växer med antalet: 1 200 st à 0,235 kr blir 288,00 kr på fakturan mot 282,00 kr i Mowin. En rabatt som Mowin har räknat fram på raden följer med till fakturan i alla ekonomisystem som har en rabattkolumn. Bokio har ingen, så där skickas priset efter rabatt.


Tips och tricks

  • Spara tid med standardinställningar - Anpassa fakturautseendet en gång under fliken Fakturautseende och spara som standard. Då slipper du ändra inställningarna för varje faktura.

  • Använd AONR i fritext - Skriv till exempel "Arbetsorder AONR" i fritextfältet så ersätts AONR automatiskt med arbetsordernumret.

  • Förhandsgranska innan du skapar - Kontrollera alltid förhandsgranskningen till höger i fönstret innan du skapar fakturan.

  • Kontrollera kunduppgifter - Se till att kundens fakturadress, e-post och betalningsvillkor är korrekta innan du fakturerar.

  • Plats för husarbete - Om arbetet utfördes på en annan adress än kundens fakturaadress, kontrollera att rätt adress finns som arbetsplats på arbetsordern eller sparad på kundkortet innan du skapar fakturan. Annars syns den inte i Plats-listan under Skattereduktion.

  • Åtgärda varningar direkt - Varningar i faktureringsfönstret visar exakt vad som saknas. Åtgärda dem innan du skapar fakturan för att undvika problem.

  • Delfakturanummer på artikelraderna - På fliken Arbetstid, Resor eller Material visar kolumnen Delfaktura vilken delfaktura varje rad ingår i. Kolumnen lägger du till under Kolumninställningar, precis som Fakturanr.

  • Se fakturerat och kvar i arbetsorderlistan - Under kolumninställningarna i arbetsorderlistan kan du visa kolumnerna Totalt fakturerat och Totalt kvar. Totalt kvar är det som återstår att fakturera, det vill säga intäkter minus fakturerat. Kolumnerna kräver behörigheten Försäljningspris, som rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har från början.

  • Se faktureringsgrad per artikeltyp - På en arbetsorder med minst en faktura har kortet Fakturerat på fliken Hem en länk, Faktureringsgrad. Håll musen över den för att se hur mycket av Arbetstid, Resor och Material som är fakturerat och hur mycket som är kvar. Länken visas på löpande arbetsordrar som har både fakturerade och ofakturerade rader, och kortet kräver behörigheten Försäljningspris.


Behöver du mer hjälp?

Kontakta oss via chatten här nere till höger.

Fick du svar på din fråga?