Mowin kan integreras med Fortnox, Spiris (fd. Visma eEkonomi), Visma Administration, Bokio eller Oqto. När en integration är aktiv synkas kunder och fakturor automatiskt mellan Mowin och ditt ekonomisystem. Den här artikeln beskriver vad du ser på fliken Ekonomisystem innan en integration är skapad och hur du väljer rätt system.

Gå till Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem. Organisationsinställningar kräver behörigheten Organisationsinställningar, och att koppla, förnya eller ta bort en integration kräver behörigheten Hantera integrationer. Från början har bara rollen Administratör båda.

När ingen integration finns visas fem klickbara kort:

Klicka på det kort som motsvarar ditt ekonomisystem för att starta. Du kan bara ha ett aktivt ekonomisystem åt gången.

Fortnox är ett molnbaserat ekonomisystem. När du klickar på kortet öppnas ett nytt fönster där du loggar in i Fortnox och godkänner kopplingen. Efter godkännandet skickas du tillbaka till Mowin med en aktiv integration.

Krav

OBS: Saknas tillägget Integration får du ett felmeddelande vid godkännandet. Tilläggsbeställningen görs hos Fortnox.

Spiris (tidigare Visma eEkonomi) är ett molnbaserat ekonomisystem från Visma. När du klickar på kortet öppnas ett nytt fönster där du loggar in hos Visma och godkänner kopplingen. Efter godkännandet skickas du tillbaka till Mowin med en aktiv integration.

Krav

Visma Administration är ett lokalt installerat program. Kopplingen sker inte via inloggning i Mowin – den kräver ett särskilt klientprogram som installeras på den dator där Visma Administration körs.

När du klickar på kortet öppnas en separat hjälpartikel som beskriver installation och uppstart. Mowin synkar mot Visma Administration via det installerade klientprogrammet.

OBS: Visma Administration har en något enklare uppsättning funktioner än Fortnox och Spiris i Mowin. Bland annat saknas inställningen för vilket av Mowins e-postfält som ska skickas till ekonomisystemet.

Bokio är ett molnbaserat ekonomisystem. När du klickar på kortet öppnas ett nytt fönster där du loggar in i Bokio, väljer vilket företag kopplingen ska gälla och godkänner behörigheterna. Efter godkännandet skickas du tillbaka till Mowin med en aktiv integration.

Krav

OBS: Bokio skiljer sig från de andra systemen på två sätt. Mowin skapar fakturan som ett utkast som du själv bokför i Bokio, så Mowin visar aldrig något fakturanummer. Och Bokio har inget stöd för grön teknik. Läs artikeln om Bokio innan du väljer det.

Oqto är ett molnbaserat ekonomisystem. När du klickar på kortet öppnas ett nytt fönster där du loggar in i Oqto och godkänner kopplingen. Efter godkännandet skickas du tillbaka till Mowin med en aktiv integration.

Krav

OBS: Mowin skapar fakturan som ett utkast i Oqto, och du bokför och skickar den själv därifrån. Oqto ger utkastet sitt fakturanummer direkt, och det numret visas på fakturan i Mowin. Ändringar du gör på en kund i Oqto hämtas in till Mowin automatiskt.

När en integration är skapad synkas följande mellan Mowin och ditt ekonomisystem:

Vilka detaljer som synkas och hur snabbt det sker varierar mellan systemen. Läs den systemspecifika artikeln när din integration är skapad.

Befintliga kunder i Mowin
Har du kunder i Mowin när du klickar på ett ekonomisystem visas en varning, oavsett om ekonomisystemet har kunder eller inte. Raderade kunder räknas inte. Klickar du på Förnya integration på en integration som redan finns visas ingen varning. Vad som händer beror på vilket system du väljer:

Så tar du bort kunderna i Mowin
Det går bara att radera en kund i taget. Radera kund kräver behörigheten Ta bort kund, som från början bara rollen Administratör har, och kunderna under Admin kräver behörigheten Hantera kunder. Gå till Admin, Kunder, öppna kunden, klicka på menyn med tre punkter uppe till höger och välj Radera kund. Bekräfta och upprepa tills listan är tom. Raderade kunder räknas inte när Mowin kontrollerar om det finns kunder, så det räcker att radera dem.

Om du redan skapat integrationen utan att rensa
Radera kunderna i Mowin, ta bort integrationen med papperskorgen och skapa den igen under Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem. Den nya integrationen räknas som en första koppling, och synkroniseringen körs från början.

Med Fortnox, Spiris eller Bokio går det också att radera kunderna i Mowin och sedan klicka Förnya integration och godkänna kopplingen igen. Då startar importen från ekonomisystemet om Mowin inte har några kunder med kundnummer. Har Mowin fortfarande sådana kunder startar ingenting. Med Visma Administration och Oqto startar importen bara när integrationen skapas på nytt.

Bara ett system åt gången
Du kan inte ha flera aktiva integrationer samtidigt. Om du senare vill byta ekonomisystem måste du först ta bort den befintliga integrationen.

Du kan bara ha ett ekonomisystem kopplat till Mowin åt gången. Du byter genom att ta bort den gamla integrationen och sedan koppla det nya. Fakturor och kunder som redan synkats ligger kvar i det gamla systemet.

Ta bort den gamla integrationen
Gå till Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem. Klicka på papperskorgen längst till höger på raden för det gamla systemet och bekräfta i dialogrutan. Papperskorgen visas inte medan kunderna synkas. Då visas texten "Dina kunder synkas.." i stället, och du behöver vänta tills synkroniseringen är klar.

Kunderna i det nya systemet
Du har två vägar, och kundnumren bevaras i båda.

Vad som händer när Mowin har kunder beror på det nya systemet, och det beskrivs under Innan du skapar integrationen. Åt vilket håll kundändringar synkas efter bytet skiljer sig också: Fortnox synkar åt båda håll, medan Spiris bara tar emot ändringar från Mowin. Läs artikeln om det system du kopplar.

Arbetsordrar och fakturor
Att radera en kund i Mowin påverkar inte arbetsordrarna, som behåller kunden. Mowin stoppar faktureringen av en borttagen kund bara när kunden saknar kundnummer. Då visas texten "Kunden är borttagen och saknar ett kundnummer. Återställ kunden i kundkortet." Kunder som sparats i kundregistret i Mowin har kundnummer. Fakturor som redan skapats i det gamla systemet ligger kvar där, och nya fakturor skickas till det nya.

Fliken Ekonomisystem finns under Organisationsinställningar. Att ändra inställningarna och standardvärdena på fliken kräver behörigheten Organisationsinställningar, och att koppla, förnya eller ta bort en integration kräver behörigheten Hantera integrationer. Från början har bara rollen Administratör båda. Med bara Hantera integrationer når du fliken via märket Koppling inaktiv i vänstermenyn. Det som en saknad behörighet styr är nedtonat, och håller du muspekaren över det står det vilken behörighet som saknas.

Vilka ekonomisystem stöder Mowin?
Mowin har integration mot Fortnox, Spiris (fd. Visma eEkonomi), Visma Administration, Bokio och Oqto.

Hur väljer jag rätt ekonomisystem?
Välj det ekonomisystem ditt företag redan använder. Mowin följer det val du gör – det är ditt befintliga system som styr.

Var hittar jag fliken Ekonomisystem?
Gå till Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem. Organisationsinställningar kräver behörigheten Organisationsinställningar, som från början bara rollen Administratör har.

Vad händer när jag klickar på Fortnox, Spiris, Bokio eller Oqto?
Ett nytt fönster öppnas där du loggar in hos respektive leverantör och godkänner kopplingen. När du godkänt skickas du tillbaka till Mowin med en aktiv integration.

Vad händer när jag klickar på Visma Administration?
En hjälpartikel öppnas som beskriver hur du installerar och startar klientprogrammet. Visma Administration kräver ett lokalt program – det räcker inte med inloggning.

Måste jag ha ett konto hos ekonomisystemet först?
Ja, du måste själv ha ett aktivt konto hos Fortnox, Spiris, Visma Administration, Bokio eller Oqto innan integrationen kan skapas.

Kostar integrationen extra hos ekonomisystemet?
Fortnox kräver tillägget Integration, Spiris kräver tillvalet Integration och Bokio kräver ett abonnemang med API-åtkomst. Kontakta respektive leverantör för aktuella villkor.

Kan jag ha flera ekonomisystem samtidigt?
Nej, bara en aktiv integration åt gången. Om du vill byta system måste du ta bort den befintliga integrationen först.

Vad händer med mina befintliga kunder i Mowin när jag skapar integrationen?
Du får en varning. Med Fortnox eller Spiris läggs kunderna upp i ett tomt ekonomisystem. Har både Mowin och ekonomisystemet kunder avbryts importen. Med Visma Administration, Bokio eller Oqto startar synkroniseringen inte alls när Mowin har kunder. Ta bort kunderna i Mowin först för de systemen.

Varför visas varningen om jag inte alltid behöver ta bort kunder?
Varningen visas så snart Mowin har kunder, även när ekonomisystemet är tomt. Mowin kan inte slå ihop två kundregister automatiskt, så varningen fångar upp fallet innan importen avbryts. Är ekonomisystemet tomt och du använder Fortnox eller Spiris kan du klicka Fortsätt utan att rensa.

Varför startar inte synkroniseringen?
Med Visma Administration, Bokio eller Oqto startar synkroniseringen inte när Mowin har kunder, även om ekonomisystemet är tomt. Med Fortnox eller Spiris avbryts importen om båda har kunder. Ta bort kunderna i Mowin och skapa integrationen igen.

Vad händer med arbetsordrarna om jag raderar kunderna?
Arbetsordrarna finns kvar och behåller kunden. Kundkortet visar Borttagen kund med knappen Återställ, som kräver behörigheten Hantera kunder för kunden. Knappen är nedtonad när behörigheten inte räcker, när organisationens abonnemang är inaktivt och medan texten "Dina kunder synkas.." visas. Håll muspekaren över knappen för att se varför. Mowin stoppar faktureringen bara om den borttagna kunden saknar kundnummer, med meddelandet "Kunden är borttagen och saknar ett kundnummer. Återställ kunden i kundkortet." Kunder som sparats i kundregistret i Mowin har kundnummer.

Synkas mina gamla fakturor till ekonomisystemet?
Nej, bara nya fakturor som skapas efter att integrationen är aktiv synkas. Befintliga fakturor i Mowin ligger kvar oförändrade.

Kan jag testa innan jag aktiverar integrationen?
Nej. Integrationen aktiveras när du godkänt kopplingen hos ekonomisystemet.

Kan jag byta ekonomisystem senare?
Ja. Ta bort den befintliga integrationen och välj sedan det nya systemet. Samma kundregler gäller för det nya systemet som vid en första koppling. Notera att redan synkade kunder och fakturor finns kvar i det gamla ekonomisystemet.

Hur byter jag ekonomisystem?
Gå till Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem. Klicka på papperskorgen på raden för det gamla systemet och bekräfta. Välj sedan det nya systemet och godkänn kopplingen. Har du kunder i Mowin visas en varning innan du kopplar, och vad du ska göra beror på det nya systemet. Det beskrivs under Byta ekonomisystem och Innan du skapar integrationen.

Behåller kunderna sina kundnummer när jag byter ekonomisystem?
Ja. Behåller du kunderna i Mowin skickar Mowin kundnumret med när kunden läggs upp i det nya systemet. Läser du in kunderna från det nya systemet följer kundnumren med därifrån.

Varför kan jag inte ta bort integrationen?
Papperskorgen visas inte medan kunderna synkas. Då visas texten "Dina kunder synkas.." i stället, och du får vänta tills synkroniseringen är klar. Att ta bort en integration kräver dessutom behörigheten Hantera integrationer, som från början bara rollen Administratör har.

Måste jag radera alla kunder i Mowin när jag byter ekonomisystem?
Nej. Det behövs bara om det nya ekonomisystemet redan har kunder, eller om du använder Visma Administration, Bokio eller Oqto och vill att kunderna ska läsas in från det nya systemet. Du raderar då kunderna en och en, eftersom det inte finns någon funktion för att radera alla på en gång. Arbetsordrarna påverkas inte.

Vad händer om jag tar bort integrationen?
Kopplingen bryts. Fakturor och kunder som redan synkats ligger kvar i ekonomisystemet, men nya ändringar i Mowin synkas inte längre.

Varför ser jag inte fliken Ekonomisystem?
Fliken ligger under Organisationsinställningar, som kräver behörigheten Organisationsinställningar. Från början har bara rollen Administratör den. Saknar du fliken har du sannolikt en annan roll, så be en Administratör om hjälp.

Hur ändrar jag fakturanummer?
Fakturanummer hanteras alltid i ekonomisystemet, inte i Mowin. Detaljer för respektive system finns i den systemspecifika artikeln.

Var ställer jag in standardkonton för bokföringen?
Standardkonton ställs in på fliken Ekonomisystem efter att integrationen är skapad, under blocket Standardvärden. Blocket visas först när en integration är skapad. Använder du Bokio eller Oqto finns ingen sådan inställning i Mowin, eftersom ekonomisystemet väljer konton utifrån dina inställningar där.

Var ställer jag in typ av husarbete för rot, rut och grön teknik?
Inställningarna görs på fliken Ekonomisystem under blocket Standardvärden, sektionen Standard för typ av husarbete. Blocket visas först när en integration är aktiv. Fälten för grön teknik saknar verkan om du använder Bokio, som inte har stöd för grön teknik.