Under Personale kan du administrere eksisterende personaleprofiler eller oprette nye. På hver personaleprofil kan du aktivere, at medarbejderen kan bookes i kalenderen og på online bookingsiden, samt vælge hvilke afdelinger medarbejderen er tilknyttet, og hvilke services medarbejderen skal tilbyde. Derudover kan du tilpasse visning af tider, notifikationer til medarbejderen, samt ved behov indstille kvitterings- og faktureringsoplysninger.
I denne guide viser vi dig, hvordan du opretter en ny medarbejder i Planway – fra start til slut. Guiden består af 5 steps:
Step 1-3 dækker den grundlæggende opsætning og er vigtige steps. Uden dem vil medarbejderen typisk ikke kunne bookes korrekt eller fremgå, som du ønsker, på online bookingsiden.
Step 4-5 indeholder de mere administrative indstillinger, som bruges internt i din forretning og når det er relevant.
Step 1: Opret personaleprofil
Følg denne guide for at oprette en personaleprofil, som du kan opsætte i systemet.
Gå til Personale og vælg Personale i topmenuen
Klik på Opret medarbejder-knappen
Udfyld som minimum medarbejderens fornavn i pop op-vinduet
Tryk Opret medarbejder
Nu lander du på personaleprofilen, hvor du kan færdiggøre opsætningen – gå videre til step 2 nedenfor
🚨 Bliver medarbejderen ikke gemt? E-mailadressen findes allerede på en anden bruger i Planway. Der kan kun være én bruger pr. mailadresse. Brug derfor en anden mailadresse til denne bruger, eller kontakt supporten for at få en eventuel gammel bruger slettet. |
⚡️ Tip: Skal medarbejderen gøre brug af Planway Premium-fordelene? Opgrader brugeren under Indstillinger -> Abonnement. |
Step 2: Basisindstillinger på personaleprofilen
Oplysninger
I afsnittet Oplysninger indsætter du de relevante oplysninger om medarbejderen og styrer, om vedkommende kan bookes i kalenderen og online.
De relevante oplysninger er:
Navn
Medarbejderens navn. Navnet vises på online bookingsiden
E-mail
Medarbejderens e-mailadresse. Mailadressen skal bruges, hvis medarbejderen skal have sit eget login. Læs mere her
💡 Bemærk Hvis en kunde svarer på en bookingbekræftelse i medarbejderens kalender, har kunden mulighed for at se og svare på medarbejderens mail.
Ønsker du, at kunderne skal skrive til en anden mailadresse? Se step 4. |
Rolle
Vælg medarbejderens rolle. Rollen har betydning for medarbejderens adgang i systemet, hvis der logges ind via eget login. Læs hvordan du får opsat de helt rigtige adgange her
Telefon
Telefonnummer inkl. landekode
Billede
Upload et profilbillede, der vises på bookingsiden. Vi anbefaler at uploade et billede, men det er helt op til dig. Læs mere om at præsentere en medarbejder online her
Titel ved online booking
Skriv en kort titel, der bliver vist under medarbejderens navn på online bookingsiden. F.eks. ejer, stylist eller elev
Indstillinger for, hvordan medarbejderen kan bookes
Kan bookes i kalender
Sæt en markering i dette felt, hvis medarbejderens kalender skal være synlig under Kalender
Deaktiver i online booking
Sæt en markering i dette felt, hvis medarbejderen ikke skal vises på online bookingsiden
Step 3: Indstil hvordan medarbejderen indgår på online bookingsiden
I afsnittene Tider ved online booking, Afdelinger og Services indstiller du, hvordan medarbejderen fremgår på din online bookingside. Afsnittet Tillad nye kunder ved online booking og Postnummer-afgrænsning giver dig mulighed for at opsætte begrænsninger, når kunderne booker hos medarbejderen.
Tider ved online booking
Her indstiller du, hvordan medarbejderens ledige tider vises på bookingsiden. Der er to mulige opsætninger:
Standard bookinginterval
Minimer huller i kalenderen
Du kan læse mere om de to muligheder og se eksempler her
🚨 Bemærk Når du bruger Minimer huller i kalenderen, vil der blive vist færre ledige tider for kunderne end ved brug af Standard bookinginterval.
Husk at besøge din online bookingside, når du laver ændringer, så du sikrer, at der bliver vist ledige tider, som du ønsker. |
Afdelinger
Her vælger du, hvilke afdelinger medarbejderen skal være tilknyttet.
Sæt en markering ud for de afdelinger, medarbejderen skal være tilknyttet
Services
Her vælges de services, som tilbydes af medarbejderen. Hvis medarbejderen har individuelle priser eller varigheder på en eller flere services, justeres det her ved at klikke på den eksisterende pris/varighed.
Bemærk, hvis medarbejderen arbejder i flere forskellige afdelinger, skal services indstilles for hver afdeling. Det gøres via Indstilles for-knappen, hvor du vælger, hvilken afdeling du vil indstille for.
Se en trin-for-trin guide for, hvordan du indstiller services på tværs af afdelinger, og hvordan du indstiller forskellige priser på tværs af afdelinger.
Du kan nemt til- eller fravælge alle services ved at bruge Marker alle / Fjern alle markeringer
Tillad nye kunder ved online booking
En medarbejder kan som udgangspunkt altid bookes af alle kunder. Dette afsnit giver mulighed for at sortere i, hvem der kan booke, ud fra om det er en ny eller eksisterende kunde. Bemærk, at funktionen kræver Premium. Læs mere om opsætningen her
Postnummer-afgrænsning
Afsnittet Postnummer-afgrænsning giver dig mulighed for at begrænse, hvilke postnumre kunder må komme fra, når de booker online hos medarbejderen.
💡 Bemærk Postnummer-afgrænsning kan du kun indstille på medarbejderen, hvis det er opsat på en eller flere afdelinger i din forretning. Læs mere her. |
Step 4: Opsæt mailnotifikationer for medarbejderprofilen
I afsnittene Notifikationer, Alternativ notifikationsmail og Ekstra notifikationsmail ved booking vælger du mailnotifikationsindstillinger for medarbejderen. Opsætning af notifikationer er ikke nødvendig for, at medarbejderen vises online og kan bookes. Notifikationer kan hjælpe med at forbedre den daglige drift.
Typer af mailnotifikationer:
Notifikationer på mail (kræver Premium)
Vælg hvilke e-mails medarbejderen skal modtage på den mailadresse, medarbejderen er oprettet med i Planway.
Bruges hvis mailnotifikationer ønskes sendt til en anden e-mail end den, medarbejderen er registreret med. Aktiver desuden mailadressen som besvarelsesmail, hvis en kunde svarer på en e-mailbekræftelse eller -påmindelse.
Bruges hvis der skal sendes en ekstra kopi af notifikationen til denne mail.
Læs mere om alle mailnotifikationer her
⚡️Tip: Hvis din medarbejder er oprettet med sin private e-mail i din forretning, kan I med fordel benytte alternativ notifikationsmail og aktivere den som besvarelsemail. Det sikrer, at kunderne ikke skriver til medarbejderens private mailadresse, hvis de f.eks. svarer på en bookingbekræftelse. |
Step 5: Deeplink og fakturerings- og kvitteringsoplysninger
Afsnittene Kvitteringsoplysninger for medarbejder, Faktureringsoplysninger for medarbejder og Generelle indstillinger for medarbejderen er relevante at bruge, hvis medarbejderen er selvstændig og har sit eget CVR-nummer.
Er I flere selvstændige i en forretning? Læs mere her.
Afsnittet Deeplinks giver mulighed for at linke direkte til en medarbejder i en afdeling på online booking. Bemærk, at det kræver en bestemt rækkefølge på online bookingsiden: Gå til Indstillinger → Online booking → sæt Booking rækkefølge til Behandler før service.
Læs mere om deeplink her.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål, er du altid velkommen til at skrive til os via chatten nederst til højre på skærmen eller sende en e-mail til info@planway.com
Læs også: Ændre adgangskode