PREVISOFT permet de paramétrer des alertes mails pour informer des destinataires de la réalisation d'actions ou de l'état de certaines informations (échéances / retards par rapport à une date) dans les modules de PREVISOFT
Le module COACTIVITE permet à un utilisateur de PREVISOFT d'ajouter une signature digitale dans une intervention (plan de prévention, permis de feu, protocole de sécurité, ...) avec la souris / le doigt / le stylet sur l'écran (ordinateur, tablette)
ATTENTION !!!!!
Pour permettre aux signataires internes de signer digitalement une intervention suite à la réception d'une demande par mail :
Ce sont des employés de la liste de votre personnel, sélectionnés pour signer une intervention.
Ils doivent être utilisateurs de votre PREVISOFT : l'adresse mail utilisée est celle associée à leur compte utilisateur PREVISOFT
Ils doivent cliquer dans l'ordre suivant :
d'abord sur la balise [Lien vers intervention] à inclure dans le modèle de mail de votre alerte mail (voir ci-dessous)
Et ensuite sur le lien Prévisualisation pour signature de l’intervention
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide :
Par ailleurs :
Le guide Les alertes mail dans PREVISOFT liste l'ensemble des alertes mails disponibles dans PREVISOFT
Le guide Créer / modifier une alerte mail explique comment gérer une alerte mail
Le guide Créer / modifier une alerte mail pour faire signer les signataires externes d'une intervention via l'espace sécurisé explique comment paramétrer une alerte mail pour faire signer (digitalement) l'intervention à distance par les signataires externes
Le guide Créer / modifier une alerte mail pour informer qu'une intervention a bien été signée digitalement par tout le monde explique comment paramétrer une alerte mail pour être alerté lorsque tous les signataires (internes/externes) ont signé digitalement une intervention
Le guide Créer / modifier une alerte mail pour transmettre une intervention signée digitalement par tout le monde explique comment paramétrer une alerte mail pour transmettre une intervention signée aux personnes concernées
Que doit faire un signataire interne qui ne reçoit pas les mails de PREVISOFT ?
Demandez au signataire interne qui ne reçoit pas les mails de PREVISOFT d'effectuer les vérifications suivantes :
Vérifier dans les spams la présence éventuelle des mails envoyés par l'expéditeur no-reply@previsoft.com
Faire un copier-coller de l'adresse mail pour éviter les erreurs de saisie lors de sa demande de réinitialisation du mot de passe
Demander à sa DSI s'il y a un blocage à leur niveau.
Si c'est le cas, demander à ce que le domaine previsoft.com soit ajouté en liste blanche par sa DSI
Si le problème persiste, ou pour tout autre problème, demandez au signataire interne de fournir les informations suivantes via le Support LiveChat de PREVISOFT :
Mail du signataire
Numéro et date de l'intervention
Capture d'écran de chaque fenêtre où le problème est rencontré
Spécificités d'une alerte mail pour qu'un signataire interne signe digitalement une intervention du module COACTIVITE directement dans PREVISOFT
Déclencheur - Paramétrage du déclencheur
Ajoutez le déclencheur spécifique, en sélectionnant successivement :
le module : Coactivité
le déclencheur :
Faire signer les signataires externes d'une intervention via l'espace sécurisé et/ou demander aux signataires internes d'aller signer l'intervention
Aucun paramétrage n'est nécessaire pour ce déclencheur
Destinataires
Renseignez obligatoirement l'adresse email d'un signataire :
(vous pouvez en renseigner plusieurs)
Coactivité - Signataires internes d'une intervention
Pour faire signer digitalement les signataires internes de l'intervention
Modèle de mail
Rédigez le modèle de mail en utilisant les balises disponibles :
Lien vers intervention :
Lien de connexion à la prévisualisation de l'intervention dans PREVISOFT, pour que le signataire interne recevant le mail clique directement sur le bouton 3 points bleu Prévisualisation pour signature de l'intervention et signe sa partie
Numéro de l'intervention :
Numéro de l'intervention concernée par cette alerte
Type d'intervention :
Type de l'intervention concernée par cette alerte
Vous avez la possibilité de copier et coller le contenu de ce modèle de mail à partir du texte ci-dessous :
Bonjour, Comme convenu, vous trouverez en pièce jointe le document PDF du : [Type d'intervention] n° [Numéro de l'intervention]
En tant que signataire interne, merci de signer cette intervention sur PREVISOFT via le lien suivant : [Lien vers intervention]
IMPORTANT : cliquez le lien après vous être connecté à PREVISOFT
En cas de besoin, n'hésitez pas à nous contacter.
Le Service Prévention |
Pièce jointe
Sélectionner la pièce jointe PDF de l'intervention pour que le signataire interne retrouve le PDF de l'intervention dans son mail
Générer l'alerte mail dans le module COACTIVITE
Pour générer l'alerte mail pour faire signer digitalement les signataires d'une intervention :
Cliquez sur la ligne de l'intervention : la prévisualisation s'affiche à droite (Detail)
Cliquez sur le bouton bleu 3 points (en haut à droite)
Cliquez sur le bouton Prévisualisation pour signature de l'intervention
Dans le bloc Signature : cliquez sur le bouton gris Envoyer un mail de demande de signature situé en bas du bloc
Signature digitale d'une intervention par un signataire interne dans PREVISOFT
Marche à suivre pour le signataire interne (utilisateur de PREVISOFT) :
Ouvrez le mail envoyé par l'expéditeur no-reply@previsoft.com
Vérifiez les informations de l'intervention (plan de prévention, permis de feu, ...) dans la pièce jointe du mail (si celle-ci est bien présente en pièce jointe)
Cliquez sur le lien de signature " Cliquez ici ! " présent dans le mail
Connectez-vous à PREVISOFT si vous n'êtes pas déjà connecté
L'intervention à signer s'affiche alors à droite de l'écran :
Cliquez sur le bouton bleu en haut à droite
Cliquez sur le menu Prévisualisation pour signature de l'intervention
Cliquez sur le bloc Signature
Signez votre encart en suivant les consignes expliquées dans le guide Gérer vos interventions : plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, permis de travail, …
Guides associés :