Diese SOP definiert die Schritte zur manuellen Benutzervalidierung (KYC) bei CopeCart und gilt für alle MitarbeiterInnen, die für die Freischaltung von Benutzerkonten verantwortlich sind.
Inhalt:
Zweck des KYC-Prozesses (Know Your Customer)
Der KYC-Prozess dient dazu, die Identität der Vendoren zu überprüfen, Betrugsfälle zu verhindern und sicherzustellen, dass alle rechtlichen und regulatorischen Vorgaben eingehalten werden. Er unterstützt Unternehmen dabei, potenzielle Risiken zu minimieren und transparente Geschäftsbeziehungen zu gewährleisten.
Die jährliche KYC-Validierungserneuerung ist eine wichtige Maßnahme, um die Sicherheit eines Accounts und der Transaktionen zu gewährleisten.
Identitätssicherung:
Die Identität der Vendoren zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie tatsächlich die Person oder das Unternehmen sind, für die sie sich ausgeben.Betrugsprävention:
Verdächtige Aktivitäten frühzeitig zu erkennen und Betrugsfälle zu verhindern, z. B. durch Verifizierung von Geschäftsadressen, Steuer-IDs oder anderen relevanten Dokumenten.Rechtskonformität:
Den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden, wie z. B. den Vorgaben zur Bekämpfung von Geldwäsche (AML) und Terrorismusfinanzierung.Risikominimierung:
Potenzielle Risiken, die von Vendoren oder Transaktionen ausgehen könnten, zu identifizieren und zu minimieren.Transparenz:
Klare und nachvollziehbare Kundenbeziehungen zu gewährleisten, um Vertrauen zwischen den jeweiligen Parteien zu stärken.
In diesem Bild siehst du übersichtlich, welche Funktionen ohne KYC eingeschränkt sind und wie der Vendor nach der Verifizierung direkt loslegen kann.
Richtlinien und Entscheidungsprozess
Die KYC-Richtlinien und der Entscheidungsprozess stellen sicher, dass Vendoren sorgfältig geprüft, regulatorische Vorgaben eingehalten und Risiken minimiert werden. Gleichzeitig wird durch klare Vorgaben eine effiziente Bearbeitung gewährleistet.
Identitätsprüfung
Vendoren müssen ihre Identität mithilfe amtlicher Dokumente nachweisen.
Unternehmen müssen ihre Registrierung und gegebenenfalls die der wirtschaftlich Berechtigten nachweisen.
Adressverifizierung
Die Wohn- oder Geschäftsadresse wird durch offizielle Dokumente wie z.B. eine Strom- oder Wasserrechnung geprüft.
Risikoklassifizierung
Hochrisikovendoren erfordern zusätzliche Prüfungen, z. B. bei unklaren Firmenstrukturen.
Datenintegrität und Datenschutz
Alle erhobenen Daten werden vertraulich und gemäß geltenden Datenschutzgesetzen (z. B. DSGVO) verarbeitet.
Der Entscheidungsprozess gliedert sich in folgende Schritte:
Prüfung der Unterlagen
Zunächst wird geprüft, ob die eingereichten Dokumente vollständig, gültig und korrekt sind.
Manuelle Validierung
Ein Mitarbeiter prüft die Dokumente manuell und gleicht sie bei Bedarf mit externen Datenbanken (z. B. Handelsregister oder Steuer-ID-Prüfungen) ab.
Risikobewertung
Die Informationen des Vendors werden analysiert, um eine Risikoeinstufung vorzunehmen.
Entscheidung
Genehmigung: Der Vendor wird freigeschaltet, wenn alle Kriterien erfüllt sind.
Ablehnung: Bei fehlenden Nachweisen oder auffälligen Unregelmäßigkeiten wird die Registrierung abgelehnt.
Anforderung weiterer Informationen: Falls Daten oder Dokumente unklar sind, wird der Vendor kontaktiert.
Regelmäßige Überprüfung
Bestandsvendoren werden 1x jährlich überprüft, um sicherzustellen, dass ihre Daten aktuell und korrekt bleiben. Änderungen wie Namensänderungen, Adresswechsel oder Rechtsformänderungen werden im Bedarfsfall aktualisiert.
Prüfkriterien für spezifische Fälle
Mit diesen Hinweisen lassen sich KYC-Fälle effizient und regelkonform bearbeiten, ohne unnötige Rückfragen an den Vendor zu stellen. Die klare Dokumentation und Nutzung digitaler Ressourcen wie Northdata oder VIES spart Zeit und gewährleistet eine reibungslose und schnelle Verifizierung.
Generell spricht das deutsche Umsatzsteuerrecht von Unternehmer und macht dabei keine Unterscheidung zwischen Freiberuflern, Selbständigen, Gewerbetreibenden, Einzelunternehmern oder Kapitalgesellschaften.
Für umsatzsteuerliche Zwecke ist eine Unterscheidung zwischen Unternehmenseigenschaft und einer Privatperson abzugrenzen.
Gewerbeanmeldung: Fälle mit Stempel
Eine Gewerbeanmeldung umfasst in der Regel ein bis zwei Seiten. Der offizielle Stempel befindet sich oft auf der letzten Seite. Es ist jedoch ausreichend, wenn die erste Seite eingereicht wird, mit allen wichtigen Daten, damit diese abgeglichen werden können, auch ohne Stempel. In diesen Fällen ist es nicht notwendig, den Vendor aufzufordern, alle Seiten einzureichen.
Digitale Gewerbeanmeldung
In einigen Städten werden Gewerbeanmeldungen online erstellt. Diese enthalten oft weder einen Stempel noch den Hinweis „Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt“. Solche Dokumente sind dennoch gültig und können akzeptiert werden, auch ohne Stempel.
Umsatzsteuer-ID (EU-Länder)
Es kommt häufig vor, dass der Vendor kein Dokument zur Bestätigung der Umsatzsteuer-ID einreicht, obwohl die Nummer im Konto hinterlegt ist. In solchen Fällen muss der Vendor nicht kontaktiert werden. Die Umsatzsteuer-ID kann vom Support Agent wie folgt überprüft werden:
Kopiere die Nummer aus dem Konto
Besuche die VIES-Website der EU
Prüfe, ob die ID aktiv ist und zu welchem Unternehmen sie gehört.
4. Mache einen Screenshot der Ergebnisse und füge diesen den KYC-Dokumenten hinzu.
Für schweizerische Vendoren:
Falls für die Verifizierung lediglich ein Dokument des Finanzamts zur UID fehlt, aber die UID im Konto hinterlegt ist, kannst du die offizielle UID-Website der Schweiz verwenden.
GISA-Auszug in Österreich
Manchmal senden Vendoren anstelle des klassischen GISA-Auszugs ein unvollständiges oder ungewöhnliches Dokument. Wenn darauf jedoch eine GISA-Zahl sichtbar ist, kannst du selbst wie folgt vorgehen:
Besuche GISA-Website.
Wähle die Option "Suche nach Gewerbe"
Gib die GISA-Zahl ein und lade den aktuellen GISA-Auszug herunter
Mache einen Screenshot der Ergebnisse und füge diesen den KYC-Dokumenten hinzu.
Namens- und Rechtsformänderungen bei Unternehmen
Firmen, die seit vielen Jahren existieren, ändern gelegentlich ihren Namen oder ihre Rechtsform (z. B. von UG zu GmbH). Dies kann dazu führen, dass ein Dokument vom Finanzamt noch den alten Firmennamen trägt, während die Gewerbeanmeldung oder der Handelsregisterauszug bereits aktualisiert sind.
Um dies zu überprüfen:
Besuche die Northdata-Website.
Dort findest du die Informationen zu alten und neuen Firmennamen, Adressen sowie Geschäftsführern.
3. So kannst du feststellen, ob es sich um dasselbe Unternehmen handelt oder ob ein Fehler vorliegt.
Geschäftsadresse bei Einzelunternehmern
Bei Einzelunternehmern stimmen Wohn- und Geschäftsadresse auf der Gewerbeanmeldung oft überein. Wenn die Adresse im Konto von der Gewerbeanmeldung abweicht, liegt dies meist an einer Adressänderung des Vendors.
Folgende Schritte können helfen:
Prüfe die Adresse im deutschen Personalausweis des Vendors. Zu 85 % stimmt sie mit der im Konto überein.
Falls nicht, prüfe ein Dokument vom Finanzamt oder im Zweifelsfall einen Mietvertrag, falls ein Büro angemietet wurde.
Freiberufler in Deutschland
Für Berufe wie Ärzte, Hebammen, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten und ähnliche Freiberufler ist oft kein zusätzlicher Nachweis erforderlich. Häufig ist die Tätigkeit direkt auf einem Dokument des Finanzamts angegeben, z. B. als „Heilpraktikerin“ oder „Angehöriger der freien Berufe“. In solchen Fällen reicht das vorliegende Dokument zur Verifizierung aus.
Hier kann man die Berufsgruppe/ Produkte prüfen:
https://erfolgreich-wirtschaften.de/katalog-der-freiberufler
WICHTIG! Eine GmbH/ UG/ AG können keine Freiberufler sein.
Freiberufler können validiert werden, wenn sie das Dokument, das die Bankkontonummer für Auszahlungen bestätigt und einen Nachweis vom Finanzamt (auch mit Umsatzsteuer-ID) vorlegen, dass sie Freiberufler sind. Sie können ihre Tätigkeit mit einem Zertifikat, Hochschulabschluss oder einer Zulassung bestätigen.
Als Alternative kann der Vendor uns den Link von seiner Webseite oder Screenshots seiner Social Media Seite (LinkedIn, Instagram, Facebook, YouTube usw.) zuschicken.
Namensänderungen durch Heirat
Nach einer Hochzeit ändern viele Personen ihren Namen. In solchen Fällen zeigt ein neuer Personalausweis sowohl den alten als auch den neuen Namen. Es ist nicht notwendig, den/die Vendor(in) nach einer Heiratsurkunde zu fragen, wenn ein Gewerberegister oder ein Dokument auf den alten Namen ausgestellt ist.
CopeCart zahlt nicht an Angestellte oder Privatpersonen aus.
Können die Dokumente nicht geliefert werden müssen wir davon ausgehen, dass es sich um eine Privatperson handelt, der Account kann nicht validiert werden.
Vereine: Hier erfolgt die Unterscheidung zwischen sogenannten Idealvereinen und Wirtschaftsvereinen. Als Wirtschaftsverein hast du die Möglichkeit, mit CopeCart zu arbeiten.
Falls der Vendor keine Strom- oder Wasserrechnung vorlegen kann, ist dies nicht erforderlich, sofern alle anderen Dokumente vollständig und korrekt sind.
Start der Validierung durch den User
Bei jedem neu angelegten Account wird dem Benutzer angezeigt, dass der Account noch nicht validiert ist, um Auszahlungen zu erhalten. Hier ein Beispiel, wie das im User-Account aussieht.
Der Benutzer klickt auf den bereitgestellten Link in der Benachrichtigung oder navigiert direkt zu den Einstellungen, um mit der Verifizierung zu beginnen.
Es öffnet sich ein neues Fenster mit Hinweisen zur KYC sowie die Checkliste für erforderlichen Daten und Dokumente.
Nachdem der Benutzer auf "Mit der Verifizierung starten" geklickt hat, führt er die folgenden Schritte durch:
Schritt 1: Aufnahme eines Selfies mit seinem Gesicht und seinem Lichtbildausweis.
Schritt 2: Hochladen aller erforderlichen Dokumente, einschließlich Ausweis, Adressnachweis, Handelsregisterauszug und Steuernachweis.
Start der Validierung durch CopeCart:
Öffne den CopeCart Admin Bereich: https://adminui-eu.copecart.com/admin/kyc, dort findest du alle offenen KYC-Fälle. Klicke dann auf "Open KYC Page" um in den jeweiligen Fall zu kommen:
Du kannst auch über die Suche den Vendor/ Affiliate anhand seiner ID finden, wenn du einen bestimmten User prüfen möchtest:
Überprüfung der hochgeladenen Dokumente
Überprüfung der hochgeladenen Dokumente
Wichtiges vorab:
Sprache nachprüfen
Achte immer darauf, ob bei einer Anfrage „de“, „en“, „es“ oder „fr“ steht. Dies gibt an, in welcher Sprache die Kommunikation erfolgen soll.
Verwende dann unbedingt die passende Sprache, um sicherzustellen, dass
wir z. B. spanische Vendoren nicht versehentlich auf Deutsch anschreiben, wenn ein Dokument fehlt oder Rückfragen bestehen. So vermeiden wir Missverständnisse und bieten einen professionellen Service.
Sicherstelle, dass der Ausweis echt aussieht und Wasserzeichen sowie Hologramme erkennbar sind.
Vergleiche der Person auf dem Ausweis mit dem Selfie des Benutzers.
Überprüfe, ob die Daten des Ausweises mit den im CopeCart Account angegebenen Daten übereinstimmen.
Sicherstelle, dass der Benutzer mindestens 18 Jahre alt ist oder eine Bestätigung der Eltern vorliegt.
Für Minderjährige Users haben wir eine passende saved Reply (Nummer 77)
Überprüfe der Adressdaten anhand des Handelsregisterauszugs und Vergleich mit den im CopeCart Account angegebenen Daten. Die Firmenadresse kann von der Adresse des Ausweises abweichen. Wichtig ist, dass die Firmenadresse dann mit der Adresse im CopeCart-Account übereinstimmt.
Hier kannst du sehen, wo du die entsprechenden Daten auf dem Handelsregisterauszug findest, in diesem Fall ist die Anschrift der Firma relevant, nicht die Privatadresse!
Achtung: Es kann vorkommen, dass ein Unternehmen umzieht und deshalb eine andere Adresse im CopeCart-Account angegeben ist als auf den vorgelegten Dokumenten (oft werden die Dokumente nicht aktualisiert).
In solchen Situationen ist es ratsam, bei Selbständigen zu überprüfen, ob die Adresse im CopeCart-Account mit der auf dem Ausweis übereinstimmt. Eine kurze Google-Suche nach dem Unternehmen kann ebenfalls hilfreich sein.
-> Falls es weiterhin Unstimmigkeiten bei den Adressen gibt, frag bitte den Vendor nach dem Grund für die Abweichung. Wenn der Vendor angibt, dass das Unternehmen umgezogen ist, ist das in Ordnung. Wenn du jedoch Zweifel hast, leite den Fall bitte an dein Team Lead oder den Head of Support weiter.
Prüfe, ob das Finanzdokument echt aussieht und Name sowie Adresse mit dem Ausweis übereinstimmen.
Vergleiche der Steuernummer mit den im CopeCart Account angegebenen Daten.
Hier ein Beispiel, wo genau du die Steuernummer auf dem Dokument findest:
Bei der Prüfung des Dokuments, zur Bestätigung der Bankkontonummer (IBAN) gleiche den Namen und die IBAN mit den CopeCart-Account eingegebenen Daten genau ab.
Hier siehst du ein Beispiel, wo du die entsprechenden Daten zur Prüfung findest:
Bei erfolgreicher Überprüfung aller Dokumente und Daten kann das Benutzerkonto als "approved" markiert werden:
Im Admin: Deaktivierung der Option "Auszahlungen blockieren" und Speichern der Änderungen:
Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten:
Falls nicht alle erforderlichen Dokumente hochgeladen wurden oder Daten nicht übereinstimmen, das Konto als "draft" markieren und den Benutzer per E-Mail über fehlende Dokumente informieren.
WICHTIG:
Es könnte auch vorkommen, dass die Vendoren uns bestimmte Dokumente per E-Mail zusenden oder zusätzliche Informationen im E-Mail-Verkehr mitteilen.
Um den Prozess zu beschleunigen, könnt ihr die Dokumente direkt selbst hochladen oder eine Notiz im Account hinterlassen.
Verantwortlichkeiten und Eskalationsprozess
Die KYC-Validierung bei CopeCart erfordert eine klare Rollenverteilung und strukturierte Abläufe, um eine effiziente Bearbeitung sicherzustellen.
Support-Ebene (Support Backoffice Team)
Das Support-Team analysiert den Fall und versucht, ihn eigenständig zu klären:
a. Prüfung der eingereichten Dokumente auf Vollständigkeit und Lesbarkeit
b. Erstbewertung der Übereinstimmung mit den Anforderungen (z. B. Adressnachweis, Identitätsdokumente)
c. Rückmeldung an den Vendor bei fehlenden oder unklaren Unterlagen
Kann keine abschließende Lösung gefunden werden, wird der Fall an das Compliance-Team (Leads) weitergeleitet.
Compliance-Ebene (Team Leads)
Das Compliance-Team übernimmt die detaillierte Prüfung des Falls und entscheidet über die nächsten Schritte:
Endgültige Prüfung der Dokumente auf Echtheit und Konformität.
Genehmigung oder Ablehnung der KYC-Verifizierung.
Meldung von Auffälligkeiten oder potenziellen Risiken an das Management.
Der strukturierte Eskalationsprozess stellt sicher, dass alle KYC-Fälle zügig, rechtskonform und kundenorientiert bearbeitet werden, während gleichzeitig die Sicherheitsstandards von CopeCart gewahrt bleiben.