lexoffice bietet folgende Daten zum Export an:
Belege inkl Belegdaten (im DATEV-Format)
Buchungsstapel (DATEV-CSV)
Bankumsätze (DATEV-CSV)
Welche Daten Sie als Steuerkanzlei von Ihrem Mandanten benötigen, hängt konkret von der vereinbarten Aufgabenteilung ab - was macht Ihr:e Mandant:in in lexoffice und welche Aufgaben übernehmen Sie als Steuerkanzlei. In der Regel benötigen Sie die Belege oder - je nach Absprache der Aufgabenteilung - zusätzlich noch die Buchhaltungs- und Zahlungsdaten.
In den meisten Fällen ist Ihr:e Mandant:in ein:e Buchungsmandant:in. Das bedeutet Sie als Steuerkanzlei übernehmen die Belege, erledigen die Umsatzsteuervoranmeldung und führen den Jahresabschluss durch. Hierfür benötigen Sie die Belegbilder (als PDF) der Ein- und Ausgangsrechnungen. Optional noch die Bankumsätze, diese können Sie im CSV-Format übergeben.
Oder Ihr:e Mandant:in ist Selbstbucher:in. Das bedeutet Ihr:e Mandant:in erledigt über lexoffice unterjährig die Buchhaltung inkl. der Umsatzsteuervoranmeldung.
Den Jahresabschluss führen Sie als Steuerkanzlei durch. Hierfür benötigen Sie die Belege und die Buchhaltungsdaten (=Buchungsstapel).
Hinweis: Dadurch, dass in Deutschland zwischen 70 % und 80 % der Steuerkanzleien mit DATEV arbeiten, hat sich das DATEV-Format zum Standard bei Buchhaltungsformaten entwickelt. Daher gehen wir bei lexoffice davon aus, dass auch andere Systeme das DATEV-Format problemlos importieren, weshalb wir alle Exporte in diesem Format zur Verfügung stellen.
Für die Übertragung der Daten von lexoffice zu DATEV gibt es zwei Möglichkeiten:
manueller filebasierter Export und manueller Import in DATEV
Den manuellen filebasierten Export können Sie als Steuerkanzlei über den lexoffice-Steuerberater-Account durchführen oder Ihr:e Mandant:in startet diesen in dessen lexoffice-Account.Hat Ihr:e Mandant:in den Export durchgeführt können Sie die Exportdatei(en) austauschen (z.B. per E-Mail oder Dateiaustausch) und abschließend in DATEV manuell importieren.
automatischer Export und Import in DATEV
Für die Datenübertragung gibt es noch eine zweite Möglichkeit:Sie als Steuerkanzlei bzw. Ihr:e Mandant:in machen nur wenige Klicks und schon werden die Daten im Hintergrund übertragen und in DATEV importiert. Die Server von lexoffice und DATEV klären das Datenformat und die Übergabe der Daten im Hintergrund.
Diese Möglichkeit ist die einfachere und professionellere Lösung und wird bei der DATEV unter dem Begriff DATEV-Cloud-Services (ehemals DATEVconnect online) geführt.
Bei den Cloud-Services gibt es zwei Möglichkeiten, die mit lexoffice kompatibel sind:
a) Rechnungsdatenservice 1.0:
ausschließlich Belege inkl. Belegdaten (passend bei Buchungsmandant:innen)
b) Buchungsdatenservice:
Belege & Buchungsdaten (passend bei Selbstbucher:innen)
Tipp: Beim Buchungsdatenservice müssen Ihr:e Mandant:innen in lexoffice gut mitarbeiten. Wichtig ist, dass diese, neben der Belegerfassung /-erstellung, auch sämtliche Bankumsätze zuordnen. Nur dann sind die Buchungsstapel (=die Buchungsdaten) bei der Übergabe vollständig.
Aus diesen genannten Möglichkeiten ergeben sich für Ihre Datenübertragung unterschiedlichste Nutzungs-Konstellationen - abhängig davon, welche Daten mit welcher Technik übertragen werden und welche Absprachen Sie mit Ihren Mandant:innen bzgl. Ihrer Zusammenarbeit getroffen haben. Nachfolgend vier typische Szenarien:
Buchungsmandant:in - Übergabe nur Belege inkl. Belegdaten
1) manueller Export "Belege/Belegbilder mit Buchungsvorschlag (DATEV-Format)": Exportiert werden nur Belege im klassischen Format (ZIP-Datei); Import über DATEV Belegtransfer oder
2) Übertrag mit Cloud-Service Rechnungsdatenservice 1.0:
Übertragen werden nur Belege; Import über DATEV Belege online > "Belege bereitstellen"
Selbstbucher:in - Übergabe Belege & Stapelbuchung
3) manueller Export "DATEV-konforme Dateien & Belegbilder":
Exportiert werden Belege & Stapelbuchung (2 Exporte; jeweils eine ZIP-Datei) für den manuellen Import über DATEV-Belegtransfer und Stapelverarbeitung
4) Übertrag mit Cloud-Service Buchungsdatenservice:
Übertragen werden Belege & Buchungsstapel; Import in DATEV Kanzlei Rechnungswesen aus dem DATEV Rechenzentrum über "Mandant ergänzen" > "Kassen + Buchungsstapel" > "Daten holen"
Vorgehensweise zu den vier Szenarien
(1) Sie haben mit Ihren Mandant:innen vereinbart, dass er/sie die Daten manuell exportiert und Sie in der Kanzlei die Daten manuell in DATEV importieren.
In lexoffice unter Einstellungen > Export wählt Ihr:e Mandant:in oder Sie den Export Belege/Belegbilder im DATEV-Format.
(2) Ihr:e Mandant:in ist Buchungsmandant & Übertragung mit DATEV Cloud-Services
Sie haben mit Ihrem Mandanten vereinbart, dass die Daten von lexoffice an DATEV im Hintergrund übertragen werden.
Unter Export starten Sie die Datenübertragung.
Im Exportbereich wählen Sie dann die Übertragung Rechnungsdatenservice 1.0 an DATEV Belege online übertragen.
(3) Ihr Mandant ist Selbstbucher & manueller Export aus lexoffice Import in DATEV oder andere Systeme.
Die Steuerkanzlei macht den Jahresabschluss und benötigt dafür sämtliche Belege und die Buchhaltungsdaten des gesamten Jahres. Etwas erschwerend bei dieser Konstellation ist, dass in DATEV die Daten auf zwei unterschiedliche Arten manuell importiert werden müssen:
die Belege werden über das DATEV-Tool Belegtransfer importiert,
die Buchungsdaten über das den Import der Stapelbuchung.
Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, den Export über den lexoffice-Steuerberaterzugang zu starten. lexoffice erzeugt im Export über den Steuerberaterzugang automatisch zwei ZIP-Dateien (eine ZIP-Datei mit Belegen & und eine Datei mit Buchungsdaten), die so aufeinander abgestimmt sind, dass sie nach Import in DATEV Kanzlei Rechnungswesen automatisch verlinkt sind (Buchung zu Belegbild).
(4) Ihr Mandant ist Selbstbucher & Übergabe der Daten von lexoffice an DATEV
Leichter geht der etwas Export und Doppelimport aus Szenario (3) über DATEV Cloud-Services. Wählen Sie im Export die Übertragungsart Buchungsdatenservice:
Belege & Buchungsdaten an DATEV (Kanzlei Rechnungswesen) übertragen.
Im Hintergrund werden dann sämtliche Daten aus lexoffice an DATEV übertragen.