I Servizi, sono i servizi offerti nel proprio centro. Ciascun servizio ha caratteristiche proprie, quali costo, orario, durata e altre funzioni che vedremo di seguito.
Per configurare i servizi accedere alla sezione servizio e fare clic su Aggiungere servizio.
Una volta selezionata questa opzione, appare lo schermo per configurare il servizio. In questa sezione introduci il nome del servizio, la tariffa assegnata e la capacità massima per seduta, tra gli aspetti da definire.
Nel caso precedente, abbiamo inserito le seguenti informazioni:
Nome: Allenamento gruppo, nome del servizio.
Capacità massima per sessione: numero di persone che possono partecipare a questa seduta. Nel servizio che abbiamo creato può partecipare un massimo di 5 persone.
Una volta creato il servizio puoi accedere alle impostazioni /
generale e configurare:
Tariffa applicata: nel menu a tendina, seleziona la tariffa da associare a questo servizio. Se la tariffa non è ancora stata creata, questa sezione rimarrà vuota. È possibile creare la tariffa nella sezione Tariffe e associarla al servizio in seguito. Nel caso precedente, abbiamo creato la tariffa Allenamento gruppo e l'abbiamo associata a questo servizi
Gruppo di servizi: questa sezione può rimanere vuota (Senza gruppo assegnato) se non è stato creato un gruppo in cui includerlo.
Descrizione: testo facoltativo che si può aggiungere e che il cliente vedrà nell'applicazione.
Durata delle sessioni
Nella sezione Configurazione dell'orario si indica la durata delle sessioni e la frequenza con cui sono offerte.
Per default, la durata della sessioni e la frequenza con cui è offerta è sempre di 60 minuti. È possibile modificare la durata della sessione è più breve o più lunga.
La sezione Offrire ogni si usa per stabilire la frequenza con cui si vuole offrire un servizio. Ad esempio, si può avere un servizio di 60 minuti e offrirlo ogni 30 minuti.
Se un professionista è disponibile dalle 9 alle 14, il cliente avrà la possibilità di prenotare alle 9, alle 9:30, alle 10... Il programma bloccherà le sessioni in cui il professionista è già occupato.
Opzioni avanzate di gestione per i clienti
Una volta completate le sezioni precedenti, si può configurare il servizio in funzione. Accedi alla sezione Configurazione app e web:
Questa è la sezione più importante della configurazione del servizio. In questa sezione puoi configurare il modo in cui i clienti accedono ai servizi.
Nel nostro caso, abbiamo impostato la seguente configurazione:
Permettiamo ai clienti di prenotare con 1 mese di anticipo e fino all'ora d'inizio del servizio (Accetto prenotazioni a e Si accettano prenotazioni fino a queste ore prima dell'inizio).
Il cliente può cancellare gratuitamente la prenotazione fino a 1 ora prima dell'inizio del servizio. Se si cancella la prenotazione oltre il limite, il saldo della seduta non sarà rimborsato (Si accettano cancellazioni senza penali fino).
Si invierà una notifica ricordando l'appuntamento e dando la possibilità di confermare la presenza 2 ore e 30 minuti prima del termine di cancellazione senza penali (Inviare 2:30 ore prima una notifica ai miei clienti per richiedere che confermino la loro presenza).
Scegliendo di inviare una notifica che fa da promemoria dell'appuntamento, abbiamo disabilitato l'opzione di inviare un altro promemoria (Inviare promemoria in anticipo).
Infine, deselezioniamo l'opzione che permette ai clienti di prenotare senza saldo (Accettare prenotazioni di clienti senza saldo e lasciarne in attesa di pagamento) e confermiamo che i clienti possono prenotare una sola lezione al giorno di questo servizio (Permettere solo una prenotazione confermata per persona al giorno).
Nella parte inferiore abbiamo indicato che si rispetti l'ordine delle prenotazioni dei clienti in coda (Rispettare l'ordine di prenotazione) e che i clienti in coda abbiano a disposizione 15 minuti per accettare la prenotazione prima che sia offerta al cliente successivo.
Altre opzioni di configurazione
In questa sezione si può anche configurare il servizio come apparirà nell'applicazione e nella web di prenotazione.
Per esempio, possiamo selezionare l'opzione Mostrare il professionista che esegue la sessione di modo che il cliente possa vedere nell'applicazione il professionista che offre la sessione. E Mostrare la quantità di persone che ci sono in ogni sessione per vedere il numero di clienti prenotati.
Le opzioni del calendario sono relazionate a come si mostra il servizio nel calendario del centro. Generalmente lasciamo smarcate le due opzioni.
Nel Centro di assistenza puoi trovare ulteriori informazioni sulle opzioni avanzate delle impostazioni del servizio. E ricorda che puoi contattare con il team di supporto per chiarire qualsiasi dubbio.
Configurare un servizio
I servizi sono le attività che offriamo nel nostro centro. Ognuno dei servizi ha delle caratteristiche proprie come il prezzo, l'orario, la durata ed altre funzioni che vedremo qui di seguito.
I campi principali per la creazione dei servizi sono le seguenti:
Nome: nome del servizio.
Gruppo di servizi: consente di assegnare un gruppo al servizio, per poter mantenere tutto ben organizzato. Non è necessario che i servizi abbiano un gruppo assegnato.
Descrizione: descrizione del servizio.
Modalità: se è presenziale, online via Streaming o tramite un fornitore esterno.
Tariffa applicata: seleziona la tariffa (o le tariffe) che forniscono il saldo per prenotarsi nel servizio
Capacità massima per sessione: numero massimo di persone che si possono prenotare nella stessa sessione.
Inviare una notifica al professionista assegnato alle sessioni in caso di prenotazioni o cancellazioni imminenti (solo TIMP Express per il momento).
Configurazione del Calendario
Nelle Impostazioni del servizio / Calendario indichiamo anche la durata delle sessioni.
Il campo Offrire ogni viene utilizzato per stabilire la frequenza con cui viene offerta una sessione del servizio.
Impostazioni del servizio: Applicazione e web
È una delle sezioni più importanti delle Impostazioni del servizio, in quanto ci permette di configurare la modalità con cui i nostri clienti potranno accedere (prenotare o cancellare) al servizio .
Ci permette anche di configurare la modalità con la quale i clienti visualizzano il servizio nell'app e la gestione dei posti liberi in coda.
Impostazioni del servizio: Calendario
Questa sezione permette di configurare la visualizzazione del servizio nel Calendario del pannello.
Nelle Impostazioni del servizio hai anche la possibilità di attivare le recensioni.
Funzionamento della sezione "Accetto prenotazioni a..." delle Impostazioni del servizio
Nelle impostazioni del servizio, possiamo selezionare con quanto anticipo permettiamo ai clienti di effettuare una prenotazione.
Per fare questo, entriamo in Servizio / Altre opzioni (tre punti) / Impostazioni / Configurazione app e web.
Nella sezione Accetto prenotazioni a... abbiamo un menù a tendina in cui indichiamo il termine massimo in cui accettiamo una prenotazione.
Come funzionano i termini che possiamo fissare?
Nell'immagine precedente abbiamo indicato che permettiamo di prenotare a vista 1 giorno, ciò significa che i clienti potranno prenotare dall'inizio del giorno precedente.
In altre parole, se la seduta inizia alle ore 10 di mercoledì 13, i clienti potranno iniziare a prenotare a partire dalla mezzanotte di martedì 12.
Diversamente, hai la possibilità di inserire la Vista 24 ore in modo che i clienti possano prenotare dall'ora esatta del giorno precedente.
Impostazioni del servizio: Calendario
In questa sezione vediamo le opzioni relative alla visualizzazione di questo sezione nella sezione Calendario del pannello di controllo.
Per accedere a questa sezione, dobbiamo andare in Servizi, sulla scheda delle Impostazioni.
Nella parte superiore indichiamo la durata delle sessioni ed ogni quanto tempo si offrono. Ricorda che la durata del servizio è determinata da questo valore e non dall'intervallo creato nella configurazione oraria.
Di seguito, troviamo le Opzioni del calendario e vediamo:
Nascondere sedute nei calendari di gestione del centro se non contengono prenotazioni: Il servizio non appare nel calendario fino a quando non si ha una prenotazione (anche se questa è stata inserita nella configurazione oraria). Per visualizzare le sedute del servizio è necessario fare clic sull'opzione Mostrare sessioni nascoste.
Fondere le sessioni che sono in uno stesso orario: se ci sono due sessioni in contemporanea offerte da due professionisti diversi, invece di lasciare due sessioni separate, nel calendario si mostrerà un'unico servizio con capacità doppia.
— Dare priorità ai professionisti automaticamente per ottimizzare la disponibilità di altri servizi: nelle sessioni fuse, si collocano in prima posizione i professionisti che non stanno offrendo altri servizi nella stessa fascia oraria.
Infine, per quanto riguarda il colore per le statistiche e gli elenchi: è possibile scegliere il colore del servizio che apparirà nella sezione Calendario.
Qual è la funzione del campo "Offrire ogni" del sevizio?
Il campo Offrire ogni si trova nella sezione Configurazione dell'orario tra le Impostazioni dei servizi serve per impostare la frequenza con cui viene offerta una Nuova sessione.
Per esempio: il servizio di Fisioterapia ha una durata di 60 minuti e noi la offriamo dalle 10h alle 14h. Se in Offrire ogni indichiamo 60', i clienti potranno riservarci una seduta alle 10h, 11h, 11h, 12h..... fino alle 14h quando chiudiamo.
Invece, se in Offrire ogni indichiamo 15'; i clienti potranno prenotarci una sessione alle 10h, 10h15, 11h, 11h, 11h30..... durante tutte le ore fino alla chiusura del centro.
Il programma blocca le sessioni che non possono essere offerte perché il professionista è occupato.
Questa opzione sarà utilizzata solo se il servizio viene offerta su base continuativa (servizio come fisioterapia o l'allenamento individuale). Se si tratta di servizi con ore singole (pilates, yoga) è consigliabile introdurre lo stesso numero di minuti che nel campo Durata delle sedute.
Impostazioni del servizio: applicazione e web
La sezione Applicazione e web nelle Impostazioni del servizio permette di configurare la modalità in cui i nostri clienti potranno accedere e visualizzare il servizio.
Per accedervi dobbiamo andare in Servizi / nome del servizio / scheda Impostazioni / sezione Applicazione e web:
In questa sezione possiamo configurare le seguenti opzioni:
Accetto le prenotazioni per: quanto tempo prima i clienti possono prenotare una sessione di questo servizio.
Si accettano prenotazioni fino a questa ora prima dell'inizio: quanto tempo prima permetto ai miei clienti di prenotare questo servizio.
Si accettano cancellazioni senza pagamento fino: quanto tempo prima consento la cancellazione di una prenotazione senza consumare saldo. Trascorso questo tempo, il saldo della prenotazione non sarà restituito al cliente.
Inviare una notifica 2:30 ore prima ai miei clienti per confermare l'assistenza: due ore e mezza prima del tempo massimo di cancellazione gratuita, viene inviata una notifica al cliente per ricordare l'appuntamento di cui possono cancellare la prenotazione.
Maggiori informazioni riguardo la Conferma di presenza.
Inviare promemoria in anticipo: quanto tempo prima viene inviata una notifica per ricordare al cliente l'appuntamento.
Maggiori informazioni riguardo il Promemoria.
Accettare le prenotazioni di clienti senza saldo e lasciarle in attesa di pagamento: è una delle opzioni più importanti di questa sezione, poiché qui si decide se abbiamo intenzione di lasciare che i clienti prenotino senza saldo.
Permettere solo una prenotazione confermata per persona al giorno: non consente più di una prenotazione nello stesso giorno per lo stesso servizio.
Permettere solo una prenotazione confermata per persona al giorno tra tutti i servizi che hanno questa opzione attiva: non consente più di una prenotazione nello stesso giorno in tutti i servizi che hanno questa opzione marcata.
Consentire ai clienti di gestire la prenotazione automatica di questo servizio: si consente ai clienti di attivare da soli una prenotazione automatica.
Mostra il professionista che svolge ogni sessione: appare il nome del professionista che offre la sessione.
Mostra le risorse di ogni sessione: il cliente può vedere la risorsa associata alla sessione. Qui trovi il link su come configurare le risorse.
Mostra il numero di persone per ogni sessione: il cliente può vedere quante persone ci sono in ogni seduta. Se in una sessione possono partecipare 10 persone e ci sono 5 prenotazioni, la sessione mostrerà 5/10.
Non elencare questo servizio nei flussi di prenotazione ai clienti privi di saldo disponibile o prenotazioni future: i clienti che non hanno acquistato una quota con saldo disponibile (Restano o In uso) o prenotazioni future per questo servizio non potranno vederlo nell'applicazione.
Nascondere questo servizio nelle applicazioni: i clienti non vedranno il servizio nell'applicazione e non potranno prenotare.
Permettere ai clienti di lasciarmi una nota nelle loro prenotazioni: i clienti che prenotano una sessione possono lasciare un commento nella prenotazione (ad esempio, "Arriverò con 5 minuti di ritardo").
Messaggio da mostrare nelle prenotazioni: abilita una casella di testo per includere tutti i dettagli della sessione (ad esempio, "Si prega puntualità").
Infine, trovi le informazioni per gestire i posti liberi in coda.
Impostazioni del servizio: Timpy
Per offrire il servizio in Connect devi configurarlo dalle Impostazioni di ogni servizio. Accedi alle Impostazioni del servizio e cerca la sezione Timpy.
Nome del servizio*: scegli un nome generico che permetta di trovarlo facilmente attraverso l'applicazione.
Descrizione*: indica cosa include il servizio in modo che i clienti siano invogliati a prenotare nel tuo centro.
Categoria*: categoria nella quale il servizio è compreso nell'applicazione.
Parole chiave*: scegli parole chiave che si riferiscono alla tua attività per semplificare la ricerca del servizio nelle applicazioni.*
Avatar*: immagine che apparirà in rilievo nell'orario del servizio in Timpy.
Prezzo originale del servizio*: prezzo standard per una sessione nel tuo centro.
Importo con sconto per Timpy*: prezzo per gli utenti che prenotano tramite Connect. Deve essere un importo inferiore al prezzo standard del centro.
IVA: campo destinato alla configurazione della percentuale di IVA che si applica alla vendita.
Attivare offerte last-minute: campo per attivare promozioni last-minute nel servizio. Qui si può scegliere quante ore prima si può attivare la promozione e lo sconto che si applica.
Pagamento tramite l'applicazione: indica se vuoi che ti effettuino il pagamento attraverso l'app o che possano prenotare senza bisogno di pagare o che paghino nel centro.
Successivamente, aggiungi il tempo limite con cui è possibile cancellare la prenotazione senza alcun costo, visto che fino l'inizio della lezione, avranno sempre la possibilità di cancellare.
Infine, informiamo che i servizi offerti in Timpy saranno sempre offerti con sette giorni di anticipo, non è permesso mettersi in coda e le fasce orarie devono essere fissate nella configurazione oraria.
*questi campi sono obbligatori per poter offrire il servizio in Timpy.
Esempio di configurazione dei servizi di gruppo
La seguente configurazione è consigliata per tutti i servizi di gruppo in cui i clienti hanno una prenotazione automatica e pagano una quota mensile.
In questo caso, suggeriamo la seguente configurazione nella sezione Opzioni avanzate di gestione per i clienti:
Il punto più importante di questa sezione è che non permettiamo ai clienti di prenotare senza un saldo: Accettare prenotazioni di clienti senza saldo e lasciarne in attesa di pagamento.
Poiché il nostro obiettivo è quello di convincere i clienti a prenotare solo le lezioni per le quali hanno un saldo. Le lezioni a cui si sono iscritti. In breve, che non partecipino a lezioni per le quali non hanno pagato.
Pertanto, chiediamo al cliente che vuole prenotare un giorno diverso dal solito, di cancellare prima la sua prenotazione, liberare il saldo e poi prenotare un altro giorno.
D'altra parte, abbiamo disabilitato la sezione Inviare un promemoria in anticipo perché abbiamo già attivato una conferma di presenza che serve da promemoria. Come cliente ricorrente, non è necessario ricordargli la lezione che frequenta ogni settimana nello stesso giorno alla stessa ora.
Infine, ti consigliamo di leggere l'articolo per vedere la configurazione standard di una quota mensile tipo molto utile per questo tipo di centri.
Esempio di configurazione di un servizio individuale
La seguente configurazione è consigliata per tutti i servizi individuali in cui i clienti non sono iscritti a un corso fisso ma pagano delle sedute singole o buoni di durata maggiore (non quote mensili).
In questo caso, suggeriamo la seguente configurazione nella sezione Opzioni avanzate di gestione per i clienti:
In questo tipo di servizio è normale che il cliente ci paghi una volta terminata la sua seduta, quindi dobbiamo lasciare attivata l'opzione Accettare prenotazioni di clienti senza saldo e lasciarne in attesa di pagamento.
In questo modo, i clienti con poca ricorrenza al centro e che non hanno una quota in vigore potranno prenotarci senza problemi. E una volta terminata la seduta realizzeremo la vendita dal centro.
Inoltre, in questi casi è interessante attivare l'opzione Inviare il promemoria in anticipo e attivare l'invio via SMS. Dal momento che stiamo parlando di sedute individuali in cui se il cliente non arriva perdiamo del tempo che potremmo investire per altre prenotazioni.
Per concludere, nell'immagine seguente è possibile vedere il resto delle opzioni avanzate che è possibile introdurre per un'ttività individuale:
Menzioniamo solo l'opzione Nascondere sedute nei calendari generali di gestione del centro se non hanno prenotazioni Questo perché questa opzione dovrà essere attivata solo quando abbiamo più di tre servizi individuali offerte dallo stesso professionista. In tutti gli altri casi, la lasceremo disattivata.
Stesso servizio con durata diversa
In alcuni centri è comune che uno stesso servizio abbia durate diverse. Ad esempio, possiamo creare sedute di Fisioterapia da 30' e sedute di Fisioterapia da 60'.
In questi casi, è meglio creare un gruppo con il nome del servizio e al suo interno aggiungere le diverse attività specificandone la durata.
In questo modo, il cliente vedrà i servizi allo stesso modo nell'applicazione. Cioè, prima sceglierà il gruppo e poi potrà decidere se desidera prenotare un servizio da 30 o da 60 minuti.
Nell'esempio precedente, abbiamo creato un gruppo chiamato Fisioterapia e poi due servizi chiamati Fisio 30' e Fisio 60' indicando la durata di ciascuno di essi.
Come posso fare in modo che i miei clienti possano prenotare più di una volta al giorno?
In Impostazioni del servizio nella sezione Configurazione app e web troviamo l'opzione Permettere solo una prenotazione confermata per persona e giorno.
Spuntando questa casella indichiamo al programma che il cliente può avere solo una prenotazione confermata in questo servizio.
Come permetto ai miei clienti di prenotare senza saldo?
Al fine di permettere ai nostri clienti di effettuare prenotazioni senza saldo, dobbiamo configurarlo nell'opzione Impostazioni del servizio.
Nella sezione Configurazione app e web dobbiamo semplicemente deselezionare l'opzione Accettare prenotazioni di clienti senza saldo e lasciarle in attesa di pagamento.
In questo modo, i nostri clienti potranno effettuare prenotazioni in questo servizio anche se non hanno saldo a disposizione.
Come posso fare in modo che i miei clienti possano prenotare più di una volta al giorno?
In Impostazioni del servizio nella sezione Configurazione app e web troviamo l'opzione Permettere solo una prenotazione confermata per persona e giorno.
Spuntando questa casella indichiamo al programma che il cliente può avere solo una prenotazione confermata in questo servizio.
Perché i servizi appaiono come "Senza sessioni future"?
Occasionalmente, accedendo alla sezione Servizi, appaiono come Senza sessioni future.
Questo significa che al momento questi servizi non sono offerti nella nostra configurazione oraria. Pertanto non saremo in grado di realizzare prenotazioni nel Calendario del pannello né i nostri clienti potranno prenotare dall'applicazione mobile.
È anche possibile che appaiano in questo modo perché nelle Impostazioni del servizio non rientri nel range in cui è consentita la prenotazione di questo servizio.