Zo reken je kosten als een afspraak te kort van tevoren wordt geannuleerd, en dit gebeurt er dan met de factuur.
Deze video is in het Engels.
Annuleringskosten instellen
Tik op de menuknop op Start. Op iPad staat die in de zijbalk.
Scrol omlaag en tik op Annuleringen.
Stel onder Gratis annuleren met + en - de Dagen voor de afspraak in. Een afspraak die korter van tevoren wordt geannuleerd, kan in rekening worden gebracht.
Zet onder Annuleringskosten de optie Annuleringskosten rekenen aan.
Kies onder Soort kosten voor Percentage, Vast bedrag of Volledige prijs.
Vul bij een percentage of vast bedrag het getal in onder Bedrag.
Controleer de Samenvatting en tik op het ✓ om op te slaan.
Ga in de webapp naar Instellingen en kies onder Afspraken voor Annuleringen. Elke wijziging wordt meteen opgeslagen, en Bedrag staat in het onderdeel Soort kosten.
Ontbreekt het bedrag, dan zie je bij het opslaan wat er mis is: “Voeg een bedrag boven nul toe.” of “Voeg een percentage tussen 1 en 100 toe.”
Soorten kosten
Percentage: een deel van de prijs van de afspraak, van 1% tot 100%. De eerste keer dat je de kosten aanzet, staat het op 50%.
Vast bedrag: een vast bedrag, zoals £ 10,00. Het is nooit hoger dan de prijs van de afspraak.
Volledige prijs: de hele prijs van de afspraak.
De prijs bestaat uit de diensten en toeslagen van de afspraak, min kortingen. Reiskosten en fooien tellen niet mee. Over de kosten komt btw tegen het tarief van de factuur, of tegen het tarief van je bedrijf als er nog geen factuur is.
Samenvatting
Zolang de kosten aanstaan, vat de Samenvatting je beleid in gewone woorden samen, en die verandert mee met je instellingen:
Met Annulering door klant toestaan aan staat er bijvoorbeeld “Klanten kunnen tot 2 dagen van tevoren gratis annuleren. Daarna kunnen ze nog steeds annuleren, maar betalen ze 50% van de prijs van de afspraak.”
Staat die uit, dan staat er bijvoorbeeld “Als een afspraak minder dan 2 dagen van tevoren wordt geannuleerd, kun je 50% van de prijs van de afspraak rekenen.”
Er staat ook dat de periode voor gratis annuleren met kosten minimaal 1 dag is. Met de kosten aan kan Dagen voor de afspraak niet onder 1 komen.
Als een klant te laat annuleert
Met Annulering door klant toestaan aan kunnen klanten ook binnen je periode voor gratis annuleren nog annuleren. De Walkies Journal-app laat ze eerst de kosten zien, en ze kiezen Annuleren en kosten betalen of Afspraak behouden.
Je krijgt een melding, en je melding en e-mail noemen de kosten, bijvoorbeeld “Er zijn £ 10,00 annuleringskosten in rekening gebracht.”
Met Annulering door klant toestaan uit kunnen klanten niet zelf annuleren. Als jij voor ze annuleert, kies je of je de kosten rekent. Zie Hoe annuleer ik een afspraak?
De factuur voor de kosten
Als er kosten worden gerekend, past Walkies de factuur van de klant voor je aan:
Onbetaalde factuur: het bedrag van de afspraak wordt vervangen door één regel met de kosten, zoals “Annuleringskosten: Wandeling, do 12 nov (Milo)”. Andere afspraken op de factuur blijven zoals ze zijn.
Betaalde factuur: dezelfde wijziging, en wat je klant meer heeft betaald dan het nieuwe totaal wordt een creditnota voor hem. Er wordt niets automatisch terugbetaald.
Nog geen factuur: er wordt een nieuwe factuur met alleen de kosten gemaakt en naar je klant gestuurd, zoals elke factuur.
Betaald bij het boeken: je klant krijgt terug wat hij voor die afspraak heeft betaald, min de kosten.
Volledige prijs: het bedrag van de afspraak blijft zoals het is. Is er nog geen factuur, dan wordt er een factuur voor de volledige prijs gemaakt.
Een factuur die je met de hand hebt gewijzigd, waarvan de regels niet meer bij de afspraak passen, blijft zoals hij is.
Goed om te weten
De kosten die gelden zijn je instelling op het moment dat de afspraak wordt geannuleerd. Een wijziging verandert niets aan kosten die al zijn gerekend.
Alleen bezoeken binnen je periode voor gratis annuleren worden in rekening gebracht. Bij een herhalende afspraak worden de kosten opgeteld.
Boekingsaanvragen en afgewezen aanvragen hebben nooit kosten, en niets kan worden geannuleerd zodra het is begonnen.
Annuleringskosten zijn er op elk abonnement.
Om een klant kosten kwijt te schelden, zie Hoe schenk ik annuleringskosten kwijt?
Om klanten hun eigen afspraken te laten annuleren, zie Hoe stel ik mijn annuleringsbeleid in?