Cet article fait référence à une fonctionnalité incluse dans le socle de base de votre abonnement. Pour la première activation, il est requis de contacter notre équipe Care via la bulle de chat.
La synchronisation de votre agenda est un indispensable, pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité :
Afin d'utiliser la planification des RDV, il sera nécessaire de créer des modèles d'évènements, que vous pourrez personnaliser pour chacune de vos activités.
Chaque utilisateur pourra créer jusqu'à 30 modèles d'évènements.
1. Créer un modèle d'évènement
Dans le menu, cliquez sur l'onglet ⚙️ Paramètres > Paramètres puis Gérer mes modèles d'évènement :
Cliquez sur le bouton bleu + Créer un modèle d'évènement.
À partir de cette page, vous pourrez gérer vos modèles d'évènement.
a. Choisir le type et les modalités de l'évènement
Nom interne de l'évènement : cela peut être le type d'activité (Entretien physique, appel, essai...).
Entité : sélectionnez l'entité pour laquelle vous souhaitez utiliser ce modèle d'évènement.
Titre de l'événement (1) : il s'affichera sur la page de prise de rendez-vous.
Durée de l'évènement (2) : sélectionnez la durée allouée à cet évènement ou personnalisez-la.
Type d'évènement (3) : choisissez entre :
Physique : indiquez l'adresse où se déroulera cet évènement.
Téléphonique : indiquez le numéro de téléphone sur lequel votre candidat pourra vous joindre. Ce champ n'est pas obligatoire.
Vidéo : insérez votre lien de visioconférence (Google Meet ou Microsoft Teams). Ce champ n'est pas obligatoire
💡Si vous utilisez la messagerie Gmail et que vous ne renseignez pas le champ "lien de la vidéo", un lien sera automatiquement créé lorsque votre candidat réservera son rendez-vous.
⚠️ Si le lien est erroné, il sera bien affiché dans la prise de rendez-vous, mais l'évènement ne sera pas créé dans votre agenda.
Description de l'évènement (4) : indiquez toutes informations utiles liées à cet événement.
Lier l'évènement à une activité : sélectionnez l'activité pour laquelle vous souhaitez créer votre modèle d'évènement :
Appel
Entretien individuel
Essai
Pré-qualification
Si vous souhaitez savoir comment créer une activité planifiée sur une fiche candidat, c'est par ici :
Sauvegardez la page et cliquez sur Suivant.
b. Configurer la prise de rendez-vous
Fuseau horaire : par défaut, il s'agit du fuseau UTC+01:00 Paris, Brussels, Copenhague, Madrid.
Horaires de disponibilité : personnalisez vos créneaux de disponibilités, selon l'activité. Plusieurs créneaux peuvent être possibles sur une semaine, pour cela, cliquez sur Ajouter un horaire.
Délai de préavis minimum : cela permet d'ouvrir la prise de rendez-vous selon le préavis que vous aurez choisi au préalable. Il s'agit de la durée obligatoire minimum entre la prise de rendez-vous et le début de l'évènement.
Langue de la page de réservation : choisissez entre Français, qui est sélectionné par défaut, et Anglais.
Format d'affichage des dates et heures : choisissez entre le format français ou US.
Sauvegardez la page et cliquez sur Suivant.
c. Consulter le formulaire et personnaliser les communications
Dans cette section, il sera possible de consulter le formulaire candidat, sans pouvoir le modifier :
Vous pourrez également configurer vos emails d'évènement et il est important de savoir les différencier :
Email de planification : qui est envoyé lorsque l'activité a été ajoutée depuis la fiche du candidat. Il recevra un lien lui permettant de choisir la date de son rendez-vous.
Email de confirmation : qui est envoyé lorsque le candidat a validé son créneau de rendez-vous.
Email de rappel : qui est envoyé la veille du rendez-vous.
Vous pouvez choisir d'envoyer ou non l'email de confirmation et de rappel. Par défaut, ils ne sont pas activés.
Pour aller plus loin et créer vos modèles d'email, vous pouvez vous aider de cet article :
2. Gérer mes modèles d'évènements
Depuis la page Gérer mes modèles d'événement, vous pourrez modifier, dupliquer ou supprimer vos modèles.
a. Accéder au lien de prise de rendez-vous
Si vous ne souhaitez pas créer d'activité ou si la fiche de votre candidat n'est pas créée dans votre espace We Recruit, vous pouvez lui partager le lien de prise rendez-vous. Il pourra valider son créneau de rendez-vous et compléter ses coordonnées :
💡Une fois le rendez-vous confirmé, si la fiche du candidat existe déjà dans votre cvthèque We Recruit, alors ces informations seront mises à jour. Sinon, une nouvelle fiche sera automatiquement créée dans votre cvthèque.
b. Modifier le modèle d'évènement
Cliquez sur le ✏️Modifier, afin de retourner sur la partie édition de votre modèle d'évènement.
c. Dupliquer le modèle d'évènement
Cliquez sur le logo Dupliquer, pour faire une copie de votre modèle d'évènement.
d. Supprimer le modèle d'évènement
Cliquez sur le bouton 🗑️Corbeille si vous souhaitez supprimer votre modèle d'événement.
Une pop-up de confirmation de suppression s'ouvre. Cochez la case "Supprimer le modèle d'évènement" puis sur Supprimer pour valider la suppression ou sur Annuler pour annuler la suppression.
💡La gestion des modèles d'évènement de votre équipe
Le profil administrateur aura la possibilité de supprimer les modèles d'évènement de son équipe, depuis cette page ⚙️ Paramètres > Paramètres > E-mails et agenda > Modèles d'évènement :
