Let op! Om gebruik te kunnen maken van automatische abonnementen, is het noodzakelijk om Aimy betalingen te activeren. Lees hier hoe je dit kunt doen.

Het aanmaken van een abonnement kun je doen door te gaan naar Instellingen > Kassa > Tab Abonnementen. Vervolgens klik je op " + Abonnement toevoegen" en vul je de volgende velden in en klik je op het opslaan icoontje:

Wanneer je wilt instellen dat een abonnement automatisch korting geeft bij het afrekenen op bepaalde diensten, kun je kortingsregels toevoegen aan het abonnement. Om dit in te stellen klik je bij "Regels per abonnement" op het potlood-coontje. De volgende pop-up zal dan verschijnen:

Hier selecteer je op welke diensten jouw klant korting krijgt met het gekozen abonnement. Vervolgens vul je per gekozen dienst in:

Tijdens het afrekenen zal deze korting automatisch worden toegepast voor de geselecteerde behandelingen. Wanneer de klant vaker voor deze behandeling komt dan toegestaan is volgens deze regels, zal de korting niet meer automatisch toegepast worden en dient de klant de behandeling af te rekenen.

Een abonnement kan verkocht worden via in de kassa door een nieuwe factuur aan te maken. Vervolgens selecteer je linksboven een klant (of maak je een nieuwe klant aan). Hierna kun je een abonnement toevoegen aan de factuur door op het volgende icoontje te klikken:

Door op "betaling afronden" te klikken opent een pop-up met een QR-code. Na betaling zal het abonnement geactiveerd worden voor deze klant en gaat de klant akkoord met de abonnement voorwaarden van de salon.

Wanneer een klant een abonnement gekocht heeft via de QR code betaling, dan is het abonnement geactiveerd. Daarna wordt op de 1e van elke maand het volledige bedrag via automatische incasso bij de klant afgeschreven.

Een overzicht van alle abonnementen kun je terug vinden via Klanten > Automatische abonnementen. Elke regel laat zien wat de status van het abonnement is en of er een einddatum ingesteld is. Hier kun je de volgende acties uitvoeren:

Het type abonnement kan aangepast worden via het potlood-icoontje aan de rechterkant.

Klik rechtsboven op "Selectie maken" en selecteer de klant(en) waarvoor je het abonnement wilt stop zetten en klik rechtsboven op "Inactief". Na inactiveren worden de maandelijks afschrijvingen gestopt, en zal de status worden van de desbetreffende klant worden bijgewerkt en de einddatum van die dag worden toegevoegd.

Klik rechtsboven op "Selectie maken" en selecteer de klant(en) waarvoor je een einddatum wilt toevoegen en klik rechtsboven op "Eind datum toevoegen".

Wanneer je voor een abonnementhouder een factuur of afspraak boekt zal er een label zichtbaar zijn, die aangeeft welk abonnement de klant heeft afgesloten:

Daarnaast zal ook in de agenda een icoontje getoond worden bij alle klanten die een abonnement hebben.

Let op; wanneer dit icoontje rood is, betekent dit dat er nog een betaling voor het abonnement open staat.

Om af te rekenen met een klant met een abonnement maak je een factuur aan en selecteer je de klant. Als de klant de betaling voldaan heeft, dan komt er een saldo te staan bij abonnement. De geselecteerde behandeling die onderdeel is van het abonnement geeft automatisch korting op de factuur. Om af te rekenen klik je onder betaalmethode op 'Abonnement' (zie afbeelding hieronder) en rond je de betaling af. Het systeem boekt dan het saldo van het abonnement af en registreert de frequentie, dit wordt gedaan zodat de klant niet vaker dan dat toegestaan is gebruik kan maken van de korting.

Let op! Wanneer een klant de betaling van het abonnement niet voldaan heeft, dan staat er geen saldo bij het abonnement (zie afbeelding hieronder). De geselecteerde behandeling die onderdeel is van het abonnement geeft dan geen automatische korting op de factuur. Door betaalmethode 'Abonnement' te selecteren geeft het systeem aan dat er te weinig saldo is om de factuur te betalen(zie waarschuwing bij de rode pijl), waardoor je een andere betaalmethode moet kiezen.

De verkoop van abonnementen kan je eenvoudig volgen via Rapportages > Verkoop > Abonnementen. Hier kan je op basis van je gewenste periode de verkoop van elk type abonnement volgen. Lees hier meer over deze rapportage.

Storneren is het terugdraaien van een automatische incasso. Via deze functie stuurt Aimy automatisch een bericht naar de klant die de betaling 'gestorneerd' heeft, met het verzoek om het abonnement te betalen via WhatsApp. Er zal drie keer een bericht verstuurd worden verdeeld over eén week, hierna ligt de verantwoordelijkheid bij de salon zelf. Let op! Deze functie kan alleen gebruikt worden als de WhatsApp add-on geactiveerd is, kijk hier voor meer informatie.

Heb je vragen over de software? Neem dan contact op met het team van Aimy.