🟢 Das Wichtigste zuerst
Ausgaben erfasst du im Bereich Kasse über „Ein-/Auszahlung" im Tab Auszahlung: Betrag als positive Zahl eintragen, Beschreibung, Bezahlart und MwSt. wählen und mit „Hinzufügen" speichern. Nur Ausgaben mit der Bezahlart Bar verändern deinen Kassenstand – alle anderen werden nur dokumentiert.
⚠️ Wichtig: Die Kasse prüft bei jeder Auszahlung, ob der Betrag durch den aktuellen Bargeldbestand gedeckt ist – auch bei Banküberweisung oder Karte. Ist zu wenig Bargeld in der Kasse, lässt sich die Ausgabe nicht speichern. Voraussetzung: VIP-Paket und eine geöffnete Kassensitzung.
Dieser Artikel zeigt dir, wie du Ausgaben wie Wareneinkauf, Miete oder Reparaturen in der Kasse erfasst, was dabei mit deinem Kassenstand passiert und wo die Grenzen liegen.
Voraussetzungen
VIP-Paket – die Kasse und damit die Ausgabenverwaltung sind Teil des VIP-Pakets.
Geöffnete Kassensitzung – Ausgaben kannst du nur erfassen, wenn die Kasse geöffnet ist (siehe Kasse öffnen).
Kassenzugriff: Inhaber, Admin und Manager. Details im Artikel Rollen und Rechte an der Kasse.
So legst du eine Ausgabe an
Kasse öffnen – Gehe in deinem Beautinda-Account in den Bereich Kasse und öffne die Kassensitzung, falls sie noch geschlossen ist.
Ein-/Auszahlung öffnen – Tippe auf „Ein-/Auszahlung". Es öffnet sich ein Dialog mit den beiden Tabs Auszahlung und Einzahlung.
Tab „Auszahlung" wählen – Für eine Ausgabe wählst du den Tab Auszahlung.
Betrag eintragen – Gib den Betrag als positive Zahl ein, z. B. 272,00 € für einen Wareneinkauf oder eine Barausgabe. Im Tab „Auszahlung" wird der Betrag automatisch abgezogen – ein Minuszeichen brauchst du nicht.
Beschreibung setzen – Trage eine klare Bezeichnung ein, z. B. Wareneinkauf, Miete, Reparatur oder Marketingkosten.
Bezahlart auswählen – Kartenzahlung (App), EC-Karte extern, Bar, Kreditkarte extern oder Banküberweisung.
MwSt. festlegen – 19 %, 7 %, 10,7 %, 5,5 %, 0 % nicht steuerbar, 0 % steuerfrei oder 0 % nicht ermittelbar. Es gibt drei 0%-Optionen – kläre mit deiner Steuerberatung, welche für dich richtig ist.
Transaktion speichern – Mit „Hinzufügen" wird die Ausgabe verbucht.
💡 Wichtig zum Kassenstand: Der Kassenstand ist dein Bargeldbestand – nicht dein Umsatz. Nur Ausgaben und Einnahmen mit der Bezahlart Bar verändern ihn. Ausgaben per Banküberweisung, EC-Karte extern, Kreditkarte extern oder Kartenzahlung (App) werden nur dokumentiert und verändern den Bargeldbestand nicht.
Die Bargeld-Prüfung bei Auszahlungen
⚠️ Beautinda prüft bei jeder Auszahlung, ob der Betrag durch das aktuelle Bargeld in der Kasse gedeckt ist – unabhängig von der gewählten Bezahlart. Das gilt also auch für Ausgaben per Banküberweisung oder Karte, obwohl sie den Bargeldbestand gar nicht verändern.
Konkret heißt das: Sind z. B. 150 € Bargeld in der Kasse und du möchtest die Miete von 800 € per Banküberweisung erfassen, erscheint die Meldung „Diese Transaktion übersteigt den aktuellen Kassenbestand." und die Ausgabe wird nicht gespeichert. Eine Auszahlung lässt sich nur erfassen, wenn der Betrag nicht höher ist als der aktuelle Bargeldbestand.
👉 Die Ausgabenverwaltung eignet sich deshalb vor allem für Barauslagen und kleinere Ausgaben aus der Kasse. Größere unbare Ausgaben wie Miete oder Leasing kannst du außerhalb der Kasse dokumentieren, z. B. über deine Kontoauszüge.
Wichtig zu wissen
Bar-Ausgaben reduzieren sofort den Kassenbestand.
Die Ausgaben erscheinen direkt in der Kassenübersicht.
Geeignet für spontane Barauslagen, Einkäufe oder laufende Kosten, solange der Bargeldbestand den Betrag deckt.
Auszahlungen erscheinen im DATEV-Export; die Zuordnung auf die passenden Aufwandskonten nimmt deine Steuerberatung vor. Erfasse deshalb Beschreibung und Steuersatz sorgfältig.
Häufige Fragen
Ich kann eine Ausgabe per Banküberweisung nicht speichern – warum?
Weil der Betrag höher ist als das Bargeld, das gerade in der Kasse ist. Die Bargeld-Prüfung greift bei jeder Auszahlung, egal welche Bezahlart du wählst.
Verändert eine Ausgabe per Karte oder Überweisung meinen Kassenstand?
Nein. Nur die Bezahlart Bar verändert den Bargeldbestand. Alle anderen Bezahlarten werden nur dokumentiert.
Muss die Kasse geöffnet sein?
Ja. Ein-/Auszahlungen gehören immer zu einer geöffneten Kassensitzung.
Wo tauchen meine Ausgaben später auf?
In der Kassenübersicht, im Kassenabschluss und im DATEV-Export für deine Steuerberatung.
💬 Fragen dazu? Schreib uns im Chat in der App – oder an service@beautinda.de.